En 2024, les Pays-Bas ont introduit pour la première fois des lois régissant le secteur du recouvrement. La loi sur les frais de recouvrement de créances (Wet Incassokosten, ou WIK) précise le montant qu'une entreprise peut facturer en frais de recouvrement lorsqu'un client paie une facture en retard. Elle fixe un barème de pourcentages fixes pour les dettes des consommateurs. En tant que propriétaire d'une entreprise néerlandaise, vous devez comprendre quand la loi s'applique et quelles étapes suivre avant de pouvoir facturer des frais de retard.

Nous aborderons ci-dessous la loi sur les frais de recouvrement de créances, notamment quand elle s'applique, comment fonctionne le barème tarifaire et comment calculer les frais de retard à l'aide de ce barème. Nous passerons également en revue les erreurs courantes susceptibles d'entraîner des litiges relatifs aux factures impayées pour les entreprises néerlandaises.

L’essentiel à retenir

• la WIK fixe un barème de pourcentages dégressif pour les frais de recouvrement perçus auprès des débiteurs consommateurs ;

• les entreprises doivent envoyer aux particuliers une lettre d'avertissement de 14 jours avant de pouvoir facturer des frais de recouvrement sur une dette ;

• les dommages-intérêts ne sont pas soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Qu'est-ce que la loi sur les frais de recouvrement de créances (WIK) ?

La loi néerlandaise sur les frais de recouvrement de créances (WIK) établit le barème de pourcentages que les entreprises doivent utiliser si elles choisissent de percevoir des frais de retard sur les factures impayées des consommateurs.

Quand la WIK s'applique-t-elle ?

La WIK régit les procédures de recouvrement des frais de retard pour les particuliers, pas pour les entreprises (c'est-à-dire pour les factures B2C, pas B2B). La WIK s'applique lorsque le premier délai de paiement est dépassé et que le client n'a pas payé sa facture. Pour se conformer à la WIK, les entreprises doivent envoyer une lettre d'avertissement détaillée avant de prélever des frais de retard.

Quelles sont les règles applicables au recouvrement de créances ?

Lorsqu'un paiement est en retard et que vous avez envoyé la première relance (une étape obligatoire lors de la facturation aux particuliers), vous devez envoyer au débiteur une mise en demeure et lui accorder 14 jours calendaires pour l'examiner, plus deux jours supplémentaires pour l'envoi et la réception de la lettre. La lettre doit indiquer les frais de recouvrement exacts que vous appliquerez en cas de non-respect du délai.

Si le débiteur ne paie pas dans les 16 jours, vous pouvez percevoir des intérêts légaux en plus du montant principal. Aux Pays-Bas, les entreprises peuvent appliquer soit des intérêts légaux pour les transactions non commerciales, qui s'appliquent aux dettes des consommateurs, soit des intérêts légaux commerciaux, un taux plus élevé pour les dettes B2B qui est lié au taux fixé par la Banque centrale européenne (BCE).

Comment les frais de recouvrement sont-ils calculés ?

Les Pays-Bas appliquent un barème dégressif sur le principal, semblable au fonctionnement des tranches d'impôt sur le revenu.

Chaque tranche a son propre taux :

• premiers 2 500 € : les frais de recouvrement s'élèvent à 15 % du principal ;

• de 2 500 € à 5 000 € : 10 % du principal ;

• de 5 000 € à 10 000 € : 5 % du principal ;

• de 10 000 € à 200 000 € : 1 % du principal ;

• au-delà de 200 000 € : 0,5 % du principal, avec un plafond de 6 775 € pour les frais, quel que soit le montant de la dette.

Aucun frais de retard ne s'applique aux dettes inférieures à 40 €.

Exemples de calculs

Voici comment calculer les frais de retard dans la pratique à l'aide du barème dégressif.

Exemple A

Sur une facture de 3 000 €, les premiers 2 500 € à 15 % représenteraient 375 € et les 500 € restants à 10 % ajouteraient 50 €, pour des frais totaux de 425 €.

(2 500 € x 0,15) + (500 € x 0,10) = 425 €

Exemple B

Sur une facture de 12 000 €, vous ajouteriez les premiers 2 500 € à 15 %, les 2 500 € suivants à 10 %, les 5 000 € suivants à 5 % et les 2 000 € restants à 1 %, pour un total de 895 €.

(2 500 € x 0,15) + (2 500 € x 0,10) + (5 000 € x 0,05) + (2 000 € x 0,01) =

(375 €) + (250 €) + (250 €) + (20 €) = 895 €

Existe-t-il des exceptions à la WIK ?

Les coûts administratifs spécifiques (comme le temps consacré à un rappel de premier paiement avant l'envoi de la lettre de 14 jours) ne peuvent pas être remboursés. De plus, en cas de litige, les frais de justice suivent des règles distinctes. Les dettes publiques, telles que les impôts impayés ou les amendes gouvernementales, échappent également à la WIK et relèvent d'un autre ensemble de procédures de recouvrement.

Quelles sont les erreurs de recouvrement courantes ?

Voici quelques erreurs courantes commises par les entreprises en matière de recouvrement de créances :

• facturer des frais avant l'envoi de la lettre d'avertissement de 14 jours : il est illégal pour une entreprise de facturer des frais de retard sans envoyer au préalable la lettre d'avertissement. De même, l'entreprise ne peut pas facturer de frais sans attendre le délai obligatoire de 16 jours suivant l'envoi de la lettre ;

• ne pas obtenir de preuve de réception de la lettre : si la lettre n'a pas été reçue, une entreprise ne peut pas percevoir de frais de retard, quel que soit le retard de paiement. Il est donc conseillé aux entreprises d'envoyer les lettres d'avertissement par courrier recommandé avec accusé de réception. En général, une preuve d'envoi par e-mail est également considérée comme acceptable ;

• facturer de manière excessive : certaines entreprises appliquent un pourcentage fixe, par exemple 15 %, sur l'ensemble de la dette, au lieu d'utiliser la structure par paliers. Sur tout montant supérieur à 2 500 €, cela constitue une surfacturation ;

• ajouter la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) aux frais de recouvrement : la TVA, ou BTW aux Pays-Bas, ne peut pas être perçue sur les frais de recouvrement, uniquement sur les biens ou les services ;

• envoyer des rappels peu clairs ou génériques : un rappel qui ne respecte pas les exigences de la WIK (par exemple, en n'indiquant pas le montant exact qui sera facturé au débiteur) peut empêcher une entreprise de recouvrer les frais de recouvrement futurs.

Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à la loi néerlandaise sur le recouvrement ?

Incluez des conditions de paiement dans vos contrats ou conditions générales afin que les clients sachent à l'avance quand des frais de retard s'appliquent. Veillez à indiquer le montant exact des frais de retard exigibles dans votre lettre d'avertissement de 14 jours.

Il est facile de se laisser déborder lorsqu'on tente de suivre les dates d'échéance et les rappels de factures. Il existe toutefois des solutions qui peuvent vous aider à structurer votre entreprise et à respecter les lois relatives au recouvrement.

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FAQ sur la loi néerlandaise sur les frais de recouvrement de créances