Die Erneuerung eines Abrechnungssystems gehört zu den wichtigsten Beschaffungsprozessen, die ein Versorgungsunternehmen durchführen kann. Laut dem US Office of Energy Efficiency and Renewable Energy reduzieren Unternehmen, die ihre Prozesse für den Zugriff auf Versorgungsdaten vereinfachen, den Zeitaufwand für die Datenerfassung um etwa 10 % bis 33 %. Eine RFP für ein Abrechnungssystem für Versorgungsunternehmen muss die Anforderungen an die Tariflogik (d. h. wie komplex das Abrechnungssystem sein muss, um Genauigkeit zu gewährleisten) sowie die Integrationsarchitektur, gesetzliche Berichtspflichten, die Vielfalt der Zahlungskanäle und Migrationsrisiken umreißen. Dies muss so präzise formuliert sein, dass Anbieter fundiert antworten können und die Bewerter zwischen ihnen unterscheiden können. Eine schlecht formulierte Ausschreibung könnte dazu führen, dass die falschen Anbieter angesprochen werden.

Im Folgenden erläutern wir, was eine RFP für ein Abrechnungssystem eines Versorgungsunternehmen enthalten sollte, wie der Beschaffungsprozess abläuft und wie sich die Angebote der Anbieter effektiv bewerten lassen.

Highlights

• Die RFP für ein Abrechnungssystem für Versorgungsunternehmen sollte die erforderliche Komplexität der Tariflogik, die Integrationsarchitektur und die Zahlungskanäle spezifizieren.

• Der Beschaffungsprozess von der Veröffentlichung der RFP bis zur Vertragsvergabe kann langwierig sein, wobei die größten Risiken weniger in der Anbieterauswahl selbst liegen, sondern vielmehr in der Datenmigration und im Umfang der Integration konzentriert sind.

• Eine effektive Bewertung geht über reine Angebotsbewertungen hinaus und geht ins Detail. Bewährte Methoden sind unter anderem Migrationsbeispiele, direkte Gespräche mit dem Team, mit dem Sie zusammenarbeiten werden, sowie Demo-Szenarien auf Basis Ihrer eigenen Daten.

Was ist eine RFP für ein Abrechnungssystem im Versorgungsbereich?

Eine RFP für ein Abrechnungssystem im Versorgungsbereich ist ein formales Beschaffungsdokument, das Kommunen, Genossenschaften und private Versorgungsunternehmen (je nach Eigentum und Betrieb der Versorgungseinrichtung) veröffentlichen, wenn sie Anbieter für Abrechnungssoftware, Zahlungsabwicklung oder verwaltete Abrechnungsdienste evaluieren. Es definiert, was die ausschreibende Organisation benötigt, wie Anbieter antworten sollen und wie diese Antworten bewertet werden.

Was sollte eine RFP für ein Abrechnungssystem im Versorgungsbereich enthalten?

Gute RFPs beschreiben sowohl die angestrebten Ergebnisse als auch konkrete Anforderungen. Dadurch wissen Anbieter, welche Informationen sie liefern müssen und die Bewertung wird einfacher und zielgerichteter.

Folgendes sollte enthalten sein.

Kontext und Umfang

Beginnen Sie mit dem Zweck der RFP. Beschreiben Sie, welches System Sie ersetzen und warum es nicht mehr geeignet ist. Geben Sie die Anzahl der aktiven Konten, das monatliche Rechnungsvolumen, die Anzahl der abgerechneten Leistungsarten sowie die aktuelle Struktur der Abrechnungszyklen an.

Benötigte Dienste

Viele Abrechnungsplattformen für Versorgungsunternehmen decken Dienste nativ oder über Integrationen ab. Erläutern Sie, was Sie benötigen (z. B. Erfassung und Validierung von Zählerdaten, eine Engine zur Tarifberechnung, Rechnungserstellung, Zahlungsabwicklung, Kundenkontenverwaltung). Geben Sie an, welche dieser Funktionen Kernfunktionen des Produkts sein sollten oder ob es akzeptabel ist, diese als separate Integrationen zu behandeln.

Anforderungen an die Technologieintegration

Führen Sie alle Systeme auf, mit denen die Abrechnungsplattform verbunden sein muss (z. B. Enterprise-Resource-Planning-Systeme, moderne Messinfrastruktur, geografische Informationen sowie alle staatlichen oder bundesstaatlichen Meldepflichten). Klären Sie, ob Sie Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) benötigen, die dem Architekturstil „Representational State Transfer“ (REST) entsprechen (d. h. REST-API-Zugriff), welche Authentifizierungsstandards Sie erwarten und ob Anbieter Sandbox-Umgebungen für Tests vor der Produktionsfreigabe bereitstellen müssen.

Implementierung, Migration und Support

Die Datenmigration aus bestehenden Kundeninformationssystemen ist häufig ein kostspieliger und zeitaufwändiger Teil der Umstellung auf ein neues Abrechnungssystem. Verlangen Sie von Anbietern detaillierte Angaben zu ihren Migrationsmethoden, vorgeschlagenen Zeitplänen und Service-Level-Agreements (SLAs) für die Zeit nach dem Go-live.

Sicherheit und Compliance

Beschreiben Sie Ihr regulatorisches Umfeld. Anbieter sollten mindestens Nachweise zur Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), SOC 2 Type 2-Prüfberichte sowie Dokumentation zur Notfallwiederherstellung vorlegen können. Außerdem sollten sie Zielwerte für einen von zwei Faktoren definieren:

• Recovery Point Objective (RPO): Der maximal tolerierbare Datenverlust nach einer Störung
  
• Recovery Time Objective (RTO): Der Zeitraum, innerhalb dessen Prozesse wiederhergestellt sein müssen
  

Preisstruktur

Verlangen Sie von Anbietern eine Preisstruktur, die einen direkten Vergleich ermöglicht. Bitten Sie um eine Aufschlüsselung der einmaligen Anfangskosten getrennt von laufenden Gebühren, Transaktionskosten je Zahlungsmethode sowie Preise pro Konto – basierend auf Ihrem aktuellen Kontovolumen sowie auf 110 %, 125 % und 150 % dieses Volumens.

Wie funktioniert der RFP-Prozess für Abrechnungssysteme im Versorgungsbereich?

Der Zeitplan für den RFP-Prozess umfasst in der Regel mehrere Schritte – von der ersten Erstellung bis hin zu Vertragsverhandlungen. So läuft der Prozess typischerweise ab:

• Erstellung und interne Abstimmung: Sammeln Sie Anforderungen aus den Bereichen Abrechnung, Informationstechnologie (IT), Finanzen und Kundenservice. Öffentliche Versorgungsunternehmen benötigen vor der Veröffentlichung eine rechtliche Prüfung des RFP-Dokuments.

• Veröffentlichung sowie Fragen und Antworten (Q&A):Veröffentlichen Sie die RFP öffentlich, etwa über Ihre Website, staatliche Beschaffungsportale oder Dienste wie BidNet Direct und DemandStar. Geben Sie den Anbietern anschließend Zeit, schriftliche Fragen einzureichen. Veröffentlichen Sie die Antworten als formale Nachträge. Diese werden Teil der offiziellen Vergabedokumentation und sind für beide Seiten verbindlich.

• Bewertung der Angebote: Bewerten Sie die eingereichten Angebote anhand der in der RFP definierten und gewichteten Kriterien. Diese sollten die technische Leistungsfähigkeit des Anbieters, den Lösungsansatz, die finanzielle Stabilität, Referenzen und den Preis abdecken. Bewertungsgremien führen die Bewertung in der Regel zunächst unabhängig voneinander durch, bevor sie ihre Ergebnisse gemeinsam vergleichen.

• Mündliche Präsentationen und Systemdemonstrationen: Wählen Sie einige Anbieter aus und bitten Sie sie, das System anhand von Szenarien aus Ihren Tarifstrukturen und Kontotypen zu demonstrieren.

• Referenzprüfungen und endgültige Auswahl: Nehmen Sie Kontakt zu Referenzen bei Versorgungsunternehmen vergleichbarer Größe auf.

• Vertragsverhandlung: Erzielen Sie eine Einigung mit dem ausgewählten Anbieter. Der RFP sowie das Angebot des erfolgreichen Anbieters können dem abschließenden Vertrag als Anlagen beigefügt werden, falls es zu Streitigkeiten kommt.

Wodurch unterscheiden sich RFPs für Abrechnungssysteme im Versorgungsbereich von anderen Software-RFPs?

Viele Software-RFPs zielen auf ein Produkt ab. RFPs für die Versorgungsabrechnung hingegen suchen nach einem System, das jeden Monat unter regulatorischer Aufsicht zuverlässig und korrekt funktioniert.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Anforderungen solche Systeme erfüllen müssen.

Tarifkomplexität

Im Gegensatz zu Abrechnungstools für Software-as-a-Service (SaaS), die in der Regel mit festen oder gestaffelten Preisen arbeiten, müssen Abrechnungssysteme im Versorgungsbereich komplexe Tarifberechnungen abbilden. Das System kann beispielsweise die Rechnung eines einzelnen Kunden anhand eines steigenden Blocktarifs, eines Sozialtarif-Rabatts, eines Aufschlags zur Sturmschadenfinanzierung, eines Lastpreises für zeitvariable Tarife sowie einer Gebühr für Papierrechnungen berechnen müssen – alles innerhalb derselben Rechnung.

Aufsichtsrechtliche Berichterstattung

Versorgungsunternehmen für Strom, Gas und Wasser unterliegen in der Regel strengen Berichtspflichten. Das Abrechnungssystem fungiert dabei häufig als zentrales System für diese Daten, weshalb Anforderungen an Datenintegrität und Auditierbarkeit deutlich höher sind als im gängigen kommerziellen Abrechnungskontext.

Schutz besonders schutzbedürftiger Kundinnen und Kunden

In vielen Zuständigkeitsbereichen gibt es Vorschriften zu Kündigungs- bzw. Abschaltfristen, medizinische Schutzregelungen und Anforderungen an Zahlungsvereinbarungen. Die Abrechnungsplattform muss diese Vorgaben konsistent durchsetzen.

Wie sollten Sie Antworten auf eine RFP für ein Abrechnungssystem im Versorgungsbereich bewerten?

Bewerten Sie Angebote anhand Ihrer festgelegten Kriterien, gehen Sie jedoch darüber hinaus. Bitten Sie Anbieter, enger mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um ihre Teams, die Gesamtkosten und den Umgang mit den wichtigsten Herausforderungen besser zu verstehen.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, Ihre Bewertung zu vertiefen:

• Erstellen Sie Demo-Szenarien auf Basis Ihrer eigenen Daten: Bitten Sie die führenden Anbieter, im Rahmen ihrer Präsentationen Abrechnungen für eine Auswahl realer Konten mit komplexen Tarifstrukturen zu berechnen. Anhand Ihrer eigenen Szenarien erkennen Sie, ob das System Ihre Anforderungen korrekt abbilden kann.

• Fordern Sie ein Beispiel für die Datenmigration an: Die Datenmigration gehört zu den schwierigsten Aspekten bei der Umstellung auf ein neues Abrechnungssystem. Um potenzielle Probleme sichtbar zu machen, stellen Sie einen bereinigten Datenauszug aus Ihrem bestehenden System bereit und lassen Sie sich von den Anbietern die konvertierten Daten zeigen.

• Prüfen Sie Referenzen ohne festen Fragenkatalog: Jedes Implementierungsprojekt bringt Herausforderungen mit sich. Fragen Sie Referenzen gezielt nach Schwierigkeiten in ihren eigenen Projekten, um zu verstehen, wie die Anbieter reagiert haben, wenn nicht alles nach Plan lief.

• Sprechen Sie mit dem Implementierungsteam: Die Personen, die an Vertriebspräsentationen teilnehmen, sind oft nicht diejenigen, die Ihre Implementierung durchführen. Bitten Sie um ein Gespräch mit dem Team, mit dem Sie tatsächlich zusammenarbeiten würden, um deren Erfahrung mit vergleichbaren Systemen besser einschätzen zu können.

• Modellieren Sie die Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von 10 Jahren: Verlassen Sie sich nicht nur auf Gebühren pro Konto, sondern bitten Sie Anbieter um eine Prognose der Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von 10 Jahren. Diese umfasst direkte und indirekte Kosten für Anschaffung und Betrieb des Systems auf Basis Ihres Kontovolumens und Transaktionsvolumens, einschließlich einmaliger Anfangskosten

Wie unterstützt moderne Abrechnungsinfrastruktur die Ziele einer RFP im Versorgungsbereich?

Die besten Abrechnungsplattformen leisten mehr als nur die Erstellung von Rechnungen. Wenn Sie moderne Plattformen anhand Ihrer RFP-Kriterien bewerten, achten Sie auf folgende Fähigkeiten:

• Einheitliche Abrechnung und Zahlungsabwicklung: Plattformen, die Abrechnung und Zahlungen auf derselben Infrastruktur betreiben, minimieren Probleme beim Abgleich und Berichtslücken, die durch die Integration separater Systeme entstehen. Wenn Daten nahtlos zwischen Abrechnung und Zahlungsabwicklung fließen, spiegelt Ihr Reporting wider, was tatsächlich passiert ist – und nicht nur, worauf sich zwei Systeme im Nachhinein geeinigt haben.

• Bereitstellungsgeschwindigkeit: Früher wurde die Zeitspanne zwischen Vertragsunterzeichnung und einer funktionsfähigen Abrechnungslösung in Monaten gemessen. Gut konzipierte Plattformen können heute innerhalb weniger Tage live gehen. Neue Preismodelle lassen sich in Minuten bereitstellen, ohne dass ein vollständiger Entwicklungszyklus erforderlich ist.

• Umsatzsicherung: Fehlgeschlagene Zahlungen lassen sich bei größerem Volumen nicht vermeiden und wie eine Plattform damit umgeht, wirkt sich direkt auf den Cashflow aus. Plattformen, die sowohl die Abrechnungs- als auch die Zahlungsebene kontrollieren, verfügen über mehr End-to-End-Zahlungsdaten als externe Wiederherstellungs-Tools, wodurch ihre Wiederholungslogik und ihre Modelle für maschinelles Lernen effektiver sind.

• Globale Einsatzfähigkeit: Plattformen, die für globale Implementierungen entwickelt wurden, unterstützen Währungsumrechnung, lokale Zahlungsmethoden und Mehrsprachigkeit nativ statt über Integrationen. Das ist besonders relevant für Versorgungsunternehmen mit gewerblichen oder industriellen Kundinnen und Kunden, die grenzüberschreitend tätig sind.

• Zuverlässigkeit und Erreichbarkeit: Abrechnung erfolgt in festen Zyklen. Fällt eine Plattform am Tag der Rechnungserstellung oder während eines Zahlungsfensters aus, kann das weitreichende Folgeprobleme verursachen. Achten Sie auf dokumentierte Erreichbarkeitszusagen, die durch eine auf Zuverlässigkeit ausgelegte Architektur untermauert sind.

Stripe Billing deckt all diese Funktionen ab und vereint Abrechnung und Zahlungsabwicklung auf einer Plattform, die für den globalen Einsatz entwickelt wurde.

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

Mit Stripe Billing können Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Akzeptieren Sie wiederkehrende Zahlungen global in wenigen Minuten. Hierzu ist kein Code erforderlich. Oder erstellen Sie über die API eine individuelle Integration.

Stripe Billing unterstützt Sie unter anderem in den folgenden Bereichen:

• Angebot flexibler Preise: Reagieren Sie mit flexiblen Preismodellen, wie nutzungsbasierten oder gestaffelten Preisen, Pauschalgebühren plus Mehrverbrauch und mehr, schneller auf die Nutzernachfrage. Die Unterstützung für Gutscheine, kostenlose Testangebote, anteilmäßige Verrechnungen und Add-ons ist integriert.

• Globale Expansion: Steigern Sie die Konversionsrate, indem Sie die bevorzugten Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden anbieten. Stripe unterstützt mehr als 100 lokale Zahlungsmethoden und über 130 Währungen.

• Umsatzsteigerung und Verringerung der Abwanderung: Erhöhen Sie Ihre Umsatzrealisierung und reduzieren Sie unfreiwillige Abwanderungen durch Smart Retries und automatisierte Workflows für Zahlungserinnerungen und -einzüge. Mit den Wiederherstellungs-Tools von Stripe konnten Nutzer/innen im Jahr 2024 über 6,5 Milliarden USD an Umsatz zurückgewinnen.

• Effizienzsteigerung: Nutzen Sie die modularen Werkzeuge von Stripe für Steuerdaten, Umsatzberichte und Daten, um mehrere Umsatzsysteme in einem zu konsolidieren. Einfache Integration in die Software von Drittanbietern.

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