Le remplacement d’un système de facturation de services publics est l’un des processus de passation de marchés les plus importants qu’un fournisseur de services publics puisse effectuer. Selon le Bureau américain de l’efficacité énergétique et des énergies renouvelables, les organisations qui simplifient leurs processus d’accès aux données des services publics réduisent d’environ 10 % à 33 % le temps qu’elles consacrent à la collecte de données. Un appel d’offres (AO) pour la facturation des services publics doit décrire les exigences du moteur tarifaire (c’est-à-dire la complexité que doit avoir le système de facturation pour garantir son exactitude), ainsi que l’architecture d’intégration, les obligations de déclaration réglementaire, la diversité des canaux de paiement et le risque de migration. Il doit le faire avec suffisamment de précision pour que les fournisseurs puissent répondre avec exactitude et que les évaluateurs puissent faire la distinction entre eux. De ce fait, un appel d’offres mal rédigé risque de solliciter les mauvais fournisseurs.

Dans cet article, nous aborderons ce que doit inclure un appel d’offres pour la facturation des services publics, le fonctionnement du processus de passation de marchés et la manière d’évaluer efficacement les réponses des fournisseurs.

Faits saillants

• Un appel d’offres pour la facturation des services publics doit préciser la complexité requise du moteur tarifaire, l’architecture d’intégration et les canaux de paiement.

• Le processus de passation des marchés, de la publication de l’appel d’offres à l’attribution du contrat, peut être long, le risque étant concentré dans le périmètre de migration et d’intégration des données plutôt que dans la sélection du fournisseur elle-même.

• Une évaluation efficace implique d’aller au-delà de la simple notation des propositions et d’examiner les détails. Les bonnes techniques comprennent notamment les exemples de migration, les conversations directes avec l’équipe avec laquelle vous travaillerez et les scénarios de démonstration établis sur la base de vos propres données.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres pour la facturation des services publics ?

Un appel d’offres pour la facturation des services publics est un document formel sur la passation de marchés publié par les municipalités, les coopératives et les fournisseurs de services publics privés (selon l’entité propriétaire et exploitante) sur lequel ils se fondent pour évaluer les fournisseurs de logiciels de facturation, de solutions de traitement des paiements ou de services de facturation gérée. Il définit les besoins de l’organisme émetteur, la manière dont les fournisseurs doivent répondre et la façon dont ces réponses seront évaluées.

Que doit inclure un appel d’offres pour la facturation des services publics ?

Un appel d’offres bien rédigé décrit à la fois les résultats attendus et précise les exigences à respecter. Il indique aux fournisseurs le type d’informations à fournir et facilite et rend l’évaluation plus efficace.

Voici les éléments à y inclure.

Contexte et champ d’application

Commencez par expliquer la raison pour laquelle vous publiez l’appel d’offres. Décrivez le système que vous remplacez et pourquoi il n’est plus adapté. Précisez le nombre de comptes actifs, le volume de facturation mensuel, le nombre de types de services facturés et la structure du cycle de facturation actuel.

Services requis

De nombreuses plateformes de facturation des services publics intègrent des services nativement ou via des intégrations. Expliquez vos besoins (par exemple, ingestion et validation des données de compteurs, moteur de calcul des tarifs, génération de factures, traitement des paiements, gestion des comptes clients). Précisez lesquelles de ces fonctionnalités doivent être considérées comme des fonctionnalités de base du produit ou s’il est acceptable de les traiter comme des intégrations distinctes.

Exigences en matière d’intégration technologique

Énumérez tous les systèmes auxquels la plateforme de facturation doit se connecter (par exemple, la planification des ressources de l’entreprise, l’infrastructure de comptage avancée, les informations géographiques, tout rapport réglementaire étatique ou fédéral). Précisez si vous avez besoin d’interfaces de programmation d’applications (API) conformes au style architectural REST (Representational State Transfer), c’est-à-dire un accès API REST, quelles normes d’authentification vous attendez et si les fournisseurs doivent fournir des environnements de test pour la phase préalable à la production.

Mise en œuvre, migration et service de support

La migration des données provenant des anciens systèmes d’information clients est souvent une étape coûteuse et chronophage d’une transition vers un système de facturation. Exigez des fournisseurs qu’ils détaillent leurs méthodologies de conversion, le calendrier proposé et leurs engagements en matière d’accord de niveau de service (SLA) après le lancement.

Sécurité et conformité

Décrivez votre environnement réglementaire. Les fournisseurs doivent au minimum être en mesure de fournir une documentation de conformité à la Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS), des rapports d’audit de type 2 relatifs aux Contrôles des systèmes et des organisations (SOC) 2 et une documentation sur la reprise après sinistre. Ils doivent aussi définir des objectifs pour l’un des deux facteurs suivants :

• Objectif de point de reprise, à savoir le volume maximal de données qu’une organisation peut se permettre de perdre après une interruption.
  
• Objectif de temps de reprise, à savoir le délai cible de rétablissement des processus après une perturbation.
  

Structure tarifaire

Exigez des fournisseurs qu’ils présentent leurs prix dans un format permettant une comparaison directe. Demandez-leur de détailler les coûts initiaux séparément des frais récurrents, des frais de transaction pour chaque moyen de paiement et du prix par compte en fonction de votre volume de comptes actuel, ainsi qu’à 110 %, 125 % et 150 % de ce volume.

Comment se déroule le processus d’appel d’offres pour la facturation des services publics ?

Le processus d’appel d’offres pour la facturation des services publics comprend généralement plusieurs étapes, de la rédaction initiale à la négociation du contrat. Voici comment il se déroule :

• Rédaction et vérification interne : rassemblez les exigences des opérations de facturation, des technologies de l’information (TI), des finances et du service à la clientèle. Les services publics exigent une vérification juridique du document d’appel d’offres avant sa publication.

• Publication et questions-réponses (Q&R) : publiez l’appel d’offres sur votre site web, sur les portails destinés aux processus de passation des marchés de l’État ou auprès de services comme BidNet Direct et DemandStar. Accordez ensuite aux fournisseurs un délai pour soumettre leurs questions par écrit. Communiquez les réponses écrites sous forme d’addenda officiels. Ces documents deviennent intégrés au dossier officiel de l’appel d’offres et sont contraignants pour les deux parties.

• Évaluation des propositions : évaluez les propositions des fournisseurs en fonction des critères pondérés définis dans votre appel d’offres. Ces critères doivent couvrir les capacités techniques du fournisseur, son approche, sa solidité financière, ses références et son prix. Les comités d’évaluation procèdent généralement à une évaluation indépendante avant de se réunir pour comparer les résultats.

• Présentations et démonstrations orales : choisissez un certain nombre de fournisseurs et demandez-leur de faire la démonstration du système en utilisant des scénarios tirés de vos structures tarifaires et de vos types de comptes.

• Vérification des références et sélection finale : contactez les références dans des entreprises de services publics de taille comparable.

• Négociation du contrat : signez un contrat avec le fournisseur que vous avez choisi. L’appel d’offres et la proposition du fournisseur retenu pourraient devenir des annexes au contrat final en cas de litige.

Quelle est la différence entre les appels d’offres pour la facturation des services publics et ceux pour les logiciels ?

De nombreux appels d’offres pour des logiciels recherchent un produit. Les appels d’offres pour la facturation des services publics recherchent un système qui fonctionne correctement chaque mois, sous le contrôle des autorités réglementaires.

Voici ce que les systèmes gagnants doivent être capables de gérer.

Complexité des tarifs

Contrairement aux outils de facturation « software as a service » (SaaS) destinés au commerce de retail, qui ont tendance à fonctionner avec une tarification fixe ou échelonnée, les systèmes de facturation des services publics doivent gérer des calculs de tarifs complexes. Le système peut devoir calculer la facture d’un même client en appliquant une tarification progressive par tranches, une remise pour les ménages à faible revenu, une surtaxe de reprise après tempête, une charge de puissance pour les clients en tarification horaire et des frais de facture papier, le tout sur une seule et même facture.

Rapports réglementaires

Les entreprises de distribution d’électricité, de gaz et d’eau sont généralement soumises à des exigences strictes en matière de reporting. Le système de facturation servant souvent de système d’archivage pour ces données, les exigences en matière d’intégrité et d’audit des données sont plus rigoureuses que dans la plupart des contextes de facturation commerciale.

Mesures de protection des clients vulnérables

De nombreuses juridictions ont des règles concernant les délais de préavis avant interruption de service, les protections pour les clients bénéficiant d’un statut médical prioritaire et les exigences en matière d’échéanciers de paiement. La plateforme de facturation des services publics doit appliquer ces règles de manière cohérente.

Comment évaluer les réponses à un appel d’offres concernant la facturation des services publics ?

Évaluez les propositions en fonction des critères que vous avez définis, mais ne vous arrêtez pas là. Demandez aux soumissionnaires de collaborer avec vous afin de mieux comprendre leurs équipes, le coût global et la manière dont ils aborderont les questions les plus importantes.

Voici quelques moyens d’améliorer votre évaluation :

• Créer des scénarios de démonstration à partir de vos propres données : demandez aux fournisseurs présélectionnés de calculer le montant des factures pour un ensemble de comptes réels présentant des structures tarifaires complexes lors de leurs démonstrations. L’utilisation de vos scénarios vous permettra de déterminer si le système proposé peut facturer comme vous le souhaitez.

• Demander un exemple de migration de données : la migration de données peut être l’une des étapes les plus difficiles du passage à un nouveau système de facturation. Afin de déceler d’éventuels problèmes, fournissez un extrait de données anonymisées de votre système actuel et demandez aux fournisseurs de vous le présenter après la conversion.

• Vérifier les références sans script prédéfini : chaque mise en œuvre comporte des problèmes. Interrogez les références sur les difficultés rencontrées lors de leurs propres projets afin de voir comment les soumissionnaires ont réagi lorsque les choses ne se sont pas déroulées comme prévu.

• Discuter avec l’équipe de mise en œuvre : les personnes qui participent aux présentations commerciales ne sont généralement pas celles qui géreront votre mise en œuvre. Demandez à passer du temps avec l’équipe avec laquelle vous travailleriez afin de comprendre leur niveau d’expérience avec des systèmes similaires au vôtre.

• Modéliser le coût total de possession sur 10 ans : au lieu de vous baser sur les coûts par compte, demandez aux fournisseurs de vous fournir un coût total de possession sur 10 ans. Ce calcul estime les coûts directs et indirects liés à l’acquisition et à l’exploitation d’un produit ou d’un système pendant cette période, en fonction du volume de vos comptes et de vos transactions, y compris les coûts initiaux.

Comment l’infrastructure de facturation moderne soutient-elle les objectifs des appels d’offres des services publics ?

Les meilleures plateformes de facturation font plus que générer des factures. Lorsque vous évaluez les plateformes modernes au regard des critères de votre appel d’offres, recherchez les fonctionnalités suivantes :

• Facturation et paiements unifiés : les plateformes qui gèrent la facturation et les paiements sur la même infrastructure minimisent les problèmes de rapprochement et les lacunes en matière de reporting qui résultent de l’assemblage de systèmes distincts. Lorsque les données circulent de manière fluide entre la facturation et les paiements, votre reporting reflète la réalité et non sur une concordance a posteriori entre deux systèmes.

• Rapidité de déploiement : auparavant, le délai entre la signature d’un contrat et la mise en place d’une solution de facturation opérationnelle se mesurait en mois. Désormais, les plateformes bien conçues peuvent être mises en production en quelques jours. Les nouveaux modèles de tarification peuvent être déployés en quelques minutes, sans nécessiter un cycle de développement complet.

• Recouvrement des revenus : les paiements échoués sont inévitables à grande échelle, et la façon dont une plateforme les gère a un impact direct sur les flux de trésorerie. Les plateformes qui possèdent à la fois les couches de facturation et de paiement détiennent davantage de données de paiement de bout en bout que les outil de recouvrement tiers, ce qui rend leur logique de nouvelle tentative et leur Machine Learning plus efficaces.

• Capacité globale : les plateformes conçues pour les déploiements mondiaux gèrent nativement la conversion des devises, les moyens de paiement locaux et le support multilingue, plutôt que par le biais d’intégrations. Ceci est pertinent pour toute entreprise de services publics disposant de comptes commerciaux ou industriels opérant à l’international.

• Fiabilité et temps de disponibilité : la facturation s’effectue selon un cycle fixe. Une défaillance le jour de l’émission des factures ou lors du traitement des paiements peut engendrer des problèmes en cascade. Privilégiez les plateformes offrant des garanties de temps de disponibilité documentées, reposant sur une architecture conçue pour la fiabilité.

Stripe Billing couvre toutes ces fonctionnalités, unifiant la facturation et les paiements sur une seule plateforme conçue pour une utilisation mondiale.

Comment Stripe Billing peut vous aider

Stripe Billing vous permet de facturer et de gérer vos clients comme vous le souhaitez : simple facturation récurrente, facturation à l’usage, contrats négociés à la vente, etc. Commencez à accepter des paiements récurrents à l’échelle mondiale en quelques minutes, sans avoir à écrire une seule ligne de code, ou créez une intégration personnalisée à l’aide de l’API.

Stripe Billing vous aide comme suit :

• Proposer des tarifs flexibles : répondez plus rapidement aux besoins des utilisateurs avec des modèles de tarification flexibles (à l’usage, échelonnée, forfaitaire avec dépassement, et plus encore). La prise en charge des bons de réduction, des essais gratuits, des prorata et des produits complémentaires est intégrée.

• Vous développer à l’international : augmentez vos conversions en proposant les moyens de paiement préférés de vos clients. Stripe prend en charge plus de 100 moyens de paiement locaux et plus de 130 devises.

• Booster vos revenus et réduire l’attrition : optimisez la récupération des revenus et réduisez l’attrition involontaire grâce à Smart Retries et aux automatisations des workflows de relance. En 2024, les outils de recouvrement de Stripe ont permis aux utilisateurs de récupérer plus de 6,5 milliards de dollars de revenus.

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