Im Jahr 2024 haben die Niederlande erstmals Gesetze eingeführt, die die Inkassobranche regeln. Das Gesetz über Inkassokosten (Wet Incassokosten oder WIK) legt fest, wie viel ein Unternehmen an Inkassokosten erheben darf, wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Rechnung zu spät bezahlt. Es legt eine feste prozentuale Skala für Verbraucherschulden fest. Als Inhaberin oder Inhaber eines niederländischen Unternehmens müssen Sie verstehen, wann das Gesetz Anwendung findet und welche Schritte Sie befolgen müssen, bevor Sie eine Mahngebühr erheben können.

Im Folgenden besprechen wir das Gesetz über Inkassokosten, einschließlich der Frage, wann es Anwendung findet, wie die Gebührenskala funktioniert und wie man Mahngebühren mithilfe der Skala berechnet. Wir gehen auch auf häufige Fehler ein, die niederländische Unternehmen in Streitigkeiten über unbezahlte Rechnungen verwickeln können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das WIK legt eine gestaffelte prozentuale Skala für Inkassogebühren fest, die bei privaten Schuldnerinnen und Schuldnern erhoben werden.

• Unternehmen müssen Privatpersonen ein 14-Tage-Schreiben als Mahnung senden, bevor sie eine Inkassogebühr für eine Schuld erheben können.

• Schadensersatz unterliegt nicht der Umsatzsteuer (USt.).

Was ist das Gesetz über Inkassokosten (WIK)?

Das niederländische Gesetz über Inkassokosten oder WIK legt die prozentuale Staffel fest, die Unternehmen anwenden müssen, wenn sie Mahngebühren für unbezahlte Rechnungen von Verbraucherinnen und Verbrauchern einziehen möchten.

Wann findet WIK Anwendung?

WIK regelt die Verfahren zum Einzug von Mahngebühren für Privatpersonen, nicht für Unternehmen (d. h. für B2C-Rechnungen, nicht für B2B). WIK findet Anwendung, wenn die erste Zahlungsfrist verstreicht, ohne dass die Kundin oder der Kunde die Rechnung bezahlt. Um WIK einzuhalten, müssen Unternehmen ein detailliertes Mahnschreiben versenden, bevor sie Mahngebühren erheben.

Welche Regeln gelten für den Forderungseinzug?

Sobald eine Zahlung überfällig ist und Sie die erste Mahnung gesendet haben, was bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen erforderlich ist, müssen Sie der zahlungspflichtigen Person ein formelles Schreiben senden und ihr 14 Kalendertage Zeit geben, dieses zu prüfen, zuzüglich weiterer zwei Tage für den Versand und Empfang des Schreibens. In dem Schreiben muss die genaue Einzugsgebühr angegeben werden, die Sie in Rechnung stellen, wenn die Frist versäumt wird.

Wenn die zahlungspflichtige Person nicht innerhalb von 16 Tagen zahlt, können Sie zusätzlich zur Hauptsumme gesetzliche Zinsen erheben. In den Niederlanden können Unternehmen entweder gesetzliche Zinsen für nichtkommerzielle Transaktionen berechnen, die für Verbraucherschulden gelten, oder gesetzliche Handelszinsen, einen höheren Satz für B2B-Schulden, der an den von der Europäischen Zentralbank (EZB) festgelegten Satz gebunden ist.

Wie werden Inkassokosten berechnet?

Die Niederlande verwenden eine gleitende Skala für die Hauptforderung, ähnlich wie die Stufen der Einkommensteuer funktionieren.

Jede Stufe hat ihren eigenen Satz:

• Erste 2.500 €: Die Inkassogebühr beträgt 15 % der Hauptforderung

• 2.500 €–5.000 €: 10 % der Hauptforderung

• 5.000 €–10.000 €: 5 % der Hauptforderung

• 10.000 €–200.000 €: 1 % der Hauptforderung

• Über 200.000 €: 0,5 % der Hauptforderung, mit einer Gebührenobergrenze von 6.775 €, unabhängig von der Schuldenhöhe

Für Schulden unter 40 € fällt keine Mahngebühr an.

Berechnungsbeispiele

Hier sehen Sie, wie die Berechnung von Mahngebühren mit der gleitenden Skala in der Praxis aussieht.

Beispiel A

Bei einer Rechnung über 3.000 € würden die ersten 2.500 € mit 15 % einen Betrag von 375 € ergeben, und die restlichen 500 € mit 10 % würden 50 € hinzufügen, was eine Gesamtgebühr von 425 € ergibt.

(2.500 € x 0,15) + (500 € x 0,10) = 425 €

Beispiel B

Bei einer Rechnung über 12.000 € würden Sie die ersten 2.500 € zu 15 %, die nächsten 2.500 € zu 10 %, die nächsten 5.000 € zu 5 % und die verbleibenden 2.000 € zu 1 % addieren, was einen Gesamtbetrag von 895 € ergibt.

(2.500 € x 0,15) + (2.500 € x 0,10) + (5.000 € x 0,05) + (2.000 € x 0,01) =

(375 €) + (250 €) + (250 €) + (20 €) = 895 €

Gibt es Ausnahmen vom WIK?

Bestimmte Verwaltungskosten – wie die Zeit, die für eine erste Zahlungserinnerung aufgewendet wurde, bevor das 14-Tage-Schreiben versendet wird – können nicht erstattet werden. Wenn ein Fall vor Gericht geht, unterliegen die Gerichtskosten zudem separaten Regeln. Öffentliche Schulden, wie unbezahlte Steuern oder staatliche Bußgelder, fallen ebenfalls nicht unter das WIK und folgen einem anderen Inkassoverfahren.

Was sind einige häufige Fehler beim Inkasso?

Im Folgenden finden Sie einige der Fehler, die Unternehmen beim Inkasso häufig machen:

• Gebühren erheben, bevor das 14-Tage-Schreiben versendet wird: Es ist für ein Unternehmen rechtswidrig, eine Mahngebühr zu erheben, ohne zuvor das Mahnschreiben versendet zu haben. Ebenso kann das Unternehmen keine Gebühr erheben, ohne die vorgeschriebenen 16 Tage nach dem Versand des Schreibens abzuwarten.

• Keinen Empfangsnachweis für das Schreiben einholen: Wenn das Schreiben nicht empfangen wurde, kann ein Unternehmen keine Mahngebühr einziehen, unabhängig davon, wie lange die Zahlung überfällig ist. Es ist daher ratsam, dass Unternehmen Mahnschreiben per Einschreiben versenden und einen Zustellnachweis einholen. Im Allgemeinen gilt auch ein E-Mail-Nachweis als akzeptabel.

• Zu hohe Gebühren berechnen: Einige Unternehmen wenden möglicherweise einen pauschalen Prozentsatz, wie 15 %, auf die gesamte Forderung an, anstatt die gestaffelte Struktur zu nutzen. Bei Beträgen über 2.500 € wäre dies eine zu hohe Gebühr.

• Umsatzsteuer zur Inkassogebühr hinzufügen: Umsatzsteuer oder BTW in den Niederlanden darf nicht auf Inkassokosten erhoben werden, sondern nur auf Waren oder Dienstleistungen.

• Unklare oder allgemeine Mahnungen versenden: Eine Mahnung, die die Anforderungen des WIK nicht erfüllt (z. B. Angabe des genauen Betrags, der der Schuldnerin oder dem Schuldner in Rechnung gestellt wird), kann verhindern, dass ein Unternehmen zukünftige Inkassogebühren einziehen kann.

Wie können Unternehmen das niederländische Inkassogesetz einhalten?

Nehmen Sie Zahlungsbedingungen in Ihre Verträge oder Konditionen auf, damit Kundinnen und Kunden im Voraus verstehen, wann Mahngebühren anfallen. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem 14-Tage-Schreiben die genaue Mahngebühr angeben, die fällig wird.

Es ist leicht, den Überblick zu verlieren, wenn man versucht, Fälligkeitsdaten und Rechnungserinnerungen im Auge zu behalten. Aber es gibt Lösungen, die Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen zu organisieren und die Inkassogesetze einzuhalten.

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FAQs zum niederländischen Gesetz über Inkassokosten