In 2024 heeft Nederland voor het eerst wetten ingevoerd die de incassobranche reguleren. De Wet incassokosten (WIK) bepaalt hoeveel een onderneming aan incassokosten in rekening mag brengen wanneer een klant een factuur te laat betaalt. Er is een vaste percentageschaal vastgesteld voor consumentenschulden. Als Nederlandse ondernemer moet je begrijpen wanneer de wet van toepassing is en welke stappen je moet volgen voordat je incassokosten in rekening mag brengen.

Hieronder bespreken we de Wet incassokosten, inclusief wanneer deze van toepassing is, hoe de kostenschaal werkt en hoe je incassokosten berekent met behulp van de schaal. We behandelen ook veelvoorkomende fouten die kunnen leiden tot geschillen voor Nederlandse ondernemingen over onbetaalde facturen.

Kernpunten

• De WIK stelt een gelaagde percentageschaal vast voor incassokosten die worden geheven bij particuliere schuldenaren.

• Ondernemingen moeten particulieren een 14-dagenbrief sturen als waarschuwing voordat ze incassokosten voor een schuld in rekening mogen brengen.

• Schadevergoedingen zijn niet onderworpen aan belasting toegevoegde waarde (btw).

Wat is de Wet incassokosten (WIK)?

De Nederlandse Wet incassokosten, of WIK, bevat de op percentages gebaseerde schaal die ondernemingen moeten gebruiken als ze ervoor kiezen incassokosten te innen voor onbetaalde facturen van consumenten.

Wanneer is de WIK van toepassing?

De WIK regelt procedures voor incassokosten voor particulieren, niet voor ondernemingen (oftewel voor B2C-facturen, niet voor B2B). De WIK is van toepassing wanneer de eerste betalingstermijn verstrijkt zonder dat de klant de factuur betaalt. Om aan de WIK te voldoen, moeten ondernemingen een gedetailleerde waarschuwingsbrief sturen voordat ze incassokosten in rekening brengen.

Wat zijn de regels voor incasso's?

Zodra een betaling te laat is en je de eerste aanmaning hebt verstuurd – wat vereist is bij het factureren van particulieren – moet je de schuldenaar een formele brief sturen en 14 kalenderdagen de tijd geven om de brief door te nemen, plus nog eens twee dagen voor het verzenden en ontvangen van de brief. De brief moet de exacte incassokosten vermelden die je in rekening brengt als de deadline niet wordt gehaald.

Als de schuldenaar niet binnen 16 dagen betaalt, kun je naast de hoofdsom wettelijke rente berekenen. In Nederland kunnen ondernemingen ofwel wettelijke rente voor niet-handelstransacties in rekening brengen, die van toepassing is op consumentenschulden, of wettelijke handelsrente, een hoger tarief voor B2B-schulden dat is gekoppeld aan het tarief dat is vastgesteld door de Europese Centrale Bank (ECB).

Hoe worden incassokosten berekend?

Nederland gebruikt een glijdende schaal voor de hoofdsom, vergelijkbaar met hoe schijven voor de inkomstenbelasting werken.

Elke schijf heeft een eigen tarief:

• Eerste € 2500: De incassokosten zijn 15% van de hoofdsom.

• € 2500 – € 5000: 10% van de hoofdsom

• € 5000 – € 10.000: 5% van de hoofdsom

• € 10.000 – € 200.000: 1% van de hoofdsom

• Boven de € 200.000: 0,5% van de hoofdsom, met een kostenlimiet van € 6775, ongeacht het schuldbedrag

Er zijn geen incassokosten voor schulden onder € 40.

Rekenvoorbeelden

Zo ziet het berekenen van incassokosten met de glijdende schaal er in de praktijk uit.

Voorbeeld A

Op een factuur van € 3000 komt de eerste € 2500 tegen 15% uit op € 375 en voegt de resterende € 500 tegen 10% nog eens € 50 toe, voor een totale vergoeding van € 425.

(€ 2500 x 0,15) + (€ 500 x 0,10) = € 425

Voorbeeld B

Op een factuur van € 12.000 voeg je de eerste € 2500 toe tegen 15%, de volgende € 2500 tegen 10%, de volgende € 5000 tegen 5% en de resterende € 2000 tegen 1%, wat een totaal van € 895 oplevert.

(€ 2500 x 0,15) + (€ 2500 x 0,10) + (€ 5000 x 0,05) + (€ 2000 x 0,01) =

(€ 375) + (€ 250) + (€ 250) + (€ 20) = € 895

Zijn er uitzonderingen op de WIK?

Specifieke administratiekosten – zoals de tijd die wordt besteed aan een eerste betalingsherinnering voordat de 14-dagenbrief wordt verstuurd – kunnen niet worden vergoed. Daarnaast gelden er aparte regels voor gerechtskosten als een zaak voor de rechter komt. Publieke schulden, zoals onbetaalde belastingen of overheidsboetes, vallen ook buiten het bereik van de WIK en volgen een andere set incassoprocedures.

Wat zijn enkele veelvoorkomende incassofouten?

Dit zijn enkele incassofouten die ondernemingen vaak maken:

• Kosten in rekening brengen voordat de 14-dagenbrief is verstuurd: Het is voor een onderneming illegaal om incassokosten in rekening te brengen zonder eerst de waarschuwingsbrief te sturen. De onderneming mag ook geen kosten in rekening brengen zonder de verplichte 16 dagen te wachten na het versturen van de brief.

• Geen ontvangstbewijs voor de brief hebben: Als de brief niet is ontvangen, kan een onderneming geen incassokosten innen, ongeacht hoe lang de betaling te laat is. Het is daarom raadzaam dat ondernemingen waarschuwingsbrieven aangetekend versturen en om een ontvangstbewijs vragen. Over het algemeen wordt bewijs van een e-mail ook als acceptabel beschouwd.

• Te veel in rekening brengen: Sommige ondernemingen passen mogelijk een vast percentage toe, zoals 15%, over de gehele schuld in plaats van de gelaagde structuur te gebruiken. Voor bedragen boven de € 2500 zou dat te veel zijn.

• Belasting toegevoegde waarde (btw) toevoegen aan de incassokosten: btw kan niet worden geheven over incassokosten, alleen over goederen of diensten.

• Onduidelijke of algemene herinneringen sturen: Een herinnering die niet voldoet aan de vereisten van de WIK (zoals het vermelden van het exacte bedrag dat de schuldenaar in rekening wordt gebracht) kan voorkomen dat een onderneming toekomstige incassokosten kan verhalen.

Hoe kunnen ondernemingen voldoen aan de Nederlandse incassowet?

Neem betalingsvoorwaarden op in je contracten of algemene voorwaarden, zodat klanten vooraf begrijpen wanneer er incassokosten in rekening worden gebracht. Zorg ervoor dat je de exacte incassokosten opneemt die verschuldigd zijn in je waarschuwingsbrief van 14 dagen.

Het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen als je vervaldatums en factuurherinneringen probeert bij te houden. Maar er zijn oplossingen die je kunnen helpen je onderneming georganiseerd te houden en te voldoen aan incassowetten.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je factureren en prijzen beheren zoals jij dat wilt: van simpele terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die je zelf onderhandelt. Begin binnen een paar minuten met het accepteren van terugkerende betalingen wereldwijd zonder dat je code hoeft te schrijven, of maak een eigen integratie met de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele prijzen aanbieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekeningen en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Inkomsten verhogen en verloop verlagen: Verbeter het vastleggen van inkomsten en verlaag onvrijwillig verloop met Smart Retries en automatiseringen voor herstelworkflows. De hersteltools van Stripe hebben gebruikers geholpen in 2025 meer dan $ 8,2 miljard aan inkomsten terug te halen.

• Je efficiëntie verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over de Nederlandse Wet incassokosten