Gli stili di lavoro in Giappone sono diventati sempre più diversificati e un maggior numero di lavoratori è impiegato online presso aziende estere. In particolare, molti lavoratori desiderano svolgere un'attività negli Stati Uniti (una delle economie più grandi al mondo) e lavorare per aziende statunitensi come freelance o ditte individuali.

Secondo un'Indagine sui freelance del 2024 condotta dal fornitore di piattaforme per freelance Lancers, Inc., il numero di freelance in Giappone ha raggiunto oltre 13 milioni nel 2024. Inoltre, la dimensione economica del settore freelance ha raggiunto i 20,3 trilioni di ¥, con un aumento del numero di freelance di circa il 40% rispetto a 10 anni fa. Questo gruppo include lavoratori autonomi indipendenti e coloro che svolgono lavori secondari pur avendo un impiego a tempo pieno.

In questo articolo spieghiamo la struttura delle ditte individuali negli Stati Uniti, le procedure per avviare un'attività e le implicazioni fiscali. Delineiamo inoltre le differenze tra ditte individuali (ovvero lavoro autonomo), società a responsabilità limitata (LLC) e C-Corporation. Questo può aiutare i lavoratori che desiderano operare come ditte individuali o freelance negli Stati Uniti dal Giappone.

In sintesi:

• Negli Stati Uniti, una ditta individuale è una persona fisica che gestisce un'attività senza costituirla in società.
  
• La registrazione di un "doing business as" (nome commerciale), l'ottenimento di un Employer Identification Number (EIN) e l'apertura di un conto bancario aziendale sono passaggi tipici quando si opera come ditta individuale negli Stati Uniti. I passaggi richiesti dipendono dal luogo di residenza e dalla natura dell'attività.
  
• Gli obblighi fiscali e di dichiarazione variano a seconda dello stato di residenza ai sensi della legislazione fiscale degli Stati Uniti e della località in cui vengono forniti i servizi.
  
• Se un'attività si espande, può trasformarsi in una società a responsabilità limitata (LLC) o in una C-Corporation.
  
• Quando si conducono affari con clienti statunitensi dal Giappone, è importante confermare i metodi di pagamento, i tassi di cambio e il modulo W-8 BEN, tra le altre informazioni.
  

Che cos'è una ditta individuale negli Stati Uniti?

Negli Stati Uniti, una ditta individuale è un tipo di business in cui una persona fisica gestisce un'attività senza costituirla in società. Secondo la US Small Business Administration (SBA), se una persona fisica conduce attività commerciali e non è registrata come altra entità commerciale, ad esempio una LLC o una C-Corporation, viene generalmente considerata come una ditta individuale negli Stati Uniti.

Negli Stati Uniti, una ditta individuale non è legalmente distinta dal suo titolare. Pertanto, la persona fisica è generalmente responsabile per eventuali debiti o passività di carattere giuridico derivanti dall'attività. D'altra parte, una delle caratteristiche principali è che le procedure per avviare una ditta individuale sono relativamente semplici rispetto a quelle per costituire una società.

Questa è una struttura conveniente per le persone fisiche che desiderano avviare piccole attività o testare idee imprenditoriali. Tuttavia, a seconda delle dimensioni dell'attività, dei rischi coinvolti e dei piani di finanziamento, un'altra struttura aziendale, come una LLC o una C-Corporation, potrebbe essere più appropriata.

Principali differenze rispetto alle ditte individuali giapponesi

Sebbene le ditte individuali sia giapponesi sia statunitensi gestiscano le proprie attività come persone fisiche, esistono differenze nelle procedure per l'avvio di un'attività e nei rispettivi sistemi fiscali.

In Giappone, quando una persona fisica avvia una nuova attività, è generalmente tenuta a presentare una Notifica di apertura di un'attività personale alla National Tax Agency. Negli Stati Uniti, d'altra parte, potrebbe non essere necessario registrarsi presso lo stato per operare come ditta individuale. Tuttavia, a seconda dell'uso da parte della persona fisica di un nome commerciale (ovvero "doing business as" [DBA]), del tipo di business e della località in cui opera, potrebbe essere necessario ottenere una licenza commerciale o un permesso dalle autorità statali, cittadine o della contea.

Anche il sistema fiscale degli Stati Uniti è diverso da quello giapponese. Negli Stati Uniti, le ditte individuali dichiarano il proprio reddito derivante dall'attività come reddito personale e, a seconda di determinate condizioni, sono soggette all'imposta sul lavoro autonomo. Poiché le procedure di dichiarazione e i sistemi di previdenza sociale variano, assicurati di comprendere in anticipo le regole specifiche di ciascuno.

Stato di residenza per lavorare come ditta individuale

Coloro che intendono lavorare come ditte individuali negli Stati Uniti risiedendovi avranno bisogno di visti di residenza e permessi di lavoro. A seconda del tipo di visto, possono esserci anche restrizioni su dove le persone fisiche possono lavorare e sulla natura della loro occupazione. La capacità di operare come ditta individuale con sede negli Stati Uniti deve essere verificata caso per caso a seconda dello stato di residenza.

Coloro che possiedono una Permanent Resident Card (ovvero la green card) e le persone fisiche con autorizzazione di lavoro non vincolata a un datore di lavoro specifico possono generalmente lavorare anche come ditte individuali mentre risiedono negli Stati Uniti.

D'altra parte, se una persona fisica conduce affari con clienti statunitensi risiedendo in Giappone, in genere non ha bisogno di un visto per lavorare negli Stati Uniti.

Procedura per avviare un'attività come ditta individuale negli Stati Uniti

Se una persona fisica desidera operare come ditta individuale con sede negli Stati Uniti, la registrazione di un nome commerciale (DBA), l'ottenimento di un Employer Identification Number (EIN) e l'apertura di un conto bancario aziendale sono i passaggi standard per avviare l'attività.

Registrare un nome commerciale (DBA)

Negli Stati Uniti, se una ditta individuale desidera gestire un'attività con un nome diverso dal proprio, deve registrare un nome commerciale (DBA). Oltre a essere un'abbreviazione di "doing business as", questo termine è noto anche come "fictitious business name", "assumed business name" o "alternate business name". È molto simile a un nome commerciale giapponese. Tieni presente che la procedura di registrazione varia in base allo stato, alla contea e alla città.

Ottieni un codice EIN

Un EIN è un numero di 9 cifre emesso dall'Internal Revenue Service (IRS) alle attività. Sebbene un EIN sia richiesto in determinate situazioni, ad esempio per l'assunzione di dipendenti, non tutte le ditte individuali devono possederne uno.

A seconda delle circostanze, può essere possibile per una ditta individuale utilizzare un Social Security Number (SSN) di 9 cifre emesso dalla Social Security Administration (SSA) del governo federale degli Stati Uniti. D'altra parte, a una persona fisica può essere richiesto di fornire un EIN al momento dell'apertura di un conto bancario o della richiesta di determinate licenze. Non vi è alcun costo per ottenere un EIN dall'IRS.

Apri un conto bancario aziendale

Sebbene i conti bancari personali possano essere utilizzati per scopi aziendali, l'apertura di un conto bancario aziendale per separare i fondi personali da quelli aziendali può semplificare la contabilità e contribuire a garantire procedure di dichiarazione dei redditi più agevoli.

I documenti necessari per aprire un conto variano a seconda dell'istituto finanziario. In generale, i richiedenti devono presentare documenti quali lo statuto o l'atto costitutivo della società statunitense, un EIN o un SSN, i documenti di registrazione del nome commerciale (DBA) e una licenza commerciale. Se una società con sede al di fuori degli Stati Uniti desidera aprire un conto bancario, possono essere richiesti documenti aggiuntivi, come un passaporto o una prova di residenza locale. È importante verificare in anticipo i requisiti dell'istituto finanziario.

Nota: le persone fisiche che forniscono servizi a clienti statunitensi come ditte individuali continuando a risiedere in Giappone potrebbero non essere tenute a completare tutte le procedure descritte qui, come la registrazione di un nome commerciale (DBA) e l'apertura di un conto bancario. Sebbene sia possibile richiedere un EIN dal Giappone, i requisiti per la registrazione di un nome commerciale (DBA) e l'apertura di un conto bancario variano in base all'area geografica e all'istituto finanziario.

Obblighi fiscali e di dichiarazione per le ditte individuali negli Stati Uniti

Di seguito, forniamo informazioni fiscali di base per le ditte individuali negli Stati Uniti, tra cui la dichiarazione dei redditi (ovvero, Form 1040), l'imposta sul lavoro autonomo e le imposte stimate.

Imposta sul reddito e moduli per profitti o perdite

Gli Stati Uniti dispongono di un sistema di dichiarazione dell'imposta sul reddito delle persone fisiche equivalente al sistema di dichiarazione dei redditi giapponese. I cittadini statunitensi e gli stranieri residenti (ovvero, i residenti fiscali negli Stati Uniti) in genere dichiarano il proprio reddito utilizzando la dichiarazione dei redditi delle persone fisiche degli Stati Uniti (Form 1040). Il reddito, le spese aziendali e i profitti o le perdite di una ditta individuale vengono dichiarati allegando il modulo Profit or Loss From Business (Schedule C) al Form 1040. Ecco come lo stato di residenza incide su questi moduli:

• Residenti negli Stati Uniti: utilizzano il Form 1040 e lo Schedule C per dichiarare il reddito mondiale, in genere entro il 15 aprile.
  
• Residenti in Giappone: coloro che forniscono servizi dal Giappone in genere non devono presentare dichiarazioni dei redditi negli Stati Uniti. Devono invece presentare le dichiarazioni dei redditi in Giappone.
  

Imposta sul lavoro autonomo

L'imposta sul lavoro autonomo è un'imposta federale pagata dai lavoratori autonomi (persone fisiche) principalmente per finanziare la Social Security e Medicare. In generale, i cittadini statunitensi e i residenti fiscali statunitensi sono soggetti a imposizione fiscale se ottengono un reddito netto pari o superiore a 400 USD da una ditta individuale. In base al reddito netto calcolato sullo Schedule C, si calcola l'importo dell'imposta sullo Schedule SE e lo si riporta sul Form 1040.

L'aliquota fiscale sul lavoro autonomo è del 15,3%, che consiste in un'imposta per la Social Security del 12,4% e un'imposta Medicare del 2,9%.

D'altra parte, ai fini fiscali, i non residenti negli Stati Uniti non sono generalmente soggetti all'imposta sul lavoro autonomo. Pertanto, in genere sono esenti anche i residenti in Giappone.

Imposta stimata

L'imposta stimata è un sistema simile al pagamento anticipato delle imposte stimate in Giappone. Ciò comporta che i contribuenti stimino il proprio debito d'imposta annuale e lo paghino in anticipo per il reddito che non è soggetto a ritenuta d'acconto, come i salari.

Le ditte individuali utilizzano in genere il modulo Estimated Tax for Individuals (Form 1040-ES) per calcolare la propria imposta sul reddito e l'imposta sul lavoro autonomo, tra le altre imposte. Pagano questi importi in quattro rate durante l'anno. D'altra parte, se a un non residente negli Stati Uniti è richiesto di effettuare pagamenti delle imposte stimate negli Stati Uniti, deve utilizzare il modulo Estimated Tax for Nonresident Alien Individuals (Form 1040-ES [NR]).

In generale, questo non è un requisito per i residenti in Giappone.

Imposta statale sul reddito

Negli Stati Uniti, oltre all'imposta federale sul reddito sopra descritta, alcuni stati applicano imposte statali sul reddito.

Ad esempio, alcuni stati, come la Florida e il Texas, non applicano un'imposta sul reddito delle persone fisiche. Altri stati, come la California e New York, hanno un'aliquota fiscale massima superiore al 10%. Pertanto, quando si stabilisce una presenza commerciale negli Stati Uniti, l'imposta statale sul reddito e le aliquote fiscali applicabili sono fattori da considerare nella scelta di una località.

In molti casi, i freelance residenti in Giappone che forniscono servizi all'interno del Giappone non sono soggetti alle imposte statali, così come non sono soggetti alle imposte federali. Tuttavia, è importante prestare attenzione perché le regole relative alla fonte di reddito e ai requisiti di dichiarazione variano da stato a stato.

Alcuni stati (ad es. la California) hanno stabilito regole proprie per determinare se trattenere le imposte dai lavoratori autonomi (persone fisiche) residenti al di fuori dello stato. Coloro che intendono fare affari con clienti statunitensi su base continuativa devono consultare un commercialista statunitense, come un contabile pubblico certificato (CPA) statunitense, specializzato in questioni fiscali internazionali e statali.

Differenze tra ditte individuali, LLC e C-Corporation

Quando avvii un'attività negli Stati Uniti, oltre a operare come ditta individuale, puoi anche costituire in società un'attività, ad esempio come LLC o C-Corporation. Confrontando ciascuna opzione e considerando le tue attività e i tuoi piani futuri, puoi determinare quale struttura sia la più adatta a te.

Quando scegliere una ditta individuale

Lavorare come ditta individuale è un'ottima opzione se vuoi avviare la tua attività su piccola scala o mantenere le procedure di configurazione e gestione il più semplici possibile. Un altro vantaggio è che puoi avviare l'attività in tempi relativamente brevi poiché le ditte individuali non richiedono procedure complesse simili a quelle previste per la costituzione di una società.

D'altra parte, poiché i debiti dell'attività e le responsabilità legali sono generalmente a carico della persona fisica, non possono essere separati dal patrimonio personale. Inoltre, le ditte individuali non sono adatte alla raccolta fondi su larga scala da fonti esterne. Pertanto, è importante considerare le dimensioni dell'attività e i piani di crescita futuri quando decidi di diventare una ditta individuale.

Quando scegliere una LLC

Una LLC è una buona scelta se desideri separare le passività dell'attività dal tuo patrimonio personale, in misura maggiore rispetto a una ditta individuale, o se prevedi un livello moderato di espansione dell'attività. Come regola generale, le persone fisiche non sono personalmente e direttamente responsabili dei debiti dell'attività o degli obblighi legali. Pertanto, la gestione dei rischi è in genere più semplice con una LLC rispetto a una ditta individuale.

D'altra parte, poiché richiede di completare la procedura di registrazione statale e una gestione amministrativa continua, i costi e gli oneri amministrativi sono maggiori rispetto a quelli delle ditte individuali.

Quando scegliere una C-Corporation

Una C-Corporation è una buona scelta se prevedi di raccogliere fondi da VC o altre fonti simili in futuro. Può inoltre essere una buona scelta se prevedi una notevole crescita dell'attività. L'emissione di azioni semplifica la raccolta di capitali da investitori esterni ed è adatta anche all'assunzione di talenti tramite stock option e altri incentivi.

Tuttavia, la gestione successiva alla costituzione e le questioni fiscali sono più complesse per una C-Corporation rispetto a una ditta individuale o LLC. Dovrai inoltre presentare la dichiarazione dei redditi come società.

Considerazioni legali per operare come ditta individuale negli Stati Uniti

I titolari di ditte individuali sono personalmente responsabili degli obblighi della propria attività. È importante gestire in anticipo i rischi associati all'attività, come i contratti con i partner commerciali e la proprietà intellettuale.

Comprendere i rischi della responsabilità illimitata

Come regola generale, i titolari di ditte individuali negli Stati Uniti sono personalmente responsabili dei debiti o delle controversie derivanti dalle proprie attività. Poiché il patrimonio dell'attività e quello personale non sono separati legalmente nelle ditte individuali, il patrimonio personale può essere intaccato in caso di richieste di risarcimento danni o debiti non pagati.

Ad esempio, se una controversia legata all'attività comporta un obbligo finanziario ingente, il patrimonio personale, come i depositi bancari, può essere soggetto a recupero crediti dopo determinate procedure legali. Sebbene alcuni aspetti del settore immobiliare siano protetti o esenti dalla legge statale, gli immobili possono comunque essere soggetti a pignoramento a seconda delle circostanze.

Con la crescita di un'attività e l'aumento degli importi delle transazioni, aumenta anche il rischio di controversie e altri problemi. In questi casi, è importante valutare la transizione a una LLC per separare il patrimonio personale dalle passività dell'attività.

Gestire correttamente i contratti e la proprietà intellettuale

Quando collabori con clienti negli Stati Uniti, specifica chiaramente nel contratto i dettagli del lavoro, il compenso, i termini di pagamento, la durata del contratto e le condizioni di risoluzione. Inoltre, conferma l'ambito di responsabilità per i danni, le leggi applicabili e i metodi di risoluzione delle controversie prima di stipulare il contratto.

Quando consegni un lavoro, come design, materiale scritto e software, verifica a chi appartengono i copyright e altri diritti di proprietà intellettuale. I titolari di ditte individuali possono trasferire i diritti ai clienti o concedere loro l'autorizzazione all'uso, il che determina se i titolari possono riutilizzare il lavoro consegnato. Prima di includere il materiale in un portfolio, è importante stabilire se ciò è consentito o meno.

Come ricevere pagamenti da un cliente degli Stati Uniti

In questa sezione analizziamo le sfide che i liberi professionisti che vivono in Giappone possono incontrare quando intrattengono rapporti commerciali con clienti degli Stati Uniti e ricevono pagamenti.

Quando ricevi pagamenti dall'estero, è importante confermare le commissioni per il bonifico, i tassi di cambio e i metodi di pagamento. In caso di aumento delle transazioni, può essere vantaggioso costituire una società negli Stati Uniti per configurare un'infrastruttura di pagamenti.

Ricevere bonifici internazionali

Se un cliente degli Stati Uniti invia un pagamento tramite bonifico a una banca giapponese, si applicano le commissioni per il bonifico internazionale e le commissioni di conversione di valuta. Inoltre, a causa delle fluttuazioni del tasso di cambio tra USD e yen giapponesi, sussiste un rischio legato al tasso di cambio. Varia anche l'importo ricevuto in yen giapponesi.

Quando effettua un bonifico internazionale direttamente tramite una banca, il cliente deve anche registrare le informazioni del destinatario, come il codice SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) e il conto, e configurare le impostazioni del bonifico internazionale.

Quando ricevono pagamenti da clienti degli Stati Uniti per servizi forniti dal Giappone, ai titolari di ditte individuali potrebbe essere richiesto di presentare il modulo W-8 BEN per dimostrare che sono persone fisiche straniere. È importante comprendere che il modulo W-8 BEN non è una dichiarazione dei redditi; è un documento presentato alla parte che effettua il pagamento.

Costituire un'attività negli Stati Uniti per ampliare le opzioni di pagamento

Se un'attività con clienti degli Stati Uniti cresce, operare come ditta individuale può diventare troppo gravoso in termini di gestione finanziaria e responsabilità legale. In questo caso, può essere vantaggioso costituire una LLC o una C-Corporation ed effettuare la transizione da una ditta individuale.

Dopo aver costituito l'attività negli Stati Uniti, i titolari di ditte individuali possono utilizzare conti bancari locali e pagamenti online. Dal momento che possono pagare le spese direttamente in USD, i titolari di ditte individuali possono ridurre le conversioni di valuta non necessarie e le commissioni di cambio.

Inoltre, questo consente ai titolari di ditte individuali di offrire metodi di pagamento pratici per i clienti degli Stati Uniti, come bonifici nazionali e pagamenti online.

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Domande frequenti sui titolari di ditte individuali degli Stati Uniti in Giappone