Em 2024, em uma pesquisa com clientes, cerca de 50% das mulheres e mais de 40% dos homens na Alemanha indicaram que já deram um voucher de presente. Aproximadamente um em cada cinco entrevistados também já havia presenteado alguém com um voucher para refeições em restaurantes, produtos de bem-estar, tratamentos de beleza, eventos, ingressos para teatro ou livros. Isso demonstra a popularidade dos vouchers na Alemanha.

Embora as empresas possam tirar proveito dessa popularidade, precisam tomar muito cuidado com os impostos. Muitas empresas que emitem ou resgatam vouchers têm dificuldade em determinar quando o Imposto sobre Valor Agregado (IVA) é devido.

Neste artigo, explicamos o que é um voucher, incluindo as diferenças entre vouchers de uso único e vouchers multiuso, e o que diz a legislação sobre o IVA. Também explicamos como lançar vouchers corretamente na sua contabilidade, processar reembolsos, lidar com vouchers vencidos e fazer ajustes fiscais, além de destacar alguns desafios de contabilidade.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um voucher?
  
• Quais são as diferenças entre vouchers de uso único e multiuso?
  
• Quando o IVA é aplicado aos vouchers?
  
• Como os vouchers são tratados na contabilidade?
  
• Desafios práticos dos vouchers
  
• Principais preocupações com reembolsos, vouchers vencidos e ajustes tributários
  

O que é um voucher?

De acordo com a Lei de IVA Alemão (UStG), um voucher é um instrumento utilizado para pagar mercadorias, serviços ou outros suprimentos. As empresas podem emitir vouchers e aceitá-los como pagamento total ou parcial. Isso significa que um voucher substitui o pagamento em dinheiro, seja de forma parcial ou integral.

A empresa deve deixar claro como o voucher pode ser usado, seus termos de uso e quais locais o aceitam. As empresas podem fornecer essas informações no próprio voucher ou em uma documentação complementar. Instrumentos que oferecem descontos não se qualificam como vouchers, de acordo com a UStG. Isso inclui, por exemplo, cartões de desconto, fidelidade e recompensas.

Benefícios dos vouchers para empresas

Os vouchers oferecem diversas vantagens para as empresas. Podem fortalecer a fidelização de clientes e incentivar compras repetidas, pois os clientes só podem resgatá-los junto à empresa emissora. As empresas também se beneficiam de pagamentos adiantados, já que os clientes costumam pagar pelos vouchers antes da entrega efetiva das mercadorias ou dos serviços. Além disso, vouchers não resgatados representam receita adicional para as empresas.

Vouchers também são ferramentas de marketing altamente eficazes. As empresas podem usá-los para atrair novos clientes e aumentar o faturamento ou como parte de campanhas de vendas e marketing. Como os vouchers são flexíveis, as empresas podem emiti-los para produtos, serviços ou áreas de serviço específicos. Isso permite que a empresa controle como os clientes os utilizam. Se o voucher não está limitado a uma entrega ou serviço específico, as empresas oferecem aos destinatários mais liberdade de escolha na hora do resgate.

Os vouchers costumam ser populares entre os clientes e são frequentemente oferecidos como presentes. As empresas podem usar esse fato para ampliar ainda mais seu alcance e aumentar o reconhecimento da marca.

Quais são as diferenças entre vouchers de uso único e multiuso?

Empresas que desejam oferecer vouchers aos clientes na Alemanha podem escolher entre dois tipos: vouchers de uso único (Einzweckgutscheinen) e vouchers multiuso (Mehrzweckgutscheinen). Ambos os tipos atendem aos requisitos básicos de um voucher. A principal diferença está na forma como são utilizados.

Voucher de uso único

Com um voucher de uso único, a empresa deixa claro no ato da emissão quais mercadorias ou serviços específicos o voucher cobre. A empresa define claramente quais mercadorias ou serviços os clientes receberão com o voucher. Um voucher de uso único geralmente se refere a um produto, serviço ou categoria de serviço específico. Isso significa que fica transparente para os clientes desde o início para que eles podem resgatar o voucher.

Exemplos de vouchers de uso único incluem:

• Um salão de cabeleireiro emite um voucher para um corte ou tratamento específico.
  
• Um restaurante emite um voucher para um buffet de brunch para duas pessoas.
  

Voucher multiuso

Um voucher multiuso oferece mais flexibilidade do que um voucher de uso único. As empresas não especificam em que esse tipo de voucher pode ser gasto ao emiti-lo. Os clientes podem usar esses vouchers para diferentes produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Assim, esse voucher serve como um meio de pagamento geral dentro da gama de produtos e serviços da empresa, sem estar vinculado a um produto ou serviço específico.

Exemplos de vouchers multiuso incluem:

• Uma loja de departamentos emite um voucher com um valor fixo que os clientes podem usar para resgatar produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
  
• Uma livraria emite um voucher que os clientes podem usar para resgatar um livro, calendário ou material de papelaria.
  

Quando o IVA é aplicado aos vouchers?

O tipo de voucher é fundamental para determinar quando o IVA é devido.

IVA em vouchers de uso único

Os vouchers de uso único são emitidos para um produto ou serviço específico. Isso significa que as empresas sabem desde o início qual produto ou serviço vão fornecer e qual alíquota será aplicada. Portanto, elas são obrigadas a repassar o IVA no ato da emissão do voucher. Esse imposto é devido independentemente de quando o cliente resgata o voucher e não é cobrado novamente quando o voucher é resgatado.

Se os detalhes do IVA não estiverem finalizados no ato da emissão do voucher (ou seja, o local de execução ou a alíquota de IVA ainda não seja conhecido), este voucher será considerado um voucher multiuso, também conhecido como voucher de "uso misto".

IVA em vouchers multiuso

Os vouchers multiuso não são emitidos para uma mercadoria ou serviço específico. Isso significa que a empresa que emite o voucher não pode definir a alíquota antecipadamente. Portanto, o IVA torna-se devido quando o voucher é resgatado. Nesse momento, a empresa sabe qual mercadoria ou serviço foi prestado e a alíquota que se aplica. Na prática, esses vouchers costumam ser emitidos com um recibo que não inclui o IVA.

O valor do IVA é calculado com base no valor do produto ou serviço. Para um voucher com valor nominal de €100, o IVA incide sobre o valor total de €100. Isso também se aplica se o voucher for vendido com desconto. Por exemplo, um voucher no valor de €100 pode ser vendido por €80 em uma plataforma online.

Como os vouchers são tratados na contabilidade?

Os vouchers podem representar um desafio contábil para as empresas alemãs. Eles geram receita assim que são emitidos, mas o produto ou serviço que gera essa receita é entregue posteriormente. Portanto, as empresas precisam fazer uma distinção clara entre quando o voucher deve ser registrado como receita e como ele será tributado. Uma contabilidade precisa é importante para o correto reconhecimento do IVA e para manter uma visão geral precisa das finanças.

Lançar vouchers de uso único

As empresas já sabem quais mercadorias ou serviços serão prestados posteriormente ao emitirem vouchers de uso único. Inicialmente, devem registrar a venda do voucher como um passivo. O IVA é devido imediatamente e devidamente lançado. A receita correspondente não é lançada na conta de receita regular até que o voucher seja resgatado, enquanto o imposto foi contabilizado no ato da emissão do voucher.

Veja um exemplo: um salão de cabeleireiro vende um voucher para um corte de cabelo por €50. Em seus registros contábeis, a empresa registra inicialmente o valor como um passivo para com o cliente. A empresa paga o imposto sobre vendas imediatamente. Quando o cliente utiliza o corte de cabelo, a empresa transfere o valor para a conta de receita corrente.

Lançar vouchers multiuso

Com vouchers multiuso, as empresas inicialmente registram a venda como um débito ou passivo de voucher, pois não sabem quais mercadorias ou serviços serão prestados nem qual alíquota será aplicada. O IVA só é devido após o resgate do voucher. Essa abordagem garante a precisão contábil e reflete o imposto efetivamente devido.

Veja um exemplo: uma loja de departamentos vende um voucher de €100, que pode ser resgatado na forma de diversos produtos. A contabilidade lança esse valor como um passivo referente ao voucher enquanto ele permanecer sem ser utilizado. A empresa calcula o IVA e lança a receita em sua conta de receita regular somente quando o cliente resgata o voucher.

Desafios práticos dos vouchers

Embora existam vantagens em oferecer vouchers aos clientes, as empresas na Alemanha também precisam enfrentar vários desafios relacionados a impostos e contabilidade. Gerenciar o IVA da forma certa pode ser particularmente complexo em alguns casos.

Combinar diferentes alíquotas

Um aspecto que deve ser tratado com cuidado é o uso de vouchers pelos clientes para mercadorias e serviços sujeitos a diferentes alíquotas de IVA. Por exemplo, um cliente usa um voucher de um centro de massagens para comprar uma massagem e produtos de bem-estar. Os produtos de bem-estar estão sujeitos à taxa usual de 19%, enquanto a massagem tem uma alíquota, com desconto, de 7%.

Neste caso, as empresas precisam dividir o valor do voucher proporcionalmente, calculando o IVA devido em cada um deles, de acordo com as respetivas alíquotas. O imposto só pode ser calculado com base na alíquota da compra principal quando uma das compras é considerada acessória. Isso significa que está subordinada à compra principal (ex.: custos de transporte menores ou serviços suplementares).

Usar vouchers de vários comerciantes

Se um voucher puder ser resgatado em vários empresas, o IVA será cobrado ao longo da cadeia de serviços. Por exemplo, um organizador de eventos vende um pacote de experiências que inclui dois ingressos para um show e um jantar em um restaurante.

Para o jantar, o organizador do evento primeiro compra um voucher do restaurante. O restaurante cobra o IVA sobre o valor desse voucher assim que ele é vendido. O organizador do evento, então, cobra o IVA sobre o valor total do pacote ao vendê-lo ao cliente e deduz o IVA pago na venda do voucher do restaurante. Se o organizador do evento estiver atuando apenas como intermediário, recebendo comissão, e emitir o voucher do restaurante em nome da empresa, ambas as empresas tornam-se responsáveis ​​pelo IVA quando o voucher for vendido. As empresas devem coordenar suas ações para evitar erros.

Gerenciar vouchers não resgatados

Nem todos os vouchers são resgatados. O destinatário pode ter se esquecido dele ou pode não querer utilizá-lo. As implicações fiscais disso variam conforme o tipo de voucher.

Os vouchers de uso único exigem o pagamento do IVA no momento da venda. O imposto pago não pode ser estornado ou reembolsado, mesmo que o voucher não seja utilizado posteriormente.

Como os vouchers multiuso não exigem IVA até serem resgatados, não haverá imposto a pagar se o voucher não for utilizado. Para as empresas, isso significa que os vouchers multiuso não resgatados não geram despesas fiscais. No entanto, eles permanecem nas contas como passivos até serem baixados.

Usar soluções digitais

Gerenciar vouchers pode ser complicado para muitas empresas, pois envolve diversos processos diferentes, como o registro de vendas e cálculo do IVA até o resgate pelo cliente. Soluções digitais podem ajudar a estruturar e deixar esses processos mais eficientes.

O Stripe Billing ajuda as empresas a gerenciar vouchers de diversas maneiras, seja na venda online ou na loja física. Com o Billing, você pode criar faturas em conformidade com a legislação de forma rápida e fácil — tanto para os vouchers quanto para as mercadorias e os serviços aos quais se aplicam. Além disso, o Billing permite gerenciar vendas e resgates de vouchers. Isso proporciona uma visão geral dos vouchers em aberto, dos valores já resgatados e das vendas resultantes. Isso simplifica a contabilidade e facilita a conformidade com as normas tributárias.

Principais preocupações com reembolsos, vouchers vencidos e ajustes tributários

As empresas na Alemanha devem estar preparadas para lidar com vouchers após a emissão. Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados em relação a reembolsos, vouchers expirados e ajustes de IVA.

Reembolsos

Um cliente pode devolver um voucher ou solicitar o reembolso do valor pago por vários motivos. Isso pode acontecer se a empresa não puder mais resgatar o voucher. O cliente também pode desejar devolver o voucher dentro do prazo de devolução.

Se o voucher for de uso único, para o qual o IVA foi repassado no ato da venda, a declaração de impostos correspondente deverá ser corrigida. As empresas devem corrigir o IVA e reembolsar a parcela correspondente do imposto já recolhido. No caso de vouchers multiuso, não é necessário corrigir as declarações de impostos, pois o IVA só é recolhido após o resgate.

Vouchers vencidos

As empresas devem definir regras claras para a validade dos vouchers. Os vouchers multiuso serão especialmente afetados se expirarem sem serem resgatados. Isso ocorre porque o IVA só é devido no momento da resgate, então o valor permanece isento de impostos. O departamento de contabilidade pode abater o valor devido após o vencimento. No caso de vouchers de uso único, não há alteração no imposto já pago. Um voucher expirado não gera reembolso do imposto sobre vendas.

Ajustes de IVA

As alíquotas de impostos sobre produtos e serviços podem mudar no período entre a venda e o resgate dos vouchers. Nesses casos, as empresas precisam verificar se é necessário um ajuste de IVA. Em princípio, aplica-se a alíquota vigente no ato da prestação do serviço. Com planejamento antecipado e as ferramentas digitais adequadas, as empresas conseguem lidar com essas situações específicas.