Le remplacement d’un système de facturation est l’un des marchés les plus importants qu’un fournisseur de services publics puisse exécuter. Selon l’Office of Energy Efficiency and Renewable Energy des États-Unis, les organisations qui simplifient leurs processus d’accès aux données des services publics réduisent leur temps consacré au recouvrement de données d’environ 10 % à 33 %. Une requête d’offres de facturation doit décrire les exigences des moteurs de tarification (c’est-à-dire la complexité du système de facturation pour ce qui est de l’exactitude) ainsi que l’architecture d’intégration, les obligations réglementaires en matière de déclaration, la diversité des canaux de paiement et le risque de migration. Elle doit le faire avec suffisamment de précision pour que les fournisseurs puissent répondre avec précision et que les évaluateurs puissent les distinguer. Un appel d’offres mal rédigé peut solliciter les mauvais fournisseurs.

Ci-dessous, nous verrons ce qu’un appel d’offres de facturation devrait inclure, comment fonctionne le processus d’approvisionnement et comment évaluer efficacement les réponses des fournisseurs.

** Points clés**

• Un appel d’offres de facturation doit préciser la complexité du moteur de tarification, l’architecture d’intégration et les canaux de paiement requis.

• Le processus d’approvisionnement, de l’émission de l’appel d’offres à l’attribution du contrat, peut être long, les risques étant concentrés sur la migration des données et la portée de l’intégration plutôt que sur la sélection des fournisseurs elle-même.

• Une évaluation efficace implique d’aller au-delà des notes de proposition et d’entrer dans les détails. Les bonnes techniques comprennent des échantillons de migration, des conversations directes avec l’équipe avec laquelle vous travaillerez et des scénarios de démonstration construits à partir de vos propres données.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres de facturation de services publics?

Un appel d’offres de facturation des services publics est un document officiel d’achat que les municipalités, les coopératives et les fournisseurs de services publics privés (selon qui possède et exploite le service) publient lorsqu’ils évaluent les fournisseurs de logiciels de facturation, de traitement des paiements ou de services de facturation gérée. Il définit les besoins de l’organisme d’émission, la manière dont les fournisseurs doivent répondre et la façon dont ces réponses seront notées.

Que doit inclure un appel d’offres de facturation de services publics?

Des appels d’offres rigoureux décrivent à la fois les résultats et précisent les exigences. Cela indique aux fournisseurs le type d’information à fournir et rend l’évaluation plus facile et plus efficace.

Ce qu’il faut inclure.

Contexte et portée

Commencez par les raisons de votre émission de l’appel d’offres. Décrivez le système que vous remplacez et pourquoi il ne suffit plus. Spécifiez le nombre de comptes actifs, le volume de factures mensuelles, le nombre de types de services facturés et la structure actuelle du cycle de facturation.

Services nécessaires

De nombreuses plateformes de facturation des services publics couvrent les services de manière native ou par le biais d’intégrations. Expliquez ce dont vous avez besoin (par exemple, l’ingestion et la validation des données de compteur, un moteur de calcul des tarifs, la génération de facture, le traitement des paiements, la gestion des comptes clients). Précisez lesquelles de ces fonctionnalités doivent être les principales du produit ou s’il est acceptable de les traiter comme des intégrations distinctes.

Exigences en matière d’intégration technologique

Dressez la liste de tous les systèmes avec lesquels la plateforme de facturation doit se connecter (p. ex. progiciel de gestion intégré, infrastructure de comptage avancée, informations géographiques, rapports réglementaires fédéraux ou étatiques). Indiquez si vous avez besoin d’interfaces de programmation de formulaires d’inscription conformes au style architectural Representational State Transfer (REST) (c.-à-d. accès à l’API REST), à quelles normes d’authentification vous vous attendez et si les fournisseurs doivent fournir des environnements bac à sable pour les tests de préproduction.

Mise en œuvre, migration et soutien

La migration des données des anciens systèmes d’information client est souvent une partie coûteuse et chronophage d’une transition vers un système de facturation. Exigez des fournisseurs qu’ils détaillent leurs méthodologies de conversion, les historiques proposés et les engagements en matière d’accord de niveau de service (ANS) post-lancement.

Sécurité et conformité

Décrivez votre environnement réglementaire. Les fournisseurs doivent au minimum être en mesure de fournir des documents de conformité PCI DSS (Payment Card Secteur Data Security Standard), des rapports d’audit System and Organization Controls (SOC) 2 Type 2 et des documents de reprise après sinistre. Et ils doivent définir des objectifs pour l’un des deux facteurs suivants :

• Objectif du point de récupération, le montant maximal de perte de données qu’une organisation peut tolérer après une perturbation
  
• Objectif de délai de récupération, le délai dans lequel les processus doivent être restaurés
  

Structure de tarification

Demandez aux fournisseurs d’établir des tarifs qui permettent une comparaison directe, de détailler les coûts initiaux séparément des frais courants, les frais de transaction pour chaque mode de paiement et la tarification par compte en fonction du volume de votre compte actuel, ainsi qu’à 110 %, 125 % et 150 % de ce chiffre.

Comment fonctionne le processus d’appel d’offres de facturation des services publics?

L’historique du processus d’appel d’offres de facturation comporte généralement plusieurs étapes, de la rédaction initiale à la négociation du contrat. Voici comment fonctionne le traité :

• Rédaction et vérification interne : collecter les informations requises concernant les opérations de facturation, les technologies de l’information (TI), les finances et le service client. Les services publics doivent vérifier juridiquement le document d’appel d’offres avant publication.

• Publication et questions-réponses (Q&R) : publiez l’appel d’offres publiquement sur votre site Web, les portails d’approvisionnement de l’État ou des services comme BidNet Direct et DemandStar. Donnez ensuite aux fournisseurs le temps de soumettre des questions écrites. Publiez toute réponse écrite sous forme d’addenda formel. Celle-ci fait partie du dossier officiel d’approvisionnement et lie les deux parties.

• Cote des propositions : évaluez les soumissions des fournisseurs par rapport aux critères pondérés définis dans votre appel d’offres. Ceux-ci doivent couvrir la fonction technique, l’approche, la stabilité financière, les références et le prix d’un fournisseur. Les comités d’évaluation notent généralement indépendamment avant de se réunir pour comparer les résultats.

• Présentations et démonstrations orales : choisissez quelques fournisseurs et demandez-leur de faire une démonstration du système à l’aide de scénarios tirés de vos structures tarifaires et types de comptes.

• Vérification des références et sélection finale : contactez les références de services publics de taille comparable.

• Négociation du contrat : concluez un accord avec le fournisseur que vous avez choisi. L’appel d’offres et la proposition du fournisseur gagnant peuvent devenir des pièces jointes au contrat final en cas de litige.

En quoi les appels d’offres de facturation de services publics sont-ils différents des autres appels d’offres de logiciels?

De nombreux appels d’offres logiciels recherchent un produit. Les appels d’offres de facturation de services publics recherchent un système qui fonctionne correctement chaque mois sous contrôle réglementaire.

Voici ce que les systèmes gagnants doivent être en mesure de gérer.

Complexité des taux

Contrairement aux outils de facturation de logiciel-service de commerce de détail, qui ont tendance à fonctionner sur une tarification fixe ou progressive, les systèmes de facturation de services publics doivent gérer des calculs de taux compliqués. Le système peut avoir à calculer la facture d’un client unique à l’aide d’un taux de blocage inclinable, d’un rabais sur l’aide à faible bénéfice, d’un supplément de récupération de tempête, d’un débité pour les clients en période d’utilisation et de frais de facture papier, le tout sur la même facture.

Rapports réglementaires

Les services publics d’électricité, de gaz et d’eau sont généralement soumis à des exigences strictes en matière de déclaration. Le système de facturation est souvent le système de tenue de dossiers pour ces données. Les exigences en matière d’intégrité et vérifiabilité des données sont donc plus strictes que dans la plupart des contextes de facturation commerciale.

Mesures de protection contre les vulnérabilités des clients

De nombreux territoires ont des règles qui régissent les délais de préavis de déconnexion, les protections médicales de base et les exigences relatives aux arrangements de paiement. La plateforme de facturation des services publics doit appliquer ces règles de manière cohérente.

Comment devriez-vous évaluer les réponses à un appel d’offres de facturation aux services publics?

Notez les propositions en fonction des critères que vous avez énoncés, mais envisagez d’aller plus loin. Demandez aux candidats de travailler avec vous pour mieux comprendre leurs équipes, le coût global et la façon dont elles géreront les problèmes les plus importants.

Voici quelques façons d’améliorer votre évaluation :

• Élaborez des scénarios de démonstration à partir de vos propres données : demandez aux principaux fournisseurs de calculer les factures pour un ensemble de comptes réels avec des structures tarifaires compliquées pendant leurs démonstrations. L’utilisation de vos scénarios vous indiquera si le système peut facturer comme vous le devez.

• Requête d’un exemple de migration de données : la migration de données peut être l’une des parties les plus difficiles du passage à un nouveau système de facturation. Pour révéler des problèmes potentiels, fournissez un extrait de données désinfecté de votre système actuel et demandez aux fournisseurs de vous le montrer après la conversion.

• Vérifier les références sans script : chaque mise en œuvre comporte des problèmes. Demandez aux références quelles sont les difficultés de leur propre projet pour voir comment les candidats ont réagi lorsque les choses ne se sont pas déroulées comme prévu.

• Parlez avec l’équipe chargée de la mise en œuvre : les personnes qui prennent part aux présentations commerciales ne sont souvent pas celles qui exécuteront votre mise en œuvre. Demandez un peu de temps avec l’équipe avec laquelle vous travailleriez pour comprendre leur niveau d’expérience avec des systèmes similaires au vôtre.

• Modèle de coût total de possession sur 10 ans : au lieu de dépendre des frais par compte, demandez aux fournisseurs de fournir un coût total de possession sur 10 ans. Il s’agit d’estimer les coûts directs et indirects liés à l’acquisition et à l’exploitation d’un produit ou d’un système sur cette période, en utilisant le volume de votre compte et le volume de transactions, y compris les coûts initiaux.

Comment l’infrastructure de facturation moderne soutient-elle les objectifs des appels d’offres publics?

Les meilleures plateformes de facturation font plus que générer des factures. Lorsque vous évaluez les plateformes modernes par rapport à vos critères d’appel d’offres, recherchez les fonctionnalités suivantes :

• Facturation et paiements unifiés : les plateformes qui exécutent la facturation et les paiements sur la même infrastructure minimisent les problèmes de rapprochement et les lacunes en matière de création de rapports qui proviennent de l’assemblage de systèmes distincts. Lorsque les données circulent proprement entre facturation et paiements, vos rapports reflètent ce qui s’est réellement passé plutôt que ce sur quoi deux systèmes se sont mis d’accord après coup.

• Rapidité de déploiement : l’écart entre un contrat signé et une solution de facturation fonctionnelle se mesurait auparavant en mois. Les plateformes bien conçues peuvent désormais être mises en production en quelques jours. Les nouveaux modèles tarifaires peuvent être déployés en quelques minutes sans nécessiter de cycle de développement complet.

• Récupération des recettes : les échecs de paiements sont inévitables à grande échelle, et la façon dont une plateforme les traite a une incidence directe sur les flux d’argent comptant. Les plateformes qui possèdent à la fois les couches de facturation et de paiement détiennent plus de données de paiement de bout en bout que les outils de recouvrement tiers, ce qui rend leur logique de relance et leur apprentissage automatique plus efficaces.

• Capacité globale : les plateformes conçues pour des déploiements internationaux gèrent la conversion de devises, les modes de paiement locaux et soutiennent linguistiquement plutôt que par le biais d’intégrations. Ceci est pertinent pour tout service public ayant des comptes commerciaux ou industriels qui opèrent au-delà des frontières.

• Fiabilité et disponibilité : la facturation fonctionne selon un cycle fixe. Une plateforme qui tombe en panne le jour de la génération de la facture ou pendant une période de traitement du paiement crée des problèmes en cascade. Recherchez des engagements de disponibilité documentés soutenus par une architecture conçue pour la fiabilité.

Stripe Billing couvre toutes ces fonctionnalités, unifiant facturation et paiements sur une plateforme conçue pour une utilisation internationale.

Comment Stripe Billing peut vous aider

Stripe Billing vous permet d’émettre des factures et de gérer vos clients comme vous le souhaitez, que ce soit pour une simple facturation récurrente, une facturation à l’utilisation ou des contrats négociés. Commencez à accepter des paiements récurrents dans le monde entier en quelques minutes, sans codage, ou créez une intégration personnalisée à l’aide de l’API.

Stripe Billing peut vous aider à :

• Proposer des tarifs flexibles : répondez plus rapidement à la demande des utilisateurs grâce à des modèles tarifaires flexibles, notamment des formules fondées sur l’utilisation, à plusieurs niveaux, à forfait avec supplément en cas de dépassement, et bien d’autres encore. La prise en charge des bons de réduction, des essais gratuits, des facturations au prorata et des options supplémentaires est intégrée.

• Se développer à l’international : augmentez votre taux de conversion en proposant les modes de paiement préférés de vos clients. Stripe prend en charge plus de 100 modes de paiement locaux et plus de 130 devises.

• Accroître les revenus et réduire le nombre de résiliations : améliorez la capture des revenus et réduisez les résiliations involontaires grâce à Smart retries et à l’automatisation des flux de récupération. Les outils de recouvrement de Stripe ont permis à leurs utilisateurs de récupérer plus de 6,5 milliards de dollars de revenus en 2024.

• Améliorer l’efficacité : utilisez les outils modulaires de Stripe pour la gestion des taxes, des rapports de revenus et des données pour consolider plusieurs systèmes de revenus en un seul. Intégrez facilement des logiciels tiers.

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