La gestión del efectivo de una startup es un proceso continuo que consiste en prever las entradas y salidas de efectivo, comparar esas previsiones con los saldos bancarios reales y mantener los fondos en las cuentas para que coincidan con el momento en que se necesitará el dinero. La gestión del efectivo ofrece a un fundador una imagen actual del runway, de modo que cualquier déficit aparece semanas antes y no en la mañana en la que se paga la nómina. Sin embargo, si la gestión del efectivo se hace de forma deficiente, incluso una empresa con una buena financiación puede acabar con el efectivo repartido entre varios proveedores, registrado en una hoja de cálculo obsoleta y quedarse corta cuando más lo necesita. Una gestión eficaz del efectivo es fundamental para cualquier startup. Quedarse sin capital es el motivo número uno por el que fracasan las startups, ya que representa el 70 % de los cierres de startups.

A continuación, hablaremos sobre por qué la disciplina del efectivo es importante desde el principio, cómo funcionan la previsión y la liquidez en la práctica, y los desafíos a los que se enfrentan a menudo los fundadores.

Conclusiones principales

• Una gestión disciplinada del efectivo ofrece a los fundadores una visión prospectiva del runway que respalda las decisiones de crecimiento y las conversaciones con los inversores. Hacer un seguimiento del burn rate y del runway muestra cuánto durará el saldo actual, por lo que un déficit aparecerá semanas antes en lugar del día de pago de la nómina.

• Muchos problemas de efectivo provienen de saldos dispersos, la conciliación manual y previsiones que omiten los costos irregulares. Los honorarios legales, las renovaciones anuales de software y las facturas trimestrales de los contratistas pueden perderse en los promedios mensuales, lo que lleva a los fundadores a subestimar el consumo de efectivo.

• Conectar las cuentas, las alertas y los datos contables en un solo lugar reduce el trabajo manual y ofrece a los fundadores una visión actual de su efectivo. Los feeds bancarios automáticos eliminan la correspondencia manual, y las alertas de saldo señalan un problema antes de que se convierta en un pago omitido.

¿Qué es la gestión del efectivo de una startup?

La gestión del efectivo de una startup es un proceso disciplinado que hace un seguimiento, prevé y controla el dinero que se mueve a través de una empresa en un momento dado. Los dos números que la impulsan son el burn rate y el runway. El burn rate es cuánto efectivo gasta una empresa cada mes, neto de ingresos. El runway es cuántos meses cubre el saldo actual a ese burn rate. Una startup que gasta USD 150,000 al mes con USD 1.8 millones en el banco tiene 12 meses de runway, siempre que los gastos y los ingresos se mantengan estables.

¿Por qué es importante la gestión del efectivo para las startups?

Quedarse sin efectivo es un motivo importante por el que fracasan las startups.

A continuación, te explicamos por qué es importante la gestión del efectivo, especialmente en las primeras etapas:

• Runway: El efectivo suele ser el único margen de seguridad de una startup; gastarlo más rápido o cobrarlo más lento de lo planeado puede crear problemas reales.

• Crecimiento: Las decisiones de contratación, la inversión publicitaria y el inventario dependen del mismo saldo. Un fundador que pueda ver ese saldo en tiempo real puede comprometerse con ellas con confianza.

• Confianza de los inversores: Un fundador que puede explicar el burn rate y el runway sin abrir una hoja de cálculo inspira confianza en la siguiente ronda, y muestra a los inversores que la empresa conoce sus propios números.

• Hábitos tempranos: La conciliación y la creación de informes son mucho más fáciles de establecer con un puñado de transacciones diarias que con varios cientos. Los procesos creados al principio tienden a mantenerse a medida que crece el volumen.

¿Cómo funciona la gestión del efectivo para las startups?

La gestión del efectivo de una startup implica tres actividades continuas.

Funciona de la siguiente manera:

Previsión

Aquí es cuando proyectas las entradas y salidas de efectivo para las próximas semanas y meses, por lo general en un modelo móvil de 13 semanas que se actualiza a medida que llegan los datos reales. Un período de 13 semanas es lo suficientemente corto como para seguir siendo preciso y lo suficientemente largo como para detectar problemas antes de que se vuelvan urgentes.

Monitoreo

El monitoreo compara esa previsión con lo que realmente ocurre en la cuenta bancaria. Si los clientes pagan en condiciones de 30 días netos, pero los proveedores esperan el pago en 15 días netos, la empresa está financiando de manera efectiva esa brecha de 15 días con su propio efectivo en cada ciclo de facturación.

Asignación

La decisión de dónde se encuentra el efectivo y con qué rapidez se puede mover es importante. Parte del mismo debe mantenerse con la liquidez suficiente para cubrir la nómina en una fecha específica, mientras que otra parte puede permanecer intacta en una cuenta que genere intereses.

¿Cómo prevén los gastos y mantienen la liquidez las startups?

La previsión comienza con el burn rate y el runway. Una vez que hayas calculado tu burn rate, puedes prever tu runway. Un modelo de previsión móvil de 13 semanas tiene en cuenta la imprevisibilidad de los gastos y los ingresos. El modelo debe incluir costos irregulares, como los honorarios legales, las renovaciones anuales de software y las facturas trimestrales de los contratistas, porque puedes subestimar el consumo si los promedias.

Para mantener la liquidez, las empresas suelen mantener de tres a seis meses de gastos operativos en cuentas a las que se puede acceder rápidamente. Las startups con ingresos recurrentes contratados a menudo mantienen un nivel más cercano a tres meses, mientras que las que tienen ingresos estacionales, como un ciclo de ventas superior a 60 días o unos pocos clientes grandes, tienden a necesitar más cerca de seis. Dentro de esa reserva, ayuda dividir el efectivo según el propósito.

Por ejemplo:

• Efectivo operativo: Lo suficiente en una cuenta accesible para cubrir la nómina y los pagos a proveedores durante las próximas semanas, programado para las fechas de pago reales.

• Efectivo de reserva: El resto del margen del runway, que se mantiene en un lugar que genere intereses porque no se tocará durante meses.

También querrás tener una sola imagen de cada saldo para poder comparar la previsión con los números reales en lugar de una cifra reunida manualmente a partir de tres inicios de sesión diferentes.

¿Cómo pueden las startups evitar los desafíos comunes de la gestión del efectivo?

Muchos de los problemas de gestión del efectivo en las startups en fase inicial son predecibles. Por lo general, se remontan a unos pocos puntos ciegos específicos.

Aquí tienes algunos de los más comunes:

• Subestimar el burn rate: A menudo, los fundadores modelan solo los costos recurrentes obvios y pasan por alto las compras de equipos por única vez o las facturas trimestrales de los contratistas. Incorpora los gastos irregulares en la previsión, línea por línea.

• Cuentas por cobrar atrasadas: Un cliente en condiciones de 30 días netos que paga el día 45 deja un vacío en el saldo bancario. Haz un seguimiento de los días por cobrar por cliente, especialmente en las cuentas de empresas más grandes con aprobaciones internas más lentas.

• Efectivo repartido entre proveedores: Los saldos divididos entre un banco, un proveedor de servicios de pago y una tarjeta de gastos significan que cada transferencia entre ellos agrega demoras, un paso manual y otro extracto por conciliar. Consolida donde puedas y conoce qué saldo cubre la nómina.

• Conciliación manual: Al hacer corresponder manualmente las transacciones con el libro mayor cada mes, los errores pueden acumularse y los déficits pueden pasar desapercibidos hasta que se cierren los libros. Automatiza la correspondencia y revisa las excepciones semanalmente.

• Sin un titular claro: La gestión del efectivo a veces recae entre el fundador, un director financiero y un contable externo, y nadie compara el saldo bancario con la previsión en un horario establecido. Asígnale esta tarea a una sola persona.

¿Qué herramientas y funciones de la cuenta ayudan a automatizar el flujo de caja?

Cada proveedor adicional que usa una startup agrega otro inicio de sesión, demoras en la transferencia y feeds por conciliar. El tiempo que se dedica a mover dinero entre ellos es un costo real.

A continuación, te mostramos cómo puede ayudar la automatización:

• Feeds bancarios automáticos: Las transacciones fluyen hacia el software de contabilidad a medida que se contabilizan, lo que elimina el paso de correspondencia manual.

• Alertas de saldo y umbral: Una notificación cuando una cuenta cae por debajo del monto necesario para la nómina de la próxima semana señala un problema antes de que se convierta en un pago omitido.

• Categorización automatizada: Las transacciones se ordenan a medida que llegan en lugar de en un lote mensual, por lo que la previsión se compara con los números actuales.

• Transferencias programadas y basadas en reglas: El dinero se mueve entre los saldos operativos y de reserva mediante un aviso establecido. De esa manera, la asignación no depende de que alguien se acuerde.

Cómo puede ayudar Stripe Treasury

Stripe Treasury reúne los pagos y las finanzas en Stripe, de modo que las empresas puedan recibir, almacenar, enviar y gastar fondos en un solo lugar. Está diseñado para startups y empresas en crecimiento que desean mover el dinero más rápido y dedicar menos tiempo a la gestión de las operaciones financieras. Las plataformas, los marketplaces y las empresas de tecnología financiera también pueden ofrecer servicios financieros a sus usuarios con Treasury para plataformas.

Treasury puede ayudarte a lograr lo siguiente:

• Simplifica tus operaciones financieras: Gestiona el dinero, los pagos, los gastos con tarjeta, los payouts y mucho más desde el Dashboard de Stripe.

• Mueve el dinero más rápido: Accede a las ganancias liquidadas de Stripe de inmediato y envía transferencias instantáneas a otras empresas en Stripe sin costo.

• Obtén más por tu dinero: Gana reembolsos en efectivo en los gastos con tarjeta y créditos para las comisiones de Stripe en saldos que cumplan los requisitos.

• Opera a nivel mundial con facilidad: Mantén saldos en múltiples monedas, convierte solo cuando sea necesario y envía payouts a destinatarios en más de 160 países.

• Automatiza las operaciones financieras: Usa agentes para analizar el flujo de caja y automatizar tareas, como el pago de facturas, el movimiento de dinero y la conversión de monedas dentro de los límites que establezcas.

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Stripe Treasury incluye varios productos de Stripe distintos. Consulta las condiciones del producto aplicables. Stripe no es un banco. Las cuentas de cheques son proporcionadas exclusivamente por Fifth Third Bank, National Association, miembro de la FDIC. Los depósitos están asegurados a través de Fifth Third Bank.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de efectivo de una startup