En Suède, la « facturation en ligne » se situe à la croisée des règles de l’Union européenne (UE) en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), des normes de facturation électronique (e-facturation) du secteur public et d’une culture d’entreprise qui a des attentes élevées en matière de services numériques. Un PDF peut être acceptable pour un client, tandis qu’une facture électronique structurée est obligatoire pour un autre. La différence entre les deux influe sur la manière dont les factures sont traitées, payées, sauvegardées et auditées.

Ci-dessous, nous expliquons le fonctionnement de la facturation en ligne en Suède : ce qui est considéré comme une facture en ligne, les informations qu’elle doit contenir, la place de la facturation électronique dans l’ensemble du processus et la manière dont les systèmes de facturation modernes prennent en charge l’ensemble de ces éléments.

Que trouve-t-on dans cet article?

• Que signifie « facturer en ligne » en Suède?
  
• Comment fonctionne la facturation en ligne en Suède?
  
• Quels sont les avantages de la facturation en ligne pour les entreprises suédoises?
  
• Quelles informations une facture en ligne doit-elle contenir en Suède et dans l’UE?
  
• Que faut-il rechercher dans un système de facturation en ligne en Suède?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Que signifie facturer en ligne en Suède?

Facturer en ligne en Suède signifie créer, envoyer et gérer des factures sous forme numérique plutôt que sur papier. Les factures en ligne se divisent en deux catégories : les PDF pour plus de flexibilité et les factures électroniques lorsque l’automatisation ou la conformité l’exigent.

Voici comment fonctionne chaque type.

Factures numériques

Les factures numériques sont des factures créées à l’aide d’un logiciel et envoyées par courriel ou via un lien, généralement au format PDF. Elles sont faciles à utiliser et largement acceptées pour les transactions privées B2B et B2C, mais elles nécessitent toujours une gestion manuelle de la part du client.

Factures électroniques (lisibles par les systèmes)

Les factures électroniques sont des données de facturation structurées envoyées directement entre les systèmes, généralement échangées via des réseaux tels que Peppol. Elles peuvent être traitées automatiquement par le logiciel financier du bénéficiaire et sont obligatoires pour la facturation des organismes du secteur public suédois.

La Suède est depuis des années à la pointe de l’adoption de la facturation électronique. Si les entreprises privées ne sont pas encore légalement tenues d’utiliser les factures électroniques, les organismes publics n’acceptent que les factures électroniques conformes aux normes européennes depuis 2019. Cette exigence a influencé l’ensemble du marché et poussé les entreprises du secteur privé à moderniser leur infrastructure de facturation.

Comment fonctionne la facturation en ligne en Suède?

La facturation en ligne en Suède suit un processus généralement standard. Les outils varient, mais le fonctionnement est le même dans tous les secteurs.

1. La facture est créée numériquement

Les factures sont généralement générées à l’aide d’un logiciel de facturation ou de comptabilité. Le système attribue un numéro de facture unique, applique la date d’émission et récupère les informations enregistrées du marchand et du client. La TVA est calculée automatiquement en fonction du type de transaction : nationale, au sein de l’UE ou internationale.

Les systèmes modernes vous invitent à inclure toutes les informations requises par les réglementations suédoises et européennes. Cela permet de réduire les allers-retours et les factures rejetées.

2. La facture est envoyée par voie électronique

La livraison dépend du client :

• PDF par courriel ou lien sécurisé : cette méthode est courante pour les factures B2B et B2C privées.

• Facture électronique structurée : obligatoire pour les clients du secteur public suédois et souvent utilisée par les grandes entreprises, ce type de facture est envoyé via des réseaux tels que Peppol, où les données de facturation sont transférées directement entre les systèmes dans un format standard.

3. Le client procède au paiement

Les factures PDF sont examinées manuellement. Les factures électroniques sont généralement intégrées automatiquement dans le système financier du client. Le paiement est le plus souvent effectué par virement bancaire à l’aide des coordonnées Bankgiro, bien que certaines factures proposent également un paiement par carte ou d’autres moyens de paiement.

4. Le paiement est suivi et enregistré

Une fois payée, la facture est marquée comme réglée. Les systèmes en ligne stockent la facture et l’enregistrement du paiement sous forme numérique, ce qui répond à l’exigence suédoise de conservation des documents pendant sept ans et facilite les audits.

Quels sont les avantages de la facturation en ligne pour les entreprises suédoises?

Les entreprises suédoises tirent profit de la facturation en ligne, car elle leur offre contrôle et rapidité, tout en réduisant les risques d’erreurs. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités.

Paiements plus rapides et trésorerie plus saine

Les factures numériques parviennent instantanément aux clients, ce qui réduit le délai entre l’émission de la facture et le paiement. Lorsque les factures sont envoyées par voie électronique, et en particulier lorsque les options de paiement sont intégrées, les clients ont tendance à payer plus rapidement. Ce délai est important, en particulier pour les petites équipes qui gèrent leur trésorerie au mois le mois.

Moins de contraintes administratives

La facturation en ligne élimine une longue liste d’étapes manuelles : impression, envoi postal, saisie des données et recherche des informations manquantes. Les factures électroniques structurées vont encore plus loin en permettant au système financier du destinataire de traiter automatiquement les factures, ce qui peut réduire les retards et éviter les allers-retours avec le service des comptes fournisseurs.

Moins d’erreurs et de litiges

Les modèles de factures standardisés et les calculs automatisés réduisent le risque d’erreurs dans la TVA, les totaux ou les détails de paiement. Lorsque les factures sont claires et complètes, les clients sont moins susceptibles de les contester et les équipes financières passent moins de temps à corriger ou à réémettre des documents.

Conformité intégrée

Les règles suédoises et européennes en matière de facturation sont strictes, en particulier en ce qui concerne la TVA et les exigences en matière de conservation des documents. Les systèmes en ligne contribuent à faire respecter ces règles : les numéros de facture restent séquentiels, les champs obligatoires ne peuvent pas être ignorés et les documents sont conservés sous forme numérique pendant les sept années obligatoires.

Meilleure visibilité et suivi

La facturation numérique permet de voir plus facilement ce qui a été envoyé, consulté, payé ou retardé. Cette visibilité aide les entreprises à repérer rapidement les retards de paiement et à prendre des mesures avant que les factures ne deviennent un problème.

Réduction de l’impact environnemental

La facturation électronique réduit les coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage physique. Des études ont montré une réduction substantielle des émissions de carbone grâce au passage des factures physiques aux factures électroniques. Sur un marché tel que la Suède, où les attentes en matière de durabilité sont élevées, cette évolution correspond à la manière dont de nombreuses entreprises fonctionnent déjà.

Quelles informations doivent figurer sur une facture en ligne en Suède et dans l’UE?

Qu’une facture soit envoyée sur papier, au format PDF ou sous forme de facture électronique structurée, les exigences légales sont les mêmes. Les règles de facturation suédoises suivent de près le droit européen en matière de TVA, et toute information manquante peut entraîner le rejet des factures ou leur signalement lors de contrôles effectués par l’Agence suédoise des impôts.

Une facture suédoise conforme doit inclure les éléments suivants.

Identifiants de base de la facture

• Un numéro de facture unique et séquentiel

• La date d’émission de la facture

• La date de fourniture ou de livraison, si nécessaire

Coordonnées du marchand et du client

• Nom et adresse du marchand

• Numéro d’organisation

• Numéro d’inscription à la TVA, si la TVA est facturée

• Nom et adresse du client

• Numéro de TVA du client, si nécessaire (par exemple, dans les cas de taxe au preneur)

Description de ce qui a été vendu

• Descriptions détaillées des biens ou services

• Quantité et prix unitaire pour chaque article

TVA et totaux

• Montant net (avant TVA)

• Taux de TVA appliqué par poste de facture (25 %, 12 %, 6 % ou 0 %)

• Montant de la TVA : si la facture est émise dans une devise étrangère, le montant de la TVA doit tout de même être indiqué en couronnes suédoises (SEK) en utilisant un taux de change accepté

• Montant total à payer, TVA comprise, si la TVA n’est pas facturée, la facture doit en expliquer la raison (par exemple, taxe au preneur, exemption de TVA)

Conditions de paiement

En Suède et dans l’Union européenne, quel que soit leur format, les factures doivent mentionner la date d’échéance, les instructions de paiement et les conditions de paiement en cas de retard. Les systèmes de facturation en ligne appliquent automatiquement ces champs, ce qui permet de réduire le risque d’omissions et de préparer les factures en vue d’un audit.

Que faut-il rechercher dans un système de facturation en ligne en Suède?

Le bon système de facturation en Suède applique les règles, réduit les obstacles pour les clients et s’adapte au fonctionnement de votre entreprise. Voici ce qui importe.

Conformité par défaut

Le système doit prendre en charge dès le départ les exigences suédoises et européennes en matière de facturation : numéros de facture séquentiels, taux de TVA corrects, explications sur la TVA pour les ventes transfrontalières et stockage numérique à long terme. Si vous facturez des clients du secteur public, la prise en charge des factures électroniques conformes aux normes européennes doit être intégrée ou facile à activer.

Formats de livraison flexibles

Vous aurez probablement besoin de plusieurs options. Un bon système vous permet de choisir le format par client sans modifier votre flux de travail.

Recouvrement des paiements réduisant les retards

L’utilisation des coordonnées Bankgiro ou International Bank Account Number (IBAN) est la norme, mais les systèmes qui prennent également en charge les options de paiement par carte ou instantané peuvent raccourcir considérablement les cycles de paiement, en particulier pour les petites factures ou les clients internationaux.

Automatisation qui élimine les tâches fastidieuses

Les fonctionnalités d’automatisation peuvent transformer la facturation en une infrastructure en arrière-plan plutôt qu’en une tâche récurrente. Recherchez :

• Numérotation automatique des factures et dates d’échéance

• Factures récurrentes pour les abonnements ou les provisions

• Rappels de paiement intégrés

• Suivi en temps réel de l’état de la facture

Prise en charge multidevises et conformité UE

Si vous vendez en dehors de la Suède, le système doit prendre en charge les devises étrangères tout en affichant correctement la TVA en SEK lorsque cela est nécessaire.

Intégrations et accès aux données

Les intégrations comptables, les exportations simplifiées et des rapports fiables permettent de garder la facturation connectée au reste de votre écosystème financier.

Des outils tels que Stripe Invoicing fonctionnent bien dans ce contexte, car la facturation, le paiement et le rapprochement s’effectuent dans un seul et même flux, ce qui minimise les transferts et permet de maintenir une facturation prévisible à mesure que le volume augmente.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatisez vos comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans avoir besoin de coder. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à garder le contrôle de votre trésorerie.

• *Augmentez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrez vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant ainsi à synchroniser vos systèmes et à réduire la saisie manuelle de données.

Découvrez comment Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.