I en kundundersökning från 2024 uppgav cirka 50 procent av kvinnor och mer än 40 procent av män i Tyskland att de tidigare hade gett någon en kupong i present. Ungefär var femte tillfrågad hade också tidigare gett någon en kupong för måltider ute, friskvårdsprodukter, skönhetsbehandlingar, evenemang, teaterbiljetter eller böcker. Detta visar hur populära kuponger är i Tyskland.

Även om företag kan dra nytta av denna popularitet måste de vara extra vaksamma när det gäller skatter. Många företag som utfärdar eller löser in kuponger har svårt att avgöra när mervärdesskatt (moms) ska betalas.

I den här artikeln förklarar vi vad en kupong är, inklusive skillnaderna mellan kuponger för enskilda ändamål och kuponger för flera ändamål och vad lagen säger om moms. Vi förklarar också hur du bokför kuponger korrekt på dina konton, behandlar återbetalningar, hanterar utgångna kuponger och gör skattejustering samt beskriver några bokföringsutmaningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kupong?
  
• Vilka är skillnaderna mellan kuponger för enskilda ändamål och kuponger för flera ändamål?
  
• När ska moms betalas för kuponger?
  
• Hur hanteras kuponger i bokföringen?
  
• Praktiska utmaningar med kuponger
  
• Viktiga problem med återbetalningar, utgångna kuponger och skattejusteringar
  

Vad är en kupong?

Enligt den tyska momslagen (UStG) är en kupong ett instrument som används för att betala för varor, tjänster eller andra leveranser. Företag kan utfärda kuponger och ta emot dem som hel eller delvis betalning. Det innebär att en kupong ersätter kontant betalning, antingen helt eller delvis.

Företaget måste klargöra hur kupongen kan användas, dess användningsvillkor och vilka platser som accepterar den. Företag kan tillhandahålla denna information på själva kupongen eller i medföljande dokumentation. Instrument som ger rabatter räknas inte som kuponger, enligt UStG. Detta inkluderar till exempel rabatt-, lojalitets- och förmånskort.

Fördelar med kuponger för företag

Kuponger erbjuder flera fördelar för företag. De kan stärka kundernas lojalitet och uppmuntra till återkommande köp eftersom kunderna endast kan lösa in dem hos det utfärdande företaget. Företag drar också nytta av förskottsbetalningar, eftersom kunderna ofta betalar för kuponger innan varorna eller tjänsterna faktiskt levereras. Dessutom utgör kuponger som inte lösts in ytterligare intäkter för företagen.

Kuponger är också mycket effektiva marknadsföringsverktyg. Företag kan använda dem för att locka nya kunder och öka omsättningen eller som en del av försäljnings- och marknadsföringskampanjer. Eftersom kuponger är flexibla kan företag utfärda dem för enskilda produkter, tjänster eller tjänsteområden. På så sätt kan företaget kontrollera hur kunderna använder kuponger. Om kupongen inte är begränsad till en specifik leverans eller tjänst ger företagen mottagarna större valmöjligheter när de löser in den.

Kuponger är i allmänhet populära bland kunderna och delas regelbundet ut som gåvor. Företag kan använda detta faktum för att ytterligare öka sin räckvidd och öka varumärkeskännedomen.

Vilka är skillnaderna mellan kuponger för enskilda ändamål och kuponger för flera ändamål?

Företag som vill erbjuda kuponger till kunder i Tyskland kan välja mellan en av två typer: kuponger för enskilda ändamål (Einzweckgutscheinen) och kuponger för flera ändamål (Mehrzweckgutscheinen). Båda typerna uppfyller de grundläggande kraven för en kupong. Den största skillnaden är hur de spenderas.

Kupong för enskilda ändamål

Med en kupong för enskilda ändamål tydliggör företaget vid tidpunkten för utfärdandet vilka specifika varor eller tjänster som kupongen omfattar. Företaget definierar tydligt vilka varor eller tjänster kunderna kommer att få med kupongen. En kupong för enskilda ändamål hänvisar ofta till en specifik produkt, tjänst eller tjänstekategori. Detta innebär att det redan från början är transparent för kunderna vad de kan lösa in kupongen mot.

Exempel på kuponger för enskilda ändamål är följande:

• En frisörsalong utfärdar en kupong för en specifik behandling eller klippning.
  
• En restaurang utfärdar en kupong för en brunchbuffé för två.
  

Kupong för flera ändamål

En kupong för flera ändamål erbjuder större flexibilitet än sin motsvarighet för enskilda ändamål. Företag anger inte vad denna typ av kupong kan spenderas på vid utfärdandet. Istället kan kunderna använda dessa kuponger för olika produkter eller tjänster som företaget erbjuder. Denna kupong fungerar således som ett allmänt betalningsmedel inom företagets produkt- och tjänsteutbud, utan att vara bunden till en specifik produkt eller tjänst.

Exempel på kuponger för flera ändamål är följande:

• Ett varuhus utfärdar en kupong på ett fast belopp som kunderna kan lösa in mot alla produkter eller tjänster som företaget erbjuder.
  
• En bokhandel utfärdar en kupong som kunderna kan lösa in mot böcker, kalendrar eller brevpapper.
  

När ska moms betalas för kuponger?

Typen av kupong är avgörande för när moms ska betalas.

Moms på kuponger för enskilda ändamål

Kuponger för enskilda ändamål utfärdas för en viss produkt eller tjänst. Det innebär att företag redan från början vet vilken produkt eller tjänst de kommer att tillhandahålla och vilken skattesats som kommer att tillämpas. Därför är de skyldiga att betala in moms när de utfärdar kupongen. Denna skatt tillämpas oavsett när kunden löser in kupongen och tas inte ut igen när kupongen löses in.

Om uppgifterna om moms inte har färdigställts när kupongen utfärdas (dvs. orten för utförande eller momssatsen ännu inte känd) betraktas denna kupong som en kupong för flera ändamål, ibland även kallad kupong för blandad användning.

Moms på kuponger för flera ändamål

Kuponger för flera ändamål utfärdas inte för en specifik vara eller tjänst. Det innebär att företaget som utfärdar kupongen inte kan definiera skattesatsen i förväg. Därför förfaller momsen när kupongen löses in. Då vet företaget vilken vara eller tjänst som har tillhandahållits och vilken skattesats som gäller. I praktiken utfärdas dessa kuponger vanligtvis med ett kvitto som inte inkluderar moms.

Momsen beräknas baserat på produktens eller tjänstens värde. För en kupong med ett nominellt värde på 100 EUR ska moms betalas på hela beloppet på 100 EUR. Detta gäller även om kupongen säljs till ett rabatterat pris. En kupong värd 100 EUR kan till exempel säljas för 80 EUR via en onlineplattform.

Hur hanteras kuponger i bokföringen?

Kuponger kan vara en bokföringsutmaning för tyska företag. De genererar intäkter så snart de utfärdas, men produkten eller tjänsten som genererar dessa intäkter levereras senare. Därför måste företag göra en tydlig skillnad mellan när kupongen ska redovisas som intäkter och hur den ska beskattas. Korrekt bokföring är viktigt för att ange moms korrekt och för att ha en korrekt översikt över ekonomin.

Bokföra kuponger för enskilda ändamål

Företag vet redan vilka varor eller tjänster som kommer att levereras vid ett senare tillfälle när kuponger för enskilda ändamål utfärdas. De ska inledningsvis redovisa försäljningen av kupongen som en skuld. Moms ska betalas omedelbart och bokföras därefter. Motsvarande intäkter bokförs inte på det vanliga intäktskontot förrän kupongen har lösts in, medan skatt redovisades när kupongen utfärdades.

Här är ett exempel: En frisörsalong säljer en kupong för klippning på 50 EUR. I sin bokföring registrerar företaget inledningsvis beloppet som en skuld till kunden. Företaget betalar omsättningsskatten omedelbart. När kunden löser in klippningen överför företaget beloppet till det vanliga intäktskontot.

Bokföra kuponger för flera ändamål

Med kuponger för flera ändamål redovisar företag inledningsvis försäljningen som en debetpost eller kupongskuld eftersom de inte vet vilka specifika varor eller tjänster de kommer att tillhandahålla eller vilken skattesats som kommer att tillämpas. Moms ska betalas först när kupongen har lösts in. Detta tillvägagångssätt säkerställer att redovisningen är korrekt och återspeglar den skatt som faktiskt ska betalas.

Här är ett exempel: Ett varuhus säljer en kupong värd 100 EUR som kan lösas in för olika produkter. Revisorn bokför detta belopp som en kupongskuld så länge kupongen inte löses in. Företaget beräknar bara moms och bokför intäkterna på sitt vanliga intäktskonto när kunden löser in kupongen.

Praktiska utmaningar med kuponger

Även om det finns fördelar med att erbjuda kuponger till kunder måste företag i Tyskland också brottas med ett antal utmaningar relaterade till skatter och bokföring. Att hantera moms på rätt sätt kan vara särskilt komplicerat i vissa fall.

Kombinera olika skattesatser

En aspekt som bör hanteras varsamt är kunder som använder kuponger för varor och tjänster som är föremål för olika momssatser. Till exempel kan en kund använda en kupong för massagesalonger för att köpa massage och friskvårdsprodukter. Friskvårdsprodukter omfattas av den ordinarie momssatsen på 19 %, medan massage har den rabatterade momssatsen på 7 %.

I det här fallet måste företag dela upp värdet på kupongen i enlighet med detta och beräkna den moms som ska betalas på var och en enligt respektive sats. Den enda gången skatt kan beräknas enligt huvudköpets skattesats är när ett av köpen betraktas som sidoköp. Det innebär att det är underordnat huvudköpet (t.ex. mindre transportkostnader eller tilläggstjänster).

Använda kuponger för flera handlare

Om en kupong kan lösas in hos flera företag tas moms ut längs servicekedjan. En evenemangsarrangör säljer till exempel ett upplevelsepaket som inkluderar två konsertbiljetter och middag på en restaurang.

För middagen köper evenemangsarrangören först en kupong från restaurangen. Restaurangen beskattar värdet av denna kupong så snart den säljs. Evenemangsarrangören beskattar sedan det totala värdet av paketet när man säljer det till kunden och drar av den ingående momsen från restaurangens kupong. Om evenemangsarrangören enbart agerar som mellanhand på provisionsbasis och utfärdar restaurangens kupong i företagets namn blir båda företagen skyldiga att betala moms när kupongen säljs. Företagen måste samordna detta för att undvika fel.

Hantering av kuponger som inte lösts in

Det är inte alla kuponger som löses in. Mottagaren kan ha glömt bort den eller så vill han eller hon inte lösa in den. Hur detta beskattas varierar beroende på typ av kupong.

Kuponger för enskilda ändamål kräver moms vid försäljningstillfället. Skattebetalningen kan inte återföras eller återbetalas, även om kupongen inte löses in vid ett senare tillfälle.

Eftersom multifunktionella kuponger inte kräver moms förrän de har lösts in behöver ingen skatt betalas om kupongen förblir oanvänd. För företag innebär detta att kuponger som inte har lösts in inte utlöser skatteutgifter. De ligger dock kvar på böckerna som skulder tills de skrivs av.

Använda digitala lösningar

Kuponger kan vara svåra att hantera för många företag eftersom de involverar många olika processer – från att registrera försäljning och beräkna moms till att kunderna löser in dem. Digitala lösningar kan hjälpa till att göra dessa processer strukturerade och effektiva.

Stripe Billing hjälper företag att hantera kuponger på en mängd olika sätt, oavsett om du säljer kuponger online eller erbjuder dem i butik. Med Billing kan du snabbt och enkelt skapa fakturor som uppfyller lagkraven – för kupongerna och för de varor och tjänster som kupongerna tillämpas på. Dessutom kan du använda Billing för att hantera försäljning och inlösen av kuponger. På så sätt får du en översikt över utestående kuponger, belopp som redan har lösts in och resulterande försäljning. Detta förenklar redovisningen och stöder efterlevnaden av skatteregler.

Viktiga problem med återbetalningar, utgångna kuponger och skattejusteringar

Företag i Tyskland bör vara beredda att hantera kuponger när de väl har utfärdat dem. Här är några viktiga saker att tänka på när det gäller återbetalningar, utgångna kuponger och momsjusteringar.

Återbetalningar

Det finns många anledningar till att en kund kan returnera en kupong eller be om en återbetalning för det köpta saldot. Detta kan hända om företaget inte längre kan lösa in kupongen. En kund kan också vilja returnera en kupong inom returperioden.

Om kupongen är en kupong för enskilda ändamål – för vilken moms betalades när kupongen såldes – måste motsvarande skattedeklaration vara korrekt. Företag måste korrigera momsen och att återbetala motsvarande del av den skatt som redan har betalats. Med kuponger för flera ändamål behöver man inte korrigera den eftersom de inte kräver moms förrän de har lösts in.

Utgångna kuponger

Företag bör fastställa tydliga regler för kupongers giltighet. Kuponger för flera ändamål påverkas mest om de löper ut utan att lösas in. Detta beror på att moms endast ska betalas vid inlösen, vilket innebär att värdet förblir obeskattat. Redovisningsavdelningen kan skriva av skulden när den löper ut. När det gäller kuponger för ett enda ändamål sker ingen ändring av den redan betalade skatten. En kupong som löpt ut leder inte till en återbetalning av omsättningsskatt.

Momsjusteringar

Lagstadgade skattesatser för produkter och tjänster kan ändras under perioden mellan försäljning och inlösen av kuponger. I sådana fall måste företag kontrollera om en momsjustering är nödvändig. I princip gäller den skattesats som råder vid tidpunkten för utförandet. Med framtidsplanering och rätt digitala verktyg kan företag hantera dessa specialfall.