請求書業務は事業運営の重要な部分ですが、退屈な裏方作業として軽視されがちです。適切な請求書システムを利用することで、適時な支払いを促進しつつ、顧客との信頼関係を育むことができます。
ここでは、請求プロセスの各段階についてご説明します。また、自動請求システム がスムーズな支払い体験にどのように役立つかについてもご説明します。
目次
- 請求書とは？
- 7 つの簡潔なステップで請求書を送信する方法
- 請求書の記載事項
- 請求書を送付するタイミング
- 請求書に関するベストプラクティス
- Stripe Invoicing でできること
請求書とは？
請求書 とは、売り手が買い手に対して発行する商業文書で、提供される製品やサービスの概要と、買い手が売り手に支払うべき金額が示されています。
請求書は金融取引の管理と追跡において重要な役割を果たします。企業にとって、請求書は売上のモニタリング、在庫の管理、利益の追跡に役立つ重要な会計ツールです。顧客にとっては、請求書は予算管理や記録管理に役立つ詳細な購入記録です。請求書は売り手と買い手の合意に基づく取引の法的記録となるため、支払いに関する異議申し立ての解決にも役立ちます。
請求書は通常、メール、電子請求システム、顧客向けポータルといったデジタルチャネルを介して送信されますが、一部の事業者は、引き続き紙の請求書を郵送しています。受取人は請求書に記載されている提供されたサービス、配達された商品の数量、料金規約などの情報が正しいことを確認し、合意された規約と支払いスケジュールに従って支払いを承諾します。
7 つの簡潔なステップで請求書を送信する方法
事業者にとって、請求書の送付は財務を管理し、安定したキャッシュフローを維持するうえで重要な業務です。ここでは請求書の発行プロセスをご紹介します。
クライアントの請求プロセスの把握: 請求書を作成する前に、クライアントの請求プロセスを詳しく把握しましょう。クライアントによっては、注文番号のような特定の情報が必要となる場合や、特定の様式の請求書を希望している場合があります。それらの要件をあらかじめ理解しておくことで、請求書を素早く適切に処理できます。
請求書の作成と確認: 把握したクライアントの要望と商取引の性質を考慮したうえで、必要なテンプレートまたはソフトウェアを使って請求書を作成します。売り手と買い手の情報、請求書番号、日付、商品やサービスの説明、諸費用、支払い規約など、主要な項目を記載します。請求書を見直して、すべての情報に間違いや不備がないことを確認します。
請求書の送付: 請求書の作成と確認が完了したら、メールまたは専用の請求・会計ソフトウェア (Stripe Invoicing など) を用いてクライアントに請求書を送付します。不要な遅延を避けるため、社内の適切な担当者または適切な部署に請求書を送付するようにしましょう。
フォローアップ: 送付した請求書を追跡します。支払期限までに支払われない場合は、クライアントへのフォローアップが必要です。たとえば、友好的なリマインドメールや電話によって、延滞が発生している請求書について問題がないか確認します。やり取りの内容はすべて記録しましょう。
支払いの受領: クライアントから支払いを受けたら、それを会計システムに記録します。これにより、収入の追跡や正確な財務記録の維持に役立ちます。自社のビジネス慣行やクライアントの要望によっては、クライアントへの領収書または支払い確認書の送付が必要になる場合があります。
支払い延滞への対応: 支払い延滞が発生した場合、追加の措置が必要になることがあります。たとえば、より正式な支払いの催促や、延滞手数料の適用 (支払い規約に規定がある場合) を行います。また、やむを得ない場合は法的措置を検討します。
記録管理: 一定の期間 (通常、少なくとも税務当局の規制で義務付けられる期間)、すべての請求書、領収書、関連通信の写しを保管します。これらの記録は、税務、監査、不審請求の申請の解決、過去の財務情報の分析で必要になる可能性があります。
請求書の記載事項
請求書に記載する情報は、ビジネスの性質、取引を行う顧客の種類、契約内容によって異なる場合があります。ただし、たいていの請求書には以下の要素が含まれます。
ヘッダー: 「請求書」というラベルを付けることで文書の目的を明確にし、財務システムが適切に処理できるようにします。
売り手の情報: 企業に関する詳細情報を記載することで、請求書の発行元を顧客に伝えるとともに、課税や企業識別に関する法的義務を満たすことができます。
買い手の情報: 正確な記録管理を行うには顧客の情報が必要です。また、顧客の情報は不審請求の申し立てや監査の際に重要なツールとなります。
請求書番号: 一意の識別番号を振ることで財務記録の追跡と管理が容易になり、アカウント管理と照合を効率化できます。
請求日: キャッシュフローの管理、財務計画の策定、さらには収益認識時期の判断のため、日付を記載する必要があります。
支払い規約: 規約を明確に定めることで、正のキャッシュフローの管理、不審請求の申請の防止、期日や延滞手数料に関する顧客の期待への対応に役立ちます。
提供される商品やサービスの詳細: 商品やサービスの詳しい説明は請求額の正統性の根拠となります。また、買い手と売り手それぞれの財務記録や監査で商品やサービスの詳細が必要になる可能性があります。さらには、商品やサービスの税率が異なる場合など、課税に影響を与える場合もあります。
諸費用: 諸費用の内訳を記載することで、支払いの対象となるものを顧客に伝えるとともに、税金の計算や在庫の管理に関する売り手のプロセスを効率化できます。
税金情報: 適切な 売上税 または VAT の計算および識別子は、現地および各国の税務当局のコンプライアンスに必須です。
備考: 備考欄は、顧客に伝えたい追加情報を記載する、その取引の独自要素について説明する、顧客に応じたメッセージを記載して取引関係を強化する、といった用途に使用できます。
請求書を送付するタイミング
すべての企業が同じ請求スケジュールや方法を採用しているわけではありません。請求書を送付する最適なタイミングは、提供する商品やサービスの種類、合意した支払い規約、顧客との関係など、さまざまな要素によって異なります。たとえば、物理的に商品を販売している企業の場合、POS 時点で請求書を発行するでしょう。また、コンサルティング業であれば、継続中のサービスの代金を毎月請求することになります。
どの企業も請求スケジュールを確立して、自社の業務モデルに適合させ、キャッシュフローを強化し、顧客の期待に応える必要があります。ここでは、いくつかの一般的なビジネスモデルに適した請求書の送付時期についてご説明します。
サービス提供型ビジネス
サービス提供型ビジネスでは通常、サービスの提供後に請求書を送付します。たとえば、グラフィックデザイン会社の場合はウェブサイトのデザインが完了した時点でクライアントに請求書を発行するのが最適です。また、コンサルティング会社の場合はサービス提供期間中、毎月末に請求書を発行するでしょう。ただし、大規模なプロジェクトや新しい顧客との取引など、サービス企業が内金の前払いや一部支払いを要求する場合もあります。製品提供型ビジネス
製品提供型ビジネスの場合は、小売取引と同様に、POS 時点 (商品の引き渡しまたは注文の履行が行われた時点) で請求書を発行します。たとえば、家具メーカーの場合は商品の引き渡し時に小売業者に請求書を発行します。ただし、オーダーメイドスーツやカスタム高級家具などのカスタム品やオーダーメイド品の場合、企業が内金の前払いを要求し、残額を引き渡し時に支払う場合もあります。出来高請求
これは、一般に建設業や同種の業界など、長期にわたる大規模なプロジェクトに適用されます。この場合、所定のプロジェクトマイルストーンを達成した時点、または一定間隔 (例: 毎月) で請求書を送付します。たとえば、建設会社が家を建てる場合、材料費として 25% を前払いで請求し、その後、基礎工事の完了時に 25%、「ロックアップ」段階 (建物を囲う段階) で 25%、完成時に残りの 25% を請求します。継続請求
継続的なサービスや サブスクリプション を提供するビジネスは、継続請求 モデルを使用する場合があります。つまり、事業者は通常、毎月、四半期ごと、または毎年、定期的に請求書を送信します。たとえば、フィットネススタジオや サービスとしてのソフトウェア (SaaS) 会社は、このモデルを使用して毎月、翌月のサービス料の請求書を顧客に発行します。前払い
前払いの場合、事業者サービスや商品を提供する前に請求書を送付します。前払いは多大な投資や高いリスクが伴う場合に使用されることが多いモデルです。たとえば、宝石商が特注品を販売する場合、高額な材料を調達して作業に取り掛かる前に、全額の支払いを要求することがあります。顧問契約モデル (リテイナーモデル)
リテーナーモデルでは、企業は業務への着手前に一定額の請求書を送付し、顧客はサービスを継続するために定期的に (多くの場合、毎月) 支払いを行います。法律事務所やコンサルティング会社の多くはこのモデルを採用しており、毎月、所定のサービス時間に対するリテーナー手数料を顧客に請求します。
これらの請求慣行は典型的なものですが、具体的な請求スケジュールはさまざまであり、事業者は自社と顧客にとって最適な頻度を選択する必要があります。請求スケジュールについて、顧客やクライアントと忌憚なく話し合い、明確な合意に至ることで健全なビジネス関係を維持し、タイムリーな支払いを確保できます。
請求書に関する企業向けベストプラクティス
企業が業務効率を最大化し、健全なキャッシュフローを維持するには、請求処理を改善することが重要です。企業が優先して取り組むべきベストプラクティスを以下にご紹介します。
明確な識別情報の提供
すべての請求書に一意の識別番号を振ります。請求書の追跡が簡単になるため、買い手と売り手がやり取りの中でどの請求書について述べているのか分かりやすくなるほか、財務記録を管理しやすくなります。詳細な内訳
提供する商品やサービスの内訳を細かく記載します。単価、数量、総額を詳細に記載することで、不審請求の申し立てを極力減らし、支払いの承認を素早く行うことができます。請求書の速やかな送付
商品やサービスの提供後すぐに請求書を送付する必要があります。多くの場合、請求書の遅延が支払いの延滞に関わっています。明確な支払い規約
支払期限 (できれば 30 日以内) を明記することで、支払いまでの期間を短縮できます。さらに、延滞手数料や早期支払いの特典がある場合はそれを明記して、期待事項を明確に定める必要があります。電子請求の採用
オンライン請求は請求書発行プロセスの大部分を自動化してくれます。特に継続払いの請求書を定期的に処理する場合に有益です。電子請求はまた、請求書テンプレートの精度と正確さを改善できるほか、送付と支払いが早くなります。定期的なフォローアップの実施
支払期限の 1 週間前に顧客に丁寧なリマインダーを送り、さらにその後フォローアップのメッセージを送ります。そうすると顧客に支払期限までに支払うよう促すことができます。事業者はそのために自動化システムを設定することで、手作業を増やすことなく一貫性を確保することができます。正確な記録の保管
送信済み、支払い待ち、支払い済みの請求書をすべて保管し、確認できるようにしておくと、財務予測、予定納税額の計算、監査プロセスに役立ちます。少なくとも法令で義務付けられている最低期間 (通常は 7 年間) は記録を残しておく必要があります。複数の決済手段への対応
銀行振込、クレジットカード、デジタルウォレットなど、様々な支払いオプションを提供して、クライアントの支払いの利便性を高めることで、支払いプロセスを促進することができます。
Stripe Invoicing でできること
Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金回収プロセスを簡略化します。単発請求でも継続請求でも、Stripe は事業者が支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。
- 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いについてのリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
- キャッシュフローを加速: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く収入を得られます。
- 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
- バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収作業の時間を短縮します。
- 既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと連携し、システム間の同期を保ち、手作業でのデータ入力を削減します。
Stripe が口座売掛金管理プロセスをどのように簡素化できるかについて、詳細はこちらをご覧ください。今すぐ始めるにはこちらをご覧ください。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。