En una encuesta realizada a clientes en 2024, alrededor del 50 % de las mujeres y más del 40 % de los hombres en Alemania indicaron que habían dado previamente un vale como regalo. Alrededor de una de cada cinco personas encuestadas también había dado un vale a alguien con anterioridad por comidas fuera, productos de bienestar, tratamientos de belleza, eventos, entradas de teatro o libros, lo que demuestra cuán populares son los vales en Alemania.

Si bien las empresas pueden beneficiarse de esta popularidad, deben estar más atentas a los impuestos. A muchas empresas que emiten o canjean vales les resulta difícil determinar cuándo debe pagarse el impuesto al valor agregado (IVA).

En este artículo, te explicamos qué es un vale, incluidas las diferencias entre vales de un solo uso y multiuso, y lo que dice la ley sobre el IVA. También te explicamos cómo contabilizar correctamente los vales en tus cuentas, procesar reembolsos, gestionar vales vencidos y realizar ajustes fiscales, así como algunos desafíos contables.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un vale?
  
• ¿Cuáles son las diferencias entre los vales de un solo uso y los vales multiuso?
  
• ¿Cuándo vence el IVA de los vales?
  
• ¿Cómo se gestionan los vales en la contabilidad?
  
• Desafíos prácticos de los vales
  
• Problemas clave con reembolsos, vales vencidos y ajustes fiscales
  

¿Qué es un vale?

Según la Ley del IVA de Alemania (UStG), un vale es un instrumento que se usa para pagar bienes, servicios u otras entregas, y las empresas pueden emitir vales y aceptarlos como pago total o parcial, lo que significa que el vale sustituye al pago en efectivo, ya sea de forma parcial o total.

La empresa debe dejar claro cómo se puede usar el vale, sus condiciones de uso y qué ubicaciones lo aceptan. Las empresas pueden proporcionar esta información en el propio vale o en la documentación que lo acompaña. Los instrumentos que proporcionan descuentos no califican como vales, según la UStG. Esto incluye, por ejemplo, tarjetas de descuento, fidelidad y recompensas.

Beneficios de los vales para las empresas

Los vales ofrecen varias ventajas para las empresas. Pueden reforzar la fidelidad de los clientes y fomentar la repetición de compras, ya que los clientes solo pueden canjearlos en la empresa emisora. Las empresas también se benefician de los pagos adelantados, ya que los clientes suelen pagar los vales antes de la entrega real de los bienes o servicios. Además, los vales no canjeados representan ingresos adicionales para las empresas.

Los vales también son herramientas de marketing muy eficaces. Las empresas pueden emplearlos para atraer nuevos clientes y aumentar la facturación o como parte de campañas de ventas y marketing. Debido a que los vales son flexibles, las empresas pueden emitirlos para productos, servicios o áreas de servicio particulares. Esto permite a las empresas controlar cómo los clientes usan los vales. Si el vale no se limita a una entrega o servicio específico, las empresas brindan a los destinatarios mayores opciones a la hora de canjearlos.

Los vales suelen ser populares entre los clientes y se entregan regularmente como regalo. Las empresas pueden utilizarlos para aumentar aún más su alcance y aumentar el conocimiento de la marca.

¿Cuáles son las diferencias entre los vales de un solo uso y los vales multiuso?

Las empresas que buscan ofrecer vales a los clientes en Alemania pueden elegir entre uno de estos dos tipos: vales de un solo uso (Einzweckgutscheinen) y vales multiuso (Mehrzweckgutscheinen). Ambos tipos cumplen con los requisitos básicos de un vale. La principal diferencia es cómo se gastan.

Vale de un solo uso

Con el vale de un solo uso, la empresa deja claro en el momento de la emisión qué bienes o servicios específicos cubre el vale. La empresa define con claridad qué bienes o servicios recibirán los clientes con el vale. Un vale de un solo uso a menudo se refiere a un producto, un servicio o una categoría específica de servicio. Esto significa que es transparente para los clientes desde el principio por qué pueden canjear el vale.

Algunos ejemplos de vales de un solo uso son los siguientes:

• Una peluquería emite un vale para un tratamiento o corte de cabello específico.
  
• Un restaurante emite un vale para un buffet de brunch para dos.
  

Vale multiuso

Un vale multiuso ofrece mayor flexibilidad que su homólogo de un solo uso. Las empresas no estipulan en qué se puede gastar este tipo de vales en el momento de su emisión. En cambio, los clientes pueden utilizar estos vales para diferentes productos o servicios que ofrece la empresa. Así, este vale sirve como medio general de pago dentro de la gama de productos y servicios de la empresa, sin estar atado a un producto o servicio específico.

Algunos ejemplos de vales multiuso son los siguientes:

• Una tienda de departamentos emite un vale por un importe fijo que los clientes pueden canjear por cualquier producto o servicio que ofrezca la empresa.
  
• Una librería emite un vale que los clientes pueden canjear por cualquier libro, calendario o artículo de papelería.
  

¿Cuándo vence el IVA de los vales?

El tipo de vale es clave para determinar cuándo debe pagarse el IVA.

IVA en vales de un solo uso

Los vales de un solo uso se emiten para un producto o servicio específico, lo que significa que las empresas saben desde el principio qué producto o servicio prestarán y qué tasa impositiva se aplicará, por lo que están obligadas a remitir el IVA cuando emiten el vale, que se debe gravar independientemente de cuándo lo canjee el cliente y no se vuelve a cobrar cuando se canjea el vale.

Si los datos del IVA no se han finalizado cuando se emite el vale (es decir, aún no se conoce el lugar de cumplimiento o el tipo de IVA), el vale se considera un vale polivalente, a veces también conocido como vale de «uso mixto».

IVA en vales multiuso

Los vales multiuso no se emiten para un bien o servicio específico. Esto significa que la empresa que emite el vale no puede definir la tasa impositiva con anticipación. Por lo tanto, el IVA vence cuando se canjea el vale. En ese momento, la empresa sabe qué bien o servicio se ha prestado y qué tasa impositiva se aplica. En la práctica, estos vales suelen emitirse con un recibo que no incluye el IVA.

El importe del IVA se calcula en función del valor del producto o servicio. Para un vale con un valor nominal de €100, se paga el IVA sobre el importe total de €100. Esto también se aplica si el vale se vende a un precio con descuento. Por ejemplo, un vale por un valor de €100 podría venderse por €80 a través de una plataforma en línea.

¿Cómo se gestionan los vales en la contabilidad?

Los vales pueden presentar un desafío contable para las empresas alemanas. Generan ingresos apenas se emiten, pero el producto o servicio que genera estos ingresos se entrega más tarde. Por lo tanto, las empresas deben distinguir claramente entre cuándo debe registrarse el vale como ingreso y cómo se gravará. La teneduría contable precisa es importante para indicar correctamente el IVA y mantener un resumen preciso de las finanzas.

Publicación de vales de un solo uso

Las empresas ya saben qué bienes o servicios se prestarán en un momento posterior a la emisión del vale de un solo uso. Inicialmente deben registrar la venta del vale como pasivo. El IVA vence de inmediato y se contabiliza en consecuencia. Los ingresos correspondientes no se contabilizan en la cuenta de ingresos ordinarios hasta que se canjea el vale, mientras que el impuesto se contabilizó cuando se emitió el vale.

Veamos un ejemplo: una peluquería vende un vale para un corte de pelo por €50. En sus registros contables, la empresa registra inicialmente el importe como un pasivo hacia el cliente. La empresa paga el impuesto sobre las ventas de inmediato. Cuando el cliente canjea el corte de pelo, la empresa transfiere el importe a la cuenta regular de ingresos.

Publicación de vales multiuso

Con los vales multiuso, las empresas registran inicialmente la venta como un ingreso de débito o vale pasivo porque no saben qué bienes o servicios específicos prestarán o qué tasa impositiva se aplicará. El IVA solo vence una vez canjeado el vale. Este enfoque garantiza que la contabilidad sea correcta y refleje el gravamen realmente adeudado.

Veamos un ejemplo: una tienda departamental vende un vale por un valor de €100 que se puede canjear por diversos productos. Las cuentas contabilizan este importe como pasivo del vale, siempre que el vale quede sin canjear. La empresa solo calcula el IVA y contabiliza los ingresos en su cuenta regular de ingresos cuando el cliente canjea el vale.

Desafíos prácticos de los vales

Si bien ofrecer vales a los clientes tiene ventajas, las empresas alemanas también tienen que hacer frente a una serie de desafíos relacionados con los impuestos y la teneduría de libros. Gestionar el IVA de forma correcta puede ser especialmente complejo en algunos casos.

Combinación de diferentes tasas impositivas

Un aspecto que debe manejarse con cuidado es que los clientes usan vales para bienes y servicios que están sujetos a diferentes tasas de IVA. Por ejemplo, un cliente usa un vale de salón de masajes para adquirir un masaje y productos de bienestar. Los productos de bienestar están sujetos a la tasa regular del 19 %, mientras que el masaje tiene la tasa con descuento del 7 %.

En este caso, las empresas tienen que fraccionar el valor del vale en consecuencia, calculando el IVA adeudado sobre cada valor y según las tasas respectivas. La única vez que se puede calcular el impuesto según la tasa impositiva de la compra principal es cuando una de las compras se considera accesoria. Esto significa que está subordinada a la compra principal (p. ej., gastos menores de transporte o servicios complementarios).

Uso de vales para varios comerciantes

Si un vale es canjeable en varias empresas, entonces se cobra el IVA a lo largo de la cadena de servicios. Por ejemplo, un organizador de eventos vende un paquete de experiencias que incluye dos entradas para un concierto y una cena en un restaurante.

Para la cena, el organizador del evento primero adquiere un vale del restaurante. El restaurante grava el valor del vale en cuanto se vende. Luego, el organizador del evento grava el valor total del paquete cuando lo vende al cliente y deduce el IVA de entrada del vale del restaurante. Si el organizador del evento actúa exclusivamente como intermediario a comisión y emite el vale a nombre de la empresa, ambas empresas están sujetas al IVA cuando se vende el vale. Las empresas deben coordinarse para evitar errores.

Gestión de vales no canjeables

No todos los vale se canjean. Es posible que el beneficiario se haya olvidado o no quiera canjearlo. Las implicaciones fiscales de esto difieren según el tipo de vale.

Los vales de un solo uso requieren el IVA en el momento de la venta. El pago del impuesto no se puede revertir ni devolver, aunque el vale no se canjee con posterioridad.

Dado que los vales multiuso no requieren IVA hasta que se canjeen, no se debe pagar ningún impuesto si el vale queda sin uso. Para las empresas, esto significa que los vales multiuso no canjeados no activan gastos impositivos. Sin embargo, permanecen en la contabilidad como pasivos hasta que se cancelan.

Uso de soluciones digitales

Los vales pueden ser difíciles de gestionar para demasiadas empresas porque implican muchos procesos diferentes, desde registrar las ventas y calcular el IVA hasta el canje por parte de los clientes. Las soluciones digitales ayudan a que estos procesos sean estructurados y eficientes.

Stripe Billing ayuda a las empresas a gestionar vales de varias maneras, ya sea que se vendan vales en línea o en la tienda. Con Billing, puedes crear facturas que cumplan con la normativa legal de forma rápida y sencilla, tanto para los vales como para los bienes y servicios a los que se aplican. Además, puedes usar Billing para gestionar las ventas y canjes de vales. Esto te ofrece un resumen de los vales pendientes, los importes ya canjeados y las ventas resultantes, simplifica la contabilidad y respalda el cumplimiento de la normativa fiscal.

Problemas clave con reembolsos, vales vencidos y ajustes fiscales

Las empresas en Alemania deben estar preparadas para gestionar los vales una vez emitidos. Estas son algunas de las preocupaciones clave que debes tener en cuenta con respecto a los reembolsos, los vales vencidos y los ajustes del IVA.

Reembolsos

Hay muchas razones por las que un cliente podría devolver un vale o pedir un reembolso por el saldo adquirido. Esto podría suceder si la empresa ya no puede canjear el vale. Un cliente podría querer devolver un vale dentro del período de devolución.

Si el vale es un vale de un solo uso —por el que se remitió el IVA cuando se vendió el vale—, se debe corregir la declaración fiscal correspondiente. Las empresas deben corregir el IVA y reembolsar la porción correspondiente del impuesto que ya se remitió. Con los vales multiuso, no es necesario corregir las declaraciones fiscales porque no exigen el IVA hasta que se canjean.

Vales vencidos

Las empresas deben definir reglas claras para la validez de los vales. Los vales multiuso se ven especialmente afectados si vencen sin canjearse. Esto se debe a que el IVA solo se paga en el momento del canje, por lo que el valor permanece sin tributar. El departamento de contabilidad puede cancelar el pasivo tras el vencimiento. En el caso de vales de un solo uso, no hay cambio en el impuesto ya pagado. Un vale vencido no conlleva el reembolso del impuesto sobre las ventas.

Ajustes del IVA

Las tasas impositivas legales de los productos y servicios pueden cambiar en el período comprendido entre las ventas y los canjes de los vales. En tales casos, las empresas deben comprobar si es necesario un ajuste del IVA. En principio, se aplica la tasa impositiva válida en el momento del rendimiento. Con una planificación a futuro y las herramientas digitales adecuadas, las empresas pueden manejar estos casos especiales.