Arbetsstilarna i Japan har blivit allt mer mångsidiga och fler arbetstagare är anställda online hos utländska företag. I synnerhet finns det många arbetstagare som vill göra affärer i USA – som har en av världens största ekonomier – och arbeta för företag i USA som frilansare eller enskilda näringsidkare.

Enligt en frilansundersökning från 2024 sammanställd av frilansplattformsleverantören Lancers, Inc. nådde antalet frilansare i Japan över 13 miljoner under 2024. Dessutom nådde frilanssektorns ekonomiska omfattning 20,3 biljoner JPY, och antalet frilansare ökade med cirka 40 % jämfört med för 10 år sedan. Denna grupp inkluderar arbetstagare som är oberoende egenföretagare och de som har sidouppdrag samtidigt som de har heltidsjobb.

I den här artikeln förklarar vi strukturen för enskild firma i USA, procedurer för att starta ett företag och skattekonsekvenser. Vi beskriver också skillnaderna mellan enskild firma (dvs. egenföretagande), limited liability companies (LLC) och C Corporation. Detta kan hjälpa arbetstagare som vill arbeta som enskilda näringsidkare i USA eller frilansare från Japan.

Viktiga lärdomar

• I USA är en enskild näringsidkare en person som driver ett företag utan att inkorporera det.
  
• Att registrera ett särskilt företagsnamn (DBA), skaffa ett Employer Identification Number (EIN) och öppna ett företagskonto är typiska steg när man är verksam som enskild näringsidkare i USA. Vilka steg som krävs beror på bostadsort och företagets karaktär.
  
• Skyldigheter gällande skatt och deklaration varierar beroende på bosättningsstatus enligt skattelagstiftningen i USA och den plats där tjänsterna tillhandahålls.
  
• Om ett företag expanderar kan det övergå till ett limited liability company (LLC) eller en C Corporation.
  
• När man gör affärer med kunder i USA från Japan är det bland annat viktigt att bekräfta betalningsmetoder, växelkurser och Form W-8 BEN.
  

Vad är en enskild näringsidkare i USA?

I USA är enskild firma en verksamhetsform där en person driver ett företag utan att inkorporera. Enligt US Small Business Administration (SBA) är det så att om en person bedriver affärsverksamhet och inte är registrerad som en annan företagsform – till exempel ett LLC eller en C Corporation – behandlas hen i allmänhet som en enskild näringsidkare i USA.

I USA är en enskild firma inte juridiskt åtskild från sin innehavare. Därför är personen i allmänhet ansvarig för eventuella skulder eller juridiska skyldigheter som uppstår från verksamheten. Å andra sidan är en av de viktigaste egenskaperna att procedurerna för att starta en enskild firma är relativt enkla jämfört med dem för att inkorporera ett företag.

Detta är en praktisk struktur för personer som vill starta små företag eller testa affärsidéer. Beroende på företagets storlek, involverade risker och finansieringsplaner kan dock en annan företagsstruktur – som ett LLC eller en C Corporation – vara mer lämplig.

Viktiga skillnader jämfört med japanska enskilda näringsidkare

Även om både japanska och amerikanska enskilda näringsidkare driver sina företag som enskilda firmor, finns det skillnader i procedurerna för att starta ett företag och deras respektive skattesystem.

I Japan, när en person startar ett nytt företag, är hen i allmänhet skyldig att lämna in en anmälan om öppnande av ett personligt företag till den nationella skattemyndigheten. I USA å andra sidan kanske det inte är nödvändigt att registrera sig hos delstaten för att vara verksam som enskild näringsidkare. Beroende på personens användning av ett handelsnamn (dvs. ett särskilt företagsnamn [DBA]), typ av företag och plats för verksamheten, kan hen dock vara skyldig att skaffa en företagslicens eller ett tillstånd från delstats-, stads- eller länsmyndigheter.

Skattesystemet i USA skiljer sig också från Japans skattesystem. I USA rapporterar enskilda näringsidkare sin företagsinkomst som personlig inkomst och, beroende på vissa villkor, är de föremål för egenavgifter (self-employment tax). Eftersom procedurer för deklaration och socialförsäkringssystem varierar, se till att du förstår de specifika reglerna för varje i förväg.

Bosättningsstatus för att arbeta som enskild näringsidkare

De som planerar att arbeta som enskilda näringsidkare i USA medan de är bosatta där kommer att behöva uppehållsvisum och arbetstillstånd. Beroende på visumtyp kan det också finnas restriktioner för var enskilda firmor kan arbeta och arten av deras anställning. Möjligheten att vara verksam som enskild näringsidkare när man är baserad i USA måste verifieras från fall till fall beroende på bosättningsstatus.

De med Permanent Resident Cards (dvs. gröna kort) och personer med arbetstillstånd som inte är knutet till en specifik arbetsgivare kan också i allmänhet arbeta som enskilda näringsidkare när de är bosatta i USA.

Å andra sidan, om en person gör affärer med kunder i USA medan hen är bosatt i Japan, behöver hen i allmänhet inget visum för att arbeta i USA.

Procedur för att starta ett företag som enskild näringsidkare i USA

Om en person vill vara verksam som enskild näringsidkare baserad i USA är registrering av ett särskilt företagsnamn (DBA), anskaffning av ett Employer Identification Number (EIN) och öppnande av ett företagskonto de vanliga stegen för att starta verksamheten.

Registrera ett särskilt företagsnamn (DBA)

Om en enskild näringsidkare i USA vill driva ett företag under ett annat namn än sitt eget måste hen registrera ett särskilt företagsnamn (DBA). Förutom att vara en förkortning för "doing business as" kallas denna term också för "fictitious business name", "assumed business name" eller "alternate business name". Det liknar mest ett japanskt handelsnamn. Observera att registreringsprocessen varierar beroende på delstat, län och stad.

Skaffa ett EIN

Ett EIN är ett 9-siffrigt nummer som utfärdas av Internal Revenue Service (IRS) till företag. Även om ett EIN krävs i vissa situationer – som när man anställer personal – behöver inte alla enskilda näringsidkare ha ett.

Beroende på omständigheterna kan det vara möjligt för en enskild näringsidkare att använda ett 9-siffrigt social security number (SSN) utfärdat av den federala amerikanska regeringens Social Security Administration (SSA). Å andra sidan kan en enskild firma ombes att tillhandahålla ett EIN när den öppnar ett bankkonto eller ansöker om vissa licenser. Det kostar inget att skaffa ett EIN från IRS.

Öppna ett bankkonto för företag

Även om personliga bankkonton kan användas för affärsändamål, kan öppnandet av ett företagsbankkonto för att skilja personliga medel från företagets medel underlätta bokföringen och hjälpa till att säkerställa smidigare processer för skattedeklaration.

Vilka dokument som behövs för att öppna ett konto varierar beroende på finansinstitut. I allmänhet måste sökande skicka in dokument som det amerikanska företagets bolagsordning eller registreringsbevis, ett EIN eller SSN, registreringsdokument för det särskilda företagsnamnet (DBA) och en företagslicens. Om ett företag baserat utanför USA vill öppna ett bankkonto kan ytterligare dokument – som ett pass eller bevis på lokal bosättning – krävas. Det är viktigt att kontrollera finansinstitutets krav i förväg.

Obs! Personer som tillhandahåller tjänster till kunder i USA som enskilda näringsidkare samtidigt som de fortsätter att vara bosatta i Japan kanske inte behöver slutföra alla procedurer som beskrivs här, som att registrera ett särskilt företagsnamn (DBA) och öppna ett bankkonto. Även om det är möjligt att ansöka om ett EIN från Japan, varierar kraven för att registrera ett särskilt företagsnamn och öppna ett bankkonto beroende på region och finansinstitut.

Skyldigheter gällande skatt och deklaration för enskilda näringsidkare i USA

Nedan tillhandahåller vi grundläggande skatteinformation för enskilda näringsidkare i USA, inklusive deklaration av inkomstskatt (dvs. Form 1040), egenavgifter (self-employment tax) och preliminärskatt (estimated tax).

Blanketter för inkomstskatt och vinst eller förlust

USA har ett system för deklaration av personlig inkomstskatt som motsvarar Japans system för skattedeklaration. Amerikanska medborgare och utländska medborgare med uppehållstillstånd (dvs. skatterättsligt bosatta i USA) deklarerar i allmänhet sin inkomst med den amerikanska blanketten Individual Income Tax Return (Form 1040). Inkomst, företagskostnader och vinster eller förluster från en enskild firma rapporteras genom att man bifogar Profit or Loss From Business (Schedule C) till Form 1040. Så här påverkar bosättningsstatusen dessa blanketter:

• Bosatta i USA: Använd Form 1040 och Schedule C för att rapportera global inkomst, vanligtvis senast den 15 april.
  
• Bosatta i Japan: De som tillhandahåller tjänster från Japan behöver i allmänhet inte lämna in skattedeklarationer i USA. I stället lämnar de in skattedeklarationer i Japan.
  

Skatt på egenföretagande

Egenavgifter (self-employment tax) är en federal skatt som betalas av egenföretagande enskilda firmor främst för att finansiera Social Security och Medicare. I allmänhet är amerikanska medborgare och skatterättsligt bosatta i USA föremål för beskattning om de tjänar ett nettoresultat på 400 USD eller mer från en enskild firma. Baserat på nettoresultatet som beräknats på Schedule C beräknas skattebeloppet på Schedule SE och rapporteras på Form 1040.

Den skattesats som gäller för egenavgifter är 15,3 %, vilket består av 12,4 % Social Security Tax och 2,9 % Medicare Tax.

Å andra sidan är utländska medborgare som inte är bosatta i USA i allmänhet inte föremål för egenavgifter för skatteändamål. Därför är bosatta i Japan i allmänhet också undantagna.

Preliminärskatt

Preliminärskatt (estimated tax) är ett system som liknar Japans förskottsbetalning av preliminärskatt. Detta innebär att skattebetalarna uppskattar sin årliga skatteskuld och betalar den i förskott för inkomst som inte har källskatt, såsom löner.

Enskilda näringsidkare använder vanligtvis Estimated Tax for Individuals (Form 1040-ES) för att bland annat beräkna sin inkomstskatt och sina egenavgifter. De betalar dessa belopp i fyra delbetalningar under året. Å andra sidan, om en utländsk medborgare som inte är bosatt i USA är skyldig att göra preliminära skattebetalningar i USA, måste hen använda Estimated Tax for Nonresident Alien Individuals (Form 1040-ES [NR]).

I allmänhet är detta inte ett krav för bosatta i Japan.

Delstatlig inkomstskatt

I USA tar vissa delstater ut statliga inkomstskatter utöver den federala inkomstskatten som beskrivs ovan.

Till exempel tar vissa delstater – som Florida och Texas – inte ut någon personlig inkomstskatt. Andra delstater – som Kalifornien och New York – har en maximal skattesats som överstiger 10 %. Därför är statlig inkomstskatt och tillämpliga skattesatser faktorer att ta hänsyn till när man väljer en plats för att etablera en affärsnärvaro i USA.

I många fall är frilansare som är bosatta i Japan och tillhandahåller tjänster inom Japan inte föremål för statliga skatter, precis som de inte är föremål för federala skatter. Det är dock viktigt att vara försiktig eftersom regler angående inkomstkälla och krav på deklaration varierar från delstat till delstat.

Vissa delstater (t.ex. Kalifornien) har infört egna regler för att avgöra om de ska innehålla skatter från egenföretagande enskilda firmor som är bosatta utanför delstaten. De som planerar att göra affärer med kunder i USA löpande måste rådgöra med en amerikansk skatteexpert – såsom en amerikansk auktoriserad revisor – som är specialiserad på internationella och statliga skattefrågor.

Skillnader mellan enskild firma, LLC och C Corporation

När du startar ett företag i USA kan du förutom att vara verksam som enskild näringsidkare också inkorporera ett företag, såsom ett LLC eller en C Corporation. Genom att jämföra varje alternativ och överväga dina affärsaktiviteter och framtida planer kan du avgöra vilken struktur som är mest lämplig för dig.

När ska man välja en enskild firma

Att vara enskild näringsidkare är ett bra alternativ om du vill starta ditt företag i liten skala eller hålla processen för etablering och hantering så enkel som möjligt. En annan fördel är att du kan starta ditt företag relativt snabbt eftersom enskilda firmor inte kräver komplexa processer som liknar dem vid bolagisering.

Å andra sidan kan företagets skulder och juridiska skyldigheter i allmänhet inte skiljas från personliga tillgångar, eftersom de ådrar sig av individen. Dessutom är enskilda firmor inte väl lämpade för storskalig kapitalanskaffning från externa källor. Därför är det viktigt att tänka på ditt företags storlek och dina framtida tillväxtplaner när du beslutar dig för att bli enskild näringsidkare.

När ska man välja ett LLC

Ett LLC är ett bra val om du vill skilja dina affärsskulder från dina personliga tillgångar – i högre grad än med en enskild firma – eller om du förväntar dig en måttlig nivå av företagsexpansion. Som en allmän regel är individer inte personligen och direkt ansvariga för företagets skulder eller juridiska förpliktelser. Därför är riskhanteringen i allmänhet enklare med ett LLC än med en enskild firma.

Å andra sidan är kostnaderna och den administrativa bördan större än för enskilda firmor, eftersom det kräver att man går igenom delstatens registreringsprocess och kontinuerlig administrativ hantering.

När ska man välja en C Corporation

En C Corporation är ett bra val om du planerar att anskaffa kapital från VC:s eller andra liknande källor i framtiden. Det kan också vara ett bra val om du förväntar dig betydande tillväxt i företaget. Att utfärda aktier gör det enklare att anskaffa kapital från externa investerare och är också väl lämpat för att rekrytera talanger genom aktieoptioner och andra incitament.

Dock är hantering efter bolagisering och skattefrågor mer komplexa för en C Corporation än för en enskild firma eller ett LLC. Du kommer också att behöva lämna in en skattedeklaration som ett företag.

Juridiska överväganden för att driva enskild firma i USA

Enskilda näringsidkare är personligen ansvariga för sina affärsförpliktelser. Det är viktigt att hantera affärsrisker i förväg, såsom kontrakt med affärspartners och immateriella rättigheter.

Förstå riskerna med obegränsat ansvar

Som en allmän regel är amerikanska enskilda näringsidkare personligen ansvariga för skulder eller tvister som uppstår från deras företag. Eftersom företags- och personliga tillgångar inte är juridiskt åtskilda i enskilda firmor kan personliga tillgångar påverkas i händelse av skadeståndskrav eller obetalda skulder.

Om till exempel en affärstvist leder till en stor finansiell förpliktelse kan personliga tillgångar – såsom bankinsättningar – bli föremål för inkasso efter vissa juridiska förfaranden. Även om vissa aspekter av fastigheter är skyddade eller undantagna enligt delstatlig lagstiftning, kan fastigheter fortfarande bli föremål för beslagtagande beroende på omständigheterna.

När ett företag växer och transaktionsbeloppen ökar, ökar också risken för tvister och andra problem. Det är viktigt att överväga en övergång till ett LLC i dessa fall för att skilja personliga tillgångar från företagets skulder.

Korrekt hantering av kontrakt och immateriella rättigheter

När du gör affärer med klienter i USA, var noga med att ange arbetsdetaljer, ersättning, betalningsvillkor, kontraktslängd och uppsägningsvillkor i kontraktet. Bekräfta också omfattningen av skadeståndsansvar, tillämpliga lagar och metoder för att lösa tvister innan du ingår kontraktet.

När du levererar arbete – såsom design, skriftligt material och programvara – bekräfta vem som innehar upphovsrätten och andra immateriella rättigheter. Enskilda näringsidkare kan överföra rättigheterna till klienter eller bevilja dem användningstillstånd, vilket avgör om enskilda näringsidkare kan återanvända det som levererats. Innan de inkluderas i en portfolio är det viktigt att fastställa om det är tillåtet eller inte.

Hur du tar emot betalning från en klient i USA

I det här avsnittet utforskar vi de utmaningar som frilansare som bor i Japan kan stöta på när de gör affärer med klienter i USA och tar emot betalningar.

När du tar emot betalningar från utlandet är det viktigt att bekräfta avgifter för banköverföring, växelkurser och betalningsmetoder. Om transaktionerna ökar kan det vara fördelaktigt att etablera ett amerikanskt företag för att konfigurera en betalinfrastruktur.

Ta emot internationella pengaöverföringar

Om en klient i USA skickar en betalning via banköverföring till en japansk bank tillkommer internationella avgifter för banköverföring och avgifter för valutaväxling. Eftersom växelkursen mellan USD och japanska yen fluktuerar finns det dessutom en växelkursrisk. Beloppet som tas emot i japanska yen kommer också att variera.

När en internationell pengaöverföring görs direkt via en bank måste klienten också registrera mottagarens information – såsom Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication-koden (SWIFT) och konto – samt konfigurera inställningarna för den internationella pengaöverföringen.

När enskilda näringsidkare tar emot betalningar från klienter i USA för tjänster som tillhandahålls från Japan, kan de behöva skicka in Formulär W-8 BEN för att bevisa att de är utländska individer. Det är viktigt att förstå att Formulär W-8 BEN inte är en skattedeklaration; det är ett dokument som lämnas in till den part som gör betalningen.

Etablera ett företag i USA för att utöka betalningsalternativen

Om ett företag med klienter i USA växer, kan det bli alltför betungande att driva en enskild firma när det gäller ekonomisk hantering och juridiskt ansvar. I detta fall kan det vara fördelaktigt att bilda ett LLC eller en C Corporation och gå över från en enskild firma.

Efter att ha etablerat företag i USA kan enskilda näringsidkare använda lokala bankkonton och onlinebetalningar. Eftersom de kan betala utgifter direkt i USD, kan enskilda näringsidkare minska onödiga valutaväxlingar och valutaväxlingsavgifter.

Dessutom gör detta det möjligt för enskilda näringsidkare att erbjuda betalningsmetoder som är bekväma för klienter i USA, såsom inrikes banköverföringar och onlinebetalningar.

Så här kan Stripe Atlas hjälpa till

Stripe Atlas hanterar allt du behöver för att starta ditt företag juridiskt korrekt – bolagsbildning, Employer Identification Number (EIN), fördelning av eget kapital och skattedeklarationer – så att du kan anskaffa kapital, öppna ett bankkonto och börja ta emot betalningar på så lite som två arbetsdagar, oavsett var i världen du befinner dig.

Gör som fler än 100 000 nystartade företag som bolagiserats med Atlas, inklusive nystartade företag som stöds av ledande investerare som Y Combinator (YC), a16z och General Catalyst.

Börja på några minuter med Atlas

Det tar under 10 minuter att fylla i din ansökan. Du väljer din företagsstruktur, bekräftar att ditt namn är tillgängligt, lägger till upp till fyra medgrundare, ställer in er aktiefördelning och e-signerar. Sedan tar Atlas över, vilket bland annat inkluderar att meddela medgrundarna att de ska skriva under sina dokument elektroniskt.

Banktjänster och betalningar innan ditt EIN anländer

Atlas skickar in din EIN-ansökan automatiskt efter bolagsbildningen. Du behöver inte vänta – Atlas möjliggör pre-EIN-betalningar och banktjänster så att du kan börja ta emot betalningar och göra transaktioner direkt. Amerikanska grundare med ett Social Security number (SSN) är vanligtvis berättigade till påskyndad IRS-behandling.

Automatisk deklaration för val av skatt enligt 83(b)

Atlas skickar in ditt 83(b)-val åt dig – för både amerikanska och icke-amerikanska grundare – med rekommenderat brev och spårning via US Postal Service (USPS) för att minska den personliga inkomstskatten. Du får ett undertecknat 83(b)-val och bevis på inlämning direkt i din Stripe Dashboard, med bekräftelse på rekommenderat brev.

Juridiska dokument för företag i världsklass

Atlas tillhandahåller alla juridiska dokument du behöver för att börja driva ditt företag, utformade av Cooley, en av världens ledande advokatbyråer inom venturekapital, och lagrar dem direkt i din Stripe Dashboard. Dessa dokument är utformade för att hjälpa dig att anskaffa kapital omedelbart och säkerställa att ditt företag är juridiskt skyddat, och täcker aspekter som ägarstruktur, aktiefördelning och efterlevnad av skatteregler.

2 500 USD i Stripe-krediter, plus över 50 000 USD i partnerrabatter

Nystartade företag med Atlas får 2 500 USD i Stripe-produktkrediter under sitt första år, plus över 50 000 USD i partnerrabatter på viktiga verktyg som AWS, Google, Xero, Perplexity och mer. Tjänsten som registrerat ombud i Delaware ingår också kostnadsfritt under ditt första år.

Läs mer om hur Atlas kan hjälpa dig att starta ditt nya företag snabbt och enkelt, börja redan idag.

Vanliga frågor om amerikanska enskilda näringsidkare i Japan