In een klantenonderzoek uit 2024 gaf ongeveer 50% van de vrouwen en meer dan 40% van de mannen in Duitsland aan dat ze al eerder iemand een voucher cadeau hadden gedaan. Ongeveer een op de vijf respondenten had ook eerder iemand een voucher gegeven voor uit eten gaan, wellnessproducten, schoonheidsbehandelingen, evenementen, theaterkaartjes of boeken. Dit laat zien hoe populair vouchers zijn in Duitsland.

Hoewel bedrijven kunnen profiteren van deze populariteit, moeten ze extra waakzaam zijn met belastingen. Veel bedrijven die vouchers uitgeven of verzilveren, vinden het moeilijk om te bepalen wanneer belasting over de toegevoegde waarde (btw) verschuldigd is.

In dit artikel leggen we uit wat een voucher is, inclusief de verschillen tussen vouchers voor eenmalig gebruik en multifunctionele vouchers en wat de wet zegt over btw. We leggen ook uit hoe je bonnen op de juiste manier in je boekhouding kunt boeken, hoe je terugbetalingen verwerkt, hoe je omgaat met verlopen bonnen en hoe je belastingcorrecties aanbrengt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een voucher?
  
• Wat zijn de verschillen tussen eenmalige vouchers en multifunctionele vouchers?
  
• Wanneer is btw verschuldigd over vouchers?
  
• Hoe worden vouchers verwerkt in de boekhouding?
  
• Praktische uitdagingen van vouchers
  
• Belangrijkste aandachtspunten bij terugbetalingen, vervallen vouchers en belastingcorrecties
  

Wat is een voucher?

Volgens de Duitse btw-wet (UStG) is een voucher een instrument dat wordt gebruikt om te betalen voor goederen, diensten of andere leveringen. Bedrijven kunnen vouchers uitgeven en deze accepteren als volledige of gedeeltelijke betaling. Dat betekent dat een voucher de betaling in contanten geheel of gedeeltelijk vervangt.

Het bedrijf moet duidelijk maken hoe de voucher kan worden gebruikt, wat de gebruiksvoorwaarden zijn en welke locaties de voucher accepteren. Bedrijven kunnen deze informatie vermelden op de voucher zelf of in begeleidende documentatie. Instrumenten die kortingen geven, gelden volgens de UStG niet als voucher. Hieronder vallen bijvoorbeeld kortings-, loyaliteits- en beloningskaarten.

Voordelen van vouchers voor bedrijven

Vouchers hebben verschillende voordelen voor bedrijven. Ze kunnen de klantenloyaliteit versterken en herhalingsaankopen aanmoedigen omdat klanten ze alleen bij het bedrijf dat ze uitgeeft kunnen verzilveren. Bedrijven profiteren ook van vooruitbetalingen, omdat klanten vaak voor vouchers betalen voordat de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd worden. Bovendien vormen niet-ingewisselde vouchers extra inkomsten voor bedrijven.

Vouchers zijn ook zeer effectieve marketingmiddelen. Bedrijven kunnen ze gebruiken om nieuwe klanten aan te trekken en de omzet te verhogen of als onderdeel van verkoop- en marketingcampagnes. Omdat vouchers flexibel zijn, kunnen bedrijven ze uitgeven voor individuele producten, diensten of servicegebieden. Hierdoor kan het bedrijf bepalen hoe klanten de vouchers gebruiken. Als de voucher niet beperkt is tot een specifieke levering of dienst, geven bedrijven ontvangers meer keuze bij het verzilveren ervan.

Vouchers zijn over het algemeen populair bij klanten en worden regelmatig cadeau gegeven. Bedrijven kunnen dit feit gebruiken om hun bereik verder te vergroten en hun naamsbekendheid te vergroten.

Wat zijn de verschillen tussen vouchers voor eenmalig gebruik en multifunctionele vouchers?

Bedrijven die vouchers willen aanbieden aan klanten in Duitsland kunnen kiezen uit twee soorten: vouchers voor eenmalig gebruik (Einzweckgutscheinen) en multifunctionele vouchers (Mehrzweckgutscheinen). Beide soorten voldoen aan de basiseisen van een voucher. Het belangrijkste verschil is hoe ze worden uitgegeven.

Voucher voor één doel

Met een bon voor éénmalig gebruik maakt het bedrijf op het moment van uitgifte duidelijk voor welke specifieke goederen of diensten de bon is bedoeld. Het bedrijf definieert duidelijk welke goederen of diensten klanten zullen ontvangen met de voucher. Een voucher voor eenmalig gebruik verwijst vaak naar een specifiek product, dienst of dienstencategorie. Dit betekent dat het voor klanten vanaf het begin duidelijk is waarvoor ze de voucher kunnen verzilveren.

Voorbeelden van vouchers voor eenmalig gebruik zijn de volgende:

• Een kapsalon geeft een voucher uit voor een specifieke behandeling of knipbeurt.
  
• Een restaurant geeft een voucher uit voor een brunchbuffet voor twee personen.
  

Multifunctionele voucher

Een multifunctionele voucher biedt meer flexibiliteit dan zijn tegenhanger met één doel. Bedrijven bepalen bij het uitgeven van dit type voucher niet waar deze aan besteed kan worden. In plaats daarvan kunnen klanten deze vouchers gebruiken voor verschillende producten of diensten die het bedrijf aanbiedt. Deze voucher dient dus als een algemeen betaalmiddel binnen het assortiment producten en diensten van het bedrijf, zonder gebonden te zijn aan een specifiek product of dienst.

Voorbeelden van multifunctionele vouchers zijn de volgende:

• Een warenhuis geeft een voucher uit voor een vast bedrag dat klanten kunnen verzilveren voor alle producten of diensten die het bedrijf aanbiedt.
  
• Een boekwinkel geeft een voucher uit die klanten kunnen verzilveren voor boeken, kalenders of kantoorartikelen.
  

Wanneer is btw verschuldigd voor vouchers?

Het type voucher is belangrijk om te bepalen wanneer btw is verschuldigd.

Btw op vouchers voor éénmalig gebruik

vouchers met een specifiek doel worden uitgegeven voor een specifiek product of een specifieke dienst. Dit betekent dat bedrijven vanaf het begin weten welk product of welke dienst ze zullen leveren en welk belastingtarief van toepassing zal zijn. Daarom moeten ze btw afdragen wanneer ze de voucher uitgeven. Deze belasting is verschuldigd ongeacht wanneer de klant de voucher verzilvert en wordt niet opnieuw geheven wanneer de voucher wordt ingewisseld.

Als de btw-gegevens nog niet bekend zijn op het moment dat de voucher wordt uitgegeven (d.w.z. de plaats van uitvoering of het btw-tarief zijn nog niet bekend), wordt deze voucher beschouwd als een multifunctionele voucher, ook wel “voucher voor gemengd gebruik” genoemd.

Btw op multifunctionele vouchers

Multifunctionele vouchers worden niet uitgegeven voor een specifiek goed of een specifieke dienst. Dit betekent dat het bedrijf dat de voucher uitgeeft het belastingtarief niet van tevoren kan bepalen. Daarom wordt de btw pas verschuldigd als de voucher wordt ingewisseld. Op dat moment weet het bedrijf welk goed of welke dienst is geleverd en welk belastingtarief van toepassing is. In de praktijk worden deze vouchers meestal uitgegeven met een ontvangstbewijs waarop geen btw staat.

Het btw-bedrag wordt berekend op basis van de waarde van het product of de dienst. Voor een voucher met een nominale waarde van €100 moet btw worden betaald over het volledige bedrag van €100. Dit geldt ook als de voucher wordt verkocht. Dit geldt ook als de voucher met korting wordt verkocht. Een voucher met een waarde van €100 kan bijvoorbeeld voor €80 worden verkocht via een online platform.

Hoe worden vouchers verwerkt in de boekhouding?

Vouchers kunnen een boekhoudkundige uitdaging vormen voor Duitse bedrijven. Ze genereren inkomsten zodra ze worden uitgegeven, maar het product of de dienst die deze inkomsten genereert, wordt later geleverd. Daarom moeten bedrijven een duidelijk onderscheid maken tussen wanneer de voucher moet worden geboekt als opbrengst en hoe deze zal worden belast. Een nauwkeurige boekhouding is belangrijk om de btw correct aan te geven en om een nauwkeurig overzicht van de financiën te houden.

Vouchers met één doel boeken

Bedrijven weten al welke goederen of diensten op een later tijdstip zullen worden geleverd als ze vouchers voor éénmalig gebruik uitgeven. Ze moeten de verkoop van de voucher in eerste instantie boeken als een verplichting. De btw is onmiddellijk verschuldigd en wordt dienovereenkomstig geboekt. De overeenkomstige inkomsten worden pas geboekt op de gewone inkomstenrekening als de voucher is ingewisseld, terwijl de belasting werd geboekt toen de voucher werd uitgegeven.

Hier is een voorbeeld: Een kapsalon verkoopt een voucher voor een knipbeurt voor €50. In de boekhouding neemt het bedrijf het bedrag in eerste instantie op als een schuld aan de klant. Het bedrijf betaalt de omzetbelasting onmiddellijk. Als de klant de knipbeurt verzilvert, boekt het bedrijf het bedrag over naar de gewone inkomstenrekening.

Multifunctionele vouchers boeken

Met multifunctionele vouchers boeken bedrijven de verkoop in eerste instantie als een debetboeking of voucherverplichting omdat ze niet weten welke specifieke goederen of diensten ze zullen leveren of welk belastingtarief van toepassing zal zijn. De btw is pas verschuldigd als de voucher is ingewisseld. Deze aanpak zorgt ervoor dat de boekhouding correct is en de werkelijk verschuldigde belasting weergeeft.

Een voorbeeld: Een warenhuis verkoopt een voucher ter waarde van €100 die kan worden ingewisseld voor verschillende producten. De boekhouding boekt dit bedrag als tegoedbonverplichting zolang de bon niet is ingewisseld. Het bedrijf berekent alleen de btw en boekt de inkomsten op de gewone inkomstenrekening als de klant de voucher verzilvert.

Praktische uitdagingen van vouchers

Hoewel het aanbieden van vouchers voordelen heeft, hebben bedrijven in Duitsland ook te maken met een aantal uitdagingen op het gebied van belastingen en boekhouding. Het correct afhandelen van de btw kan in sommige gevallen bijzonder ingewikkeld zijn.

Verschillende belastingtarieven combineren

Een aspect dat met zorg moet worden behandeld, zijn klanten die vouchers gebruiken voor goederen en diensten waarvoor verschillende btw-tarieven gelden. Een klant gebruikt bijvoorbeeld een voucher van een massagesalon om een massage en wellnessproducten te kopen. Voor de wellnessproducten geldt het normale tarief van 19%, terwijl voor de massage het gereduceerde tarief van 7% geldt.

In dit geval moeten bedrijven de waarde van de voucher dienovereenkomstig splitsen en de verschuldigde btw voor elk van de vouchers berekenen volgens de respectieve tarieven. De enige keer dat de belasting kan worden berekend op basis van het belastingtarief van de hoofdaankoop, is als een van de aankopen als bijkomstig wordt beschouwd. Dit betekent dat het ondergeschikt is aan de hoofdaankoop (bijv. kleine transportkosten of aanvullende diensten).

Vouchers voor meerdere winkels gebruiken

Als een voucher bij meerdere bedrijven kan worden ingewisseld, dan wordt er btw geïnd over de hele dienstverleningsketen. Een organisator van een evenement verkoopt bijvoorbeeld een belevenispakket met twee concertkaartjes en een diner in een restaurant.

Voor het diner koopt de organisator eerst een voucher van het restaurant. Het restaurant belast de waarde van deze voucher zodra deze wordt verkocht. De organisator van het evenement belast vervolgens de totale waarde van het pakket wanneer hij het aan de klant verkoopt en trekt de voorbelasting af van de voucher van het restaurant. Als de organisator van het evenement louter optreedt als tussenpersoon op provisiebasis en de restaurantbon uitgeeft op naam van het bedrijf, dan worden beide bedrijven btw-plichtig als de bon wordt verkocht. De bedrijven moeten coördineren om fouten te voorkomen.

Omgaan met niet-ingewisselde vouchers

Niet elke voucher wordt ingewisseld. Misschien is de ontvanger hem vergeten of wil hij hem niet verzilveren. De fiscale gevolgen hiervan verschillen afhankelijk van het type voucher.

Bij vouchers voor eenmalig gebruik moet btw worden betaald op het moment van verkoop. De belastingbetaling kan niet worden teruggedraaid of terugbetaald, zelfs als de voucher later niet wordt ingewisseld.

Omdat multifunctionele vouchers geen btw vereisen totdat ze worden ingewisseld, is er geen belasting verschuldigd als de voucher ongebruikt blijft. Voor bedrijven betekent dit dat niet-ingewisselde multipurpose vouchers niet leiden tot belastinguitgaven. Ze blijven echter in de boekhouding staan als schuld totdat ze worden afgeschreven.

Digitale oplossingen gebruiken

Vouchers kunnen voor veel bedrijven lastig te beheren zijn omdat er veel verschillende processen bij komen kijken - van het registreren van de verkoop en het berekenen van de btw tot het verzilveren door klanten. Digitale oplossingen kunnen helpen om deze processen gestructureerd en efficiënt te maken.

Stripe Billing helpt bedrijven om vouchers op verschillende manieren te beheren, of je nu online vouchers verkoopt of ze in de winkel aanbiedt. Met Billing kun je snel en eenvoudig wettelijk conforme facturen maken voor de vouchers en voor de goederen en diensten waarvoor de vouchers gelden. Daarnaast kun je Billing gebruiken om de verkoop en verzilvering van vouchers te beheren. Dit geeft je een overzicht van uitstaande vouchers, reeds ingewisselde bedragen en resulterende verkopen. Dit vereenvoudigt de boekhouding en ondersteunt de compliance met belastingregels.

Belangrijkste aandachtspunten bij terugbetalingen, verlopen vouchers en belastingaanpassingen

Bedrijven in Duitsland moeten voorbereid zijn op het afhandelen van vouchers nadat ze ze hebben uitgegeven. Hier zijn enkele belangrijke punten om rekening mee te houden bij terugbetalingen, verlopen vouchers en btw-aanpassingen.

Terugbetalingen

Er zijn veel redenen waarom een klant een voucher kan retourneren of het aankoopbedrag kan terugvragen. Dit kan gebeuren als het bedrijf de voucher niet meer kan verzilveren. Een klant kan een voucher willen retourneren binnen de retourtermijn.

Als de voucher een voucher voor eenmalig gebruik is waarvoor btw is afgedragen toen de voucher werd verkocht, moet de bijbehorende belastingaangifte worden gecorrigeerd. Bedrijven moeten de btw corrigeren en het overeenkomstige deel van de belasting die al is afgedragen, terugbetalen. Bij multifunctionele vouchers is het niet nodig om de belastingaangifte te corrigeren, omdat er geen btw over hoeft te worden betaald totdat ze worden ingewisseld.

Vervallen vouchers

Bedrijven moeten duidelijke regels opstellen voor de geldigheid van vouchers. Multifunctionele vouchers hebben vooral gevolgen als ze verlopen zonder te zijn ingewisseld. Dit komt doordat de btw alleen verschuldigd is bij verzilvering, dus de waarde blijft onbelast. De boekhoudafdeling kan de schuld na afloop afschrijven. In het geval van vouchers voor éénmalig gebruik verandert er niets aan de belasting die al is betaald. Een verlopen voucher leidt niet tot terugbetaling van omzetbelasting.

Btw-aanpassingen

Wettelijke belastingtarieven voor producten en diensten kunnen veranderen in de periode tussen de verkoop en het verzilveren van vouchers. In dergelijke gevallen moeten bedrijven controleren of een btw-aanpassing nodig is. In principe geldt het belastingtarief dat geldig is op het moment van uitvoering. Met een goede planning en de juiste digitale hulpmiddelen kunnen bedrijven met deze speciale gevallen omgaan.