A substituição de um sistema de faturamento de serviços públicos é uma das aquisições mais importantes que um prestador de serviços públicos pode realizar. De acordo com o Escritório de Eficiência Energética e Energia Renovável dos EUA, as organizações que simplificam os processos de acesso aos dados de serviços públicos reduzem o tempo gasto na coleta de dados em cerca de 10% a 33%. Uma solicitação de proposta (RFP) para faturamento de serviços públicos deve definir os requisitos do mecanismo de cálculo de tarifas (ou seja, o nível de complexidade que o sistema de faturamento deve ter para garantir a precisão), bem como a arquitetura de integração, as obrigações regulatórias de relatórios, a diversidade de canais de pagamento e o risco de migração. Isso deve ser feito com especificidade suficiente para que os fornecedores possam responder com precisão e os avaliadores possam diferenciá-los. Uma RFP mal redigida pode atrair os fornecedores errados.

A seguir, discutiremos o que uma RFP para faturamento de serviços públicos deve incluir, como funciona o processo de aquisição e como avaliar as respostas dos fornecedores de forma eficaz.

Destaques

• Uma RFP para faturamento de serviços públicos deve especificar a complexidade exigida do mecanismo de cálculo de tarifas, a arquitetura de integração e os canais de pagamento.

• O processo de aquisição, desde a publicação da RFP até a adjudicação do contrato, pode ser demorado, com os riscos concentrados no escopo da migração e integração de dados, e não na própria seleção do fornecedor.

• Uma avaliação eficaz significa ir além das pontuações das propostas e entrar em detalhes. Boas técnicas incluem exemplos de migração, conversas diretas com a equipe com a qual você trabalhará e cenários de demonstração criados a partir de seus próprios dados.

O que é uma RFP para faturamento de serviços públicos?

Uma RFP para faturamento de serviços públicos é um documento formal de licitação que municípios, cooperativas e prestadores privados de serviços públicos (dependendo de quem é o proprietário e opera o serviço) publicam quando estão avaliando fornecedores de software de faturamento, processamento de pagamentos ou serviços de faturamento gerenciado. Ele define quais são as necessidades da organização emissora, como os fornecedores devem responder e como essas respostas serão avaliadas.

O que deve constar em uma RFP de faturamento de serviços públicos?

RFPs fortes descrevem resultados e especificam requisitos. Isso informa aos fornecedores que tipo de informação fornecer e torna a avaliação mais fácil e eficaz.

Veja o que incluir.

Contexto e escopo

Comece explicando por que está lançando a RFP. Descreva qual sistema está substituindo e por que ele não é mais suficiente. Especifique o número de contas ativas, o volume mensal de faturamento, o número de tipos de serviço faturados e a estrutura atual do ciclo de faturamento.

Serviços necessários

Muitas plataformas de faturamento de serviços públicos oferecem suporte a esses serviços de forma nativa ou por meio de integrações. Explique o que você precisa (por exemplo, captação e validação de dados de medidores, um mecanismo de cálculo de tarifas, geração de faturas, processamento de pagamentos, gestão de contas de clientes). Especifique quais desses recursos devem ser funcionalidades essenciais do produto ou se é aceitável tratá-los como integrações separadas.

Requisitos de integração tecnológica

Enumere todos os sistemas aos quais a plataforma de faturamento precisa se conectar (por exemplo, planejamento de recursos empresariais, infraestrutura avançada de medição, informações geográficas, qualquer relatório regulatório estadual ou federal). Esclareça se você requer interfaces de programação de aplicativos (APIs) que estejam em conformidade com o estilo arquitetônico Representational State Transfer (REST) (ou seja, acesso à REST API), quais padrões de autenticação você espera e se os fornecedores devem disponibilizar ambientes de área restrita para testes de pré-produção.

Implementação, migração e suporte

A migração de dados de sistemas de informação de clientes antigos costuma ser uma etapa cara e demorada na transição para um novo sistema de faturamento. Exija que os fornecedores detalhem as metodologias de conversão, os cronogramas propostos e os compromissos relativos ao acordo de nível de serviço (SLA) após o lançamento.

Segurança e conformidade

Descreva seu ambiente regulatório. No mínimo, os fornecedores devem ser capazes de apresentar documentação de conformidade com a Norma de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS), relatórios de auditoria do Tipo 2 dos Controles de Sistemas e Organizações (SOC) 2 e documentação de recuperação de desastres. Além disso, devem definir metas para um dos dois fatores:

• Objetivo de ponto de recuperação, a quantidade máxima de perda de dados que uma organização pode tolerar após uma interrupção
  
• Objetivo de tempo de recuperação, o período em que os processos devem ser restaurados
  

Estrutura de preços

Exigir que os fornecedores apresentem os preços em um formato que permita a comparação direta. Peça a eles os custos iniciais detalhados separadamente das taxas contínuas, as taxas de transação para cada forma de pagamento e os preços por conta com base no volume da sua conta atual, assim como em 110%, 125% e 150% desse valor.

Como funciona o processo de RFP para faturamento de serviços públicos?

O cronograma do processo de RFP para faturamento de serviços públicos geralmente envolve várias etapas, desde a elaboração inicial até a negociação do contrato. Veja como funciona o processo:

• Elaboração e revisão interna: reunir os requisitos das áreas de faturamento, tecnologia da informação (TI), finanças e atendimento ao cliente. As empresas de serviços públicos exigem uma revisão jurídica do documento de RFP antes da publicação.

• Publicação e perguntas e respostas (P&R): publique a RFP publicamente em seu site, nos portais de compras estaduais ou em serviços como BidNet Direct e DemandStar. Depois, dê tempo aos fornecedores para enviar perguntas por escrito. Emita quaisquer respostas escritas como adenda formal. Essas informações passam a fazer parte do registro oficial de compras e são vinculativas para ambos os lados.

• Pontuação de propostas: avalie as propostas dos fornecedores em relação aos critérios ponderados definidos na sua RFP. Esses critérios devem abranger a capacidade técnica, a abordagem, a estabilidade financeira, as referências e o preço do fornecedor. Normalmente, as comissões de avaliação atribuem as pontuações de forma independente antes de se reunirem para comparar os resultados.

• Apresentações orais e demonstrações: escolha alguns fornecedores e peça que demonstrem o sistema usando cenários baseados nas suas estruturas de tarifas e tipos de conta.

• Verificações de referências e seleção final: entre em contato com as referências em empresas de serviços públicos de porte semelhante.

• Negociação do contrato: chegue a um acordo com o fornecedor escolhido. A RFP e a proposta do fornecedor vencedor poderão servir como anexos ao contrato final, caso surjam contestações.

Em que as RFPs para faturamento de serviços públicos diferem de outras RFPs de software?

Muitas RFPs de software buscam um produto. As RFPs para faturamento de serviços públicos buscam um sistema que funcione corretamente todos os meses, sob fiscalização regulatória.

Veja o que os sistemas vencedores devem ser capazes de lidar.

Complexidade da taxa

Ao contrário das ferramentas de faturamento de software como serviço (SaaS) para o varejo, que costumam funcionar com preços fixos ou escalonados, os sistemas de faturamento de serviços públicos precisam lidar com cálculos tarifários complexos. O sistema pode ter que calcular a conta de um único cliente utilizando uma tarifa progressiva, um desconto para baixa renda, uma sobretaxa de recuperação após tempestades, uma taxa de demanda para clientes com tarifa por horário de consumo e uma taxa de fatura em papel — tudo na mesma fatura.

Relatórios regulatórios

As concessionárias de energia elétrica, gás e água geralmente enfrentam rigorosos requisitos de prestação de contas. O sistema de faturamento costuma ser o sistema de manutenção de registros desses dados; por isso, os requisitos de integridade e auditabilidade dos dados são mais rigorosos do que na maioria dos contextos de faturamento comercial.

Proteções contra vulnerabilidades dos clientes

Muitas jurisdições possuem normas que regulamentam os prazos de notificação de corte de fornecimento, as proteções médicas básicas e os requisitos relativos aos acordos de pagamento. A plataforma de faturamento da concessionária deve aplicar essas normas de forma consistente.

Como avaliar as respostas a uma RFP para faturamento de serviços públicos?

Avalie as propostas com base nos critérios estabelecidos, mas considere ir além. Peça aos candidatos que colaborem com você para compreender melhor suas equipes, o custo total e como eles lidarão com as questões mais importantes.

Aqui estão algumas maneiras de melhorar sua avaliação:

• Crie cenários de demonstração a partir de seus próprios dados: peça aos principais fornecedores que calculem as faturas de um conjunto de contas reais com estruturas tarifárias complexas durante as demonstrações. A utilização de seus próprios cenários permitirá que você verifique se o sistema é capaz de faturar da maneira que você precisa.

• Solicite um exemplo de migração de dados: a migração de dados pode ser uma das etapas mais complexas na transição para um novo sistema de faturamento. Para identificar possíveis problemas, forneça um extrato de dados anônimos do seu sistema atual e peça aos fornecedores que o mostrem a você após a conversão.

• Verifique referências sem script: toda implementação tem problemas. Pergunte às referências sobre as dificuldades do projeto deles para ver como os candidatos reagiram quando as coisas não saíram como planejado.

• Converse com a equipe de implementação: as pessoas que participam das apresentações de vendas geralmente não são as que vão comandar sua implementação. Peça um tempo com a equipe com a qual você vai trabalhar para entender o nível de experiência deles com sistemas semelhantes aos seus.

• Modelo do custo total de propriedade ao longo de 10 anos: em vez de depender de taxas por conta, peça aos fornecedores que apresentem uma estimativa do custo total de propriedade para 10 anos. Essa estimativa abrange os custos diretos e indiretos envolvidos na aquisição e operação de um produto ou sistema durante esse período, usando o volume da sua conta e o volume de transações, incluindo os custos iniciais.

Como a infraestrutura moderna de faturamento contribui para os objetivos das RFPs de serviços públicos?

As melhores plataformas de faturamento fazem mais do que apenas gerar faturas. Ao avaliar plataformas modernas com base nos critérios da sua RFP, procure por estes recursos:

• Faturamento e pagamentos unificados: as plataformas que executam o faturamento e os pagamentos na mesma infraestrutura minimizam os problemas de reconciliação e as lacunas nos relatórios decorrentes da integração de sistemas separados. Quando os dados fluem de forma integrada entre o faturamento e os pagamentos, seus relatórios refletem o que realmente ocorreu, em vez do que dois sistemas concordaram posteriormente.

• Velocidade de implantação: o intervalo entre um contrato assinado e uma solução de faturamento funcional costumava ser medido em meses. Atualmente, plataformas bem projetadas podem entrar em operação em poucos dias. Novos modelos de preços podem ser implementados em minutos, sem a necessidade de um ciclo completo de desenvolvimento.

• Recuperação de receitas: os pagamentos não realizados são inevitáveis em operações de grande escala, e a forma como uma plataforma lida com eles afeta diretamente o fluxo de caixa. As plataformas que controlam tanto a camada de faturamento quanto a de pagamentos possuem mais dados de pagamento de ponta a ponta do que as ferramentas de recuperação de terceiros, o que torna sua lógica de repetição de tentativas e o machine learning mais eficazes.

• Capacidade global: as plataformas desenvolvidas para implantações globais lidam com conversão de moedas, formas de pagamento locais e suporte a idiomas de forma nativa, em vez de por meio de integrações. Isso é relevante para qualquer empresa de serviços públicos com contas comerciais ou industriais que operem além-fronteiras.

• Confiabilidade e tempo de atividade: o faturamento ocorre em um ciclo fixo. Uma plataforma que falhe no dia da geração da fatura ou durante o período de processamento de pagamentos gera uma série de problemas em cadeia. Procure por compromissos documentados de tempo de atividade, respaldados por uma arquitetura projetada para garantir a confiabilidade.

O Stripe Billing abrange todas essas funcionalidades, unificando o faturamento e os pagamentos em uma única plataforma projetada para uso global.

Como o Stripe Billing pode ajudar

O Stripe Billing possibilita estruturar a cobrança e gerenciar clientes de acordo com diferentes necessidades, desde cobranças recorrentes simples até cobranças por uso e contratos negociados comercialmente. Comece a aceitar pagamentos recorrentes em todo o mundo em poucos minutos — sem necessidade de código — ou crie uma integração personalizada usando a API.

O Stripe Billing pode ajudar você a:

• Oferecer uma precificação flexível: responda mais rapidamente à demanda dos usuários com modelos de precificação flexíveis, incluindo cobrança por uso, preços escalonados, tarifa fixa com excedente e mais. O suporte a cupons, períodos de teste gratuitos, pro rata e complementos já vem integrado.

• Expandir globalmente: aumente a conversão oferecendo as formas de pagamento preferidas pelos clientes. A Stripe aceita mais de 100 métodos de pagamento locais e mais de 130 moedas.

• Aumentar a receita e reduzir a taxa de perda de clientes: melhore a captação de receita e reduza a perda involuntária de clientes com o Smart Retries e as automações do fluxo de trabalho de recuperação. As ferramentas de recuperação da Stripe ajudaram os usuários a recuperar mais de US$ 6,5 bilhões em receita em 2024.

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