År 2024 införde Nederländerna lagar som styr inkassobranschen för första gången. Lagen om inkassokostnader (Wet Incassokosten, eller WIK) föreskriver hur mycket ett företag kan ta ut i inkassokostnader när en kund betalar en faktura för sent. Den fastställer en fast procentskala för konsumentskulder. Som nederländsk företagsägare måste du förstå när lagen gäller och vilka steg du ska följa innan du kan ta ut en förseningsavgift.

Nedan diskuterar vi lagen om inkassokostnader, inklusive när den gäller, hur avgiftsskalan fungerar och hur man beräknar förseningsavgifter med hjälp av skalan. Vi går också igenom vanliga misstag som kan få nederländska företag att hamna i tvister om obetalda fakturor.

Viktiga lärdomar

• WIK fastställer en nivåindelad procentskala för inkassoavgifter som tas ut av konsumentgäldenärer.

• Företag måste skicka ett 14-dagarsvarningsbrev till privatpersoner innan de kan ta ut en inkassoavgift på en skuld.

• Skadestånd är inte föremål för mervärdesskatt (moms).

Vad är lagen om inkassokostnader (WIK)?

Nederländernas lag om inkassokostnader, eller WIK, fastställer den procentbaserade skala som företag måste använda om de väljer att ta ut förseningsavgifter på obetalda fakturor för konsumenter.

När gäller WIK?

WIK styr inkassoförfaranden för förseningsavgifter för privatpersoner, inte företag (dvs. för B2C-fakturor, inte B2B). WIK gäller när den första betalningsfristen löper ut utan att kunden betalar sin faktura. För att efterleva WIK måste företag skicka ut ett detaljerat varningsbrev innan de tar ut några förseningsavgifter.

Vilka är reglerna för inkasso?

När en betalning är försenad och du har skickat den första påminnelsen – vilket krävs när du fakturerar privatpersoner – måste du skicka gäldenären ett formellt brev och ge hen 14 kalenderdagar att granska det, plus ytterligare två dagar för att skicka och ta emot brevet. Brevet måste ange den exakta inkasseringsavgift du kommer att ta betalt för om hen missar tidsfristen.

Om gäldenären inte betalar inom 16 dagar kan du ta ut lagstadgad ränta utöver kapitalbeloppet. I Nederländerna kan företag antingen ta betalt för lagstadgad ränta för icke-kommersiella transaktioner, vilket gäller för konsumentskulder, eller lagstadgad kommersiell ränta, en högre ränta för B2B-skulder som är bunden till den ränta som fastställs av Europeiska centralbanken (ECB).

Hur beräknas inkassokostnader?

Nederländerna använder en glidande skala på kapitalbeloppet, i likhet med hur skiktgränser för inkomstskatt fungerar.

Varje nivå får sin egen procentsats:

• Första 2 500 EUR: Inkassoavgiften är 15 % av kapitalbeloppet.

• 2 500–5 000 EUR: 10 % av kapitalbeloppet

• 5 000–10 000 EUR: 5 % av kapitalbeloppet

• 10 000–200 000 EUR: 1 % av kapitalbeloppet

• Över 200 000 EUR: 0,5 % av kapitalbeloppet, med ett avgiftstak på 6 775 EUR, oavsett skuldens storlek

Det tillkommer ingen förseningsavgift för skulder under 40 EUR.

Beräkningsexempel

Så här ser det ut i praktiken att beräkna förseningsavgifter med hjälp av den glidande skalan.

Exempel A

För en faktura på 3 000 EUR skulle de första 2 500 EUR till 15 % bli 375 EUR, och resterande 500 EUR till 10 % skulle lägga till 50 EUR, för en total avgift på 425 EUR.

(2 500 EUR x 0,15) + (500 EUR x 0,10) = 425 EUR

Exempel B

För en faktura på 12 000 EUR lägger du till de första 2 500 EUR till 15 %, nästa 2 500 EUR till 10 %, nästa 5 000 EUR till 5 % och de återstående 2 000 EUR till 1 %, vilket ger dig totalt 895 EUR.

(2 500 EUR x 0,15) + (2 500 EUR x 0,10) + (5 000 EUR x 0,05) + (2 000 EUR x 0,01) =

(375 EUR) + (250 EUR) + (250 EUR) + (20 EUR) = 895 EUR

Finns det undantag från WIK?

Särskilda administrativa kostnader – som tiden som läggs på en första betalningspåminnelse innan 14-dagarsbrevet går ut – kan inte ersättas. Dessutom, om ett ärende går till domstol, följer rättegångskostnader separata regler. Offentliga skulder, såsom obetalda skatter eller statliga böter, ligger också utanför WIK:s räckvidd och följer en annan uppsättning inkassoförfaranden.

Vilka är några vanliga misstag vid inkasso?

Här är några av de misstag vid inkasso som företag ofta gör:

• Ta ut avgifter innan du skickar 14-dagarsvarningsbrevet: Det är olagligt för ett företag att ta ut en förseningsavgift utan att först skicka varningsbrevet. På samma sätt kan företaget inte ta ut en avgift utan att vänta de obligatoriska 16 dagarna efter att ha skickat brevet.

• Att inte få mottagningsbevis för brevet: Om brevet inte mottogs kan ett företag inte ta ut en förseningsavgift, oavsett hur försenad betalningen är. Det rekommenderas därför att företag skickar varningsbrev via rekommenderat brev och får leveransbevis. I allmänhet anses även bevis på e-post vara acceptabelt.

• Ta ut för mycket: Vissa företag kan tillämpa en fast procentsats, till exempel 15 %, på hela skulden, i stället för att använda den nivåindelade strukturen. På allt över 2 500 EUR skulle det vara att ta ut för mycket.

• Lägga till mervärdesskatt (moms) på inkassoavgiften: Moms, eller BTW i Nederländerna, kan inte tas ut på inkassokostnader, endast på varor eller tjänster.

• Skicka otydliga eller allmänna påminnelser: En påminnelse som inte följer WIK:s krav (t.ex. att ange det exakta beloppet som gäldenären kommer att debiteras) kan hindra ett företag från att driva in framtida inkassoavgifter.

Hur kan företag efterleva den nederländska inkassolagen?

Inkludera betalningsvillkor i dina avtal eller allmänna villkor så att kunderna förstår i förväg när förseningsavgifter tillkommer. Se till att inkludera den exakta förseningsavgiften som ska betalas i ditt 14-dagarsvarningsbrev.

Det är lätt att bli överväldigad när man försöker hålla reda på förfallodatum och fakturapåminnelser. Men det finns lösningar som kan hjälpa dig att hålla ditt företag organiserat och efterleva inkassolagar.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – kodfritt – eller skapa en anpassad integration med applikationens programmeringsgränssnitt (API).

Stripe Billing kan hjälpa dig att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara på användarefterfrågan snabbare med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.

• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunderna deras egna föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 125 lokala betalningsmetoder och över 130 valutor.

• Öka intäkter och minska kundbortfall: Förbättra intäktsdebitering och minska ofrivilligt kundbortfall med Smart Retries och automatiseringar av arbetsflöden för återvinning. Stripes återvinningsverktyg hjälpte användare att återvinna över 8,2 miljarder USD i intäkter under 2025.

• Öka effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.

Vanliga frågor om den nederländska lagen om inkassokostnader