I Sverige befinner sig ”online-fakturering” i skärningspunkten mellan EU:s regler om mervärdesskatt (moms), standarder för elektronisk fakturering (e-fakturering) inom den offentliga sektorn, och en företagskultur som har höga förväntningar på digitala tjänster. En PDF-fil kan vara tillåten för en kund, medan en strukturerad e-faktura är obligatorisk för en annan. Skillnaden mellan de två påverkar hur fakturor behandlas, betalas, lagras och granskas.

Nedan går vi igenom hur online-fakturering fungerar i Sverige: vad som räknas som en online-faktura, vilken information den måste innehålla, hur e-fakturering passar in i bilden och hur moderna faktureringssystem stödjer allt detta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär det att fakturera online i Sverige?
  
• Hur fungerar online-fakturering i Sverige?
  
• Vilka är fördelarna med online-fakturering för svenska företag?
  
• Vilka uppgifter måste en online-faktura innehålla i Sverige och EU?
  
• Vad ska man leta efter i ett online-faktureringssystem i Sverige?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad innebär det att fakturera online i Sverige?

Att fakturera online i Sverige innebär att skapa, skicka och hantera fakturor digitalt istället för på papper. Online-fakturor kan delas in i två kategorier: PDF-filer för flexibilitet och e-fakturor när det krävs för automatiserings- eller efterlevnadsändamål.

Så här fungerar varje typ.

Digitala fakturor

Digitala fakturor är fakturor som skapas i programvara och skickas via e-post eller en länk, vanligtvis i form av PDF-filer. De är enkla att använda och allmänt accepterade för privata B2B- och B2C-transaktioner, och de kräver fortfarande manuell hantering från kundens sida.

E-fakturor (systemläsbara)

E-fakturor är strukturerad fakturadata som skickas direkt mellan system, vanligtvis utväxlade via nätverk som Peppol. De kan behandlas automatiskt av mottagarens ekonomiprogramvara, och de krävs vid fakturering av organisationer inom offentlig sektor i Sverige.

Sverige har varit ledande när det gäller användning av e-fakturering i många år. Privata företag är ännu inte juridiskt skyldiga att använda e-fakturor, men offentliga myndigheter har endast accepterat e-fakturor enligt EU:s standard sedan 2019. Detta krav har påverkat marknaden i stort och drivit företag inom den privata sektorn att modernisera sin infrastruktur för fakturering.

Hur fungerar online-fakturering i Sverige?

Online-fakturering i Sverige följer oftast ett standardiserat flöde. Verktygen varierar, men mekanikerna är konsekventa mellan olika branscher.

1. Fakturan skapas digitalt

Fakturor genereras vanligtvis i fakturerings- eller bokföringsprogram. Systemet tilldelar ett unikt fakturanummer, tillämpar utfärdandedatumet och hämtar sparade uppgifter om säljare och kunder. Moms beräknas automatiskt baserat på typen av transaktion: inhemsk, inom EU eller internationell.

Moderna system uppmanar dig att inkludera allt som svenska regler och EU-regler kräver, vilket kan minimera korrespondens och eventuella tillbakavisade fakturor.

2. Fakturan skickas elektroniskt

Leveransen beror på kunden:

• PDF via e-post eller säker länk: Detta är vanligt för privata B2B- och B2C-fakturor.

• Strukturerad e-faktura: Denna typ av faktura krävs för svenska kunder inom den offentliga sektorn och används ofta av stora företag. Denna fakturatyp skickas via nätverk som Peppol, där fakturans uppgifter flyttas direkt mellan olika system i ett standardformat.

3. Kunden behandlar och betalar

PDF-fakturor granskas manuellt. E-fakturor matas vanligtvis in automatiskt i köparens ekonomisystem. Betalning sker vanligtvis via banköverföring med bankgirouppgifter, även om vissa fakturor erbjuder kortbetalningsalternativ eller andra betalningsalternativ.

4. Betalning spåras och registreras

När den väl är betald markeras fakturan som betald. Online-system lagrar fakturan och betalningsposten digitalt, vilket uppfyller Sveriges sjuåriga krav på bokföring och gör revisioner enklare.

Vilka är fördelarna med online-fakturering för svenska företag?

Svenska företag drar nytta av online-fakturering eftersom det ger kontroll och snabbhet, samtidigt som risken för misstag minskar. Nedan följer några av de viktigaste funktionerna.

Snabbare betalningar och sundare kassaflöde

Digitala fakturor når kunderna direkt, vilket minskar klyftan mellan utfärdning av en faktura och betalning. När fakturor levereras elektroniskt, och särskilt när betalningsalternativ är inbäddade, tenderar kunderna att betala tidigare. Den tajmingen är viktig, särskilt för mindre team som hanterar kassaflöden från månad till månad.

Mindre administrativt arbete

Online-fakturering tar bort en lång rad manuella steg: utskrift, postning, inmatning av data på nytt och jakt efter saknad information. Strukturerade e-fakturor tar detta längre genom att låta mottagarens ekonomisystem behandla fakturor automatiskt, vilket kan minska förseningar och undvika korrespondenser gällande leverantörsreskontra.

Färre fel och tvister

Standardiserade fakturamallar och automatiserade beräkningar minskar risken för fel i moms, totalsummor eller betalnings- uppgifter. När fakturorna är tydliga och fullständiga är det mindre sannolikt att kunderna ifrågasätter dem, och ekonomiteamen lägger mindre tid på att korrigera eller utfärda dokument på nytt.

Inbyggd efterlevnad

Svenska faktureringsregler och EU:s faktureringsregler är strikta, särskilt när det gäller moms och bokföringskrav. Online-system hjälper till att upprätthålla dessa regler: Fakturanummer förblir sekventiella, nödvändiga fält kan inte hoppas över och register sparas digitalt under de obligatoriska sju åren.

Bättre synlighet och spårning

Digital fakturering gör det lättare att se vad som har skickats, visats, betalats eller försenats. Den synligheten hjälper företag att upptäcka mönster för sena betalningar tidigt och följa upp innan fakturor blir ett problem.

Lägre miljöpåverkan

Pappersfri fakturering minskar tryck, porto och fysisk lagring. Studier har visat en avsevärd koldioxidminskning tack vare övergången från fysiska till digitala fakturor. På en marknad som Sverige, där förväntningarna på hållbarhet, motsvarar den förändringen det sätt som många företag redan arbetar på.

Vilka uppgifter måste en online-faktura innehålla i Sverige och EU?

De juridiska kraven är desamma oavsett om en faktura skickas på papper, som PDF-fil eller som en strukturerad e-faktura. Svenska faktureringsregler följer EU:s momslagstiftning noga, och om information saknas kan det leda till att fakturor avvisas eller flaggas vid Skatteverkets revisioner.

En svensk faktura som uppfyller kraven måste innehålla följande.

Huvudsakliga fakturaidentifierare

• Ett unikt löpnummer som identifierar fakturan

• Fakturans utfärdandedatum

• Tillhandahållande- eller leveransdatum, om det behövs

Uppgifter om säljare och köpare

• Säljarens namn och adress

• Organisationsnummer

• Momsregistreringsnummer, om moms tas ut

• Köparens namn och adress

• Köparens momsregistreringsnummer, vid behov (t.ex. i fall med omvänd skattskyldighet)

Beskrivning av vad som såldes

• Beskrivningar av radposter för varor eller tjänster

• Antal och enhetspris för varje radpost

Moms och totalsummor

• Nettobelopp (före moms)

• Tillämpad moms per radpost (25 %, 12 %, 6 % eller 0 %)

• Momsbelopp – om fakturan är utfärdad i en utländsk valuta måste momsbeloppet fortfarande anges i svenska kronor (SEK) med en godkänd växelkurs

• Totalt belopp att betala, inklusive moms – om moms inte debiteras måste fakturan förklara varför (t.ex. omvänd skattskyldighet, befrielse från moms)

Betalningsvillkor

I hela Sverige och EU måste fakturor, oavsett format, innehålla förfallodatum, betalnings- instruktioner och eventuella villkor för sena betalningar. Online-fakturering verkställer dessa fält automatiskt, vilket kan minska risken för utelämnanden och hålla fakturor redo för revision.

Vad ska man leta efter i ett online-faktureringssystem i Sverige?

Rätt faktureringssystem i Sverige upprätthåller reglerna, minskar hindren för kunderna och kan skalas upp i linje med hur ditt företag fungerar. Det här är det viktigaste.

Efterlevnad som standard

Systemet bör ha stöd för svenska och EU:s fakturakrav från början: sekventiella fakturanummer, korrekta momssatser, momsdeklarationer vid gränsöverskridande försäljning och långsiktig digital lagring. Om du fakturerar kunder inom den offentliga sektorn bör support för e-fakturor enligt EU:s standard vara inbyggd eller enkel att aktivera.

Flexibla leveransformat

Du behöver förmodligen mer än ett alternativ. Ett bra system låter dig välja format per kund utan att ändra ditt arbetsflöde.

Inkassering av betalningar som minskar förseningar

Att använda bankgirouppgifter eller internationellt bankkontonummer (IBAN) är standard, men system som även stödjer kortbetalningar eller omedelbara betalningar kan förkorta betalningscykler avsevärt, särskilt för mindre fakturor eller internationella kunder.

Automatisering som tar bort hektiskt arbete

Automatiseringsfunktioner kan omvandla fakturering till bakgrundsinfrastruktur istället för en återkommande uppgift. Leta efter:

• Automatisk numrering av fakturor och förfallodatum

• Återkommande fakturor för abonnemang eller arvoden

• Inbyggda påminnelser om betalning

• Spårning av fakturastatus i realtid

Beredskap i flera valutor och inom EU

Om du säljer utanför Sverige bör systemet hantera utländsk valuta samtidigt som momsen visas korrekt i SEK, vid behov.

Integrationer och dataåtkomst

Redovisningsintegrationer, enkla exporter och tillförlitlig rapportering gör att faktureringen kan kopplas till resten av din ekonomistack.

Verktyg som Stripe Invoicing fungerar bra i detta sammanhang eftersom fakturering, betalning och avstämning samexisterar i ett flöde, vilket minimerar överlämningar och gör faktureringsprocessen förutsägbar när volymen ökar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera AR: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din AR-process eller börja idag.