Os estilos de trabalho no Japão tornaram-se cada vez mais diversos, e mais profissionais estão trabalhando online para empresas estrangeiras. Especificamente, há muitos profissionais que desejam fazer negócios nos EUA (que tem uma das maiores economias do mundo) e trabalhar para empresas dos EUA como freelancers ou empresários individuais.

De acordo com a Pesquisa com freelancers de 2024 elaborada pela provedora de plataforma para freelancers Lancers, Inc., o número de freelancers no Japão passou de 13 milhões em 2024. Além disso, a escala econômica do setor chegou a ¥ 20,3 trilhões, e o número de freelancers aumentou cerca de 40% em relação a 10 anos atrás. Esse grupo inclui profissionais que trabalham por conta própria e aqueles que fazem trabalhos paralelos enquanto mantêm um emprego em tempo integral.

Neste artigo, explicamos a estrutura de uma empresa individual nos EUA, os procedimentos para abrir uma empresa e as implicações fiscais. Também descrevemos as diferenças entre empresas individuais (ou seja, trabalho autônomo), sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) e empresas tipo C. Isso pode ajudar profissionais que desejam trabalhar como empresários individuais nos EUA ou freelancers a partir do Japão.

Principais conclusões

• Nos EUA, um empresário individual é uma pessoa física que opera uma empresa sem constituir pessoa jurídica.
  
• Registrar um "nome fantasia", obter um Número de identificação do empregador (EIN) e abrir uma conta bancária empresarial são etapas comuns ao operar como empresário individual nos EUA. As etapas exigidas dependem do local de residência e da natureza da empresa.
  
• As obrigações fiscais e de declaração variam dependendo do status de residência sob a legislação fiscal dos EUA e do local onde os serviços são prestados.
  
• Se uma empresa crescer, ela pode fazer a transição para uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) ou empresa tipo C.
  
• Ao fazer negócios com clientes dos EUA a partir do Japão, é importante confirmar as formas de pagamento, as taxas de câmbio e o Formulário W-8 BEN, entre outras informações.
  

O que é um empresário individual nos EUA?

Nos EUA, uma empresa individual é um tipo de empresa em que a pessoa opera um negócio sem constituir pessoa jurídica. De acordo com a Administração de Pequenas Empresas dos EUA (SBA), se uma pessoa física conduz atividades comerciais e não está registrada como outra entidade empresarial (como uma LLC ou empresa tipo C), ela é geralmente tratada como um empresário individual nos EUA.

Nos EUA, uma empresa individual não é legalmente distinta do seu proprietário. Portanto, a pessoa física geralmente é responsável por quaisquer dívidas ou responsabilidades jurídicas decorrentes da empresa. Por outro lado, uma das principais características é que os procedimentos para abrir uma empresa individual são relativamente simples em comparação aos procedimentos para constituir uma pessoa jurídica.

Essa é uma estrutura conveniente para pessoas físicas que desejam abrir pequenas empresas ou testar ideias de negócios. No entanto, dependendo do tamanho da empresa, dos riscos envolvidos e dos planos de financiamento, outra estrutura empresarial (como uma LLC ou uma empresa tipo C) pode ser mais apropriada.

Principais diferenças dos empresários individuais japoneses

Embora tanto os empresários individuais japoneses quanto os dos EUA administrem suas empresas como pessoas físicas, há diferenças nos procedimentos para abrir uma empresa e em seus respectivos sistemas fiscais.

No Japão, quando uma pessoa física inicia um novo negócio, ela geralmente precisa apresentar uma Notificação de abertura de negócio pessoal à Agência Nacional de Impostos. Nos EUA, por outro lado, pode não ser necessário registrar-se no estado para operar como um empresário individual. No entanto, dependendo do uso de um nome comercial pela pessoa física (ou seja, "nome fantasia" [DBA]), do tipo de empresa e do local de operação, pode ser necessário obter uma licença ou permissão comercial das autoridades estaduais, municipais ou do condado.

O sistema fiscal dos EUA também é diferente do sistema fiscal do Japão. Nos EUA, os empresários individuais declaram sua renda empresarial como renda pessoal e, dependendo de certas condições, estão sujeitos ao imposto sobre trabalho autônomo. Como os procedimentos de declaração e os sistemas de seguridade social variam, certifique-se de entender as regras específicas para cada um com antecedência.

Status de residência para trabalhar como empresário individual

Quem planeja trabalhar como empresário individual nos EUA enquanto reside no país precisará de vistos de residência e permissões de trabalho. Dependendo do tipo de visto, também pode haver restrições sobre onde as pessoas físicas podem trabalhar e a natureza de seu emprego. A capacidade de operar como um empresário individual morando nos EUA deve ser verificada caso a caso, dependendo do status de residência.

Pessoas físicas com cartões de residente permanente (ou seja, green cards) e pessoas físicas com autorização de trabalho não vinculada a um empregador específico também podem, em geral, trabalhar como empresários individuais enquanto residem nos EUA.

Por outro lado, se uma pessoa física faz negócios com clientes dos EUA enquanto reside no Japão, ela geralmente não precisa de um visto para trabalhar nos EUA.

Procedimento para abrir uma empresa como empresário individual nos EUA

Se uma pessoa física deseja operar como empresário individual sediado nos EUA, registrar um nome fantasia, obter um Número de identificação do empregador (EIN) e abrir uma conta bancária empresarial são as etapas padrão para abrir a empresa.

Registre um nome fantasia

Nos EUA, se um empresário individual deseja operar uma empresa com um nome diferente do seu, ele deve registrar um nome fantasia. Além de ser a abreviação para "nome fantasia", esse termo também é conhecido como "nome comercial fictício", "nome comercial assumido" ou "nome comercial alternativo". Ele é mais semelhante a um nome comercial japonês. Observe que o processo de registro varia por estado, condado e município.

Obtenha um EIN

O EIN é um número de 9 dígitos emitido pelo Internal Revenue Service (IRS) para empresas. Embora o EIN seja exigido em certas situações (como ao contratar funcionários), nem todos os empresários individuais precisam ter um.

Dependendo das circunstâncias, um empresário individual pode usar o número de seguridade social (SSN) de 9 dígitos emitido pela Administração de Seguridade Social (SSA) do governo federal dos EUA. Por outro lado, pode ser solicitado que uma pessoa física forneça um EIN ao abrir uma conta bancária ou solicitar certas licenças. Não há custo para obter um EIN do IRS.

Abra uma conta bancária empresarial

Embora contas bancárias pessoais possam ser usadas para fins comerciais, abrir uma conta bancária empresarial para separar fundos pessoais de fundos empresariais pode facilitar a contabilidade e ajudar a garantir processos de declaração de impostos mais eficientes.

Os documentos necessários para abrir uma conta variam dependendo da instituição financeira. Em geral, os solicitantes precisam enviar documentos como o contrato social ou estatuto de constituição de empresa dos EUA, um EIN ou SSN, os documentos de registro do nome fantasia e um alvará de funcionamento. Se uma corporação sediada fora dos EUA quiser abrir uma conta bancária, documentos adicionais (como passaporte ou comprovante de residência local) podem ser exigidos. É importante verificar os requisitos da instituição financeira com antecedência.

Observação: as pessoas físicas que prestam serviços para clientes dos EUA como empresários individuais enquanto continuam morando no Japão podem não precisar concluir todos os procedimentos descritos aqui, como o registro de um nome fantasia e a abertura de uma conta bancária. Embora seja possível solicitar um EIN do Japão, os requisitos para registrar um nome fantasia e abrir uma conta bancária variam de acordo com a região e a instituição financeira.

Obrigações fiscais e de declaração para empresários individuais nos EUA

Abaixo, apresentamos informações fiscais básicas para empresários individuais nos EUA, incluindo a declaração de imposto de renda (ou seja, o Formulário 1040), o imposto sobre trabalho autônomo e o imposto estimado.

Imposto de renda e formulários de lucros ou perdas

Os EUA têm um sistema de declaração de imposto de renda de pessoa física equivalente ao sistema de declaração de impostos do Japão. Cidadãos dos EUA e estrangeiros residentes (ou seja, residentes fiscais dos EUA) geralmente declaram sua renda usando a Declaração de imposto de renda de pessoa física dos EUA (Formulário 1040). A renda, as despesas comerciais e os lucros ou perdas de uma empresa individual são declarados anexando o Lucro ou perda de empresa (Anexo C) ao Formulário 1040. Veja como o status de residência afeta esses formulários:

• Residentes dos EUA: use o Formulário 1040 e o Anexo C para declarar a renda mundial, normalmente até 15 de abril.
  
• Residentes no Japão: aqueles que prestam serviços a partir do Japão geralmente não precisam fazer a declaração de impostos nos EUA. Em vez disso, eles fazem a declaração de impostos no Japão.
  

Imposto sobre trabalho autônomo

O imposto sobre trabalho autônomo é um imposto federal pago por pessoas físicas autônomas principalmente para financiar a Seguridade Social e o Medicare. Em geral, cidadãos dos EUA e residentes fiscais dos EUA estão sujeitos a tributação se obtiverem um rendimento líquido de US$ 400 ou mais em uma empresa individual. Com base no rendimento líquido calculado no Anexo C, calcule o valor do imposto no Anexo SE e declare-o no Formulário 1040.

A alíquota do imposto sobre trabalho autônomo é de 15,3%, que consiste em 12,4% de Imposto de Seguridade Social e 2,9% de Imposto do Medicare.

Por outro lado, para fins fiscais, os não residentes dos EUA geralmente não estão sujeitos ao imposto sobre trabalho autônomo. Portanto, os residentes do Japão geralmente também são isentos.

Imposto estimado

O imposto estimado é um sistema semelhante ao pagamento antecipado de imposto estimado do Japão. Isso envolve a estimativa, por parte dos contribuintes, de sua obrigação fiscal anual e o pagamento antecipado sobre a renda que não tem impostos retidos na fonte, como salários.

Os empresários individuais normalmente usam o Imposto estimado para pessoas físicas (Formulário 1040-ES) para calcular seu imposto de renda e imposto sobre trabalho autônomo, entre outros impostos. Eles pagam esses valores em quatro parcelas ao longo do ano. Por outro lado, se um não residente dos EUA for obrigado a fazer pagamentos de impostos estimados nos EUA, ele precisará usar o Imposto estimado para pessoas físicas estrangeiras não residentes (Formulário 1040-ES [NR]).

Em geral, esse não é um requisito para residentes no Japão.

Imposto de renda estadual

Nos EUA, além do imposto de renda federal descrito acima, alguns estados impõem impostos de renda estaduais.

Por exemplo, alguns estados (como Flórida e Texas) não impõem um imposto de renda para pessoa física. Outros estados (como Califórnia e Nova York) têm uma alíquota máxima superior a 10%. Portanto, ao estabelecer uma presença comercial nos EUA, o imposto de renda estadual e as alíquotas aplicáveis são fatores a serem considerados ao selecionar uma localização.

Em muitos casos, freelancers que residem no Japão e prestam serviços no Japão não estão sujeitos a impostos estaduais, assim como não estão sujeitos a impostos federais. No entanto, é importante ter cautela, pois as regras relativas à fonte de renda e aos requisitos de declaração variam de estado para estado.

Alguns estados (por exemplo, Califórnia) estabeleceram suas próprias regras para determinar se devem reter impostos de pessoas físicas autônomas que residem fora do estado. Aqueles que planejam fazer negócios com clientes dos EUA de forma contínua precisam consultar um especialista fiscal dos EUA (como um contador público certificado dos EUA) especializado em questões fiscais internacionais e estaduais.

Diferenças entre empresas individuais, LLCs e empresas tipo C

Ao abrir uma empresa nos EUA, além de operar como empresário individual, você também pode constituir uma pessoa jurídica, como uma LLC ou empresa tipo C. Ao comparar cada opção e considerar suas atividades comerciais e planos futuros, você pode determinar qual estrutura é a mais adequada para você.

Quando escolher uma empresa individual

Atuar como empresário individual é uma boa opção se você quiser iniciar sua empresa em pequena escala ou manter os procedimentos de configuração e gestão o mais simples possível. Outra vantagem é que você pode iniciar sua empresa de forma relativamente rápida, pois as empresas individuais não exigem procedimentos complexos semelhantes aos envolvidos na constituição de uma empresa.

Por outro lado, como as dívidas comerciais e as responsabilidades legais geralmente são contraídas pelo indivíduo, elas não podem ser separadas dos bens pessoais. Além disso, as empresas individuais não são adequadas para captação de recursos em grande escala de fontes externas. Portanto, é importante considerar a escala da sua empresa e seus planos de crescimento futuro ao decidir se tornar um empresário individual.

Quando escolher uma LLC

Uma LLC é uma boa escolha se você quiser separar suas responsabilidades comerciais dos seus bens pessoais (mais do que em uma empresa individual) ou se prever um nível moderado de expansão dos negócios. Como regra geral, os indivíduos não são pessoal e diretamente responsáveis por dívidas comerciais ou obrigações legais. Portanto, a gestão de riscos geralmente é mais fácil com uma LLC do que com uma empresa individual.

Por outro lado, como exige passar pelo processo de registro estadual e pela gestão administrativa contínua, os custos e a carga administrativa são maiores do que para empresários individuais.

Quando escolher uma empresa tipo C

Uma empresa tipo C é uma boa escolha se você planeja captar recursos de VCs ou outras fontes semelhantes no futuro. Também pode ser uma boa escolha se você prever um crescimento considerável dos negócios. A emissão de ações facilita a captação de capital de investidores externos e também é adequada para recrutar talentos por meio de opções de ações e outros incentivos.

No entanto, a gestão pós-constituição e as questões fiscais são mais complexas para uma empresa tipo C do que para uma empresa individual ou LLC. Você também precisará apresentar declarações de impostos como uma empresa.

Considerações legais para operar como empresário individual nos EUA

Os empresários individuais são pessoalmente responsáveis por suas obrigações comerciais. É importante gerenciar os riscos comerciais com antecedência, como contratos com parceiros de negócios e propriedade intelectual.

Entenda os riscos da responsabilidade ilimitada

Como regra geral, os empresários individuais dos EUA são pessoalmente responsáveis por dívidas ou contestações que surjam de suas empresas. Como os bens comerciais e pessoais não são legalmente separados nas empresas individuais, os bens pessoais podem ser afetados em caso de pedidos de indenização ou dívidas não pagas.

Por exemplo, se uma contestação comercial resultar em uma grande obrigação financeira, os bens pessoais (como depósitos bancários) podem estar sujeitos a cobrança de dívidas após determinados procedimentos legais. Embora certos aspectos dos imóveis sejam protegidos ou isentos de acordo com a lei estadual, os imóveis ainda podem estar sujeitos a penhora, dependendo das circunstâncias.

À medida que uma empresa cresce e os valores das transações aumentam, o risco de litígios e outros problemas também aumenta. É importante considerar a transição para uma LLC nesses casos para separar os bens pessoais das responsabilidades comerciais.

Gerencie contratos e propriedade intelectual adequadamente

Ao fazer negócios com clientes nos EUA, especifique claramente os detalhes do trabalho, a remuneração, os prazos de pagamento, a duração do contrato e as condições de rescisão no contrato. Além disso, confirme o escopo da responsabilidade por danos, as leis aplicáveis e os métodos para resolver contestações antes de firmar o contrato.

Ao entregar trabalhos (como designs, materiais escritos e software), confirme quem detém os direitos autorais e outros direitos de propriedade intelectual. Os empresários individuais podem transferir os direitos aos clientes ou conceder a eles permissão de uso, o que determina se os empresários individuais podem reutilizar as entregas. Antes de incluí-las em um portfólio, é importante decidir se isso é permitido ou não.

Como receber pagamentos de um cliente dos EUA

Nesta seção, exploramos os desafios que os freelancers que moram no Japão podem enfrentar ao fazer negócios com clientes dos EUA e receber pagamentos.

Ao receber pagamentos do exterior, é importante confirmar as tarifas de wire transfer, as taxas de câmbio e as formas de pagamento. Se as transações aumentarem, pode ser benéfico estabelecer uma empresa nos EUA para configurar uma infraestrutura de pagamento.

Receba transferências internacionais de dinheiro

Se um cliente dos EUA enviar um pagamento via wire transfer para um banco japonês, serão aplicadas tarifas de wire transfer internacional e tarifas de conversão de moedas. Além disso, como a taxa de câmbio entre o dólar americano e o iene japonês flutua, há um risco de taxa de câmbio. O valor recebido em ienes japoneses também variará.

Ao fazer uma transferência internacional de dinheiro diretamente por um banco, o cliente também deve cadastrar as informações do destinatário (como o código da Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) e a conta) e definir as configurações de transferência internacional de dinheiro.

Ao receber pagamentos de clientes dos EUA por serviços prestados do Japão, os empresários individuais podem ser obrigados a enviar o Formulário W-8 BEN para provar que são pessoas físicas estrangeiras. É importante entender que o Formulário W-8 BEN não é uma declaração de impostos; é um documento enviado à parte que remete o pagamento.

Estabeleça uma empresa nos EUA para expandir as opções de pagamento

Se uma empresa com clientes dos EUA crescer, operar como uma empresa individual pode se tornar muito oneroso em termos de gestão financeira e responsabilidade legal. Nesse caso, pode ser benéfico formar uma LLC ou uma empresa tipo C e fazer a transição de uma empresa individual.

Após estabelecer a empresa nos EUA, os empresários individuais podem usar contas bancárias locais e pagamentos online. Como podem pagar as despesas diretamente em USD, os empresários individuais podem reduzir as conversões de moedas e as tarifas de câmbio desnecessárias.

Além disso, isso permite que os empresários individuais ofereçam formas de pagamento que sejam convenientes para clientes dos EUA, como transferências bancárias domésticas e pagamentos online.

Como o Stripe Atlas pode ajudar

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Serviços bancários e pagamentos antes da chegada do EIN

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Envio automático da opção 83(b) para fins fiscais

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Perguntas frequentes sobre empresários individuais dos EUA no Japão