La sustitución de un sistema de facturación de servicios públicos es una de las contrataciones más importantes que puede llevar a cabo un proveedor de servicios públicos. Según la Oficina de Eficiencia Energética y Energías Renovables de EE. UU., las organizaciones que simplifican sus procesos de acceso a los datos de servicios públicos reducen el tiempo dedicado a la recopilación de datos en aproximadamente un 10 %-33 %. Una solicitud de propuestas (RFP) para la facturación de servicios públicos debe describir los requisitos del motor de tarifas (es decir, el nivel de complejidad que debe tener el sistema de facturación para garantizar la precisión), así como la arquitectura de integración, las obligaciones de presentación de informes reglamentarios, la diversidad de canales de pago y el riesgo de migración. Debe hacerse con suficiente detalle para que los proveedores puedan responder con precisión y los evaluadores puedan distinguirlos. Una RFP mal redactada podría atraer a los proveedores equivocados.

A continuación, analizaremos qué debe incluir una RFP para la facturación de servicios públicos, cómo funciona el proceso de contratación y cómo evaluar de forma eficaz las respuestas de los proveedores.

Destacados

• Una RFP para la facturación de servicios públicos debe especificar la complejidad requerida del motor de tarifas, la arquitectura de integración y los canales de pago.

• El proceso de contratación pública, desde la publicación de la RFP hasta la adjudicación del contrato, puede ser largo, y el riesgo se concentra más en el alcance de la migración e integración de datos que en la propia selección del proveedor.

• Una evaluación eficaz implica ir más allá de las puntuaciones de las propuestas y entrar en detalles concretos. Entre las técnicas recomendables se incluyen ejemplos de migraciones, conversaciones directas con el equipo con el que trabajarás y situaciones de demostración basadas en tus propios datos.

¿Qué es una RFP para la facturación de servicios públicos?

Una RFP para la facturación de servicios públicos es un documento formal de contratación pública que los ayuntamientos, las cooperativas y los proveedores privados de servicios públicos (dependiendo de quién sea el propietario y el operador del servicio) publican cuando evalúan a los proveedores de software de facturación, procesamiento de pagos o servicios de facturación gestionados. En él se definen las necesidades de la organización emisora, cómo deben responder los proveedores y cómo se puntuarán dichas respuestas.

¿Qué debe incluir una solicitud de propuestas (RFP) para la facturación de servicios públicos?

Las RFP adecuadas describen los resultados y especifican los requisitos. Esto indica a los proveedores qué tipo de información deben proporcionar y hace que la evaluación sea más fácil y eficaz.

Esto es lo que debe incluir.

Contexto y alcance

Empieza por la publicación de la RFP. Describe qué sistema estás sustituyendo y por qué ya no es suficiente. Especifica la cantidad de cuentas activas, el volumen de facturación mensual, la cantidad de tipos de servicios facturados y la estructura actual del ciclo de facturación.

Servicios necesarios

Muchas plataformas de facturación de servicios públicos cubren estos servicios de forma nativa o mediante integraciones. Explica qué necesitas (por ejemplo, la importación y validación de datos de medición, un motor de cálculo de tarifas, la generación de facturas, el procesamiento de pagos o la gestión de cuentas de clientes). Especifica cuáles de estas funciones deben ser funcionalidades básicas del producto o si es aceptable gestionarlas como integraciones independientes.

Requisitos de integración tecnológica

Indica todos los sistemas con los que debe conectarse la plataforma de facturación (por ejemplo, planificación de recursos empresariales, infraestructura de medición avanzada, información geográfica, cualquier informe reglamentario estatal o federal). Aclara si necesitas interfaces de programación de aplicaciones (API) que se ajusten al estilo arquitectónico de Transferencia de Estado Representacional (REST) (es decir, acceso a la API REST), qué estándares de autenticación esperas y si los proveedores deben proporcionar entornos de prueba para las pruebas previas a la producción.

Implementación, migración y soporte

La migración de datos desde los sistemas de información de clientes heredados suele ser una parte costosa y laboriosa de la transición a un nuevo sistema de facturación. Exige a los proveedores que detallen sus metodologías de conversión, los plazos propuestos y los compromisos en materia de acuerdos de nivel de servicio (ANS) tras el lanzamiento.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

Describe tu entorno normativo. Como mínimo, los proveedores deben poder presentar documentación que acredite el cumplimiento de la Norma de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), informes de auditoría de Controles de Sistemas y Organizaciones (SOC) 2 de Tipo 2 y documentación sobre la recuperación ante desastres. Además, deben definir objetivos para uno de estos dos factores:

• Objetivo de punto de recuperación: la cantidad máxima de pérdida de datos que una organización puede tolerar tras una interrupción
  
• Objetivo de tiempo de recuperación: el plazo en el que deben restablecerse los procesos
  

Estructura de precios

Solicita a los proveedores que fijen los precios en un formato que permita la comparación directa. Pídeles costes iniciales desglosados por separado de las comisiones continuas, las comisiones por transacción para cada método de pago y los precios por cuenta al volumen actual de tu cuenta, así como al 110 %, 125 % y 150 % de ese número.

¿Cómo funciona el proceso de RFP para la facturación de servicios públicos?

La línea temporal del proceso de RFP para la facturación de servicios públicos suele constar de varios pasos, desde la redacción inicial hasta la negociación del contrato. A continuación se explica cómo funciona el proceso:

• Redacción y revisión interna: reúne los requisitos de las operaciones de facturación, tecnología de la información (TI), finanzas y servicio al cliente. Los servicios públicos deben revisar jurídicamente el documento de la RFP antes de su publicación.

• Publicación y preguntas y respuestas (PyR): publica la RFP públicamente a través de tu sitio web, portales de adquisiciones estatales o servicios como BidNet Direct y DemandStar. A continuación, concede tiempo a los proveedores para que presenten sus preguntas por escrito. Publica las respuestas por escrito en forma de anexos oficiales. Estos pasan a formar parte del expediente oficial de la contratación y son vinculantes para ambas partes.

• Puntuación de la propuesta: puntúa las propuestas de proveedores con respecto a los criterios ponderados definidos en tu RFP. Estos deben cubrir la funcionalidad técnica, el enfoque, la estabilidad financiera, las referencias y el precio del proveedor. Por lo general, los comités de evaluación puntúan de forma independiente antes de reunirse para comparar los resultados.

• Presentaciones orales y demostraciones: selecciona varios proveedores y pídeles que hagan una demostración del sistema utilizando ejemplos basados en tus estructuras tarifarias y tipos de cuentas.

• Comprobaciones de referencias y selección final: ponte en contacto con empresas de servicios públicos de tamaño similar.

• Negociación del contrato: llega a un acuerdo con el proveedor elegido. La RFP y la propuesta del proveedor ganador pueden convertirse en pruebas del contrato final en caso de que surjan controversias.

¿En qué se diferencian las RFP para la facturación de servicios públicos de otras RFP para software?

Muchas RFP para software buscan un producto. Las RFP para la facturación de servicios públicos buscan un sistema que funcione correctamente cada mes bajo el escrutinio de las autoridades reguladoras.

Esto es lo que los sistemas ganadores deben ser capaces de gestionar.

Complejidad de tasas

A diferencia de las herramientas de facturación de software como servicio (SaaS) del comercio minorista, que suelen funcionar con tarifas por niveles, los sistemas de facturación deben gestionar cálculos complicados de las tarifas. Es posible que el sistema tenga que calcular la factura de un solo cliente aplicando una tarifa escalonada, un descuento por bajos ingresos, un recargo por recuperación tras una tormenta, un cargo por demanda para los clientes con tarifa por franja horaria y una tasa por factura en papel, todo ello en una misma factura.

Informes normativos

Las empresas de suministro de electricidad, gas y agua suelen estar sujetas a estrictos requisitos de información. El sistema de facturación suele ser el sistema de registro de estos datos, por lo que los requisitos de integridad y auditabilidad de los datos son más estrictos que en la mayoría de los contextos de facturación comercial.

Medidas de protección contra la vulnerabilidad de los clientes

Muchas jurisdicciones cuentan con normas que regulan los plazos de preaviso de corte del suministro, las protecciones médicas básicas y los requisitos relativos a los acuerdos de pago. La plataforma de facturación de servicios públicos debe aplicar estas normas de manera coherente.

¿Cómo se deben evaluar las respuestas a una RFP para la facturación de servicios públicos?

Evalúa las propuestas según los criterios que hayas establecido, pero plantéate ir más allá. Pide a los candidatos que colaboren contigo para comprender mejor sus equipos, el coste total y cómo abordarán las cuestiones más importantes.

Estas son algunas formas de mejorar tu evaluación:

• Crea situaciones de demostración a partir de tus propios datos: pide a los principales proveedores que calculen las facturas de un conjunto de cuentas reales con estructuras de tarifas complicadas durante sus demostraciones. Si utilizas tus situaciones hipotéticas, sabrás si el sistema puede facturar tal y como necesitas.

• Petición de una muestra de migración de datos: la migración de datos puede ser una de las partes más difíciles del cambio a un nuevo sistema de facturación. Para detectar posibles problemas, facilita un extracto de datos depurado de tu sistema actual y pide a los proveedores que te lo muestren tras la conversión.

• Consulta a las referencias sin seguir un guion: toda implementación tiene sus problemas. Pregunta a las referencias por las dificultades que han tenido en sus propios proyectos para ver cómo reaccionaron los candidatos cuando las cosas no salieron según lo previsto.

• Habla con el equipo de implementación: las personas que participan en las presentaciones de ventas a menudo no son las personas que dirigirán tu implementación. Pide algo de tiempo con el equipo con el que trabajarías para que puedas entender su nivel de experiencia con sistemas similares al tuyo.

• Modelo del coste total de propiedad en 10 años: en lugar de depender de las comisiones por cuenta, pide a los proveedores que proporcionen un coste total de propiedad en 10 años. Esto estima los costes directos e indirectos involucrados en la adquisición y operación de un producto o sistema durante ese tiempo, utilizando el volumen de tu cuenta y el volumen de transacciones, incluidos los costes iniciales.

¿Cómo contribuye la infraestructura de facturación moderna a alcanzar los objetivos de las RFP de servicios públicos?

La mejor plataforma de facturación hace mucho más que generar facturas. Cuando evalúes las plataformas modernas en función de los criterios de tu RFP, presta atención a estas funcionalidades:

• Facturación y pagos unificados: las plataformas que gestionan la facturación y los pagos en una misma infraestructura minimizan los problemas de conciliación y las inconsistencias en los informes que surgen al tener que integrar sistemas independientes. Cuando los datos fluyen sin problemas entre la facturación y los pagos, los informes reflejan lo que realmente ocurrió, en lugar de lo que dos sistemas acordaron a posteriori.

• Rapidez de implementación: antes, el tiempo que transcurría entre la firma de un contrato y la puesta en marcha de una solución de facturación operativa se medía en meses. Hoy en día, las plataformas bien diseñadas pueden pasar a modo activo en cuestión de días. Los nuevos modelos de precios pueden implementarse en minutos sin necesidad de un ciclo de desarrollo completo.

• Recuperación de ingresos: los pagos fallidos son inevitables cuando se opera a gran escala, y la forma en que una plataforma los gestiona afecta directamente al flujo de caja. Las plataformas que controlan tanto la facturación como el procesamiento de pagos disponen de más datos de pago de principio a fin que las herramientas de recuperación de terceros, lo que hace que su lógica de reintentos y el machine learning sean más eficaces.

• Funcionalidad internacional: las plataformas diseñadas para implementaciones internacionales gestionan la conversión de divisas, los métodos de pago locales y la compatibilidad con distintos idiomas de forma nativa, en lugar de mediante integraciones. Esto resulta relevante para cualquier empresa de servicios públicos con cuentas comerciales o industriales que operen a nivel internacional.

• Fiabilidad y tiempo de actividad: la facturación se realiza en un ciclo fijo. Una plataforma que falla el día de la generación de facturas o durante el plazo de procesamiento de pagos provoca una serie de problemas en cadena. Busca compromisos de tiempo de actividad documentados y avalados por una arquitectura diseñada para garantizar la fiabilidad.

Stripe Billing abarca todas estas funciones, unificando la facturación y los pagos en una única plataforma diseñada para su uso internacional.

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• Expandirte internacionalmente: aumenta la conversión ofreciendo los métodos de pagos preferidos por tus clientes. Stripe es compatible con más de 100 métodos de pagos locales y más de 130 divisas.

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