La gestión del efectivo en una startup es un proceso continuo que consiste en prever las entradas y salidas de efectivo, comparar dichas previsiones con los saldos bancarios reales y mantener los fondos en cuentas que coincidan con el momento en el que se necesitará el dinero. La gestión del efectivo ofrece al fundador una imagen actual de la solvencia, de modo que cualquier déficit se detecte con semanas de antelación en lugar de la misma mañana en que se pagan las nóminas. Sin embargo, si la gestión del efectivo es deficiente, incluso una empresa bien financiada puede acabar con el efectivo repartido entre distintos proveedores, controlado en una hoja de cálculo obsoleta, y quedarse corta cuando de verdad importa. Una gestión del efectivo eficaz es fundamental para cualquier startup. Quedarse sin capital es el principal motivo por el que fracasan las startups y representa el 70 % de los cierres de este tipo de empresas.

A continuación, analizaremos por qué la disciplina con el efectivo es importante desde el principio, cómo funcionan la previsión y la liquidez en la práctica, y cuáles son los retos a los que suelen enfrentarse los fundadores.

De un vistazo:

• Una gestión disciplinada del efectivo ofrece a los fundadores una visión de futuro de la solvencia que respalda las decisiones de crecimiento y las conversaciones con los inversores. El seguimiento del consumo de caja y de la solvencia muestra cuánto durará el saldo actual, por lo que cualquier déficit se detectará con semanas de antelación en lugar del mismo día de pago de las nóminas.

• Muchos problemas de liquidez se derivan de tener saldos dispersos, realizar la conciliación de forma manual y hacer previsiones que omiten los costes irregulares. Las comisiones jurídicas, las renovaciones anuales de software y las facturas trimestrales de los contratistas pueden perderse en las medias mensuales, lo que lleva a los fundadores a subestimar el consumo de caja.

• Conectar cuentas, alertas y datos contables en un solo lugar reduce el trabajo manual y ofrece a los fundadores una visión actualizada de su efectivo. Los feeds bancarios automáticos eliminan la conciliación manual y las alertas de saldo avisan de un problema antes de que se convierta en un impago.

¿Qué es la gestión del efectivo en una startup?

La gestión del efectivo en una startup es un proceso disciplinado que rastrea, prevé y controla el dinero que se mueve en una empresa en un momento dado. Las dos cifras que lo impulsan son el consumo de caja y la solvencia. El consumo de caja es la cantidad de efectivo que gasta una empresa cada mes, deducidos los ingresos. La solvencia es el número de meses que cubre el saldo actual con ese nivel de consumo de caja. Una startup que gasta 150.000 $ al mes y tiene 1,8 millones en el banco dispone de 12 meses de solvencia, siempre que los gastos y los ingresos se mantengan estables.

¿Por qué es importante la gestión del efectivo para las startups?

Quedarse sin efectivo es uno de los principales motivos por los que fracasan las startups.

La gestión del efectivo es importante, sobre todo al principio, por los siguientes motivos:

• Solvencia: El efectivo suele ser el único margen de maniobra de una startup; gastarlo más rápido o cobrarlo más despacio de lo previsto puede generar problemas reales.

• Crecimiento: La contratación, la inversión publicitaria y las decisiones de inventario dependen del mismo saldo. Un fundador que pueda ver ese saldo en tiempo real podrá comprometerse con todo ello con total confianza.

• Confianza de los inversores: Un fundador que sepa explicar el consumo de caja y la solvencia sin necesidad de abrir una hoja de cálculo inspira confianza de cara a la siguiente ronda y demuestra a los inversores que la empresa conoce bien sus propias cifras.

• Hábitos iniciales: La conciliación y la elaboración de informes son mucho más fáciles de establecer con un puñado de transacciones diarias que con cientos de ellas. Los procesos que se crean al principio suelen mantenerse a medida que crece el volumen.

¿Cómo funciona la gestión del efectivo para las startups?

La gestión del efectivo de una startup implica tres actividades continuas.

Funciona de la siguiente manera:

Previsión

Consiste en proyectar las entradas y salidas de efectivo para las próximas semanas y meses, normalmente mediante un modelo rotativo de 13 semanas que se actualiza a medida que llegan los datos reales. Un margen de 13 semanas es lo suficientemente corto como para mantener la precisión y lo bastante largo como para detectar los problemas antes de que adquieran carácter de urgencia.

Monitorización

La supervisión compara dicha previsión con lo que ocurre realmente en la cuenta bancaria. Si los clientes pagan a 30 días netos, pero los proveedores esperan cobrar a 15 días netos, la empresa estará financiando de forma efectiva esa diferencia de 15 días con su propio efectivo en cada ciclo de facturación.

Asignación

La decisión de dónde depositar el efectivo y la rapidez con la que se puede mover es importante. Una parte debe mantener la liquidez suficiente para cubrir las nóminas en una fecha concreta, mientras que otra puede permanecer intacta en una cuenta remunerada.

¿Cómo prevén sus gastos y mantienen la liquidez las startups?

La previsión empieza por el consumo de caja y la solvencia. Una vez que hayas calculado tu consumo de caja, podrás prever tu solvencia. Un modelo rotativo de previsión a 13 semanas tiene en cuenta la imprevisibilidad de los gastos y los ingresos. El modelo debe incluir los costes irregulares, como las comisiones jurídicas, las renovaciones anuales de software y las facturas trimestrales de los contratistas, ya que podrías subestimar el consumo si te limitas a hacer una media.

Para mantener la liquidez, las empresas suelen guardar entre tres y seis meses de gastos operativos en cuentas a las que puedan acceder con rapidez. Las startups que tienen unos ingresos recurrentes y contratados suelen acercarse más a los tres meses, mientras que aquellas que tienen ingresos estacionales, como las que presentan un ciclo de ventas superior a 60 días o cuentan con un grupo reducido de grandes clientes, tienden a necesitar más bien seis. Dentro de esa reserva, resulta útil dividir el efectivo según su finalidad.

Por ejemplo:

• Efectivo operativo: Cantidad suficiente en una cuenta accesible para cubrir el pago de las nóminas y los proveedores durante las próximas semanas, ajustada a las fechas de pago reales.

• Efectivo de reserva: El resto del margen de maniobra de solvencia, que se guarda en un lugar donde genere intereses, ya que no se tocará durante meses.

También te convendrá tener una visión única de todos los saldos para poder comparar la previsión con las cifras reales en lugar de con un importe elaborado manualmente a partir de tres inicios de sesión diferentes.

¿Cómo pueden evitar las startups los retos más habituales en la gestión del efectivo?

Muchos de los problemas de gestión del efectivo en las primeras fases de una startup son previsibles. Por lo general, se deben a algunos puntos ciegos concretos.

A continuación se indican algunos de los más habituales:

• Subestimar el consumo de caja: A menudo, los fundadores se limitan a modelar los costes recurrentes más evidentes y pasan por alto las compras puntuales de equipos o las facturas trimestrales de los contratistas. Incorpora los gastos irregulares a la previsión línea a línea.

• Retrasos en las cuentas por cobrar: Un cliente con unas condiciones de 30 días netos que paga el día 45 deja un agujero en el saldo bancario. Haz un seguimiento de los días de cobro por cliente, sobre todo de las grandes cuentas empresariales cuyas aprobaciones internas son más lentas.

• Efectivo repartido entre proveedores: Si los saldos están repartidos entre un banco, un proveedor de servicios de pago y una tarjeta de gastos, cada transferencia entre ellos supondrá un retraso, un paso manual y un extracto más que conciliar. Agrupa los fondos siempre que puedas y averigua qué saldo cubre el pago de las nóminas.

• Conciliación manual: Al emparejar manualmente las transacciones con el libro mayor de cada mes, los errores pueden acumularse y los déficits pueden pasar desapercibidos hasta que se cierran las cuentas. Automatiza la conciliación y revisa las excepciones de forma semanal.

• Falta de un responsable claro: A veces, la gestión del efectivo se reparte entre el fundador, un director financiero y un contable externo, de forma que nadie compara el saldo bancario con la previsión con la frecuencia establecida. Asigna esta tarea a una sola persona.

¿Qué herramientas y funciones de cuenta ayudan a automatizar el flujo de caja?

Cada proveedor adicional que utiliza una startup añade otro inicio de sesión, un retraso en las transferencias y un feed más que conciliar. El tiempo invertido en mover el dinero de uno a otro es un coste real.

A continuación te mostramos cómo puede ayudarte la automatización:

• Feeds bancarios automáticos: Las transacciones fluyen hacia el software de contabilidad a medida que se contabilizan, lo que elimina el paso de la conciliación manual.

• Alertas de saldo y de umbral: Recibir una notificación cuando una cuenta cae por debajo del importe necesario para las nóminas de la semana que viene avisa de un problema antes de que se convierta en un impago.

• Categorización automatizada: Las transacciones se clasifican a medida que llegan en lugar de hacerlo en un lote mensual, de modo que la previsión se compara con las cifras actuales.

• Transferencias programadas y basadas en reglas: El dinero se mueve entre los saldos operativos y de reserva a partir de una indicación establecida. De este modo, la asignación no depende de que alguien se acuerde.

Cómo puede ayudarte Stripe Treasury

Stripe Treasury aúna los pagos y las finanzas en Stripe, de forma que las empresas pueden recibir, almacenar, enviar y gastar los fondos desde un único lugar. Se ha creado para aquellas startups y empresas en crecimiento que desean mover el dinero más rápido y dedicar menos tiempo a la gestión de las operaciones financieras. Las plataformas, los marketplaces y las empresas tecnofinancieras también pueden ofrecer servicios financieros a sus usuarios con Treasury for Platforms.

Esto es lo que puedes conseguir con Stripe Treasury:

• Simplifica tus operaciones financieras: Gestiona el dinero, los pagos, los gastos de la tarjeta, las transferencias y mucho más desde el Dashboard de Stripe.

• Mueve el dinero más rápido: Accede al instante a los beneficios liquidados de Stripe y envía transferencias inmediatas a otras empresas en Stripe sin ningún coste.

• Saca más partido a tu dinero: Obtén reembolsos por los gastos de la tarjeta y créditos para las comisiones de Stripe por los saldos que cumplan los requisitos.

• Opera en todo el mundo con facilidad: Mantén saldos en múltiples divisas, conviértelos solo cuando lo necesites y envía transferencias a los destinatarios en más de 160 países.

• Automatiza las operaciones financieras: Utiliza agentes para analizar el flujo de caja y automatizar tareas, como el pago de facturas, el movimiento de dinero y la conversión de divisas dentro de los límites que establezcas.

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Stripe Treasury incluye varios productos de Stripe diferentes. Consulta las condiciones de los productos que correspondan. Stripe no es un banco. Las cuentas corrientes se ofrecen exclusivamente a través de Fifth Third Bank, National Association, Miembro de la FDIC. Los depósitos están asegurados a través de Fifth Third Bank.

Preguntas frecuentes sobre la gestión del efectivo de una startup