En Suède, la « facturation en ligne » se positionne entre les règles de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de l’Union européenne (UE), des normes de facturation électronique du secteur public et d’une culture d’entreprise qui a des attentes élevées en matière de services numériques. Un document au format PDF pourrait être acceptable pour un client, tandis qu’une facture électronique structurée serait obligatoire pour un autre. La différence entre les deux influe sur la manière dont les factures sont traitées, payées, sauvegardées et vérifiées.

Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne la facturation en ligne en Suède : ce qui constitue une facture en ligne, les informations qu’elle doit contenir, la place de la facturation électronique dans ce contexte et comment les systèmes de facturation modernes prennent en charge l’ensemble de ces aspects.

Contenu de l’article

• Que signifie la facturation en ligne en Suède ?
  
• Comment se déroule la facturation en ligne en Suède ?
  
• Quels sont les avantages de la facturation en ligne pour les entreprises suédoises ?
  
• Que doit contenir une facture en ligne en Suède et dans l’UE ?
  
• Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un système de facturation en ligne en Suède ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Que signifie la facturation en ligne en Suède ?

En Suède, la facturation en ligne implique la création, l’envoi et la gestion des factures numériquement plutôt que sur papier. Les factures en ligne se divisent en deux catégories : les factures PDF, pour plus de flexibilité, et les factures électroniques, lorsque l’automatisation ou la conformité l’exigent.

Voici comment fonctionne chacune de ces catégories.

Factures numériques

Les factures numériques sont des factures créées par un logiciel et envoyées par e-mail ou par lien, généralement au format PDF. Elles sont faciles à utiliser et largement acceptées pour les transactions B2B et B2C privées. Cependant, elles nécessitent toujours une intervention manuelle du côté du client.

Factures électroniques (lisibles par le système)

Les factures électroniques sont des données de facturation structurées envoyées directement entre systèmes, généralement échangées via des réseaux tels que Peppol. Elles peuvent être traitées automatiquement par le logiciel de gestion financière du destinataire et sont obligatoires pour la facturation des organisations du secteur public suédois.

La Suède fait figure de pionnière en matière de facturation électronique depuis des années. Si les entreprises privées ne sont pas encore légalement tenues d’utiliser les factures électroniques, les organismes publics n’acceptent que des factures électroniques depuis 2019, sachant qu’elles doivent être conformes aux normes européennes. Cette exigence a influencé le marché dans son ensemble et a incité les entreprises du secteur privé à moderniser leur infrastructure de facturation.

Comment se déroule la facturation en ligne en Suède ?

En Suède, la facturation en ligne suit un processus généralement standardisé. Les outils varient, mais les mécanismes restent les mêmes d’un secteur à l’autre.

1. La facture est créée numériquement

Les factures sont normalement générées par un logiciel de facturation ou de comptabilité. Le système attribue un numéro de facture unique, applique la date d’émission et récupère les informations enregistrées du commerçant et du client. De plus, la TVA est calculée automatiquement selon le type de transaction : nationale, européenne ou internationale.

Les systèmes modernes vous invitent à inclure toutes les exigences des règles suédoises et européennes. Ceci permet de minimiser les allers-retours et le nombre de factures rejetées.

2. La facture est envoyée par voie électronique

La livraison de la facture dépend du client :

• PDF par e-mail ou lien sécurisé : ceci est courant pour les factures B2B et B2C privées.

• Facture électronique structurée : étant obligatoire pour les clients du secteur public suédois et souvent utilisé par les grandes entreprises, ce type de facture est envoyé via des réseaux tels que Peppol, où les données de facturation circulent directement entre les systèmes dans un format standard.

3. Le client effectue le traitement et le paiement

Les factures au format PDF sont vérifiées manuellement. Quant aux factures électroniques, elles sont généralement intégrées automatiquement au système de gestion financière du client. Le paiement s’effectue généralement par virement bancaire via les coordonnées Bankgiro, bien que certaines factures proposent également le paiement par carte bancaire ou d’autres options.

4. Le paiement fait l’objet d’un suivi avant d’être comptabilisé

Une fois le paiement effectué, la facture est marquée comme réglée. Les systèmes en ligne conservent la facture et l’historique de paiement sous forme numérique, ce qui répond à l’obligation suédoise de conservation des documents pendant sept ans et facilite les audits.

Quels sont les avantages de la facturation en ligne pour les entreprises suédoises ?

Les entreprises suédoises tirent profit de la facturation en ligne, car elle offre contrôle et rapidité, tout en réduisant les risques d’erreurs. Voici donc quelques-unes de ses principales fonctionnalités.

Des paiements plus rapides et une trésorerie plus solide

Les factures numériques sont livrées instantanément aux clients, ce qui réduit considérablement le délai entre l’émission d’une facture et son encaissement. Lorsque les factures sont envoyées par voie électronique, surtout lorsque des options de paiement y sont intégrées, les clients ont tendance à payer plus rapidement. Ce facteur de rapidité est essentiel, notamment pour les petites structures qui gèrent leur trésorerie sur une base mensuelle.

Moins de contraintes administratives

La facturation en ligne élimine une longue liste d’étapes manuelles : impression, envoi postal, ressaisie des données et suivi des informations manquantes. Les factures électroniques structurées vont plus loin en permettant au système financier du destinataire de les traiter automatiquement, ce qui peut réduire les délais et éviter les allers-retours avec le service comptable.

Moins d’erreurs et de litiges

Les modèles de factures standardisés et les calculs automatisés réduisent les risques d’erreurs dans le calcul de la TVA, les totaux ou les détails de paiement. Des factures explicites et complètes limitent les contestations des clients et permettent aux équipes financières de consacrer moins de temps à la correction ou à la réémission des documents.

Conformité intégrée

Tout comme celles de la Suède, les règles de facturation européennes sont strictes, notamment en ce qui concerne la TVA et les exigences en matière de tenue de registres. Les systèmes en ligne permettent de faire respecter ces règles : les numéros de facture restent séquentiels, les champs obligatoires ne peuvent pas être omis et les documents sont conservés numériquement pendant les sept années fiscalement obligatoires.

Meilleure visibilité et suivi amélioré

La facturation numérique permet d’effectuer un suivi plus facile des factures envoyées, consultées, payées ou en retard. Cette visibilité permet aux entreprises de repérer rapidement les retards de paiement et d’effectuer un suivi avant que les factures ne posent problème.

Meilleure empreinte environnementale

La facturation électronique réduit les besoins en matière d’impression, d’affranchissement et de stockage physique. En effet, des études ont montré une réduction substantielle des émissions de carbone grâce au passage des factures physiques aux factures numériques. Sur un marché comme celui de la Suède, où les attentes en matière de développement durable sont élevées, cette évolution correspond à la façon de faire actuelle de nombreuses entreprises.

Que doit contenir une facture en ligne en Suède et dans l’UE ?

Peu importe si une facture est envoyée sur papier, au format PDF ou sous forme électronique structurée, les obligations juridiques restent les mêmes. Les règles de facturation suédoises suivent de près la loi européenne sur la TVA, ce qui implique que les informations manquantes peuvent entraîner le rejet ou le signalement des factures lors des audits effectués par l’Agence suédoise des impôts.

Une facture suédoise conforme doit inclure les informations suivantes.

Principaux identifiants de la facture

• Numéro de facture séquentiel unique

• Date d’émission de la facture

• Date de fourniture ou de livraison, le cas échéant

Informations sur le commerçant et client

• Nom et adresse du commerçant

• Numéro de l’organisation

• Numéro d’immatriculation à la TVA, si la TVA est exigible

• Nom et adresse du client

• Numéro de TVA du client, le cas échéant (par exemple, scénarios d’autoliquidation de la TVA)

Description de ce qui a été vendu

• Descriptions des postes de facture relatifs aux marchandises ou services

• Quantité et prix unitaire pour chaque poste

TVA et totaux

• Montant net (hors TVA)

• Taux de TVA appliqué par poste (25 %, 12 %, 6 % ou 0 %)

• Montant de la TVA : si la facture est émise en devise étrangère, le montant de la TVA doit néanmoins être indiqué en couronnes suédoises (SEK) au taux de change applicable

• Montant total à payer, TVA comprise : si la TVA n’est pas exigible, la facture doit justifier cette action (par exemple, autoliquidation de la TVA, exemption de la TVA).

Conditions de paiement

En Suède et dans toute l’UE, et quel que soit leur format, les factures doivent comporter la date d’échéance, les instructions de paiement et les éventuelles conditions en cas de retard de paiement. Les systèmes de facturation en ligne appliquent automatiquement ces champs, ce qui peut réduire le risque d’omissions et conserver les factures en conformité pour les audits.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un système de facturation en ligne en Suède ?

Un système de facturation adapté en Suède permet de faire respecter les règles, de réduire les obstacles pour les clients et de suivre l’évolution des activités de votre entreprise. Voici les points essentiels à retenir.

Conformité par défaut

Dès le départ, le système doit prendre en charge les exigences de facturation suédoises et européennes : numéros de facture séquentiels, taux corrects de la TVA, explications relatives à la TVA pour les ventes transfrontalières et sauvegarde numérique à long terme. Si vous facturez des clients du secteur public, la prise en charge des factures électroniques conformes aux normes européennes doit être intégrée ou facilement à activer.

Formats de livraison flexibles

Vous aurez probablement besoin de plusieurs options. Un système adapté vous permet de choisir le format qui convient à chaque client, sans devoir modifier votre flux de travail.

Collecte de paiements accélérée

L’utilisation des coordonnées bancaires, que ce soit Bankgiro ou les numéros de compte bancaire internationaux (IBAN), est la norme. Cependant, les systèmes qui prennent aussi en charge les options de paiement par carte bancaire ou instantané peuvent raccourcir considérablement les cycles de paiement, surtout pour les factures à faible valeur ou les clients internationaux.

Automatisation éliminant les tâches répétitives

Les fonctionnalités d’automatisation permettent de transformer la facturation en une tâche administrative plutôt qu’en une tâche récurrente. Ainsi, l’automatisation doit prévoir ce qui suit :

• Numérotation automatique des factures et des dates d’échéance

• Factures périodiques pour les abonnements ou les forfaits mensuels

• Rappels de paiement intégrés

• Suivi de l’état de la facture en temps réel

Compatibilité multidevises et conformité aux normes de l’UE

Si vous vendez en dehors de la Suède, ce système doit pouvoir gérer les devises étrangères tout en affichant correctement la TVA en SEK lorsque cela est nécessaire.

Intégrations et accès aux données

L’intégration comptable, la facilité d’exportation et la fiabilité des rapports permettent de maintenir la facturation connectée au reste de votre suite d’outils financiers.

Des outils, tels que Stripe Invoicing, sont bien adaptés pour ce contexte, étant donné que les fonctions de facturation, de paiement et de rapprochement font partie d’un seul flux, ce qui minimise les transmissions et assure une facturation prévisible à mesure que le volume augmente.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion de vos créances clients, de l’émission des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou facturation récurrente, Stripe aide les entreprises à accélérer les paiements et à optimiser leurs opérations.

• Automatiser vos comptes clients (AR) : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans la moindre ligne de code. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des relances de paiement et traite les remboursements pour vous aider à mieux gérer votre trésorerie.

• Accélérer l’encaissement : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et recevez vos paiements plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l’IA qui facilitent la récupération des revenus.

• Améliorer l’expérience client : proposez une expérience de paiement moderne, disponible dans plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont accessibles et réglables facilement via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• S’intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin d’assurer la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

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