In Schweden steht die „Online-Rechnungsstellung“ im Spannungsfeld zwischen den Regeln zur Umsatzsteuer der Europäischen Union (EU), den Standards für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (E-Invoicing) und einer Unternehmenskultur, die hohe Erwartungen an digitale Dienstleistungen stellt. Für eine Kundin oder einen Kunden kann ein PDF zulässig sein, während für einen anderen eine strukturierte elektronische Rechnung vorgeschrieben ist. Der Unterschied zwischen den beiden wirkt sich darauf aus, wie Rechnungen verarbeitet, bezahlt, gespeichert und geprüft werden.

Im Folgenden erläutern wir, wie die Online-Rechnungsstellung in Schweden funktioniert: Was gilt als Online-Rechnung, welche Informationen muss sie enthalten, wie fügt sich E-Invoicing in dieses Bild ein und wie unterstützen moderne Rechnungsstellungssysteme all dies?

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet es, in Schweden online Rechnungen zu erstellen?
  
• Wie funktioniert die Online-Rechnungsstellung in Schweden?
  
• Was sind die Vorteile der Online-Rechnungsstellung für schwedische Unternehmen?
  
• Welche Angaben muss eine Online-Rechnung in Schweden und der EU enthalten?
  
• Worauf sollten Sie bei einem Online-Rechnungssystem in Schweden achten?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was bedeutet es, in Schweden online Rechnungen zu erstellen?

Online-Rechnungen in Schweden zu erstellen bedeutet, Rechnungen digital statt auf Papier zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Online-Rechnungen lassen sich in zwei Kategorien einteilen: PDF-Dateien für Flexibilität und E-Rechnungen, wenn Automatisierung oder Compliance dies erfordern.

Im Folgenden wird die Funktionsweise der einzelnen Arten erläutert.

Digitale Rechnungen

Digitale Rechnungen sind Rechnungen, die mit einer Software erstellt und per E-Mail oder Link versendet werden, in der Regel als PDF-Datei. Sie sind benutzerfreundlich und für private B2B- und B2C-Transaktionen weit verbreitet, erfordern jedoch weiterhin eine manuelle Bearbeitung seitens der Kundinnen und Kunden.

E-Rechnungen (systemlesbar)

Elektronische Rechnungen sind strukturierte Rechnungsdaten, die direkt zwischen Systemen ausgetauscht werden, in der Regel über Netzwerke wie Peppol. Sie können automatisch von der Empfänger-Finanzsoftware verarbeitet werden und sind für die Rechnungsstellung an schwedische Organisationen des öffentlichen Sektors erforderlich.

Schweden ist seit Jahren ein Vorreiter bei der Einführung von E-Invoicing. Während private Unternehmen noch nicht gesetzlich verpflichtet sind, E-Rechnungen zu verwenden, akzeptieren öffentliche Behörden seit 2019 ausschließlich E-Rechnungen, die dem EU-Standard entsprechen. Diese Anforderung hat den gesamten Markt beeinflusst und Unternehmen im privaten Sektor dazu veranlasst, ihre Rechnungsstellungsinfrastruktur zu modernisieren.

Wie funktioniert die Online-Rechnungsstellung in Schweden?

Die Online-Rechnungsstellung in Schweden folgt einem weitgehend standardisierten Ablauf. Die Tools variieren, aber die Mechanismen sind in den verschiedenen Branchen einheitlich.

1. Die Rechnung wird digital erstellt

Rechnungen werden in der Regel in einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware erstellt. Das System vergibt eine eindeutige Rechnungsnummer, trägt das Ausstellungsdatum ein und ruft die gespeicherten Daten der Verkäuferinnen und Verkäufer sowie der Kundinnen und Kunden ab. Die Umsatzsteuer wird automatisch auf der Grundlage der Transaktionsart berechnet: Inland, EU oder international.

Moderne Systeme fordern Sie auf, alle in Schweden und der EU vorgeschriebenen Angaben zu machen. Dadurch können Rückfragen und abgelehnte Rechnungen minimiert werden.

2. Die Rechnung wird elektronisch versendet

Die Zustellung hängt von den Kundinnen und Kunden ab:

• PDF per E-Mail oder sicherem Link: Dies ist bei privaten B2B- und B2C-Rechnungen üblich.

• Strukturierte E-Rechnung: Diese Rechnungsart ist für Kundinnen und Kunden des schwedischen öffentlichen Sektors erforderlich und wird häufig von großen Unternehmen verwendet. Sie wird über Netzwerke wie Peppol versendet, wo die Rechnungsdaten in einem Standardformat direkt zwischen den Systemen übertragen werden.

3. Verarbeitung und Bezahlung durch die Kundinnen und Kunden

PDF-Rechnungen werden manuell geprüft. E-Rechnungen werden in der Regel automatisch in das Finanzsystem der Kundinnen und Kunden übernommen. Die Bezahlung erfolgt in der Regel per Banküberweisung unter Verwendung der Bankgiro-Daten, obwohl einige Rechnungen auch Kartenzahlung oder andere Zahlungsoptionen anbieten.

4. Nachverfolgung und Erfassung der Zahlung

Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird die Rechnung als beglichen markiert. Online-Systeme speichern die Rechnung und den Zahlungsbeleg digital, was der in Schweden geltenden siebenjährigen Aufbewahrungspflicht entspricht und die Prüfung erleichtert.

Was sind die Vorteile der Online-Rechnungsstellung für schwedische Unternehmen?

Schwedische Unternehmen profitieren von der Online-Rechnungsstellung, da sie Kontrolle und Schnelligkeit bietet und gleichzeitig die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Funktionen aufgeführt.

Schnellere Zahlungen und gesünderer Cashflow

Digitale Rechnungen erreichen Kundinnen und Kunden sofort, wodurch sich die Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlung verkürzt. Wenn Rechnungen elektronisch zugestellt werden und insbesondere wenn Zahlungsoptionen integriert sind, neigen Kundinnen und Kunden dazu, schneller zu zahlen. Dieser Zeitfaktor ist besonders für kleinere Teams wichtig, die den Cashflow von Monat zu Monat verwalten.

Weniger Verwaltungsaufwand

Die Online-Rechnungsstellung eliminiert eine Vielzahl manueller Schritte: Drucken, Versenden, erneutes Eingeben von Daten und Nachfragen fehlender Informationen. Strukturierte E-Rechnungen gehen noch einen Schritt weiter, indem sie es dem Empfänger-Finanzsystem ermöglichen, Rechnungen automatisch zu verarbeiten, was Verzögerungen reduzieren und den Hin- und Her-Verkehr mit der Kreditorenbuchhaltung vermeiden kann.

Weniger Fehler und Anfechtungen

Standardisierte Rechnungsvorlagen und automatisierte Berechnungen verringern das Risiko von Fehlern bei der Umsatzsteuer, den Gesamtbeträgen oder den Zahlungsdetails. Wenn Rechnungen klar und vollständig sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass Kundinnen und Kunden sie beanstanden und die Finanzabteilungen müssen weniger Zeit für die Korrektur oder Neuausstellung von Dokumenten aufwenden.

Integrierte Compliance

Die schwedischen und EU-Rechnungsstellungsvorschriften sind streng, insbesondere in Bezug auf die Umsatzsteuer und die Aufbewahrungspflichten. Online-Systeme unterstützen die Einhaltung dieser Vorschriften: Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben, erforderliche Felder können nicht übersprungen werden und die Unterlagen werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sieben Jahre lang digital gespeichert.

Bessere Transparenz und Nachverfolgung

Die digitale Rechnungsstellung erleichtert es, zu erkennen, was versandt, angesehen, bezahlt oder verzögert wurde. Diese Transparenz hilft Unternehmen, verspätete Zahlungen frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, bevor Rechnungen zu einem Problem werden.

Geringere Umweltbelastung

Die papierlose Rechnungsstellung reduziert den Druck-, Porto- und physischen Speicheraufwand. Studien haben gezeigt, dass die Umstellung von physischen auf digitale Rechnungen zu einer erheblichen Reduzierung der CO2-Emissionen führt. In einem Markt wie Schweden, wo die Erwartungen an die Nachhaltigkeit hoch sind, entspricht diese Umstellung der bereits gängigen Praxis vieler Unternehmen.

Welche Angaben muss eine Online-Rechnung in Schweden und der EU enthalten?

Unabhängig davon, ob eine Rechnung in Papierform, als PDF oder als strukturierte E-Rechnung versendet wird, gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen. Die schwedischen Rechnungsstellungsvorschriften orientieren sich stark am EU-Umsatzsteuerrecht und fehlende Angaben können dazu führen, dass Rechnungen bei Prüfungen durch die schwedische Steuerbehörde abgelehnt oder markiert werden.

Eine konforme schwedische Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten.

Wesentliche Rechnungsangaben

• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Liefer- oder Bereitstellungsdatum, falls erforderlich

Verkäufer- und Käuferangaben

• Name und Anschrift des Verkäufers/der Verkäuferin

• Unternehmensnummer

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls Umsatzsteuer berechnet wird

• Name und Adresse des Käufers/der Käuferin

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers/der Käuferin, falls erforderlich (z. B. bei Umkehrung der Steuerschuld)

Beschreibung dessen, was Sie verkaufen

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen Posten

• Menge und Stückpreis für jeden Posten

Umsatzsteuer und Gesamtbeträge

• Nettobetrag (vor Umsatzsteuer)

• Angewandte Umsatzsteuer pro Posten (25 %, 12 %, 6 % oder 0 %)

• Umsatzsteuerbetrag – wenn die Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt wird, muss der Umsatzsteuerbetrag dennoch in schwedischen Kronen (SEK) unter Verwendung eines anerkannten Wechselkurses angegeben werden

• Zu zahlender Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer – wenn keine Umsatzsteuer berechnet wird, muss in der Rechnung der Grund dafür angegeben werden (z. B. Umkehrung der Steuerschuld, Umsatzsteuerbefreiung)

Zahlungsbedingungen

In Schweden und der EU müssen Rechnungen unabhängig vom Format das Fälligkeitsdatum, Anweisungen für Zahlungen und alle Konditionen für verspätete Zahlungen enthalten. Online-Invoicing setzen diese Felder automatisch durch, was das Risiko von Unterlassungen verringern und Rechnungen für die Prüfung bereithalten kann.

Was sollten Sie bei einem Online-Rechnungsstellungssystem in Schweden beachten?

Das richtige Rechnungsstellungssystem in Schweden setzt die Vorschriften durch, reduziert Hindernisse für Kundinnen und Kunden und passt sich der Arbeitsweise Ihres Unternehmens an. Folgende Aspekte sind dabei von Bedeutung:

Standardmäßig Compliance

Das System sollte von Anfang an die schwedischen und EU-Rechnungsanforderungen erfüllen: fortlaufende Rechnungsnummern, korrekte Umsatzsteuersätze, Umsatzsteuererklärungen für grenzüberschreitende Verkäufe und langfristige digitale Speicherung. Wenn Sie Rechnungen an Kundinnen und Kunden aus dem öffentlichen Sektor ausstellen, sollte die Unterstützung für E-Invoicing nach EU-Standard integriert oder einfach zu aktivieren sein.

Flexible Zustellungsformate

Sie werden wahrscheinlich mehr als eine Option benötigen. Ein gutes System ermöglicht es Ihnen, das Format pro Kundin oder Kunden auszuwählen, ohne Ihren Arbeitsablauf zu ändern.

Zahlungseinzug, der Verzögerungen reduziert

Die Verwendung von Bankgiro- oder IBAN-Daten (International Bank Account Number) ist Standard, aber Systeme, die auch Karten- oder Sofortzahlungsoptionen unterstützen, können Zahlungszyklen erheblich verkürzen, insbesondere bei kleineren Rechnungen oder internationalen Kunden.

Automatisierung, die Routineaufgaben eliminiert

Automatisierungsfunktionen können die Rechnungsstellung von einer wiederkehrenden Aufgabe zu einer Hintergrundinfrastruktur machen. Achten Sie auf:

• Automatische Rechnungsnummerierung und Fälligkeitstermine

• Wiederkehrende Rechnungen für Abos oder Vorschusszahlung

• Integrierte Zahlungserinnerungen

• Echtzeit-Verfolgung des Rechnungsstatus

Mehrwährungsfähigkeit und EU-Konformität

Wenn Sie außerhalb Schwedens verkaufen, sollte das System Fremdwährungen verarbeiten und bei Bedarf dennoch die USt. korrekt in SEK anzeigen.

Integrationen und Datenzugriff

Buchhaltungsintegrationen, einfache Exporte und zuverlässige Berichte sorgen dafür, dass Invoicing mit dem Rest Ihres Finance Stack verbunden ist.

Tools wie Stripe Invoicing funktionieren in diesem Zusammenhang gut, da Invoicing, Zahlung und Abgleich live in einem Ablauf erfolgen, was Übergaben minimiert und Billing bei wachsendem Volumen vorhersehbar hält.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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