En una encuesta realizada a clientes en 2024, alrededor del 50 % de las mujeres y más del 40 % de los hombres en Alemania indicaron que habían regalado anteriormente un vale a alguien. Aproximadamente uno de cada cinco encuestados también había regalado anteriormente un vale para comidas fuera de casa, productos de bienestar, tratamientos de belleza, eventos, entradas para el teatro o libros. Esto demuestra lo populares que son los vales en Alemania.

Aunque las empresas pueden beneficiarse de esta popularidad, deben estar muy atentas a los impuestos. Muchas empresas que emiten o canjean vales tienen dificultades para determinar cuándo deben pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA).

En este artículo, explicamos qué es un vale, incluidas las diferencias entre los vales de un solo uso y los vales multiuso, y lo que dice la ley sobre el IVA. También explicamos cómo contabilizar correctamente los vales en tus cuentas, procesar reembolsos, gestionar vales caducados y realizar ajustes fiscales, además de describir algunos retos contables.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es un vale?
  
• ¿Cuáles son las diferencias entre los vales de uso único y los vales multiuso?
  
• ¿Cuándo se debe pagar el IVA de los vales?
  
• ¿Cómo se gestionan los vales en contabilidad?
  
• Retos prácticos de los vales
  
• Principales preocupaciones relacionadas con los reembolsos, los vales caducados y los ajustes fiscales.
  

¿Qué es un vale?

Según la Ley alemana del IVA (UStG), un vale es un instrumento utilizado para pagar bienes, servicios u otros suministros. Las empresas pueden emitir vales y aceptarlos como pago total o parcial. Eso significa que un vale sustituye al pago en efectivo, ya sea parcial o totalmente.

La empresa debe dejar claro cómo se puede utilizar el vale, sus condiciones de uso y en qué establecimientos se acepta. Las empresas pueden proporcionar esta información en el propio vale o en la documentación que lo acompaña. Los instrumentos que ofrecen descuentos no se consideran vales, según la UStG. Por ejemplo, esto incluye las tarjetas de descuento, fidelización y recompensa.

Ventajas de los vales para las empresas<<

Los vales ofrecen varias ventajas para las empresas. Pueden reforzar la fidelidad de los clientes y fomentar las compras repetidas, ya que los clientes solo pueden canjearlos con la empresa emisora. Las empresas también se benefician de los pagos anticipados, ya que los clientes suelen pagar los vales antes de la entrega efectiva de los bienes o servicios. Además, los vales no canjeados representan ingresos adicionales para las empresas.

Los vales también son herramientas de marketing muy eficaces. Las empresas pueden utilizarlos para atraer nuevos clientes y aumentar la facturación, o como parte de campañas de ventas y marketing. Dada su flexibilidad, las empresas pueden emitirlos para productos, servicios o áreas de servicio concretos. Esto permite a la empresa controlar cómo utilizan los clientes los vales. Si el vale no se limita a una entrega o servicio específico, las empresas ofrecen a los destinatarios más opciones a la hora de canjearlo.

Los vales suelen ser muy populares entre los clientes y se suelen regalar con frecuencia. Las empresas pueden aprovechar este hecho para aumentar aún más su alcance y dar a conocer su marca.

¿Cuáles son las diferencias entre los vales de uso único y los vales multiuso?

Las empresas que deseen ofrecer vales a sus clientes en Alemania pueden elegir entre dos tipos: vales de un solo uso (Einzweckgutscheinen) y vales multiuso (Mehrzweckgutscheinen). Ambos tipos cumplen los requisitos básicos de un vale. La principal diferencia radica en cómo se gastan.

Vale de uso único

Con un vale de uso único, la empresa deja claro en el momento de su emisión qué bienes o servicios específicos cubre el vale. La empresa define claramente qué bienes o servicios recibirán los clientes con el vale. Un vale de uso único suele referirse a un producto, servicio o categoría de servicios específicos. Esto significa que, desde el principio, los clientes saben con total transparencia por qué pueden canjear el vale.

Algunos ejemplos de vales de uso único son los siguientes:

• Una peluquería emite un vale para un tratamiento o corte de pelo específico.
  
• Un restaurante emite un vale para un brunch buffet para dos personas.
  

Vale multiuso

Un vale multiuso ofrece mayor flexibilidad que su homólogo de uso único. Las empresas no estipulan en qué se puede gastar este tipo de vale al emitirlo. En cambio, los clientes pueden utilizar estos vales para diferentes productos o servicios que ofrece la empresa. Por lo tanto, este vale sirve como medio de pago general dentro de la gama de productos y servicios de la empresa, sin estar vinculado a un producto o servicio específico.

Algunos ejemplos de vales multiuso son los siguientes:

• Una tienda departamental emite un vale por un importe fijo que los clientes pueden canjear por cualquier producto o servicio que ofrezca la empresa.
  
• Una librería emite un vale que los clientes pueden canjear por cualquier libro, calendario o artículo de papelería.
  

¿Cuándo se debe pagar el IVA de los vales?

El tipo de vale es clave para determinar cuándo se debe pagar el IVA.

IVA sobre los vales de uso único

Los vales de uso único se emiten para un producto o servicio específico. Esto significa que las empresas saben desde el principio qué producto o servicio prestarán y qué tipo impositivo se aplicará. Por lo tanto, están obligadas a pagar el IVA cuando emiten el vale. Este impuesto se debe pagar independientemente del momento en que el cliente canjee el vale y no se vuelve a gravar cuando se canjea.

Si los datos del IVA no se han concretado en el momento de emitir el vale (es decir, aún no se conoce el lugar de ejecución o el tipo de IVA), este vale se considera un vale multiuso, también conocido en ocasiones como vale de «uso mixto».

IVA sobre los vales multiuso

Los vales multiuso no se emiten para un bien o servicio específico. Esto significa que la empresa que emite el vale no puede definir el tipo impositivo por adelantado. Por lo tanto, el IVA se devenga cuando se canjea el vale. En ese momento, la empresa sabe qué bien o servicio se ha prestado y qué tipo impositivo se aplica. En la práctica, estos vales suelen emitirse con un recibo que no incluye el IVA.

El importe del IVA se calcula en función del valor del producto o servicio. En el caso de un vale con un valor nominal de 100 €, el IVA se aplica sobre el importe total de 100 €. Esto también se aplica si el vale se vende a un precio reducido. Por ejemplo, un vale por valor de 100 € puede venderse por 80 € a través de una plataforma en línea.

¿Cómo se gestionan los vales en contabilidad?

Los vales pueden suponer un reto contable para las empresas alemanas. Generan ingresos tan pronto como se emiten, pero el producto o servicio que genera estos ingresos se entrega más tarde. Por lo tanto, las empresas deben establecer una distinción clara entre cuándo debe registrarse el vale como ingreso y cómo se gravará. Una contabilidad precisa es importante para indicar correctamente el IVA y mantener una visión general precisa de las finanzas.

Contabilización de vales de un solo uso

Las empresas ya saben qué bienes o servicios se prestarán en un momento posterior cuando emiten vales de uso único. Inicialmente, deben registrar la venta del vale como un pasivo. El IVA se devenga inmediatamente y se contabiliza en consecuencia. Los ingresos correspondientes no se contabilizan en la cuenta de ingresos habitual hasta que se canjea el vale, mientras que el impuesto se contabilizó cuando se emitió el vale.

Veamos un ejemplo: una peluquería vende un vale para un corte de pelo por 50 €. En sus registros contables, la empresa registra inicialmente el importe como una deuda con el cliente. La empresa paga el impuesto sobre las ventas inmediatamente. Cuando el cliente canjea el vale por el corte de pelo, la empresa transfiere el importe a la cuenta de ingresos habitual.

Contabilización de vales multiuso

Con los vales multiuso, las empresas registran inicialmente la venta como un asiento de débito o una obligación por vales, ya que no saben qué bienes o servicios específicos prestarán ni qué tipo impositivo se aplicará. El IVA solo se devenga una vez que se canjea el vale. Este enfoque garantiza que la contabilidad sea correcta y refleje el impuesto realmente adeudado.

Veamos un ejemplo: una tienda por departamentos vende un vale por valor de 100 € que se puede canjear por diversos productos. Las cuentas registran este importe como un pasivo por vales mientras el vale no se canjee. La empresa solo calcula el IVA y contabiliza los ingresos en su cuenta de ingresos habitual cuando el cliente canjea el vale.

Retos prácticos de los vales

Aunque ofrecer vales a los clientes tiene sus ventajas, las empresas alemanas también tienen que hacer frente a una serie de retos relacionados con los impuestos y la contabilidad. En algunos casos, gestionar correctamente el IVA puede resultar especialmente complejo.

Combinación de diferentes tipos impositivos

Un aspecto que debe tratarse con cuidado es el de los clientes que utilizan vales para bienes y servicios sujetos a diferentes tipos de IVA. Por ejemplo, un cliente utiliza un vale de un salón de masajes para adquirir un masaje y productos de bienestar. Los productos de bienestar están sujetos al tipo normal del 19%, mientras que el masaje tiene un tipo reducido del 7%.

En este caso, las empresas deben dividir el valor del vale en consecuencia, calculando el IVA correspondiente a cada uno y según los tipos respectivos. El único caso en el que el impuesto puede calcularse según el tipo impositivo de la compra principal es cuando una de las compras se considera accesoria. Esto significa que es subordinada a la compra principal (por ejemplo, gastos de transporte menores o servicios complementarios).

Uso de vales multimarca

Si un vale se puede canjear en varios comercios, el IVA se recauda a lo largo de la cadena de servicios. Por ejemplo, un organizador de eventos vende un paquete de experiencias que incluye dos entradas para un concierto y una cena en un restaurante.

Para la cena, el organizador del evento adquiere primero un vale del restaurante. El restaurante grava el valor de este vale en el momento de su venta. Posteriormente, el organizador del evento grava el valor total del paquete al venderlo al cliente y deduce el IVA soportado del cupón. Si el organizador del evento actúa únicamente como intermediario a comisión y emite el vale a nombre de la empresa, ambas empresas estarán sujetas al IVA al vender el cupón. Las empresas deben coordinarse para evitar errores.

Gestión de vales no canjeados

No todos los vales se canjean. Es posible que el destinatario lo haya olvidado o que no desee canjearlo. Las implicaciones fiscales de esto varían en función del tipo de vale.

Los vales de uso único están sujetos al IVA en el momento de la venta. El pago del impuesto no se puede revertir ni reembolsar, incluso si el vale no se canjea posteriormente.

Dado que los vales multiuso no están sujetos al IVA hasta que se canjean, no se aplica ningún impuesto si el vale no se utiliza. Para las empresas, esto significa que los vales multiuso no canjeados no generan gastos fiscales. Sin embargo, permanecen en las cuentas como pasivos hasta que se amortizan.

Uso de soluciones digitales

Los vales pueden ser difíciles de gestionar para muchas empresas, ya que implican muchos procesos diferentes, desde el registro de las ventas y el cálculo del IVA hasta el canje por parte de los clientes. Las soluciones digitales pueden ayudar a que estos procesos sean más estructurados y eficientes.

Stripe Billing ayuda a las empresas a gestionar los vales de diversas formas, tanto si los vendes online como si los ofreces en la tienda. Con Billing, puedes crear de forma rápida y sencilla facturas que cumplan con la normativa legal, tanto para los vales como para los bienes y servicios a los que se aplican. Además, puedes utilizar Billing para gestionar las ventas y los canjes de vales. Esto te ofrece una visión general de los vales pendientes, los importes ya canjeados y las ventas resultantes. De este modo, se simplifica la contabilidad y se facilita el cumplimiento de la normativa fiscal.

Principales preocupaciones relacionadas con los reembolsos, los vales caducados y los ajustes fiscales

Las empresas en Alemania deben estar preparadas para gestionar los vales una vez que los hayan emitido. A continuación, se indican algunos aspectos importantes que deben tenerse en cuenta en relación con los reembolsos, los vales caducados y los ajustes del IVA.

Reembolsos

Hay muchas razones por las que un cliente puede devolver un vale o solicitar el reembolso del saldo adquirido. Esto puede ocurrir si la empresa ya no puede canjear el vale. Es posible que un cliente quiera devolver un vale dentro del plazo de devolución.

Si el vale es de un solo uso —por el que se pagó el IVA cuando se vendió—, se debe corregir la declaración de impuestos correspondiente. Las empresas deben corregir el IVA y reembolsar la parte correspondiente del impuesto que ya se ha pagado. En el caso de los vales multiuso, no es necesario corregir las declaraciones de impuestos, ya que no requieren el pago del IVA hasta que se canjean.

Vales caducados

Las empresas deben definir normas claras sobre la validez de los vales. Los vales multiuso se ven especialmente afectados si caducan sin haber sido canjeados. Esto se debe a que el IVA solo se paga en el momento del canje, por lo que el valor permanece sin gravar. El departamento de contabilidad puede dar de baja el pasivo tras la caducidad. En el caso de los vales de un solo uso, no hay cambios en el impuesto ya pagado. Un vale caducado no da lugar a la devolución del impuesto sobre las ventas.

Ajustes del IVA

Los tipos impositivos legales para productos y servicios pueden cambiar en el periodo comprendido entre la venta y el canje de los vales. En tales casos, las empresas deben comprobar si es necesario realizar un ajuste del IVA. En principio, se aplica el tipo impositivo vigente en el momento de la prestación del servicio. Con una planificación previa y las herramientas digitales adecuadas, las empresas pueden gestionar estos casos especiales.