En 2024, les Pays-Bas ont introduit des lois régissant le secteur du recouvrement pour la première fois. La loi sur les coûts de recouvrement de créances (Wet Incassokosten, ou loi WIK) stipule combien une entreprise peut facturer en coûts de recouvrement lorsqu'une cliente ou un client paie une facture en retard. Elle établit un barème de pourcentage fixe pour les dettes des consommateurs. En tant que propriétaire d'entreprise aux Pays-Bas, vous devez comprendre quand la loi s'applique et quelles étapes suivre avant de pouvoir facturer des frais de retard.

Ci-dessous, nous aborderons la loi sur les coûts de recouvrement de créances, y compris les cas où elle s'applique, le fonctionnement du barème de frais et la manière de calculer les frais de retard à l'aide de ce barème. Nous passerons également en revue les erreurs courantes qui peuvent entraîner des litiges pour les entreprises néerlandaises concernant les factures impayées.

Points à retenir

• La loi WIK établit un barème de pourcentage par paliers pour les frais de recouvrement perçus auprès des débiteurs consommateurs.

• Les entreprises doivent envoyer aux particuliers une lettre d'avertissement de 14 jours avant de pouvoir facturer des frais de recouvrement sur une dette.

• Les dommages-intérêts ne sont pas assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Qu'est-ce que la loi sur les coûts de recouvrement de créances (WIK)?

La loi néerlandaise sur les coûts de recouvrement de créances, ou loi WIK, établit le barème basé sur des pourcentages que les entreprises doivent utiliser si elles choisissent de percevoir des frais de retard sur les factures impayées des consommateurs.

Quand la loi WIK s'applique-t-elle?

La loi WIK régit les procédures de recouvrement des frais de retard pour les particuliers et non pour les entreprises (c'est-à-dire pour les factures B2C et non B2B). La loi WIK s'applique lorsque la première échéance de paiement est dépassée sans que la clientèle ait payé sa facture. Pour se conformer à la loi WIK, les entreprises doivent envoyer une lettre d'avertissement détaillée avant d'imposer des frais de retard.

Quelles sont les règles en matière de recouvrement de créances?

Une fois qu'un paiement est en retard et que vous avez envoyé le premier avis – ce qui est exigé lors de la facturation aux particuliers –, vous devez envoyer une lettre officielle à la partie débitrice et lui accorder 14 jours civils pour la vérifier, plus deux jours supplémentaires pour l'envoi et la réception de la lettre. La lettre doit indiquer les frais de recouvrement exacts que vous facturerez si l'échéance n'est pas respectée.

Si la partie débitrice omet de payer dans un délai de 16 jours, vous pouvez percevoir des intérêts légaux en plus du montant en principal. Aux Pays-Bas, les entreprises peuvent soit facturer des intérêts légaux pour les transactions non commerciales, qui s'appliquent à la dette de consommation, soit des intérêts commerciaux légaux, un taux plus élevé pour la dette interentreprise qui est lié au taux fixé par la Banque centrale européenne (BCE).

Comment les coûts de recouvrement sont-ils calculés?

Les Pays-Bas utilisent un barème dégressif sur le capital, semblable au fonctionnement des tranches d'impôt.

Chaque tranche a son propre taux :

• Premiers 2 500 € : Les frais de recouvrement représentent 15 % du capital

• 2 500 € à 5 000 € : 10 % du capital

• 5 000 € à 10 000 € : 5 % du capital

• 10 000 € à 200 000 € : 1 % du capital

• Au-delà de 200 000 € : 0,5 % du capital, avec un plafond de frais de 6 775 €, quel que soit le montant de la dette

Il n'y a pas de frais de retard pour les dettes inférieures à 40 €.

Exemples de calcul

Voici comment se déroule en pratique le calcul des frais de retard à l'aide du barème dégressif.

Exemple A

Pour une facture de 3 000 €, les premiers 2 500 € à 15 % s'élèveraient à 375 €, et les 500 € restants à 10 % ajouteraient 50 €, pour des frais totaux de 425 €.

(2 500 € x 0,15) + (500 € x 0,10) = 425 €

Exemple B

Pour une facture de 12 000 €, vous ajouteriez les premiers 2 500 € à 15 %, les 2 500 € suivants à 10 %, les 5 000 € suivants à 5 % et les 2 000 € restants à 1 %, ce qui vous donne un total de 895 €.

(2 500 € x 0,15) + (2 500 € x 0,10) + (5 000 € x 0,05) + (2 000 € x 0,01) =

(375 €) + (250 €) + (250 €) + (20 €) = 895 €

Y a-t-il des exceptions à la loi WIK?

Certains coûts administratifs – comme le temps passé sur un premier rappel de paiement avant l'envoi de la lettre de 14 jours – ne peuvent pas être remboursés. De plus, si une affaire donne lieu à un litige, les frais de justice suivent des règles distinctes. Les dettes publiques, telles que les impôts impayés ou les amendes gouvernementales, échappent également à la portée de la loi WIK et suivent un autre ensemble de procédures de recouvrement.

Quelles sont les erreurs courantes en matière de recouvrement?

Voici quelques-unes des erreurs de recouvrement de créances que les entreprises commettent souvent :

• Facturer des frais avant l'envoi de la lettre d'avertissement de 14 jours : Il est illégal pour une entreprise de facturer des frais de retard sans avoir préalablement envoyé la lettre d'avertissement. De même, l'entreprise ne peut pas facturer de frais sans attendre le délai obligatoire de 16 jours après l'envoi de la lettre.

• Ne pas obtenir de preuve de réception de la lettre : Si la lettre n'a pas été reçue, une entreprise ne peut pas percevoir de frais de retard, quel que soit le retard de paiement. Il est donc conseillé aux entreprises d'envoyer les lettres d'avertissement par courrier recommandé et d'obtenir une preuve de livraison. En général, une preuve par courriel est également considérée comme acceptable.

• Facturer de manière excessive : Certaines entreprises pourraient appliquer un pourcentage fixe, par exemple 15 %, sur l'ensemble de la dette, au lieu d'utiliser la structure par paliers. Pour tout montant supérieur à 2 500 €, cela constituerait une surfacturation.

• Ajouter la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) aux frais de recouvrement : La TVA, ou BTW aux Pays-Bas, ne peut pas être perçue sur les coûts de recouvrement, uniquement sur les biens ou les services.

• Envoyer des rappels flous ou génériques : Un rappel qui ne respecte pas les exigences de la loi WIK (par exemple, en indiquant le montant exact qui sera facturé au débiteur) peut empêcher une entreprise de recouvrer les futurs frais de recouvrement.

Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à la loi néerlandaise sur le recouvrement?

Incluez les modalités de paiement dans vos contrats ou conditions afin que la clientèle comprenne d'emblée à quel moment des frais de retard s'appliquent. Assurez-vous d'inclure les frais de retard exacts qui seront exigibles dans votre lettre d'avertissement de 14 jours.

Il est facile de s'y perdre lorsque l'on tente de faire le suivi des dates d'échéance et des rappels de factures. Toutefois, il existe des solutions qui peuvent vous aider à garder votre entreprise bien organisée et en conformité avec les lois sur le recouvrement.

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FAQ sur la loi néerlandaise sur les coûts de recouvrement de créances