如何发送发票：企业应该知道什么

开具发票是业务运营的重要组成部分，也是经常被忽视的繁琐的后台工作。正确的发票系统有助于及时付款，同时加深企业和客户之间的信任。

下面，我们将介绍开票流程的步骤，并解释自动计费系统如何有助于实现流畅的付款体验。

什么是发票？
发票中包含哪些内容？
何时发送发票
如何发送发票
企业发票开具最佳实践

什么是发票？

发票是卖家向买家开具的商业文件，概述了所提供的产品或服务，并表明买家就这些商品或服务欠卖家的金额。它既是付款要求，也是付款后双方的销售记录。

发票在管理和跟踪金融交易方面发挥着关键作用。它们是企业的重要会计工具，有助于监控销售、管理库存和跟踪收入。对于客户来说，发票提供了详细的购买记录，这对于个人预算和一般记录保存很有用。发票还有助于解决付款纠纷，因为发票提供了买卖双方商定交易的法律记录。

发票中包含哪些内容？

发票必须包含的一些具体信息会根据您的业务性质、客户类型和合同条款而有所不同。不过，大多数发票都包括以下内容：

标题：“发票”标签明确了文件的目的，确保商家的财务系统能正确处理。
卖方信息：有关企业的详细信息会告诉客户发票的来源，同时履行与税务和商家身份相关的法律义务。
买方信息：客户信息是保存准确记录的必要条件，也是出现任何争议或审计时的重要工具。
发票号码：唯一标识符简化了财务记录的跟踪和组织，有助于高效的账户管理和对账。
发票日期：发票日期是管理现金流和财务规划以及确定收入确认时间所必需的。
付款条款：明确定义的条款有助于保持正现金流、防止争议以及管理客户对到期日和滞纳金的期望。
所提供的货物或服务： 详细描述有助于证明发票金额的合理性，防止争议发生，而且对双方的财务记录或审计都是必要的。这也会影响税收，尤其是当商品和服务的税率不同时。
费用： 逐项列明的成本可向客户展示他们所支付的费用，并可简化卖方计算税款和管理库存的流程。
税务信息： 为了符合当地和国家税务机关的规定，必须提供适当的销售税或增值税计算和标识符。
备注： 这部分可以让商家向客户传达更多信息，说明交易的独特之处，或通过个性化信息加强业务关系。

无论是业务运营、财务管理、客户服务还是法律合规，发票的每个部分都有其功能。

何时发送发票

并非所有商家都会遵循相同的开票时间表或做法。发送发票的理想时间可能因业务性质、提供的商品或服务的类型、商定的付款条件以及与客户的关系等因素而异。例如，提供实物产品的企业可能会在销售点开具发票，而咨询公司可能会按月为持续服务开具账单。

每个企业都需要制定适合其运营模式、增强现金流和满足客户期望的开票时间表。下面简述了几种常见业务模式的理想发票发送时间：

服务型企业
这些企业通常会在提供服务后发送发票。例如，平面设计公司可能会在网站设计完成后向客户开具发票，咨询公司可能会在每个月底为该期间提供的服务开具发票。但在某些情况下，服务企业可能需要预先支付定金或部分付款，尤其是对于大型项目或与新客户合作时。
产品型企业
这些企业通常在销售点、商品交付或订单填写时开具发票，类似于零售交易。例如，家具制造商可能会在交付物品时向零售商开具发票。但是，对于定制或定制产品，例如定制西装或定制橱柜，企业可能需要预付定金，余额在交货时开具发票。
进度计费
这适用于跨度较长的大型项目，通常在建筑或类似行业。在这种情况下，企业会在达到特定项目里程碑时或定期（如每月）发送发票。例如，一家建造房屋的建筑公司可能会预付 25% 的材料费，在地基完工后支付 25%，在“锁定”阶段（建筑物封闭时）支付 25%，最后在完工后支付 25%。
定期计费
提供持续服务或订阅的企业可能会使用定期计费模式。企业定期发送发票，通常每月、每季度或每年发送一次。例如，健身工作室或软件即服务 (SaaS) 公司将使用此模式每月向客户开具下个月服务的发票。
预付款
预付费模式是指企业在提供服务或产品之前先寄送发票。这种模式通常用于涉及重大投资或高风险的情况。例如，定制珠宝商可能会要求在采购昂贵材料和开始制作前支付全款。
聘用费模式
在这里，企业会在工作开始前发送一张金额固定的发票，客户定期付款（通常是每月一次），以保留使用企业服务的权利。律师事务所和咨询机构通常使用这种模式，每月向客户收取一定服务时数的预付费。

虽然这些发票开具方法很典型，但具体的发票开具时间表可能会有所不同，应根据每个企业及其客户的需求和能力进行调整。与客户和顾客就发票开具时间表进行有力、公开的沟通并达成明确的协议，是维持健康的业务关系和确保及时付款的关键。