Les modes de travail au Japon se sont diversifiés et de plus en plus de professionnels travaillent en ligne pour des entreprises à l'étranger. De nombreux professionnels souhaitent notamment développer leur activité aux États-Unis (l'une des plus grandes économies mondiales) et travailler pour des entreprises américaines en tant que freelances ou entrepreneurs individuels.

Selon une enquête sur les freelances menée en 2024 par le fournisseur de plateforme de freelancing Lancers, Inc., le nombre de freelances au Japon a dépassé les 13 millions en 2024. De plus, l'envergure économique du secteur des freelances a atteint 20 300 milliards de yens, le nombre de freelances ayant augmenté d'environ 40 % par rapport à il y a dix ans. Ce groupe comprend les professionnels indépendants et ceux qui ont une activité complémentaire en plus de leur emploi à temps plein.

Dans cet article, nous expliquons la structure de l'entreprise individuelle aux États-Unis, les procédures de création d'entreprise et les implications fiscales. Nous soulignons également les différences entre les entreprises individuelles (c'est-à-dire le travail indépendant), les sociétés à responsabilité limitée (LLC) et les entreprises de type C. Cela peut aider les professionnels qui souhaitent travailler en tant qu'entrepreneurs individuels ou freelances aux États-Unis depuis le Japon.

L’essentiel à retenir

• Aux États-Unis, un entrepreneur individuel est une personne physique qui exploite une entreprise sans la constituer en société.
  
• L'enregistrement d'un nom commercial (DBA), l'obtention d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) et l'ouverture d'un compte bancaire professionnel sont des étapes courantes pour exercer en tant qu'entrepreneur individuel aux États-Unis. Les étapes obligatoires dépendent du lieu de résidence et de la nature de l'activité.
  
• Les obligations fiscales et déclaratives varient en fonction du statut de résidence au regard de la législation fiscale américaine et du lieu où les services sont fournis.
  
• Si une entreprise se développe, elle peut se transformer en société à responsabilité limitée (LLC) ou en entreprise de type C.
  
• Lorsque vous faites des affaires avec des clients américains depuis le Japon, il est important de confirmer les moyens de paiement, les taux de change et le formulaire W-8 BEN, entre autres informations.
  

Qu'est-ce qu'un entrepreneur individuel aux États-Unis ?

Aux États-Unis, une entreprise individuelle est un type d'entreprise dans lequel une personne physique exploite une activité sans la constituer en société. Selon la US Small Business Administration (SBA), si une personne physique exerce des activités commerciales et n'est pas enregistrée en tant qu'autre entité commerciale (comme une LLC ou une entreprise de type C), elle est généralement considérée comme un entrepreneur individuel aux États-Unis.

Aux États-Unis, une entreprise individuelle n'est pas juridiquement distincte de son propriétaire. Par conséquent, la personne physique est généralement responsable des dettes ou des responsabilités juridiques découlant de l'entreprise. En revanche, l'une des principales caractéristiques est que les procédures de création d'une entreprise individuelle sont relativement simples par rapport à celles de la constitution d'une société.

Il s'agit d'une structure pratique pour les personnes physiques qui souhaitent créer de petites entreprises ou tester des idées commerciales. Toutefois, en fonction de la taille de l'entreprise, des risques encourus et des plans de financement, une autre structure commerciale (comme une LLC ou une entreprise de type C) pourrait être plus appropriée.

Principales différences avec les entrepreneurs individuels japonais

Bien que les entrepreneurs individuels japonais et américains gèrent leurs entreprises en tant que personnes physiques, il existe des différences dans les procédures de création d'entreprise et dans leurs systèmes fiscaux respectifs.

Au Japon, lorsqu'une personne physique crée une nouvelle entreprise, elle est généralement tenue de déposer une déclaration d'ouverture d'entreprise personnelle auprès de l'Agence nationale des impôts. Aux États-Unis, en revanche, il n'est pas toujours nécessaire de s'enregistrer auprès de l'État pour exercer en tant qu'entrepreneur individuel. Toutefois, en fonction de l'utilisation par la personne d'un nom commercial (c'est-à-dire « doing business as » [DBA]), du type d'entreprise et du lieu d'exploitation, elle peut être tenue d'obtenir une licence ou un permis d'exploitation auprès des autorités de l'État, de la ville ou du comté.

Le système fiscal américain diffère également du système fiscal japonais. Aux États-Unis, les entrepreneurs individuels déclarent les revenus de leur entreprise comme des revenus personnels et, sous certaines conditions, sont assujettis à la taxe sur le travail indépendant. Étant donné que les procédures de déclaration et les systèmes de sécurité sociale varient, veillez à bien comprendre les règles spécifiques à chacun au préalable.

Statut de résidence pour travailler en tant qu'entrepreneur individuel

Les personnes qui prévoient de travailler en tant qu'entrepreneurs individuels aux États-Unis tout en y résidant auront besoin de visas de résidence et de permis de travail. En fonction du type de visa, il peut également y avoir des restrictions quant au lieu de travail et à la nature de l'emploi des personnes physiques. La capacité d'exercer en tant qu'entrepreneur individuel tout en étant basé aux États-Unis doit être vérifiée au cas par cas en fonction du statut de résidence.

Les titulaires d'une carte de résident permanent (carte verte) et les personnes disposant d'une autorisation de travail qui n'est pas liée à un employeur spécifique peuvent également, en règle générale, travailler en tant qu'entrepreneurs individuels tout en résidant aux États-Unis.

D'autre part, si une personne physique fait des affaires avec des clients américains tout en résidant au Japon, elle n'a généralement pas besoin de visa pour travailler aux États-Unis.

Procédure de création d'une entreprise en tant qu'entrepreneur individuel aux États-Unis

Si une personne physique souhaite exercer en tant qu'entrepreneur individuel basé aux États-Unis, l'enregistrement d'un nom commercial (DBA), l'obtention d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) et l'ouverture d'un compte bancaire professionnel constituent les étapes standard pour créer l'entreprise.

Enregistrer un nom commercial (DBA)

Aux États-Unis, si un entrepreneur individuel souhaite exploiter une entreprise sous un nom autre que le sien, il doit enregistrer un DBA. Outre le fait qu'il s'agit d'une abréviation de « doing business as » (nom commercial), ce terme est également connu sous le nom de « fictitious business name » (nom commercial fictif), « assumed business name » (nom commercial d'emprunt) ou « alternate business name » (nom commercial alternatif). Il s'apparente à un nom commercial japonais. Notez que le processus d'enregistrement varie selon l'État, le comté et la ville.

Obtenir un numéro EIN

Un EIN est un numéro à 9 chiffres délivré par l'Internal Revenue Service (IRS) aux entreprises. Bien qu'un EIN soit obligatoire dans certaines situations (par exemple lors de l'embauche d'employés), les entrepreneurs individuels ne sont pas tous tenus d'en avoir un.

Selon les circonstances, un entrepreneur individuel peut utiliser un numéro de sécurité sociale (SSN) à 9 chiffres délivré par la Social Security Administration (SSA) du gouvernement fédéral américain. D'autre part, une personne physique peut être invitée à fournir un EIN lors de l'ouverture d'un compte bancaire ou de la demande de certaines licences. L'obtention d'un EIN auprès de l'IRS est gratuite.

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Bien que les comptes bancaires personnels puissent être utilisés à des fins professionnelles, l'ouverture d'un compte bancaire professionnel pour séparer les fonds personnels des fonds professionnels peut faciliter la comptabilité et contribuer à simplifier les processus de déclaration fiscale.

Les documents nécessaires pour ouvrir un compte varient selon l'institution financière. En général, les demandeurs doivent soumettre des documents tels que les statuts de la société américaine, un EIN ou un SSN, les documents d'enregistrement du DBA et une licence commerciale. Si une société basée en dehors des États-Unis souhaite ouvrir un compte bancaire, des documents supplémentaires (comme un passeport ou un justificatif de domicile local) peuvent être exigés. Il est important de vérifier les exigences de l'institution financière au préalable.

Remarque : Les personnes physiques qui fournissent des services à des clients américains en tant qu'entrepreneurs individuels tout en continuant à résider au Japon ne sont pas nécessairement tenues d'effectuer toutes les procédures décrites ici, telles que l'enregistrement d'un DBA et l'ouverture d'un compte bancaire. Bien qu'il soit possible de demander un EIN depuis le Japon, les exigences relatives à l'enregistrement d'un DBA et à l'ouverture d'un compte bancaire varient selon la région et l'institution financière.

Obligations fiscales et déclaratives des entrepreneurs individuels aux États-Unis

Ci-dessous, nous fournissons des informations fiscales de base pour les entrepreneurs individuels aux États-Unis, notamment la déclaration de revenus (c'est-à-dire le formulaire 1040), la taxe sur le travail indépendant et l'impôt estimé.

Impôt sur le revenu et formulaires de profits ou pertes

Les États-Unis disposent d'un système de déclaration de l'impôt sur le revenu des personnes physiques équivalent au système de déclaration de revenus japonais. Les citoyens américains et les étrangers résidents (c'est-à-dire les résidents fiscaux américains) déclarent généralement leurs revenus en utilisant la déclaration de revenus des personnes physiques américaine (Individual Income Tax Return, Formulaire 1040). Les revenus, les dépenses professionnelles et les profits ou pertes d'une entreprise individuelle sont déclarés en joignant le formulaire de profits ou pertes d'une activité commerciale (Profit or Loss From Business, Annexe C) au Formulaire 1040. Voici comment le statut de résident a un impact sur ces formulaires :

• Résidents américains : Utilisez le Formulaire 1040 et l'Annexe C pour déclarer vos revenus mondiaux, généralement avant le 15 avril.
  
• Résidents japonais : Les personnes qui fournissent des services depuis le Japon n'ont généralement pas besoin de déposer de déclarations de revenus aux États-Unis. Elles déposent plutôt des déclarations de revenus au Japon.
  

Cotisation liée au travail indépendant

La taxe sur le travail indépendant est un impôt fédéral payé par les travailleurs indépendants principalement pour financer la sécurité sociale et Medicare. En général, les citoyens américains et les résidents fiscaux américains sont assujettis à l'impôt s'ils tirent un revenu net de 400 $ US ou plus d'une entreprise individuelle. Sur la base du revenu net calculé sur l'Annexe C, calculez le montant de la taxe sur l'Annexe SE et déclarez-le sur le Formulaire 1040.

Le taux de la taxe sur le travail indépendant est de 15,3 %, ce qui comprend une taxe de sécurité sociale de 12,4 % et une taxe Medicare de 2,9 %.

D'autre part, à des fins fiscales, les non-résidents américains ne sont généralement pas assujettis à la taxe sur le travail indépendant. Par conséquent, les résidents du Japon en sont généralement également exemptés.

Impôt estimé

L'impôt estimé est un système similaire au paiement anticipé de l'impôt estimé au Japon. Il implique que les contribuables estiment leur obligation fiscale annuelle et la paient à l'avance pour les revenus qui ne sont pas soumis à une retenue à la source, comme c'est le cas pour les salaires.

Les entrepreneurs individuels utilisent généralement le formulaire d'impôt estimé pour les personnes physiques (Estimated Tax for Individuals, Formulaire 1040-ES) pour calculer leur impôt sur le revenu et leur taxe sur le travail indépendant, entre autres impôts. Ils paient ces montants en quatre versements échelonnés tout au long de l'année. D'autre part, si un non-résident américain est tenu d'effectuer des paiements d'impôts estimés aux États-Unis, il doit utiliser le formulaire d'impôt estimé pour les étrangers non-résidents (Estimated Tax for Nonresident Alien Individuals, Formulaire 1040-ES [NR]).

En général, ce n'est pas une obligation pour les résidents du Japon.

Impôt sur le revenu de l'État

Aux États-Unis, en plus de l'impôt fédéral sur le revenu décrit ci-dessus, certains États imposent des impôts sur le revenu au niveau de l'État.

Par exemple, certains États (comme la Floride et le Texas) n'imposent pas d'impôt sur le revenu des personnes physiques. D'autres États (comme la Californie et New York) ont un taux d'imposition maximum dépassant 10 %. Par conséquent, lors de l'établissement d'une présence commerciale aux États-Unis, l'impôt sur le revenu de l'État et les taux d'imposition applicables sont des facteurs à prendre en compte lors du choix de l'emplacement.

Dans de nombreux cas, les freelances résidant au Japon qui fournissent des services au Japon ne sont pas assujettis aux impôts de l'État, tout comme ils ne sont pas assujettis aux impôts fédéraux. Toutefois, il est important d'être prudent car les règles concernant la source des revenus et les exigences en matière de déclaration varient d'un État à l'autre.

Certains États (par exemple, la Californie) ont établi leurs propres règles pour déterminer s'il convient de retenir à la source les impôts des travailleurs indépendants résidant en dehors de l'État. Les personnes qui prévoient de faire des affaires de façon continue avec des clients américains doivent consulter un professionnel de la fiscalité américaine (comme un expert-comptable américain agréé) spécialisé dans les questions fiscales internationales et d'État.

Différences entre les entreprises individuelles, les LLC et les entreprises de type C

Lors de la création d'une entreprise aux États-Unis, en plus d'exercer en tant qu'entrepreneur individuel, vous pouvez également constituer une société, telle qu'une LLC ou une entreprise de type C. En comparant chaque option et en tenant compte de vos activités commerciales et de vos projets futurs, vous pouvez déterminer quelle structure vous convient le mieux.

Quand choisir l'entreprise individuelle

L'entreprise individuelle est une bonne option pour démarrer une activité à petite échelle ou pour conserver des procédures de création et de gestion aussi simples que possible. Un autre avantage est la possibilité de démarrer une activité relativement rapidement, car les entreprises individuelles ne nécessitent pas de procédures complexes, contrairement à la constitution d'une société.

En revanche, comme les dettes commerciales et les responsabilités juridiques incombent généralement à la personne, elles ne peuvent être séparées du patrimoine personnel. De plus, les entreprises individuelles ne sont pas adaptées aux levées de fonds à grande échelle auprès de sources externes. Il est donc important de prendre en compte la taille de l'entreprise et les projets de croissance futurs avant de choisir le statut d'entreprise individuelle.

Quand choisir la LLC

La LLC est un bon choix pour séparer les responsabilités professionnelles du patrimoine personnel (davantage qu'avec une entreprise individuelle) ou en cas de prévision d'une expansion modérée de l'activité. En règle générale, les personnes ne sont pas personnellement et directement responsables des dettes commerciales ou des obligations juridiques. Par conséquent, la gestion des risques est généralement plus facile avec une LLC qu'avec une entreprise individuelle.

En revanche, comme elle nécessite de se soumettre à la procédure d'immatriculation de l'État et à une gestion administrative continue, les coûts et la charge administrative sont plus élevés que pour les entreprises individuelles.

Quand choisir une entreprise de type C

Une entreprise de type C est un bon choix en prévision d'une levée de fonds future auprès de sociétés de capital-risque ou d'autres sources similaires. C'est également un bon choix en cas de prévision d'une croissance importante de l'entreprise. L'émission d'actions facilite la levée de capitaux auprès d'investisseurs externes et se prête également bien au recrutement de talents par le biais de stock-options et d'autres mesures incitatives.

Cependant, la gestion et les questions fiscales postérieures à la constitution de la société sont plus complexes pour une entreprise de type C que pour une entreprise individuelle ou une LLC. Il est également nécessaire de déposer des déclarations d'impôts en tant que société.

Considérations juridiques liées à l'exploitation d'une entreprise individuelle aux États-Unis

Les entrepreneurs individuels sont personnellement responsables de leurs obligations professionnelles. Il est important de gérer les risques commerciaux à l'avance, tels que les contrats avec les partenaires commerciaux et la propriété intellectuelle.

Comprendre les risques liés à la responsabilité illimitée

En règle générale, les entrepreneurs individuels aux États-Unis sont personnellement responsables des dettes ou des litiges découlant de leurs activités. Étant donné que le patrimoine professionnel et le patrimoine personnel ne sont pas légalement séparés dans le cas des entreprises individuelles, le patrimoine personnel peut être affecté en cas de demandes de dommages-intérêts ou de dettes impayées.

Par exemple, si un litige commercial entraîne une obligation financière importante, les biens personnels (tels que les dépôts bancaires) peuvent faire l'objet d'un recouvrement de créances à l'issue de certaines procédures judiciaires. Bien que certains aspects des biens immobiliers soient protégés ou exemptés en vertu de la législation de l'État, les biens immobiliers peuvent toujours faire l'objet d'une saisie en fonction des circonstances.

À mesure qu'une entreprise se développe et que le montant des transactions augmente, le risque de litige et d'autres problèmes augmente également. Dans ces cas, il est important d'envisager la transition vers une LLC afin de séparer le patrimoine personnel des responsabilités professionnelles.

Gérer correctement les contrats et la propriété intellectuelle

Lors de transactions avec des clients aux États-Unis, précisez clairement les détails du travail, la rémunération, les conditions de paiement, la durée du contrat et les conditions de résiliation dans le contrat. Vérifiez également l'étendue de la responsabilité pour les dommages, les lois applicables et les méthodes de résolution des litiges avant de conclure le contrat.

Lors de la livraison d'un travail (par exemple des conceptions, des documents écrits et des logiciels), vérifiez qui détient les droits d'auteur et les autres droits de propriété intellectuelle. Les entrepreneurs individuels peuvent céder les droits aux clients ou leur accorder une autorisation d'utilisation, ce qui détermine s'ils peuvent réutiliser les livrables. Avant de les inclure dans un portfolio, il est important de déterminer si cela est autorisé ou non.

Comment recevoir un paiement d'un client aux États-Unis

Cette section aborde les difficultés que peuvent rencontrer les freelances vivant au Japon lorsqu'ils font des affaires avec des clients aux États-Unis et reçoivent des paiements.

Lors de la réception de paiements depuis l'étranger, il est important de vérifier les frais de virement bancaire, les taux de change et les moyens de paiement. Si les transactions augmentent, il peut être judicieux de créer une société aux États-Unis afin de mettre en place une infrastructure de paiement.

Réception de virements internationaux

Si un client aux États-Unis envoie un paiement par virement bancaire à une banque japonaise, des frais de virement bancaire international et des frais de conversion de devises s'appliquent. De plus, étant donné que le taux de change entre l'USD et le yen japonais fluctue, il existe un risque de change. Le montant reçu en yens japonais varie également.

Lors d'un transfert d'argent international directement par l'intermédiaire d'une banque, le client doit également enregistrer les informations du destinataire, telles que le code SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) et le compte, et configurer les paramètres de transfert d'argent international.

Lors de la réception de paiements de clients aux États-Unis pour des services fournis depuis le Japon, les entrepreneurs individuels peuvent être tenus de soumettre le formulaire W-8 BEN pour prouver qu'ils sont des personnes étrangères. Il est important de comprendre que le formulaire W-8 BEN n'est pas une déclaration de revenus ; il s'agit d'un document soumis à la partie qui effectue le paiement.

Créer une entreprise aux États-Unis pour multiplier les options de paiement

Si une entreprise ayant des clients aux États-Unis se développe, son exploitation en tant qu'entreprise individuelle peut devenir trop lourde en termes de gestion financière et de responsabilité juridique. Dans ce cas, il peut être judicieux de créer une LLC ou une entreprise de type C pour faire la transition.

Après avoir établi leur entreprise aux États-Unis, les entrepreneurs individuels peuvent utiliser des comptes bancaires locaux et des paiements en ligne. Comme ils peuvent payer leurs dépenses directement en USD, les entrepreneurs individuels peuvent réduire les conversions de devises inutiles et les frais de change.

En outre, cela permet aux entrepreneurs individuels de proposer des moyens de paiement pratiques pour les clients aux États-Unis, tels que les virements bancaires nationaux et les paiements en ligne.

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