Los estilos de trabajo en Japón son cada vez más diversos y hay más trabajadores empleados en línea en empresas extranjeras. En particular, hay muchos trabajadores que quieren hacer negocios en EE. UU. (que tiene una de las economías más grandes del mundo) y trabajar para empresas estadounidenses como profesionales independientes o empresarios individuales.

Según una encuesta sobre profesionales independientes de 2024 elaborada por el proveedor de plataformas para profesionales independientes Lancers, Inc., el número de profesionales independientes en Japón superó los 13 millones en 2024. Además, la escala económica del sector de los profesionales independientes alcanzó los 20,3 billones de yenes, lo que supone un aumento del 40 % de la cantidad de profesionales independientes en comparación con hace 10 años. Este grupo incluye tanto a los trabajadores por cuenta propia como a los que realizan trabajos esporádicos mientras tienen un empleo a tiempo completo.

En este artículo, explicamos la estructura de las empresas individuales en EE. UU., los procedimientos para poner en marcha un negocio y las implicaciones fiscales. También describimos las diferencias entre las empresas individuales (es decir, el trabajo por cuenta propia), las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las sociedades de tipo C. Esto puede ayudar a los trabajadores que quieran trabajar como empresarios individuales en EE. UU. o como profesionales independientes desde Japón.

De un vistazo

• En EE. UU., un empresario individual es un particular que opera un negocio sin constituirlo en sociedad.
  
• Registrar un «nombre comercial» (DBA), obtener un número de identificación patronal (EIN) y abrir una cuenta bancaria de empresa son los pasos habituales cuando se opera como empresario individual en EE. UU. Los pasos necesarios dependen del lugar de residencia y de la naturaleza del negocio.
  
• Las obligaciones fiscales y de presentación varían en función del estado de residencia en virtud de la legislación fiscal estadounidense y del sitio en el que se presten los servicios.
  
• Si una empresa se expande, puede transformarse en una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o en una sociedad de tipo C.
  
• Al hacer negocios con clientes estadounidenses desde Japón, es importante confirmar los métodos de pago, los tipos de cambio y el formulario W-8 BEN, entre otros datos.
  

¿Qué es un empresario individual en EE. UU.?

En EE. UU., una empresa individual es un tipo de empresa en el que un particular opera un negocio sin constituirlo en sociedad. Según la Agencia Federal de Pequeños Negocios de EE. UU. (SBA), si un particular realiza actividades empresariales y no está registrado como otro tipo de entidad comercial (como una LLC o una sociedad de tipo C), por lo general se le considera un empresario individual en EE. UU.

En EE. UU., una empresa individual no es legalmente distinta de su titular. Por lo tanto, el particular es generalmente responsable de cualquier deuda o responsabilidad jurídica derivada del negocio. Por otro lado, una de las características clave es que los procedimientos para crear una empresa individual son relativamente sencillos en comparación con los necesarios para constituir una sociedad comercial.

Esta es una estructura muy práctica para los particulares que quieren poner en marcha pequeñas empresas o poner a prueba ideas de negocio. Sin embargo, en función del tamaño del negocio, los riesgos que conlleve y los planes de financiación, puede ser más apropiada otra estructura empresarial (como una LLC o una sociedad de tipo C).

Principales diferencias con respecto a los empresarios individuales japoneses

Aunque tanto los empresarios individuales japoneses como los estadounidenses dirigen sus negocios como particulares, existen diferencias en los procedimientos para poner en marcha un negocio y en sus respectivos sistemas fiscales.

En Japón, cuando un particular pone en marcha un nuevo negocio, por lo general se le exige que presente una Notificación de apertura de negocio personal ante la Agencia Tributaria Nacional. En EE. UU., por el contrario, puede que no sea necesario registrarse en el estado para operar como empresario individual. Sin embargo, en función del uso que haga el particular de un nombre comercial (es decir, el DBA), el tipo de empresa y la ubicación de las operaciones, podría estar obligado a obtener una licencia o permiso comercial de las autoridades estatales, municipales o del condado.

El sistema fiscal de EE. UU. también difiere del sistema fiscal japonés. En EE. UU., los empresarios individuales declaran los beneficios de su empresa como beneficios personales y, dependiendo de ciertas condiciones, están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Dado que los procedimientos de presentación y los sistemas de seguridad social varían, asegúrate de conocer de antemano las normas específicas de cada uno.

Estado de residencia para trabajar como empresario individual

Quienes tengan previsto trabajar como empresarios individuales en EE. UU. mientras residen en el país, necesitarán visados de residencia y permisos de trabajo. En función del tipo de visado, también puede haber restricciones en cuanto a los sitios donde pueden trabajar los particulares y la naturaleza de su empleo. La capacidad para operar como empresario individual mientras se reside en EE. UU. debe verificarse en cada caso particular según el estado de residencia.

Las personas con tarjetas de residencia permanente (es decir, «green cards») y los particulares con autorización de trabajo que no esté vinculada a un empleador específico por lo general también pueden trabajar como empresarios individuales mientras residen en EE. UU.

Por el contrario, si un particular hace negocios con clientes estadounidenses mientras reside en Japón, por lo general no necesita un visado para trabajar en EE. UU.

Proceso para poner en marcha un negocio como empresario individual en EE. UU.

Si un particular quiere operar como empresario individual radicado en EE. UU., registrar un nombre comercial, obtener un número de identificación patronal (EIN) y abrir una cuenta bancaria de empresa son los pasos habituales para poner en marcha el negocio.

Registrar un nombre comercial

En EE. UU., si un empresario individual quiere operar un negocio bajo un nombre diferente al suyo, debe registrar un nombre comercial (DBA). Además de ser la abreviatura en inglés de «doing business as» (operar comercialmente como), este término también se conoce como «nombre comercial ficticio», «nombre comercial supuesto» o «nombre comercial alternativo». Es muy similar a un nombre comercial japonés. Ten en cuenta que el proceso de registro varía en función del estado, del condado y de la ciudad.

Obtén un EIN

Un EIN es un número de 9 dígitos emitido a las empresas por el IRS. Aunque el EIN es necesario en ciertas situaciones (como al contratar empleados), no todos los empresarios individuales necesitan tener uno.

Según las circunstancias, un empresario individual puede usar un número de seguridad social (SSN) de 9 dígitos emitido por la Administración del Seguro Social (SSA) del gobierno federal de EE. UU. Por otro lado, se le puede pedir a un particular que proporcione un EIN al abrir una cuenta bancaria o solicitar ciertas licencias. Obtener un EIN del IRS no tiene coste.

Abre una cuenta bancaria de empresa

Aunque las cuentas bancarias personales pueden usarse con fines comerciales, abrir una cuenta bancaria de empresa para separar los fondos personales de los fondos de la empresa puede facilitar la contabilidad y ayudar a que los procesos de presentación de impuestos sean más fluidos.

Los documentos necesarios para abrir una cuenta varían en función de la entidad financiera. Por lo general, los solicitantes deben enviar documentos como las escrituras de constitución o los estatutos de la empresa estadounidense, un EIN o SSN, los documentos de registro del nombre comercial (DBA) y una licencia comercial. Si una sociedad radicada fuera de EE. UU. quiere abrir una cuenta bancaria, se pueden requerir documentos adicionales (como un pasaporte o un comprobante de residencia local). Es importante comprobar de antemano los requisitos de la entidad financiera.

Nota: Es posible que los particulares que presten servicios a clientes estadounidenses como empresarios individuales y que sigan residiendo en Japón no tengan que completar todos los procedimientos descritos aquí, como registrar un nombre comercial y abrir una cuenta bancaria. Aunque es posible solicitar un EIN desde Japón, los requisitos para registrar un nombre comercial y abrir una cuenta bancaria varían según la región y la entidad financiera.

Obligaciones fiscales y de presentación para los empresarios individuales en EE. UU.

A continuación, te proporcionamos información fiscal básica para empresarios individuales en EE. UU., como la presentación de la declaración de impuestos sobre la renta (es decir, el Formulario 1040), el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y el impuesto estimado.

Impuesto sobre la renta y formularios de pérdidas o ganancias

EE. UU. tiene un sistema de presentación del impuesto sobre la renta de las personas físicas que equivale al sistema de declaración de impuestos de Japón. Los ciudadanos estadounidenses y los extranjeros residentes (es decir, los residentes fiscales de EE. UU.) suelen declarar sus ingresos mediante la Declaración de impuestos sobre la renta para personas físicas (Formulario 1040) de EE. UU. Los beneficios, los gastos de la empresa y las pérdidas o ganancias de una empresa individual se declaran adjuntando la Ganancia o pérdida del negocio (Anexo C) al Formulario 1040. A continuación, te explicamos cómo afecta el estado de residencia a la cumplimentación de estos formularios:

• Residentes en EE. UU.: utiliza el Formulario 1040 y el Anexo C para declarar los ingresos a nivel mundial; por lo general, antes del 15 de abril.
  
• Residentes en Japón: aquellos que prestan servicios desde Japón por lo general no necesitan presentar declaraciones de impuestos en EE. UU. En su lugar, presentan las declaraciones de impuestos en Japón.
  

Impuesto de autónomos

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es un impuesto federal que pagan los trabajadores autónomos, principalmente, para financiar la Seguridad Social y Medicare. Por lo general, los ciudadanos estadounidenses y los residentes fiscales de EE. UU. están sujetos a tributación si obtienen un beneficio neto de 400 USD o más en una empresa individual. En función del beneficio neto calculado en el Anexo C, calcula el importe del impuesto en el Anexo SE y decláralo en el Formulario 1040.

El tipo impositivo sobre el trabajo por cuenta propia es del 15,3 %, que consiste en un 12,4 % del impuesto del Seguro Social y un 2,9 % del impuesto de Medicare.

Por otro lado, a efectos fiscales, los no residentes de EE. UU. no suelen estar sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Por lo tanto, los residentes de Japón por lo general también están exentos.

Impuesto estimado

El impuesto estimado es un sistema similar al pago anticipado de impuestos estimados de Japón. Consiste en que los contribuyentes calculan su obligación fiscal anual y la pagan por adelantado para los beneficios que no tienen impuestos retenidos, como ocurre con los salarios.

Los empresarios individuales suelen usar el formulario de Impuesto estimado para personas físicas (Formulario 1040-ES) para calcular su impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, entre otros impuestos. Pagan estos importes en cuatro cuotas a lo largo del año. Por otro lado, si un extranjero no residente debe hacer pagos de impuestos estimados en EE. UU., tendrá que usar el formulario de Impuesto estimado para extranjeros no residentes (Formulario 1040-ES [NR]).

En general, este no es un requisito para los residentes de Japón.

Impuesto estatal sobre la renta

En EE. UU., además del impuesto federal sobre la renta descrito anteriormente, algunos estados imponen impuestos estatales sobre la renta.

Por ejemplo, algunos estados (como Florida y Texas) no imponen un impuesto sobre la renta de las personas físicas. Otros estados (como California y Nueva York) tienen un tipo impositivo máximo que supera el 10 %. Por lo tanto, al establecer una presencia comercial en EE. UU., el impuesto sobre la renta estatal y los tipos impositivos aplicables son factores que se deben tener en cuenta a la hora de elegir una ubicación.

En muchos casos, los profesionales independientes que residen en Japón y prestan servicios en este país no están sujetos a impuestos estatales, del mismo modo que no están sujetos a impuestos federales. Sin embargo, es importante tener cuidado, ya que las normas relativas a la fuente de ingresos y los requisitos de presentación varían de un estado a otro.

Algunos estados (p. ej., California) han establecido sus propias normas para determinar si se deben retener impuestos a los trabajadores por cuenta propia que residen fuera del estado. Las personas que tengan previsto hacer negocios con clientes estadounidenses de forma continuada, deben consultar a un experto tributario de EE. UU. (como un contable público certificado estadounidense) que esté especializado en asuntos fiscales internacionales y estatales.

Diferencias entre las empresas individuales, las LLC y las sociedades de tipo C

Al poner en marcha un negocio en EE. UU., además de operar como empresario individual, también puedes constituir una empresa, como una LLC o una sociedad de tipo C. Al comparar cada opción y tener en cuenta las actividades de tu negocio y tus planes de futuro, puedes determinar qué estructura es la más adecuada para ti.

Cuándo elegir una empresa unipersonal

Ser empresario individual es una buena opción si quieres empezar tu empresa a pequeña escala o mantener los procedimientos de configuración y gestión lo más sencillos posible. Otra ventaja es que puedes empezar con relativa rapidez, ya que las empresas unipersonales no requieren procedimientos complejos similares a los que conlleva la constitución de una sociedad.

Por otro lado, dado que las deudas comerciales y las responsabilidades legales recaen por lo general en el individuo, no se pueden separar del patrimonio personal. Además, las empresas unipersonales no son adecuadas para la recaudación de fondos a gran escala procedentes de fuentes externas. Por lo tanto, es importante tener en cuenta el tamaño de tu empresa y tus planes de crecimiento futuros a la hora de decidir si trabajarás como empresario individual.

¿Cuándo elegir una LLC?

Una LLC es una buena opción si quieres separar tus obligaciones comerciales de tus activos personales (más que con una empresa unipersonal), o si prevés un nivel moderado de expansión comercial. Por regla general, los particulares no son responsables a nivel personal y directo de las deudas u obligaciones legales de la empresa. Por lo tanto, la gestión de riesgos suele ser más fácil con una LLC que con una empresa unipersonal.

Por otro lado, puesto que requiere pasar por el proceso de registro estatal y una gestión administrativa continua, los costes y la carga administrativa son mayores que los de los empresarios individuales.

Cuándo elegir una sociedad de tipo C

Una sociedad de tipo C es una buena opción si tienes previsto recaudar fondos de VC u otras fuentes similares en el futuro. También puede ser una buena opción si prevés un crecimiento considerable de la empresa. La emisión de acciones facilita la recaudación de capital de inversores externos y también es muy adecuada para captar talento mediante opciones sobre acciones y otros incentivos.

Sin embargo, la gestión posterior a la constitución de la sociedad y los asuntos fiscales son más complejos en una sociedad de tipo C que en una empresa unipersonal o LLC. También tendrás que presentar las declaraciones de impuestos como empresa.

Consideraciones legales para operar como empresario individual en EE. UU.

Los empresarios individuales son responsables a nivel personal de sus obligaciones comerciales. Es importante gestionar los riesgos comerciales con antelación, como los contratos con socios comerciales y la propiedad intelectual.

Comprender los riesgos de la responsabilidad ilimitada

Por regla general, los empresarios individuales en EE. UU. son responsables a nivel personal de las deudas o disputas que surjan de sus empresas. Como los activos comerciales y personales no están separados por ley en las empresas unipersonales, los activos personales pueden verse afectados en caso de reclamaciones por daños o deudas impagadas.

Por ejemplo, si una disputa comercial genera una gran obligación financiera, los activos personales (como los depósitos bancarios) pueden estar sujetos al cobro de la deuda tras ciertos procedimientos legales. Aunque ciertos aspectos de los bienes inmuebles están protegidos o exentos en virtud de las leyes estatales, aún pueden ser objeto de embargo según las circunstancias.

A medida que una empresa crece y aumentan los importes de las transacciones, también aumenta el riesgo de litigios y otros problemas. En estos casos, es importante considerar la posibilidad de pasar a ser una LLC para separar los activos personales de las obligaciones de la empresa.

Cómo gestionar correctamente los contratos y la propiedad intelectual

A la hora de hacer negocios con clientes en EE. UU., especifica claramente en el contrato los detalles del trabajo, la remuneración, las condiciones de pago, la duración y las condiciones de rescisión. Además, confirma el alcance de la responsabilidad por daños, las leyes vigentes y los métodos para resolver disputas antes de firmar el contrato.

A la hora de entregar un trabajo (como diseños, materiales escritos y software), confirma quién es el titular de los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual. Los empresarios individuales pueden transferir los derechos a los clientes o concederles permiso de uso, lo que determina si pueden volver a utilizar el trabajo entregado. Antes de incluirlo en un portfolio, es importante decidir si esto está permitido o no.

Cómo recibir pagos de un cliente de EE. UU.

En esta sección, analizamos los desafíos a los que pueden enfrentarse los trabajadores autónomos que viven en Japón a la hora de hacer negocios con clientes de EE. UU. y recibir los pagos.

A la hora de recibir pagos del extranjero, es importante confirmar las comisiones de la transferencia electrónica, los tipos de cambio y los métodos de pago. Si aumentan las transacciones, puede ser útil crear una empresa en EE. UU. para establecer una infraestructura de pagos.

Cómo recibir transferencias internacionales de dinero

Si un cliente de EE. UU. envía un pago mediante transferencia electrónica a un banco japonés, se aplicarán comisiones por transferencia electrónica internacional y por conversión de divisas. Además, dado que el tipo de cambio entre el dólar estadounidense y el yen japonés fluctúa, existe un riesgo de tipo de cambio. El importe recibido en yenes japoneses también variará.

A la hora de realizar una transferencia internacional de dinero directamente a través de un banco, el cliente también debe registrar la información del destinatario, como el código y la cuenta de la Sociedad para las Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT), así como configurar los ajustes de las transferencias internacionales de dinero.

A la hora de recibir pagos de clientes de EE. UU. por servicios prestados desde Japón, es posible que los empresarios individuales tengan que enviar el Formulario W-8 BEN para demostrar que son particulares extranjeros. Es importante entender que el Formulario W-8 BEN no es una declaración de impuestos; es un documento que se envía a la parte que emite el pago.

Cómo crear una empresa en EE. UU. para ampliar las opciones de pago

Si una empresa con clientes de EE. UU. crece, operar como empresario individual puede resultar demasiado pesado en términos de gestión financiera y responsabilidad legal. En este caso, puede ser útil crear una LLC o una sociedad de tipo C en lugar de seguir como empresa unipersonal.

Tras establecer la empresa en EE. UU., los empresarios individuales pueden utilizar cuentas bancarias locales y pagos por Internet. Como pueden pagar los gastos directamente en USD, logran reducir las conversiones de divisas y las comisiones de cambio innecesarias.

Además, esto permite a los empresarios individuales ofrecer métodos de pago que resulten cómodos para los clientes de EE. UU., como las transferencias bancarias nacionales y los pagos por Internet.

Cómo puede ayudarte Stripe Atlas

Stripe Atlas se encarga de todo lo que necesitas para abrir tu empresa de forma legal (constitución de la sociedad, Número de Identificación Patronal [EIN], configuración del capital y presentaciones de impuestos), para que puedas recaudar fondos, abrir una cuenta bancaria y empezar a aceptar pagos en tan solo dos días laborables y desde cualquier lugar del mundo.

Únete a más de 100.000 startups constituidas con Atlas, incluidas algunas respaldadas por los mejores inversores, como Y Combinator (YC), a16z y General Catalyst.

Empieza en cuestión de minutos con Atlas

La solicitud de acceso tarda menos de 10 minutos. Podrás elegir la estructura de tu empresa, confirmar que el nombre está disponible, añadir hasta cuatro cofundadores, establecer el reparto de capital y firmar de forma electrónica. Después, Atlas se encarga de lo demás, lo que incluye avisar a los cofundadores para que firmen sus documentos electrónicamente.

Servicios bancarios y pagos antes de que llegue tu EIN

Atlas presenta tu solicitud de EIN de forma automática tras la constitución de la sociedad. No tienes que esperar: Atlas habilita los pagos y los servicios bancarios previos a la obtención del EIN para que puedas empezar a aceptar pagos y hacer transacciones de inmediato. Los fundadores de EE. UU. que tengan un número de la Seguridad Social (SSN) suelen reunir los requisitos para un procesamiento acelerado por parte del IRS.

Presentación automática de la elección fiscal 83(b)

Atlas presenta la elección 83(b) por ti (tanto para fundadores de EE. UU. como de otros países) mediante correo certificado y con seguimiento del Servicio Postal de EE. UU. (USPS) para reducir los impuestos sobre la renta personal. Recibirás una elección 83(b) firmada y el justificante de la presentación directamente en tu Dashboard de Stripe, con la confirmación del correo certificado.

Documentos legales para empresas de primer nivel

Atlas te proporciona todos los documentos legales que necesitas para empezar a gestionar tu empresa, redactados por Cooley (uno de los principales despachos de abogados de capital de riesgo del mundo), y los almacena directamente en tu Dashboard de Stripe. Estos documentos están diseñados para ayudarte a recaudar fondos de forma inmediata y garantizar que tu empresa esté protegida legalmente, y abarcan aspectos como la estructura de propiedad, la distribución de capital y el cumplimiento de la normativa fiscal.

2500 $ en créditos de Stripe y más de 50.000 $ en descuentos de socios

Las startups de Atlas obtienen 2500 $ en créditos para productos de Stripe durante su primer año, además de más de 50.000 $ en descuentos de socios para herramientas esenciales como AWS, Google, Xero, Perplexity y muchas otras. El servicio de agente registrado de Delaware también se incluye gratis durante el primer año.

Obtén más información sobre cómo Atlas puede ayudarte a crear tu nueva empresa de forma rápida y sencilla y empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre los empresarios individuales de EE. UU. en Japón