Los estilos de trabajo en Japón se han vuelto cada vez más diversos, y cada vez hay más empleados en línea en empresas extranjeras. En particular, hay muchos trabajadores que quieren hacer negocios en los EE. UU., que tiene una de las economías más grandes del mundo, y trabajar para empresas estadounidenses como trabajadores independientes o propietarios únicos.

De acuerdo con una Encuesta sobre trabajadores independientes de 2024 compilada por el proveedor de la plataforma de trabajo independiente Lancers, Inc., el número de trabajadores independientes en Japón alcanzó más de 13 millones en 2024. Además, la escala económica del sector del trabajo independiente alcanzó los 20.3 billones de yenes, y el número de trabajadores independientes aumentó alrededor de un 40 % en comparación con hace 10 años. Este grupo incluye trabajadores que trabajan por cuenta propia de forma independiente y aquellos que realizan trabajos complementarios al mismo tiempo que tienen empleos de tiempo completo.

En este artículo, explicamos la estructura de una empresa unipersonal en los EE. UU., los procedimientos para iniciar una empresa y las implicaciones fiscales. También describimos las diferencias entre las empresas unipersonales (es decir, el trabajo por cuenta propia), las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las corporaciones (C corporations). Esto puede ayudar a los trabajadores que deseen trabajar como propietarios únicos en los EE. UU. o trabajadores independientes desde Japón.

Conclusiones principales

• En los EE. UU., un propietario único es un particular que opera una empresa sin constituirla.
  
• Registrar un «nombre comercial» (DBA), obtener un Número de identificación del empleador (Employer Identification Number, EIN) y abrir una cuenta bancaria de empresa son los pasos típicos a la hora de operar como propietario único en los EE. UU. Los pasos requeridos dependen del lugar de residencia y la naturaleza de la empresa.
  
• Las obligaciones tributarias y de declaración fiscal varían según la situación de residencia en virtud de la ley fiscal de los EE. UU. y el lugar donde se prestan los servicios.
  
• Si una empresa se expande, puede hacer la transición a una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o a una corporación.
  
• Al hacer negocios con clientes de los EE. UU. desde Japón, es importante confirmar los métodos de pago, los tipos de cambio y el Formulario W-8 BEN, entre otra información.
  

¿Qué es un propietario único en los EE. UU.?

En los EE. UU., una empresa unipersonal es un tipo de empresa en la que un particular opera una empresa sin constituirla. De acuerdo con la Agencia Federal de Pequeños Negocios de EE. UU. (Small Business Administration, SBA), si un particular realiza actividades comerciales y no está registrado como otra entidad comercial (como una LLC o una corporación), por lo general se lo trata como propietario único en los EE. UU.

En los EE. UU., una empresa unipersonal no es legalmente distinta de su titular. Por lo tanto, el particular es generalmente responsable de cualquier deuda o responsabilidad legal que surja de la empresa. Por otro lado, una de las características clave es que los procedimientos para iniciar una empresa unipersonal son relativamente sencillos en comparación con los necesarios para constituir una empresa.

Esta es una estructura conveniente para los particulares que desean iniciar pequeñas empresas o poner a prueba ideas comerciales. Sin embargo, en función del tamaño de la empresa, los riesgos involucrados y los planes de financiación, otra estructura empresarial, como una LLC o una corporación, podría ser más apropiada.

Diferencias clave con los propietarios únicos japoneses

Aunque tanto los propietarios únicos japoneses como los estadounidenses administran sus empresas como particulares, existen diferencias en los procedimientos para iniciar una empresa y en sus respectivos sistemas fiscales.

En Japón, cuando un particular inicia una nueva empresa, por lo general debe presentar una Notificación de apertura de negocio personal ante la Agencia Tributaria Nacional. En los EE. UU., por otro lado, puede que no sea necesario registrarse en el estado para operar como propietario único. Sin embargo, en función del uso de un nombre comercial (es decir, un «nombre comercial» [DBA]) por parte del particular, el tipo de empresa y el lugar de la operación, puede que se le exija obtener una licencia o permiso comercial de las autoridades estatales, municipales o del condado.

El sistema fiscal de los EE. UU. también es diferente del sistema fiscal de Japón. En los EE. UU., los propietarios únicos declaran los ingresos de su empresa como ingresos personales y, en función de ciertas condiciones, están sujetos a impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Dado que los procedimientos de presentación y los sistemas de seguridad social varían, asegúrate de comprender las reglas específicas para cada uno de forma anticipada.

Situación de residencia para trabajar como propietario único

Aquellos que planean trabajar como propietarios únicos en los EE. UU. mientras residen allí necesitarán visas de residencia y permisos de trabajo. En función del tipo de visa, también puede haber restricciones sobre dónde pueden trabajar los particulares y la naturaleza de su empleo. La capacidad para operar como propietario único mientras se tiene base en los EE. UU. debe verificarse caso por caso en función de la situación de residencia.

Aquellos con tarjetas de residente permanente (es decir, tarjetas de residencia o «green cards») y los particulares con autorización de trabajo que no esté vinculada a un empleador específico también pueden, por lo general, trabajar como propietarios únicos mientras residen en los EE. UU.

Por otro lado, si un particular hace negocios con clientes de los EE. UU. mientras reside en Japón, por lo general no necesita una visa para trabajar en los EE. UU.

Procedimiento para iniciar una empresa como propietario único en los EE. UU.

Si un particular desea operar como propietario único con base en los EE. UU., registrar un DBA, obtener un Número de identificación del empleador (EIN) y abrir una cuenta bancaria de empresa son los pasos habituales para iniciar la empresa.

Registrar un DBA

En los EE. UU., si un propietario único desea operar una empresa con un nombre que no sea el suyo, debe registrar un DBA. Además de ser una abreviatura de «nombre comercial», este término también se conoce como «nombre comercial ficticio», «nombre comercial asumido» o «nombre comercial alternativo». Es muy similar a un nombre comercial japonés. Ten en cuenta que el proceso de registro varía según el estado, el condado y la ciudad.

Obtener un EIN

Un EIN es un número de 9 dígitos emitido a las empresas por el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Si bien se requiere un EIN en ciertas situaciones (como al contratar empleados), no todos los propietarios únicos necesitan tener uno.

En función de las circunstancias, es posible que un propietario único use un número de Seguro Social (SSN) de 9 dígitos emitido por la Administración del Seguro Social (Social Security Administration, SSA) del gobierno federal de los EE. UU. Por otro lado, a un particular se le puede pedir que proporcione un EIN al abrir una cuenta bancaria o al solicitar ciertas licencias. Obtener un EIN del IRS no tiene ningún costo.

Abre una cuenta bancaria de empresa

Si bien las cuentas bancarias personales se pueden usar con fines comerciales, abrir una cuenta bancaria de empresa para separar los fondos personales de los fondos de la empresa puede facilitar la contabilidad y ayudar a garantizar procesos de declaración fiscal más fluidos.

Los documentos necesarios para abrir una cuenta varían según la institución financiera. En general, los solicitantes deben presentar documentos como el acta constitutiva o los artículos de organización de la corporación de EE. UU., un EIN o SSN, los documentos de registro del DBA y una licencia comercial. Si una corporación con sede fuera de los EE. UU. desea abrir una cuenta bancaria, se pueden requerir documentos adicionales (como un pasaporte o comprobante de residencia local). Es importante verificar los requisitos de la institución financiera de antemano.

Nota: Es posible que no se requiera que los particulares que presten servicios a clientes de los EE. UU. como propietarios únicos mientras continúan residiendo en Japón completen todos los procedimientos aquí descritos, como registrar un DBA y abrir una cuenta bancaria. Aunque es posible solicitar un EIN desde Japón, los requisitos para registrar un DBA y abrir una cuenta bancaria varían según la región y la institución financiera.

Obligaciones tributarias y de declaración fiscal para los propietarios únicos en los EE. UU.

A continuación, proporcionamos información fiscal básica para los propietarios únicos en los EE. UU., incluida la presentación de declaraciones del impuesto a las ganancias (es decir, el Formulario 1040), el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y el impuesto estimado.

Formularios de pérdidas o ganancias y del impuesto a las ganancias

Los EE. UU. tienen un sistema de declaración fiscal del impuesto a las ganancias para particulares que es equivalente al sistema de declaración de impuestos de Japón. Los ciudadanos de los EE. UU. y los extranjeros residentes (es decir, los residentes fiscales de los EE. UU.) generalmente declaran sus ingresos a través de la Declaración de impuestos a las ganancias para particulares (Formulario 1040) de los EE. UU.. Los ingresos, los gastos comerciales y las pérdidas o ganancias de una empresa unipersonal se declaran al adjuntar las Ganancias o pérdidas de la empresa (Anexo C) al Formulario 1040. Así es como la situación de residencia afecta a estos formularios:

• Residentes de los EE. UU.: Usan el Formulario 1040 y el Anexo C para declarar los ingresos a nivel mundial, habitualmente antes del 15 de abril.
  
• Residentes japoneses: Aquellos que prestan servicios desde Japón por lo general no necesitan presentar declaraciones de impuestos en los EE. UU. En su lugar, presentan declaraciones de impuestos en Japón.
  

Impuesto sobre el trabajo autónomo

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es un impuesto federal que pagan los trabajadores independientes principalmente para financiar el Seguro Social y Medicare. En general, los ciudadanos de los EE. UU. y los residentes fiscales de los EE. UU. están sujetos a tributación si obtienen ganancias netas de USD 400 o más de una empresa unipersonal. En función de las ganancias netas calculadas en el Anexo C, calcula el monto del impuesto en el Anexo SE y decláralo en el Formulario 1040.

La tasa impositiva sobre el trabajo por cuenta propia es del 15.3 %, que consiste en un 12.4 % del impuesto del Seguro Social y un 2.9 % del impuesto de Medicare.

Por otro lado, a efectos fiscales, los no residentes de los EE. UU. por lo general no están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Por lo tanto, los residentes de Japón por lo general también están exentos.

Impuesto estimado

El impuesto estimado es un sistema similar al pago anticipado de impuestos estimados de Japón. Esto implica que los contribuyentes calculan su obligación fiscal anual y la pagan por adelantado por los ingresos a los que no se les retienen impuestos, como los salarios.

Los propietarios únicos habitualmente usan el Impuesto estimado para particulares (Formulario 1040-ES) para calcular su impuesto a las ganancias y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, entre otros impuestos. Pagan estos montos en cuatro cuotas a lo largo del año. Por otro lado, si se requiere que un no residente de los EE. UU. realice pagos de impuestos estimados en los EE. UU., debe usar el Impuesto estimado para particulares extranjeros no residentes (Formulario 1040-ES [NR]).

En general, este no es un requisito para los residentes de Japón.

Impuesto sobre los ingresos estatal

En los EE. UU., además del impuesto federal a las ganancias descrito anteriormente, algunos estados imponen impuestos estatales a las ganancias.

Por ejemplo, algunos estados (como Florida y Texas) no imponen un impuesto a las ganancias de los particulares. Otros estados (como California y Nueva York) tienen una tasa impositiva máxima que supera el 10 %. Por lo tanto, al establecer una presencia comercial en los EE. UU., el impuesto estatal a las ganancias y las tasas impositivas aplicables son factores que se deben considerar al seleccionar un lugar.

En muchos casos, los trabajadores independientes que residen en Japón y prestan servicios en dicho país no están sujetos a impuestos estatales, de la misma forma en que no están sujetos a impuestos federales. Sin embargo, es importante ser precavido, ya que las reglas relativas a la fuente de ingresos y los requisitos de declaración fiscal varían de un estado a otro.

Algunos estados (p. ej., California) han establecido sus propias reglas para determinar si retener impuestos de los particulares que trabajan por cuenta propia y residen fuera del estado. Quienes planeen hacer negocios con clientes de los EE. UU. de forma continua deben consultar con un experto tributario de los EE. UU. (como un contador público certificado de los EE. UU.) especializado en asuntos fiscales estatales e internacionales.

Diferencias entre empresas unipersonales, LLC y corporaciones

Al iniciar una empresa en los EE. UU., además de operar como propietario único, también puedes constituir una empresa, como una LLC o una corporación. Al comparar cada opción y tener en cuenta tus actividades comerciales y planes futuros, puedes determinar qué estructura es la más adecuada para ti.

Cuándo elegir una empresa unipersonal

Ser propietario único es una buena opción si quieres iniciar tu empresa a pequeña escala o mantener los procedimientos de configuración y gestión lo más simples posible. Otra ventaja es que puedes iniciar tu empresa con relativa rapidez porque las empresas unipersonales no requieren procedimientos complejos similares a los que implica la constitución de una empresa.

Por otro lado, dado que las deudas comerciales y las responsabilidades legales generalmente las asume el particular, no se pueden separar de los activos personales. Además, las empresas unipersonales no son ideales para la recaudación de fondos a gran escala de fuentes externas. Por lo tanto, es importante considerar la escala de tu empresa y tus planes de crecimiento futuros al decidir convertirte en propietario único.

Cuándo elegir una LLC

Una LLC es una buena opción si quieres separar tus responsabilidades comerciales de tus activos personales —más que con una empresa unipersonal— o si prevés un nivel moderado de expansión comercial. Por regla general, los particulares no son responsables personal y directamente de las deudas comerciales ni de las obligaciones legales. Por lo tanto, la gestión de riesgos suele ser más fácil con una LLC que con una empresa unipersonal.

Por otro lado, debido a que requiere pasar por el proceso de registro estatal y una gestión administrativa continua, los costos y la carga administrativa son mayores que los de los propietarios únicos.

Cuándo elegir una corporación C

Una corporación C es una buena opción si planeas recaudar fondos de VC u otras fuentes similares en el futuro. También puede ser una buena opción si prevés un crecimiento comercial considerable. La emisión de acciones facilita la recaudación de capital de inversores externos y también es ideal para reclutar talento mediante opciones sobre acciones y otros incentivos.

Sin embargo, la gestión posterior a la constitución y los asuntos de impuestos son más complejos para una corporación C que para una empresa unipersonal o LLC. También se te exigirá que presentes declaraciones de impuestos como corporación.

Consideraciones legales para operar como propietario único en EE. UU.

Los propietarios únicos son responsables personalmente de sus obligaciones comerciales. Es importante gestionar los riesgos comerciales con antelación, como los contratos con socios comerciales y la propiedad intelectual.

Cómo entender los riesgos de la responsabilidad ilimitada

Por regla general, los propietarios únicos de EE. UU. son responsables personalmente de las deudas o disputas que surjan de sus empresas. Debido a que los activos comerciales y personales no están separados legalmente en las empresas unipersonales, los activos personales pueden verse afectados en caso de reclamaciones por daños o deudas impagas.

Por ejemplo, si una disputa comercial da lugar a una gran obligación financiera, los activos personales —como los depósitos bancarios— pueden estar sujetos al cobro de deudas después de ciertos procedimientos legales. Aunque ciertos aspectos de los bienes raíces están protegidos o exentos en virtud de la ley estatal, los bienes raíces aún pueden estar sujetos a embargo según las circunstancias.

A medida que una empresa crece y los montos de las transacciones aumentan, el riesgo de litigios y otros problemas también se eleva. Es importante considerar la transición a una LLC en estos casos para separar los activos personales de las responsabilidades comerciales.

Cómo gestionar adecuadamente los contratos y la propiedad intelectual

Al hacer negocios con clientes en EE. UU., especifica claramente los detalles del trabajo, la compensación, las condiciones de pago, la duración del contrato y las condiciones de rescisión en el contrato. Además, confirma el alcance de la responsabilidad por daños, las leyes vigentes y los métodos para resolver disputas antes de celebrar el contrato.

Al entregar un trabajo —como diseños, materiales escritos y software— confirma quién posee los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual. Los propietarios únicos pueden transferir los derechos a los clientes o concederles permiso de uso, lo que determina si los propietarios únicos pueden reutilizar los entregables. Antes de incluirlos en un portafolio, es importante decidir si eso está permitido o no.

Cómo recibir pagos de un cliente de EE. UU.

En esta sección, exploramos los desafíos que los trabajadores independientes que viven en Japón pueden encontrar al hacer negocios con clientes de EE. UU. y recibir pagos.

Al recibir pagos del extranjero, es importante confirmar las comisiones de las transferencias electrónicas, las tasas de cambio y los métodos de pago. Si las transacciones aumentan, puede ser beneficioso establecer una corporación en EE. UU. para configurar una infraestructura de pagos.

Cómo recibir transferencias internacionales de dinero

Si un cliente de EE. UU. envía un pago mediante transferencia electrónica a un banco japonés, se aplican comisiones por transferencia electrónica internacional y por conversión de monedas. Además, debido a que la tasa de cambio entre los USD y los yenes japoneses fluctúa, existe un riesgo en la tasa de cambio. El monto recibido en yenes japoneses también variará.

Al hacer una transferencia de dinero internacional directamente a través de un banco, el cliente también debe registrar la información del destinatario —como el código de la Sociedad para las Comunicaciones Interbancarias y Financieras Mundiales (SWIFT) y la cuenta— y configurar los ajustes de la transferencia de dinero internacional.

Al recibir pagos de clientes de EE. UU. por servicios prestados desde Japón, se puede exigir a los propietarios únicos que presenten el Formulario W-8 BEN para demostrar que son personas extranjeras. Es importante entender que el Formulario W-8 BEN no es una declaración de impuestos; es un documento que se envía a la parte que remite el pago.

Cómo establecer una empresa en EE. UU. para ampliar las opciones de pago

Si una empresa con clientes de EE. UU. crece, operar como empresa unipersonal puede volverse demasiado oneroso en términos de gestión financiera y responsabilidad legal. En este caso, puede ser beneficioso formar una LLC o una corporación C y hacer la transición desde una empresa unipersonal.

Después de establecer una empresa en EE. UU., los propietarios únicos pueden usar cuentas bancarias locales y pagos electrónicos. Dado que pueden pagar los gastos directamente en USD, los propietarios únicos pueden reducir las conversiones de monedas y las comisiones de cambio de divisas innecesarias.

Además, esto permite a los propietarios únicos ofrecer métodos de pago que son convenientes para los clientes de EE. UU., como transferencias bancarias nacionales y pagos electrónicos.

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Preguntas frecuentes sobre los propietarios únicos de EE. UU. en Japón