In einer im Jahr 2024 durchgeführten Verbraucherumfrage gaben knapp 50 % der Frauen und mehr als 40 % der Männer in Deutschland an, bereits Einkaufsgutscheine verschenkt zu haben. Rund jede fünfte befragte Person hat in der Vergangenheit zudem Gutscheine für Restaurants, Wellness- und Beauty-Angebote, Veranstaltungen, Kinobesuche oder Bücher verschenkt.

Diese hohe Verbreitung ist ein Beleg für die Beliebtheit von Gutscheinen in Deutschland, die sich Unternehmen zunutze machen können. Es gilt jedoch, einige steuerliche Besonderheiten zu beachten. Besonders die Frage, wann die Umsatzsteuer bei der Ausgabe oder Einlösung eines Gutscheins fällig wird, stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Gutschein ist, wie sich ein Einzweck- von einem Mehrzweckgutschein unterscheidet und welche umsatzsteuerlichen Vorschriften gelten. Zudem erläutern wir, wie Sie Gutscheine richtig buchen, welche Herausforderungen dabei auftreten können und worauf Sie bei Rückerstattungen, abgelaufenen Gutscheinen und Steueranpassungen achten müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Gutschein?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Einzweckgutschein und Mehrzweckgutschein?
  
• Wann wird bei Gutscheinen die Umsatzsteuer fällig?
  
• Wie werden Gutscheine in der Buchhaltung behandelt?
  
• Herausforderungen bei Gutscheinen in der Praxis
  
• Was ist bei Rückerstattungen, abgelaufenen Gutscheinen und Steueranpassungen zu beachten?
  

Was ist ein Gutschein?

Gemäß dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) ist ein Gutschein ein Instrument zur Bezahlung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen. Unternehmen können Gutscheine ausgeben und verpflichten sich, diese als vollständige oder teilweise Gegenleistung zu akzeptieren. Ein Gutschein ersetzt folglich ganz oder teilweise eine Geldzahlung.

Voraussetzung ist jedoch, dass der Leistungsinhalt des Gutscheins, die Nutzungsbedingungen und das leistende Unternehmen klar bestimmt sind. Unternehmen können diese Informationen auf dem Gutschein selbst oder in damit zusammenhängenden Unterlagen angeben. Instrumente, die lediglich zu einem Preisnachlass berechtigen, sind gemäß dem UStG keine Gutscheine. Hierzu zählen beispielsweise Rabatt-, Treue- oder Bonuskarten.

Vorteile von Gutscheinen für Unternehmen

Gutscheine bieten Unternehmen zahlreiche wirtschaftliche und strategische Vorteile. Sie stärken die Kundenbindung und fördern wiederkehrende Käufe, da Kundinnen und Kunden den Gutschein gezielt beim ausstellenden Unternehmen einlösen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von frühzeitiger Liquidität, da Kundinnen und Kunden den Gutschein häufig bereits vor der tatsächlichen Lieferung oder Leistungserbringung bezahlen. Wird ein Gutschein nicht eingelöst, entsteht für Unternehmen zudem ein zusätzlicher Umsatz.

Darüber hinaus entfalten Gutscheine eine hohe Wirkung als Marketinginstrument. Unternehmen setzen sie gezielt zur Neukundengewinnung, zur Absatzsteigerung oder im Rahmen von Verkaufs- und Marketingaktionen ein. Durch ihre flexible Gestaltung können Unternehmen Gutscheine für einzelne Produkte, Dienstleistungen oder klar definierte Leistungsbereiche ausgeben und so gezielt steuern, wofür Kundinnen und Kunden den Gutschein einsetzen. Ist der Gutschein nicht auf eine konkrete Lieferung oder Leistung beschränkt, eröffnen Unternehmen den Empfängerinnen und Empfängern hingegen größere Auswahlmöglichkeiten bei der Einlösung.

Auf Kundenseite genießen Gutscheine eine hohe Akzeptanz. Kundinnen und Kunden nutzen sie häufig als Geschenk, wodurch Unternehmen zusätzliche Reichweite erzielen und ihre Markenbekanntheit steigern.

Was ist der Unterschied zwischen Einzweckgutschein und Mehrzweckgutschein?

Unternehmen, die ihren Kundinnen und Kunden Gutscheine anbieten möchten, können zwischen zwei Gutscheinarten wählen: Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutscheinen. Beide Gutscheinarten erfüllen die grundlegenden Voraussetzungen eines Gutscheins, unterscheiden sich jedoch darin, wie genau der Leistungsinhalt festgelegt ist.

Einzweckgutschein

Ein Einzweckgutschein liegt vor, wenn bereits zum Zeitpunkt der Ausgabe eindeutig feststeht, welche konkrete Leistung der Gutschein abdeckt. Das Unternehmen definiert klar, welche Lieferung oder sonstige Leistung Kundinnen und Kunden mit dem Gutschein erhalten. Häufig bezieht sich ein Einzweckgutschein auf ein bestimmtes Produkt, eine klar beschriebene Dienstleistung oder eine konkret benannte Leistungskategorie. Für Kundinnen und Kunden ist damit von Anfang an transparent, wofür sie den Gutschein einlösen können.

Beispiele für Einzweckgutscheine:

• Ein Friseursalon stellt einen Gutschein für eine definierte Haarpflegebehandlung oder einen Haarschnitt aus.
  
• Ein Restaurant gibt einen Gutschein für ein Brunch-Buffet für zwei Personen aus.
  

Mehrzweckgutschein

Ein Mehrzweckgutschein bietet dagegen eine größere Flexibilität. Bei dieser Gutscheinart legt das Unternehmen den Leistungsinhalt bei Ausgabe noch nicht abschließend fest. Kundinnen und Kunden können den Gutschein für unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen einsetzen, die das Unternehmen anbietet. Der Gutschein dient damit als allgemeines Zahlungsmittel innerhalb des eigenen Leistungsangebots, ohne auf eine konkrete Leistung festgelegt zu sein.

Beispiele für Mehrzweckgutscheine:

• Ein Kaufhaus gibt einen Gutschein über einen festen Betrag aus, den Kundinnen und Kunden für beliebige Produkte aus dem Sortiment einlösen können.
  
• Eine Buchhandlung stellt einen Gutschein aus, den Kundinnen und Kunden für beliebige Bücher, Kalender oder Schreibwaren einlösen können.
  

Wann wird bei Gutscheinen die Umsatzsteuer fällig?

Der Zeitpunkt, an dem die Umsatzsteuer bei Gutscheinen entsteht, hängt entscheidend von der Art des Gutscheins ab.

Umsatzsteuer beim Einzweckgutschein

Bei einem Einzweckgutschein steht von Anfang an fest, welche konkrete Leistung beziehungsweise welches Produkt Kundinnen und Kunden erhalten. Unternehmen wissen demnach bereits bei der Ausgabe, welche Leistung erbracht wird und welcher Steuersatz gilt. In diesem Fall müssen sie die Umsatzsteuer bereits zum Zeitpunkt der Gutscheinausgabe abführen. Die Steuer entsteht unabhängig davon, wann Kundinnen und Kunden den Gutschein tatsächlich einlösen. Die Einlösung wird nicht mehr besteuert.

Liegen bei der Ausstellung eines Gutscheins noch nicht alle umsatzsteuerlich relevanten Angaben vor – das heißt, der Leistungsort und/oder die Umsatzsteuerhöhe sind nicht bekannt – handelt es sich um einen Mehrzweckgutschein.

Umsatzsteuer beim Mehrzweckgutschein

Bei der Ausgabe eines Mehrzweckgutscheins steht die konkrete Lieferung beziehungsweise Leistung noch nicht fest. Demnach kann das Unternehmen den Steuersatz noch nicht festlegen. Die Umsatzsteuer wird daher erst bei der Einlösung des Gutscheins fällig, wenn klar ist, welche Leistung tatsächlich erbracht wird und welcher Steuersatz gilt. In der Praxis wird bei der Ausgabe regelmäßig eine Gutscheinrechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt.

Die Umsatzsteuerhöhe bemisst sich nach dem Wert der Gegenleistung. Bei einem Gutschein im Wert von 100 € fällt die Umsatzsteuer folglich auf den vollen Betrag von 100 € an. Dies gilt auch, wenn die Kundinnen und Kunden einen solchen Gutschein beispielsweise über ein Online-Portal für nur 80 € gekauft haben.

Wie werden Gutscheine in der Buchhaltung behandelt?

Gutscheine stellen in der Buchhaltung deutscher Unternehmen eine besondere Herausforderung dar, da sie bereits bei der Ausgabe Einnahmen generieren, die erst später zu einer Lieferung oder Leistung führen. Unternehmen müssen daher genau unterscheiden, wann der Gutschein als Einnahme zu erfassen ist und wie er steuerlich behandelt wird. Eine präzise Buchführung ist entscheidend, um die Umsatzsteuer korrekt auszuweisen und den finanziellen Überblick zu behalten.

Buchung bei Einzweckgutscheinen

Da Unternehmen bei der Ausgabe von Einzweckgutscheinen bereits wissen, welche konkrete Leistung später erbracht wird, erfassen sie den Verkauf des Gutscheins zunächst als Verbindlichkeit. Die Umsatzsteuer wird sofort fällig und entsprechend gebucht. Erst bei der tatsächlichen Einlösung des Gutscheins buchen sie den Umsatz auf das reguläre Erlöskonto um, während die Steuer bereits bei Ausgabe berücksichtigt wurde.

Beispiel: Ein Friseursalon verkauft einen Gutschein für einen Haarschnitt zum Preis von 50 €. In der Buchhaltung erfasst das Unternehmen den Betrag zunächst als Verbindlichkeit gegenüber der Kundin oder dem Kunden. Das Unternehmen führt die Umsatzsteuer sofort ab. Wenn die Kundin oder der Kunde den Haarschnitt einlöst, bucht das Unternehmen den Betrag auf das reguläre Erlöskonto um.

Buchung bei Mehrzweckgutscheinen

Bei Mehrzweckgutscheinen erfassen Unternehmen den Verkauf zunächst als Passivposten oder Gutscheinverbindlichkeit, da der konkrete Leistungsinhalt und der Steuersatz noch nicht feststehen. Die Umsatzsteuer wird erst bei Einlösung des Gutscheins fällig. Auf diese Weise bleibt die Buchhaltung korrekt und spiegelt die tatsächliche Steuerpflicht wider.

Beispiel: Ein Kaufhaus verkauft einen Gutschein über 100 €, der für verschiedene Produkte im Sortiment eingelöst werden kann. Solange die Kundin oder der Kunde den Gutschein noch nicht einlöst, bucht die Buchhaltung den Betrag als Gutscheinverbindlichkeit. Erst bei Einlösung berechnet das Unternehmen die Umsatzsteuer und bucht den Erlös auf das reguläre Erlöskonto.

Herausforderungen bei Gutscheinen in der Praxis

Wenn Unternehmen in Deutschland ihren Kundinnen und Kunden Gutscheine anbieten, profitieren sie zwar von positiven Effekten, stehen gleichzeitig jedoch vor steuerlichen und buchhalterischen Herausforderungen. Besonders die korrekte Behandlung der Umsatzsteuer kann im Einzelfall komplex sein.

Kombination unterschiedlicher Steuersätze

Vorsicht ist unter anderem geboten, wenn Kundinnen oder Kunden einen Gutschein für Leistungen nutzen, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Kundin oder ein Kunde den Gutschein eines Massagesalons sowohl für den Kauf von Pflegeprodukten als auch für eine Massage verwendet. Die Pflegeprodukte unterliegen dabei dem regulären Steuersatz von 19 %, während für die Massage der ermäßigte Steuersatz von 7 % gilt.

In einem solchen Fall müssen Unternehmen den Gutscheinwert entsprechend aufteilen und die Umsatzsteuer für jede Leistung nach dem jeweils gültigen Steuersatz berechnen. Nur wenn eine der Leistungen als untergeordnete Nebenleistung gilt – etwa kleine Transportkosten oder ergänzende Serviceleistungen – kann die Steuer grundsätzlich nach dem Steuersatz der Hauptleistung ermittelt werden.

Beteiligung mehrerer Unternehmen

Sind mehrere Unternehmen an der Einlösung eines Gutscheins beteiligt, wird die Umsatzsteuer entlang der Leistungskette erhoben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Veranstalter ein Erlebnispaket bestehend aus zwei Konzerttickets und einem Abendessen in einem Restaurant verkauft:

Für das Abendessen kauft der Veranstalter zuvor einen Gutschein beim Restaurant. Das Restaurant versteuert den Gutscheinwert sofort beim Verkauf. Der Veranstalter versteuert wiederum den Gesamtwert des Pakets beim Verkauf an den Endkunden und zieht die Vorsteuer aus dem Restaurantgutschein ab. Agiert der Veranstalter lediglich als Vermittler auf Provisionsbasis und gibt den Restaurantgutschein in eigenem Namen aus, entsteht die Umsatzsteuerpflicht für beide Unternehmen bereits beim Verkauf des Gutscheins. Hier ist eine klare Abstimmung zwischen den Beteiligten notwendig, um Fehler zu vermeiden.

Nicht eingelöste Gutscheine

Nicht jeder Gutschein wird tatsächlich eingelöst – sei es, weil die Empfänger/innen den Gutschein vergessen oder ihn nicht einlösen wollen. Die steuerliche Behandlung hängt dabei von der Gutscheinart ab.

Beim Einzweckgutschein fällt die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf an. Auch wenn der Gutschein später nicht eingelöst wird, bleibt die Steuerzahlung bestehen und eine Rückerstattung der Umsatzsteuer erfolgt nicht.

Da die Umsatzsteuer beim Mehrzweckgutschein erst bei einer Einlösung entsteht, entfällt sie vollständig, wenn der Gutschein ungenutzt bleibt. Für Unternehmen bedeutet dies, dass nicht eingelöste Mehrzweckgutscheine keinen steuerlichen Aufwand verursachen. Sie bleiben jedoch in der Buchhaltung als Verbindlichkeit stehen, bis sie ausgebucht werden.

Digitale Lösungen

Die Verwaltung von Gutscheinen kann für Unternehmen komplex sein, da sie verschiedene Prozesse umfasst – von der Erfassung der Verkäufe über die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer bis hin zur Einlösung durch die Kundinnen und Kunden. Digitale Lösungen können helfen, die Abläufe strukturiert und effizient zu gestalten.

Stripe Billing unterstützt Unternehmen auf vielfältige Weise bei der Verwaltung von Gutscheinen, unabhängig davon, ob Sie Gutscheine online verkaufen oder im Geschäft anbieten. Mit Billing erstellen Sie schnell und einfach rechtskonforme Rechnungen – sei es für Gutscheine selbst oder für Lieferungen und Leistungen, auf die ausgegebene Gutscheine angerechnet werden. Darüber hinaus können Sie mit Billing Gutscheinverkäufe und -einlösungen verwalten. Auf diese Weise haben Sie jederzeit einen Überblick über offene Gutscheine, bereits eingelöste Beträge und die daraus entstehenden Umsätze. Dies erleichtert die Buchhaltung und unterstützt die Einhaltung steuerlicher Vorschriften.

Was ist bei Rückerstattungen, abgelaufenen Gutscheinen und Steueranpassungen zu beachten?

Auch nach der Ausgabe von Gutscheinen müssen Unternehmen in Deutschland einige Besonderheiten beachten, insbesondere im Hinblick auf Rückerstattungen, abgelaufene Gutscheine und Mehrwertsteueranpassungen.

Rückerstattungen

Kundinnen und Kunden können Gutscheine aus unterschiedlichen Gründen zurückgeben beziehungsweise eine Erstattung des gezahlten Betrags verlangen. Letzteres kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Unternehmen den Gutschein nicht mehr einlösen kann oder wenn Kundinnen und Kunden den Gutschein innerhalb der Rückgabefrist zurückgeben.

Bei Einzweckgutscheinen, für die die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf abgeführt wurde, führt dies zu einer nachträglichen Steuerkorrektur. Unternehmen müssen in solchen Fällen den Umsatz korrigieren und die bereits abgeführte Steuer anteilig zurückerstatten. Bei Mehrzweckgutscheinen, bei denen die Umsatzsteuer erst bei Einlösung entsteht, entfällt die Steuerkorrektur bei der Rückgabe.

Ablauf von Gutscheinen

Unternehmen sollten klare Regeln für die Gültigkeit von Gutscheinen definieren. Läuft ein Gutschein ab, ohne eingelöst zu werden, beeinflusst dies insbesondere Mehrzweckgutscheine: Da die Umsatzsteuer erst bei Einlösung anfällt, bleibt der Wert unbesteuert. Die Buchhaltung kann die Verbindlichkeit nach Ablauf ausbuchen. Bei Einzweckgutscheinen ändert sich an der bereits abgeführten Steuer nichts – auch ein abgelaufener Gutschein führt nicht zu einer Rückerstattung der Umsatzsteuer.

Mehrwertsteueranpassungen

Komplex wird es, wenn sich die gesetzlichen Steuersätze der Unternehmensleistungen oder -lieferungen im Zeitraum zwischen Gutscheinverkauf und -einlösung ändern. In solchen Fällen müssen Unternehmen prüfen, ob eine nachträgliche Anpassung der Umsatzsteuer erforderlich ist. Grundsätzlich gilt der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültige Steuersatz. Mit vorausschauender Planung und passenden digitalen Tools können Unternehmen jedoch auch solche Sonderfälle meistern.