Werkstijlen in Japan zijn steeds diverser geworden en meer werknemers werken online voor buitenlandse ondernemingen. Er zijn met name veel werknemers die zaken willen doen in de VS – een van de grootste economieën ter wereld – en als freelancer of eenmanszaak voor Amerikaanse ondernemingen willen werken.

Volgens een Freelancer Survey uit 2024 samengesteld door freelanceplatformprovider Lancers, Inc., bereikte het aantal freelancers in Japan in 2024 meer dan 13 miljoen. Daarnaast bereikte de economische omvang van de freelancesector ¥ 20,3 biljoen, waarbij het aantal freelancers met ongeveer 40% is gestegen vergeleken met 10 jaar geleden. Deze groep omvat werknemers die onafhankelijk als zelfstandige werken en degenen die bijbaantjes hebben naast een fulltime baan.

In dit artikel leggen we de structuur van eenmanszaken in de VS, procedures voor het starten van een onderneming en de fiscale gevolgen uit. We schetsen ook de verschillen tussen eenmanszaken (d.w.z. zelfstandig ondernemerschap), limited liability companies (LLC's) en C Corporations. Dit kan werknemers helpen die vanuit Japan als Amerikaanse eenmanszaak of freelancer willen werken.

Kernpunten

• In de VS is een eenmanszaak een particulier die een onderneming drijft zonder deze als rechtspersoon op te richten.
  
• Het registreren van een 'hodn' (DBA), het verkrijgen van een Employer Identification Number (EIN) en het openen van een zakelijke bankrekening zijn typische stappen bij het opereren als een Amerikaanse eenmanszaak. De vereiste stappen zijn afhankelijk van de woonplaats en de aard van de onderneming.
  
• Belasting- en aangifteverplichtingen variëren afhankelijk van de verblijfsstatus onder de Amerikaanse belastingwetgeving en de locatie waar diensten worden verleend.
  
• Als een onderneming groeit, kan deze overgaan in een limited liability company (LLC) of C Corporation.
  
• Bij het zakendoen met Amerikaanse klanten vanuit Japan is het belangrijk om onder andere betaalmethoden, wisselkoersen en formulier W-8 BEN te bevestigen.
  

Wat is een eenmanszaak in de VS?

In de VS is een eenmanszaak een bedrijfstype waarbij een particulier een onderneming drijft zonder deze als rechtspersoon op te richten. Volgens de US Small Business Administration (SBA) wordt een particulier die zakelijke activiteiten uitvoert en niet is geregistreerd als een andere bedrijfsentiteit – zoals een LLC of C Corporation – in de VS over het algemeen behandeld als een eenmanszaak.

In de VS is een eenmanszaak juridisch niet gescheiden van de eigenaar. Daarom is de particulier over het algemeen verantwoordelijk voor eventuele schulden of juridische aansprakelijkheden die voortvloeien uit de onderneming. Aan de andere kant is een van de belangrijkste kenmerken dat de procedures voor het starten van een eenmanszaak relatief eenvoudig zijn in vergelijking met die voor het oprichten van een rechtspersoon.

Dit is een handige structuur voor particulieren die kleine ondernemingen willen starten of bedrijfsideeën willen uittesten. Afhankelijk van de omvang van de onderneming, de betrokken risico's en financieringsplannen, kan een andere bedrijfsstructuur – zoals een LLC of een C Corporation – echter geschikter zijn.

Belangrijkste verschillen met Japanse eenmanszaken

Hoewel zowel Japanse als Amerikaanse eenmanszaken hun ondernemingen als particulieren runnen, zijn er verschillen in de procedures voor het starten van een onderneming en hun respectievelijke belastingsystemen.

In Japan is een particulier die een nieuwe onderneming start over het algemeen verplicht om een Notification of Opening a Personal Business in te dienen bij de National Tax Agency. In de VS is het daarentegen misschien niet nodig om je bij de staat te registreren om als eenmanszaak te opereren. Afhankelijk van het gebruik van een handelsnaam door de particulier (d.w.z. 'hodn' [DBA]), het type onderneming en de locatie van de activiteiten, kan deze echter verplicht zijn om een bedrijfsvergunning te verkrijgen van de staats-, stads- of districtsautoriteiten.

Het Amerikaanse belastingsysteem verschilt ook van het Japanse belastingsysteem. In de VS geven eenmanszaken hun bedrijfsinkomsten aan als persoonlijke inkomsten en zijn ze, afhankelijk van bepaalde voorwaarden, onderworpen aan self-employment tax. Omdat aangifteprocedures en socialezekerheidsstelsels variëren, is het belangrijk om de specifieke regels hiervoor van tevoren goed te begrijpen.

Verblijfsstatus voor het werken als eenmanszaak

Degenen die van plan zijn om als eenmanszaak in de VS te werken terwijl ze daar wonen, hebben een verblijfsvisum en werkvergunning nodig. Afhankelijk van het visumtype kunnen er ook beperkingen zijn op waar particulieren kunnen werken en de aard van hun dienstverband. De mogelijkheid om als eenmanszaak te opereren terwijl deze in de VS is gevestigd, moet per geval worden geverifieerd, afhankelijk van de verblijfsstatus.

Degenen met een Permanent Resident Card (d.w.z. green card) en particulieren met een werkvergunning die niet gebonden is aan een specifieke werkgever, kunnen over het algemeen ook als eenmanszaak werken terwijl ze in de VS wonen.

Aan de andere kant, als een particulier zaken doet met Amerikaanse klanten terwijl deze in Japan woont, heeft deze over het algemeen geen visum nodig om in de VS te werken.

Procedure voor het starten van een onderneming als eenmanszaak in de VS

Als een particulier wil opereren als eenmanszaak gevestigd in de VS, zijn het registreren van een 'hodn' (DBA), het verkrijgen van een Employer Identification Number (EIN) en het openen van een zakelijke bankrekening de standaardstappen voor het starten van de onderneming.

Een 'hodn' (DBA) registreren

In de VS moet een eenmanszaak die een onderneming wil drijven onder een andere naam dan de eigen naam, een 'hodn' (DBA) registreren. Naast dat het een afkorting is voor 'hodn' (doing business as), staat deze term ook bekend als een 'fictitious business name', 'assumed business name' of 'alternate business name'. Het is het meest vergelijkbaar met een Japanse handelsnaam. Houd er rekening mee dat het registratieproces varieert per staat, district en stad.

Vraag een EIN aan

Een EIN is een 9-cijferig nummer dat door de Internal Revenue Service (IRS) wordt uitgegeven aan ondernemingen. Hoewel een EIN in bepaalde situaties verplicht is – zoals bij het aannemen van werknemers – hoeven niet alle eenmanszaken er een te hebben.

Afhankelijk van de omstandigheden kan het voor een eenmanszaak mogelijk zijn om een 9-cijferig social security number (SSN) te gebruiken dat is uitgegeven door de Social Security Administration (SSA) van de Amerikaanse federale overheid. Aan de andere kant kan een particulier worden gevraagd om een EIN te verstrekken bij het openen van een bankrekening of het aanvragen van bepaalde vergunningen. Het verkrijgen van een EIN bij de IRS is kosteloos.

Een rekening voor de onderneming openen

Hoewel persoonlijke bankrekeningen kunnen worden gebruikt voor zakelijke doeleinden, kan het openen van een zakelijke bankrekening om persoonlijk geld te scheiden van zakelijk geld, de boekhouding eenvoudiger maken en bijdragen aan soepelere belastingaangifteprocedures.

De documenten die nodig zijn om een rekening te openen, variëren afhankelijk van de financiële instelling. Over het algemeen moeten aanvragers documenten indienen zoals de oprichtingsakte of statuten van de Amerikaanse onderneming, een EIN of SSN, registratiedocumenten voor een 'hodn' (DBA) en een bedrijfsvergunning. Als een onderneming buiten de VS een bankrekening wil openen, kunnen aanvullende documenten – zoals een paspoort of bewijs van lokale verblijfplaats – vereist zijn. Het is belangrijk om de vereisten van de financiële instelling vooraf te controleren.

Opmerking: Particulieren die als eenmanszaak diensten verlenen aan Amerikaanse klanten terwijl ze in Japan blijven wonen, zijn mogelijk niet verplicht om alle hier beschreven procedures te doorlopen, zoals het registreren van een 'hodn' (DBA) en het openen van een bankrekening. Hoewel het mogelijk is om vanuit Japan een EIN aan te vragen, variëren de vereisten voor het registreren van een 'hodn' (DBA) en het openen van een bankrekening per regio en financiële instelling.

Belasting- en aangifteverplichtingen voor eenmanszaken in de VS

Hieronder geven we algemene belastinginformatie voor eenmanszaken in de VS, inclusief het indienen van inkomstenbelastingaangiften (d.w.z. Form 1040), self-employment tax en geschatte belasting.

Inkomstenbelasting en winst- en verliesformulieren

De VS heeft een aangiftesysteem voor inkomstenbelasting voor particulieren dat gelijkwaardig is aan het Japanse belastingaangiftesysteem. Amerikaanse staatsburgers en ingezetenen (d.w.z. Amerikaanse belastingplichtigen) doen over het algemeen aangifte van hun inkomsten via de Amerikaanse Individual Income Tax Return (Form 1040). Inkomsten, zakelijke uitgaven en winsten of verliezen van een eenmanszaak worden gerapporteerd door Profit or Loss From Business (Schedule C) bij te voegen aan Form 1040. Hier lees je hoe de verblijfsstatus deze formulieren beïnvloedt:

• Amerikaanse ingezetenen: Gebruiken Form 1040 en Schedule C om wereldwijde inkomsten te rapporteren, doorgaans uiterlijk op 15 april.
  
• Japanse ingezetenen: Degenen die diensten verlenen vanuit Japan, hoeven over het algemeen geen belastingaangifte te doen in de VS. In plaats daarvan doen ze belastingaangifte in Japan.
  

Zelfstandigenbelasting

Self-employment tax is een federale belasting die door zelfstandigen wordt betaald, voornamelijk ter financiering van Social Security en Medicare. Over het algemeen zijn Amerikaanse staatsburgers en Amerikaanse belastingplichtigen onderworpen aan belastingheffing als ze netto-inkomsten van $ 400 USD of meer genereren met een eenmanszaak. Op basis van de netto-inkomsten berekend op Schedule C, bereken je het belastingbedrag op Schedule SE en geef je dit aan op Form 1040.

Het belastingtarief voor self-employment tax is 15,3%, wat bestaat uit 12,4% Social Security Tax en 2,9% Medicare Tax.

Aan de andere kant zijn niet-ingezetenen van de VS voor belastingdoeleinden over het algemeen niet onderworpen aan self-employment tax. Daarom zijn ingezetenen van Japan over het algemeen ook vrijgesteld.

Geschatte belasting

Geschatte belasting is een systeem dat vergelijkbaar is met de Japanse vooruitbetaling van geschatte belasting. Dit houdt in dat belastingbetalers hun jaarlijkse belastingplicht schatten en deze vooraf betalen voor inkomsten waarop geen belastingen worden ingehouden, zoals lonen.

Eenmanszaken gebruiken doorgaans de Estimated Tax for Individuals (Form 1040-ES) om onder andere hun inkomstenbelasting en self-employment tax te berekenen. Ze betalen deze bedragen gedurende het jaar in vier termijnen. Aan de andere kant, als een niet-ingezetene van de VS verplicht is om geschatte belastingbetalingen in de VS te doen, moet deze de Estimated Tax for Nonresident Alien Individuals (Form 1040-ES [NR]) gebruiken.

Over het algemeen is dit geen vereiste voor ingezetenen van Japan.

Inkomstenbelasting voor staat

In de VS heffen sommige staten, naast de hierboven beschreven federale inkomstenbelasting, ook inkomstenbelastingen van de staat.

Sommige staten – zoals Florida en Texas – heffen bijvoorbeeld geen inkomstenbelasting voor particulieren. Andere staten – zoals Californië en New York – hebben een maximaal belastingtarief van meer dan 10%. Daarom zijn bij het vestigen van een onderneming in de VS, de inkomstenbelasting van de staat en toepasselijke belastingtarieven factoren om te overwegen bij het selecteren van een locatie.

In veel gevallen zijn freelancers die in Japan wonen en diensten binnen Japan verlenen, niet onderworpen aan staatsbelastingen, net zoals ze niet onderworpen zijn aan federale belastingen. Het is echter belangrijk om voorzichtig te zijn, omdat regels met betrekking tot de bron van inkomsten en aangiftevereisten per staat verschillen.

Sommige staten (bijv. Californië) hebben hun eigen regels vastgesteld om te bepalen of er belastingen moeten worden ingehouden voor zelfstandigen die buiten de staat wonen. Degenen die van plan zijn om doorlopend zaken te doen met Amerikaanse klanten, moeten advies inwinnen bij een Amerikaanse fiscalist – zoals een Amerikaanse CPA (Certified Public Accountant) – die is gespecialiseerd in internationale en staatsbelastingzaken.

Verschillen tussen eenmanszaken, LLC's en C Corporations

Bij het starten van een onderneming in de VS kun je, naast opereren als eenmanszaak, ook een onderneming oprichten als rechtspersoon, zoals een LLC of C Corporation. Door elke optie te vergelijken en rekening te houden met je bedrijfsactiviteiten en toekomstplannen, kun je bepalen welke structuur het meest geschikt voor je is.

Een eenmanszaak kiezen

Een eenmanszaak is een goede optie als je jouw onderneming kleinschalig wilt starten of de instellings- en beheerprocedures zo eenvoudig mogelijk wilt houden. Een ander voordeel is dat je jouw onderneming relatief snel kunt opstarten, omdat eenmanszaken geen complexe procedures vereisen die vergelijkbaar zijn met die voor het oprichten van een onderneming.

Aan de andere kant kunnen zakelijke schulden en juridische aansprakelijkheden over het algemeen niet worden gescheiden van persoonlijke activa, omdat deze door de particulier worden aangegaan. Daarnaast zijn eenmanszaken niet erg geschikt voor grootschalige fondsenwerving bij externe bronnen. Daarom is het belangrijk om de schaal van jouw onderneming en jouw toekomstige groeiplannen in overweging te nemen wanneer je besluit een eenmanszaak te worden.

Wanneer kiezen voor een LLC

Een LLC is een goede keuze als je jouw zakelijke aansprakelijkheden wilt scheiden van jouw persoonlijke activa – meer dan bij een eenmanszaak – of als je een gematigde bedrijfsuitbreiding verwacht. Als algemene regel geldt dat particulieren niet persoonlijk en direct aansprakelijk zijn voor zakelijke schulden of juridische verplichtingen. Daardoor is risicobeheer over het algemeen makkelijker met een LLC dan met een eenmanszaak.

Omdat het aan de andere kant vereist dat je de registratieprocedure van de staat doorloopt en doorlopend administratief beheer uitvoert, zijn de kosten en administratieve lasten hoger dan die voor eenmanszaken.

Wanneer kiezen voor een C Corporation

Een C Corporation is een goede keuze als je van plan bent om in de toekomst geld in te zamelen bij VC's of vergelijkbare bronnen. Het kan ook een goede keuze zijn als je een aanzienlijke groei van je onderneming verwacht. Het uitgeven van aandelen maakt het makkelijker om kapitaal aan te trekken van externe investeerders en is ook zeer geschikt voor het werven van talent via aandelenopties en andere incentives.

Het beheer en de belastingzaken na de oprichting zijn echter complexer voor een C Corporation dan voor een eenmanszaak of LLC. Je bent ook verplicht om belastingaangifte te doen als onderneming.

Juridische overwegingen voor het opereren als eenmanszaak in de VS

Eenmanszaken zijn persoonlijk aansprakelijk voor hun zakelijke verplichtingen. Het is belangrijk om zakelijke risico's, zoals contracten met zakenpartners en intellectueel eigendom, vooraf te beheren.

De risico's van onbeperkte aansprakelijkheid begrijpen

Als algemene regel geldt dat eenmanszaken in de VS persoonlijk aansprakelijk zijn voor schulden of geschillen die voortvloeien uit hun ondernemingen. Omdat zakelijke en persoonlijke activa juridisch gezien niet gescheiden zijn bij eenmanszaken, kunnen persoonlijke activa worden beïnvloed in het geval van schadeclaims of onbetaalde schulden.

Als een zakelijk geschil bijvoorbeeld leidt tot een grote financiële verplichting, kunnen persoonlijke activa – zoals banktegoeden – onderworpen worden aan incasso na bepaalde juridische procedures. Hoewel bepaalde aspecten van onroerend goed beschermd of vrijgesteld zijn onder de staatswet, kan onroerend goed afhankelijk van de omstandigheden nog steeds in beslag worden genomen.

Naarmate een onderneming groeit en transactiebedragen toenemen, stijgt ook het risico op rechtszaken en andere problemen. Het is belangrijk om in deze gevallen een overstap naar een LLC te overwegen om persoonlijke activa te scheiden van zakelijke aansprakelijkheden.

Contracten en intellectueel eigendom goed beheren

Wanneer je zaken doet met klanten in de VS, specificeer dan duidelijk de werkdetails, vergoeding, betalingsvoorwaarden, contractduur en beëindigingsvoorwaarden in het contract. Bevestig ook de omvang van de aansprakelijkheid voor schade, toepasselijke wetgeving en methoden voor het oplossen van geschillen voordat je het contract aangaat.

Bevestig bij het opleveren van werk – zoals ontwerpen, geschreven materiaal en software – wie de auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten bezit. Eenmanszaken kunnen de rechten overdragen aan cliënten of hen toestemming geven voor gebruik, wat bepaalt of de eenmanszaken de opgeleverde producten opnieuw kunnen gebruiken. Voordat je deze in een portfolio opneemt, is het belangrijk om te beslissen of dat is toegestaan.

Betaling ontvangen van een cliënt in de VS

In deze sectie onderzoeken we uitdagingen die freelancers in Japan kunnen tegenkomen wanneer ze zaken doen met cliënten in de VS en betalingen ontvangen.

Bij het ontvangen van betalingen vanuit het buitenland is het belangrijk om de kosten voor bankoverschrijvingen, wisselkoersen en betaalmethoden te bevestigen. Als het aantal transacties toeneemt, kan het gunstig zijn om een onderneming in de VS op te richten om een betaalinfrastructuur op te zetten.

Internationale overschrijvingen ontvangen

Als een cliënt in de VS een betaling via een bankoverschrijving naar een Japanse bank stuurt, zijn er internationale bankoverschrijvingskosten en kosten voor het omwisselen van valuta van toepassing. Omdat de wisselkoers tussen USD en de Japanse yen fluctueert, is er bovendien een wisselkoersrisico. Het ontvangen bedrag in Japanse yen zal ook variëren.

Bij een directe internationale overschrijving via een bank, moet de cliënt ook de gegevens van de ontvanger registreren – zoals de SWIFT-code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) en de rekening – en de instellingen voor internationale overschrijvingen configureren.

Bij het ontvangen van betalingen van cliënten in de VS voor diensten die vanuit Japan worden geleverd, kunnen eenmanszaken verplicht zijn om Formulier W-8 BEN in te dienen om te bewijzen dat ze buitenlandse particulieren zijn. Het is belangrijk om te begrijpen dat Formulier W-8 BEN geen belastingaangifte is; het is een document dat wordt ingediend bij de partij die de betaling overmaakt.

Een onderneming oprichten in de VS om betalingsopties uit te breiden

Als een onderneming met cliënten in de VS groeit, kan opereren als eenmanszaak te belastend worden op het gebied van financieel beheer en juridische aansprakelijkheid. In dit geval kan het gunstig zijn om een LLC of een C Corporation op te richten en de overstap te maken vanuit een eenmanszaak.

Na het oprichten van een onderneming in de VS, kunnen eenmanszaken lokale bankrekeningen en online betalingen gebruiken. Omdat ze uitgaven direct in USD kunnen betalen, kunnen eenmanszaken onnodig valuta omwisselen en wisselkoerskosten verminderen.

Daarnaast stelt dit eenmanszaken in staat om betaalmethoden aan te bieden die handig zijn voor cliënten in de VS, zoals binnenlandse bankoverschrijvingen en online betalingen.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch te lanceren – oprichting, Employer Identification Number (EIN), aandelenstructuur en belastingaangiften – zodat je geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren in slechts twee werkdagen, waar ook ter wereld.

Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die zijn opgericht met Atlas, inclusief start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator (YC), a16z en General Catalyst.

Binnen enkele minuten aan de slag met Atlas

Het aanmeldformulier neemt minder dan 10 minuten in beslag. Je kiest je bedrijfsstructuur, bevestigt dat je naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, stelt de verdeling van aandelen in en ondertekent elektronisch. Vervolgens regelt Atlas de rest, inclusief het op de hoogte stellen van medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.

Bankieren en betalingen voordat je EIN arriveert

Atlas dient je EIN-aanmeldformulier automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten – Atlas maakt betalingen en bankieren vóór EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Oprichters in de VS met een Social Security number (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor versnelde verwerking door de IRS.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Atlas dient jouw 83(b)-verkiezing voor je in – voor zowel oprichters binnen als buiten de VS – via aangetekende post en tracking van de US Postal Service (USPS) om persoonlijke inkomstenbelastingen te verlagen. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-verkiezing en een bewijs van aangifte direct in je Stripe-dashboard, inclusief een bevestiging van de aangetekende post.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas biedt alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen, opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren voor durfkapitaal, en slaat deze direct op in je Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je bedrijf juridisch is beschermd, waarbij aspecten zoals eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance worden gedekt.

$ 2500 aan Stripe-tegoeden, plus $ 50K+ aan partnerkortingen

Atlas-start-ups krijgen in hun eerste jaar $ 2500 aan Stripe-producttegoeden, plus meer dan $ 50.000 aan partnerkortingen op essentiële tools zoals AWS, Google, Xero, Perplexity en meer. De service voor een geregistreerde agent in Delaware is ook gratis inbegrepen gedurende je eerste jaar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.

Veelgestelde vragen over eenmanszaken uit de VS in Japan