Reemplazar un sistema de facturación de servicios públicos es una de las adquisiciones más importantes que puede realizar un proveedor de servicios públicos. Según la Oficina de Eficiencia Energética y Energías Renovables de EE. UU., las organizaciones que simplifican sus procesos para acceder a los datos de servicios públicos reducen el tiempo dedicado a la recopilación de información entre un 10 % y un 33 %. Una solicitud de propuesta (RFP) de facturación de servicios públicos debe detallar los requisitos del motor de tarifas (es decir, qué tan complejo debe ser el sistema de facturación para garantizar precisión), así como la arquitectura de integración, las obligaciones de informes regulatorios, la diversidad de canales de pago y los riesgos asociados a la migración. Todo esto debe presentarse con suficiente especificidad para que los proveedores puedan responder con precisión y los evaluadores puedan diferenciarlos. Una RFP mal redactada podría atraer a los proveedores incorrectos.

A continuación, abordaremos qué debe incluir una RFP de facturación de servicios públicos, cómo funciona el proceso de adquisición y cómo evaluar de manera efectiva las respuestas de los proveedores.

Destacados

• Una RFP de facturación de servicios públicos debe especificar la complejidad requerida del motor de tarifas, la arquitectura de integración y los canales de pago.

• El proceso de adquisición, desde la emisión de la RFP hasta la adjudicación del contrato, puede ser largo, con riesgos concentrados en la migración de datos y el alcance de la integración, más que en la selección del proveedor en sí.

• Una evaluación efectiva implica ir más allá de las puntuaciones de las propuestas y entrar en detalles específicos. Buenas técnicas incluyen muestras de migración, conversaciones directas con el equipo con el que trabajarás y escenarios de demostración elaborados con tus propios datos.

¿Qué es una RFP de facturación de servicios públicos?

Una RFP de facturación de servicios públicos es un documento formal de adquisición que los municipios, cooperativas y proveedores privados de servicios públicos (según quién posea y opere el servicio) publican cuando evalúan proveedores de software de facturación, procesamiento de pagos o servicios de facturación gestionados. Define lo que la organización emisora necesita, cómo deben responder los proveedores y cómo se calificarán esas respuestas.

¿Qué debe incluir una RFP de facturación de servicios públicos?

Las RFP sólidas describen tanto los resultados esperados como los requisitos específicos. Esto indica a los proveedores qué tipo de información deben proporcionar y facilita que la evaluación sea más efectiva.

Esto es lo que debes incluir:

Contexto y alcance

Comienza explicando por qué estás emitiendo la RFP. Describe qué sistema estás reemplazando y por qué ya no es suficiente. Especifica el número de cuentas activas, el volumen mensual de facturación, la cantidad de tipos de servicios facturados y la estructura actual del ciclo de facturación.

Servicios necesarios

Muchas plataformas de facturación de servicios públicos cubren los servicios de manera nativa o mediante integraciones. Explica lo que necesitas (p. ej., ingestión y validación de datos de medidores, motor de cálculo de tarifas, generación de facturas, procesamiento de pagos, gestión de cuentas de clientes). Especifica cuáles de estas funciones deben ser parte del producto principal y cuáles se pueden manejar mediante integraciones separadas.

Requisitos de integración tecnológica

Enumera todos los sistemas con los que la plataforma de facturación necesita conectarse (p. ej., planificación de recursos empresariales, infraestructura avanzada de medición, información geográfica, cualquier informe regulatorio estatal o federal). Aclara si requieres interfaces de programación de aplicaciones (API) que cumplan con el estilo arquitectónico Representational State Transfer (REST) (es decir, acceso a laAPI REST), qué estándares de autenticación esperas y si los proveedores deben ofrecer entornos de prueba para pruebas previas a la producción.

Implementación, migración y soporte

La migración de datos desde sistemas de información de clientes heredados suele ser una parte costosa y que consume mucho tiempo en la transición a un nuevo sistema de facturación. Exige a los proveedores que detallen sus metodologías de conversión, los cronogramas propuestos y los compromisos de acuerdos de nivel de servicio (SLA) posteriores al lanzamiento.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

Describe tu entorno regulatorio. Como mínimo, los proveedores deben poder proporcionar documentación de cumplimiento con el Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS), informes de auditoría de tipo 2 de los Controles de Sistemas y Organizaciones 2 (SOC) y documentación de recuperación ante desastres. Además, deben definir objetivos para uno de estos dos factores:

• Objetivo de punto de recuperación, la cantidad máxima de datos que una organización puede tolerar perder después de una interrupción.
  
• Objetivo de tiempo de recuperación, el tiempo en el que los procesos deben ser restaurados.
  

Estructura de precios

Exige a los proveedores que presenten los precios en un formato que permita una comparación directa. Pídeles que desglosen los costos iniciales por separado de las tarifas recurrentes, las comisiones por transacción para cada método de pago y los precios por cuenta según tu volumen actual, así como al 110 %, 125 % y 150 % de ese volumen.

¿Cómo funciona el proceso de RFP de facturación de servicios públicos?

El historial del proceso de RFP de facturación de servicios públicos generalmente involucra varios pasos, desde la redacción inicial hasta la negociación del contrato. Así es como funciona el proceso:

• Redacción y revisión interna: reúne los requisitos de las operaciones de facturación, tecnología de la información (TI), finanzas y servicio al cliente. Los servicios públicos requieren una revisión legal del documento de la RFP antes de su publicación.

• Publicación y sesión de preguntas y respuestas: publica la RFP de manera pública a través de tu sitio web, portales de adquisiciones estatales o servicios como BidNet Direct y DemandStar. Luego, concede tiempo a los proveedores para enviar preguntas por escrito. Emite cualquier respuesta escrita como adenda formal. Estas adendas pasan a formar parte del registro oficial de la adquisición y son vinculantes para ambas partes.

• Puntuación de las propuestas: evalúa las presentaciones de los proveedores según los criterios ponderados definidos en tu RFP. Estos deben cubrir la capacidad técnica del proveedor, su enfoque, estabilidad financiera, referencias y precio. Los comités de evaluación normalmente califican de manera independiente antes de reunirse para comparar resultados.

• Presentaciones orales y demostraciones: selecciona a algunos proveedores y pídeles que demuestren el sistema utilizando escenarios basados en tus estructuras tarifarias y tipos de cuentas.

• Verificaciones de referencias y selección final: ponte en contacto con referencias en servicios públicos de tamaño comparable.

• Negociación del contrato: llega a un acuerdo con el proveedor seleccionado. La RFP y la propuesta del proveedor ganador podrían incorporarse como anexos al contrato final en caso de surgir disputas.

¿Cómo se diferencian las RFP de facturación de servicios públicos de otras RFP de software?

Muchas RFP de software buscan un producto. Las RFP de facturación de servicios públicos buscan un sistema que funcione correctamente cada mes y cumpla con la supervisión regulatoria.

Esto es lo que los sistemas exitosos deben ser capaces de manejar.

Complejidad de tarifas

A diferencia de las herramientas de facturación de software como servicio (SaaS) para el comercio minorista, que tienden a operar con precios fijos o escalonados, los sistemas de facturación de servicios públicos deben manejar cálculos de tarifas complejas. El sistema podría tener que calcular la factura de un solo cliente utilizando una tarifa por bloques creciente, un descuento por asistencia a personas de bajos ingresos, un recargo por recuperación de tormentas, un cargo por demanda para clientes con tarifas según el horario de uso y una tarifa por factura en papel, todo en la misma factura.

Informes normativos

Los servicios públicos de electricidad, gas y agua generalmente enfrentan requisitos de informes estrictos. El sistema de facturación suele ser el sistema de registro de estos datos, por lo que los requisitos de integridad y auditoría de la información son más rigurosos que en la mayoría de los contextos de facturación comercial.

Protecciones para clientes vulnerables

Muchas jurisdicciones tienen normas que regulan los plazos de notificación de desconexión, las protecciones básicas para pacientes con necesidades médicas y los requisitos para acuerdos de pago. La plataforma de facturación de servicios públicos debe aplicar estas normas de manera consistente.

¿Cómo debes evaluar las respuestas a una RFP de facturación de servicios públicos?

Califica las propuestas según los criterios que hayas establecido, pero considera profundizar más. Pide a los postulantes que trabajen contigo para comprender mejor a sus equipos, el costo total y cómo abordarán los asuntos más importantes.

Algunas formas de mejorar tu evaluación son las siguientes:

• Crea escenarios de demostración con tus propios datos: pide a los principales proveedores que calculen facturas para un conjunto de cuentas reales con estructuras tarifarias complejas durante sus demostraciones. Usar tus propios escenarios te permitirá saber si el sistema puede facturar de la manera que necesitas.

• Solicita una muestra de migración de datos: la migración de datos puede ser una de las partes más difíciles al cambiar a un nuevo sistema de facturación. Para identificar posibles problemas, proporciona un extracto de datos depurado de tu sistema actual y pide a los proveedores que te lo muestren después de la conversión.

• Verifica referencias sin un guion: toda implementación presenta problemas. Pregunta a las referencias sobre las dificultades que enfrentaron en sus propios proyectos para ver cómo respondieron los proveedores cuando las cosas no salieron según lo planeado.

• Habla con el equipo de implementación: las personas que participan en las presentaciones de ventas a menudo no son las que ejecutarán tu implementación. Solicita un tiempo con el equipo con el que trabajarías para conocer su nivel de experiencia con sistemas similares al tuyo.

• Modela el costo total de propiedad a 10 años: en lugar de basarte en tarifas por cuenta, pide a los proveedores que proporcionen un costo total de propiedad a 10 años. Esto estima los costos directos e indirectos involucrados en adquirir y operar un producto o sistema durante ese período, utilizando tu volumen de cuentas y volumen de transacciones, incluidos los costos iniciales.

¿Cómo respalda la infraestructura de facturación moderna los objetivos de una RFP de servicios públicos?

Las mejores plataformas de facturación hacen más que generar facturas. Al evaluar plataformas modernas según los criterios de tu RFP, busca estas capacidades:

• Facturación y pagos unificados: las plataformas que gestionan la facturación y los pagos en la misma infraestructura minimizan los problemas de conciliación y las brechas de informes que surgen al integrar sistemas separados. Cuando los datos fluyen correctamente entre facturación y pagos, tus informes reflejan lo que realmente ocurrió, en lugar de lo que los dos sistemas acordaron posteriormente.

• Velocidad de implementación: la brecha entre la firma de un contrato y la puesta en marcha de una solución de facturación solía medirse en meses. Las plataformas bien diseñadas ahora pueden estar operativas en cuestión de días. Los nuevos modelos de precios pueden implementarse en minutos sin necesidad de un ciclo completo de desarrollo.

• Recuperación de ingresos: los pagos rechazados son inevitables a gran escala, y la manera en que una plataforma los maneja afecta directamente al flujo de efectivo. Las plataformas que poseen tanto las capas de facturación como de pagos manejan más datos de extremo a extremo que las herramientas de recuperación de terceros, lo que hace que su lógica de reintentos y su machine learning sean más efectivos.

• Funcionalidad global: las plataformas diseñadas para implementaciones globales gestionan de manera nativa la conversión de monedas, los métodos de pago locales y el soporte de idiomas, en lugar de depender de integraciones. Esto es importante para cualquier proveedor de servicios públicos con cuentas comerciales o industriales que operen a nivel internacional.

• Confiabilidad y tiempo de actividad: la facturación se ejecuta en un ciclo fijo. Una plataforma que falla el día de generación de facturas o durante una ventana de procesamiento de pagos genera problemas en cadena. Busca compromisos de tiempo de actividad documentados respaldados por una arquitectura diseñada para ser confiable.

Stripe Billing abarca todas estas capacidades, unificando facturación y pagos en una sola plataforma diseñada para uso global.

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Stripe Billing te permite facturar y gestionar a los clientes como quieras, desde la simple facturación recurrente hasta el cobro por consumo y los contratos negociados por ventas. Comienza a aceptar pagos recurrentes en todo el mundo en cuestión de minutos (sin necesidad de programación) o crea una integración personalizada a través de la API.

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