Die Arbeitsstile in Japan sind immer vielfältiger geworden, und mehr Arbeitskräfte sind online für Unternehmen in Übersee tätig. Insbesondere gibt es viele Arbeitskräfte, die in den USA – einer der größten Volkswirtschaften der Welt – geschäftlich tätig werden wollen und für US-Unternehmen als Freelancer oder Einzelunternehmen arbeiten möchten.

Laut einer Freelancer-Umfrage von 2024, die vom Freelancing-Plattform-Anbieter Lancers, Inc. zusammengestellt wurde, erreichte die Anzahl der Freelancer in Japan im Jahr 2024 über 13 Millionen. Darüber hinaus erreichte die wirtschaftliche Größenordnung der Freelance-Branche 20,3 Billionen Yen, wobei die Anzahl der Freelancer im Vergleich zu vor 10 Jahren um etwa 40 % gestiegen ist. Diese Gruppe umfasst Arbeitskräfte, die unabhängig selbstständig sind, und solche, die nebenbei arbeiten, während sie Vollzeitjobs haben.

In diesem Artikel erläutern wir die Struktur des Einzelunternehmens in den USA, die Verfahren zur Unternehmensgründung und die steuerlichen Auswirkungen. Wir skizzieren auch die Unterschiede zwischen Einzelunternehmen (d. h. Selbstständigkeit), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs) und C-Corporations. Dies kann Arbeitskräften helfen, die von Japan aus als US-Einzelunternehmerinnen und -Einzelunternehmer oder Freelancer arbeiten möchten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• In den USA ist ein/e Einzelunternehmer/in eine Einzelperson, die ein Unternehmen betreibt, ohne es als Kapitalgesellschaft einzutragen.
  
• Die Registrierung eines DBA („doing business as“), das Einholen einer Employer Identification Number (EIN) und die Eröffnung eines Geschäftskontos sind typische Schritte, wenn Sie als US-Einzelunternehmer/in tätig sind. Die erforderlichen Schritte hängen vom Wohnsitz und der Art des Unternehmens ab.
  
• Steuer- und Meldepflichten variieren je nach Aufenthaltsstatus nach US-Steuerrecht und dem Ort, an dem die Dienstleistungen erbracht werden.
  
• Wenn ein Unternehmen expandiert, kann es in eine Limited Liability Company (LLC) oder C-Corporation umgewandelt werden.
  
• Bei Geschäften mit US-Kundinnen und -Kunden aus Japan ist es unter anderem wichtig, Zahlungsmethoden, Wechselkurse und das Formular W-8 BEN zu bestätigen.
  

Was ist eine Einzelunternehmerin oder ein Einzelunternehmer in den USA?

In den USA ist ein Einzelunternehmen ein Unternehmenstyp, bei dem eine Einzelperson ein Unternehmen betreibt, ohne eine Kapitalgesellschaft zu gründen. Laut der US Small Business Administration (SBA) wird eine Einzelperson, die geschäftliche Aktivitäten ausübt und nicht als andere Unternehmenseinheit – wie etwa eine LLC oder C-Corporation – registriert ist, in den USA im Allgemeinen als Einzelunternehmer/in behandelt.

In den USA ist ein Einzelunternehmen rechtlich nicht von der Inhaberin oder dem Inhaber getrennt. Daher ist die Einzelperson in der Regel für alle Schulden oder rechtlichen Verbindlichkeiten verantwortlich, die sich aus dem Unternehmen ergeben. Andererseits ist eines der Hauptmerkmale, dass die Verfahren zur Gründung eines Einzelunternehmens im Vergleich zur Gründung einer Kapitalgesellschaft relativ einfach sind.

Dies ist eine praktische Struktur für Einzelpersonen, die kleine Unternehmen gründen oder Geschäftsideen testen möchten. Abhängig von der Unternehmensgröße, den damit verbundenen Risiken und den Finanzierungsplänen könnte jedoch eine andere Unternehmensstruktur – wie eine LLC oder eine C-Corporation – besser geeignet sein.

Hauptunterschiede zu japanischen Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmern

Obwohl sowohl japanische als auch US-amerikanische Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer ihre Unternehmen als Einzelpersonen führen, gibt es Unterschiede bei den Verfahren zur Unternehmensgründung und ihren jeweiligen Steuersystemen.

In Japan muss eine Einzelperson bei der Gründung eines neuen Unternehmens in der Regel eine Benachrichtigung über die Eröffnung eines Privatunternehmens bei der nationalen Steuerbehörde einreichen. In den USA hingegen ist es möglicherweise nicht erforderlich, sich beim Bundesstaat zu registrieren, um als Einzelunternehmer/in tätig zu sein. Abhängig von der Verwendung eines Handelsnamens (d. h. „doing business as“ [DBA]) durch die Einzelperson, der Art des Unternehmens und dem Ort der Tätigkeit muss sie jedoch möglicherweise eine Geschäftslizenz oder Genehmigung von den Behörden des Bundesstaates, der Stadt oder des Landkreises einholen.

Das Steuersystem in den USA unterscheidet sich auch von dem in Japan. In den USA melden Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer ihr Unternehmenseinkommen als persönliches Einkommen und unterliegen unter bestimmten Bedingungen der Selbstständigensteuer (Self-Employment Tax). Da die Meldeverfahren und Sozialversicherungssysteme variieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die jeweiligen spezifischen Regeln im Voraus verstehen.

Aufenthaltsstatus für die Tätigkeit als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer

Diejenigen, die planen, als Einzelunternehmerinnen oder Einzelunternehmer in den USA zu arbeiten, während sie dort ansässig sind, benötigen Aufenthaltsvisa und Arbeitsgenehmigungen. Je nach Art des Visums kann es auch Einschränkungen geben, wo Einzelpersonen arbeiten dürfen und welcher Art ihre Beschäftigung sein darf. Die Möglichkeit, als Einzelunternehmer/in mit Sitz in den USA tätig zu sein, muss von Fall zu Fall je nach Aufenthaltsstatus überprüft werden.

Personen mit Permanent Resident Cards (d. h. Greencards) und Einzelpersonen mit einer Arbeitsgenehmigung, die nicht an einen bestimmten Arbeitgeber gebunden ist, können im Allgemeinen auch als Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer arbeiten, während sie in den USA ansässig sind.

Andererseits benötigt eine Einzelperson, die Geschäfte mit US-Kundinnen und -Kunden tätigt, während sie in Japan ansässig ist, im Allgemeinen kein Visum für die Arbeit in den USA.

Verfahren zur Gründung eines Unternehmens als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer in den USA

Wenn eine Einzelperson als Einzelunternehmer/in mit Sitz in den USA tätig sein möchte, sind die Registrierung eines DBA, das Einholen einer Employer Identification Number (EIN) und die Eröffnung eines Geschäftskontos die Standardschritte zur Unternehmensgründung.

Ein DBA registrieren

Wenn ein/e Einzelunternehmer/in in den USA ein Unternehmen unter einem anderen Namen als dem eigenen betreiben möchte, muss er oder sie ein DBA registrieren. Neben der Tatsache, dass es sich um eine Abkürzung für „doing business as“ handelt, ist dieser Begriff auch als „fictitious business name“, „assumed business name“ oder „alternate business name“ bekannt. Er ist am ehesten mit einem japanischen Handelsnamen vergleichbar. Beachten Sie, dass der Registrierungsprozess je nach Bundesstaat, Landkreis und Stadt variiert.

EIN beantragen

Eine EIN ist eine 9-stellige Nummer, die vom Internal Revenue Service (IRS) an Unternehmen ausgegeben wird. Während eine EIN in bestimmten Situationen erforderlich ist – wie beispielsweise bei der Einstellung von Personal –, benötigen nicht alle Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer eine solche.

Je nach den Umständen kann es für eine/n Einzelunternehmer/in möglich sein, eine 9-stellige Sozialversicherungsnummer (SSN) zu verwenden, die von der Social Security Administration (SSA) der US-Bundesregierung ausgegeben wird. Andererseits kann eine Einzelperson bei der Eröffnung eines Bankkontos oder bei der Beantragung bestimmter Lizenzen aufgefordert werden, eine EIN anzugeben. Das Einholen einer EIN beim IRS ist kostenlos.

Eröffnung eines Unternehmensbankkontos

Während private Bankkonten für geschäftliche Zwecke genutzt werden können, kann die Eröffnung eines Geschäftskontos zur Trennung von privaten und geschäftlichen Geldern die Buchhaltung vereinfachen und zu reibungsloseren Prozessen bei der Abgabe der Steuererklärung beitragen.

Die für die Kontoeröffnung benötigten Dokumente variieren je nach Finanzinstitut. Im Allgemeinen müssen Antragstellende Dokumente wie die Gründungsurkunde oder Satzung der US-Corporation, eine EIN oder SSN, DBA-Registrierungsdokumente und eine Geschäftslizenz einreichen. Wenn eine Kapitalgesellschaft mit Sitz außerhalb der USA ein Bankkonto eröffnen möchte, können zusätzliche Dokumente erforderlich sein – wie ein Reisepass oder ein Nachweis über den örtlichen Wohnsitz. Es ist wichtig, die Anforderungen des Finanzinstituts im Vorfeld zu prüfen.

Hinweis: Einzelpersonen, die Dienstleistungen für US-Kundinnen und -Kunden als Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer erbringen, während sie weiterhin in Japan ansässig sind, müssen möglicherweise nicht alle hier beschriebenen Verfahren abschließen, wie die Registrierung eines DBA und die Eröffnung eines Bankkontos. Obwohl es möglich ist, von Japan aus eine EIN zu beantragen, variieren die Anforderungen für die Registrierung eines DBA und die Eröffnung eines Bankkontos je nach Region und Finanzinstitut.

Steuer- und Meldepflichten für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer in den USA

Im Folgenden stellen wir grundlegende Steuerinformationen für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer in den USA zur Verfügung, einschließlich der Einreichung von Einkommensteuererklärungen (d. h. Formular 1040), der Selbstständigensteuer (Self-Employment Tax) und der geschätzten Steuer (Estimated Tax).

Einkommensteuer- und Gewinn- oder Verlustformulare

Die USA verfügen über ein System zur Abgabe der Einkommensteuererklärung für Einzelpersonen, das dem japanischen Steuererklärungssystem entspricht. US-Staatsangehörige und in den USA ansässige ausländische Staatsangehörige (d. h. in den USA steuerlich Ansässige) melden ihr Einkommen im Allgemeinen über das US-Formular Individual Income Tax Return (Form 1040). Einkommen, Geschäftsausgaben und Gewinne oder Verluste aus einem Einzelunternehmen werden gemeldet, indem das Formular Profit or Loss From Business (Schedule C) dem Formular 1040. beigefügt wird. Hier sehen Sie, wie sich der Aufenthaltsstatus auf diese Formulare auswirkt:

• In den USA Ansässige: Verwenden Sie das Formular 1040 und Schedule C, um das weltweite Einkommen zu melden, typischerweise bis zum 15. April.
  
• In Japan Ansässige: Diejenigen, die Dienstleistungen von Japan aus erbringen, müssen im Allgemeinen keine Steuererklärungen in den USA einreichen. Stattdessen reichen sie ihre Steuererklärungen in Japan ein.
  

Selbstständigensteuer

Die Selbstständigensteuer (Self-Employment Tax) ist eine Bundessteuer, die von selbstständigen Personen hauptsächlich zur Finanzierung von Social Security und Medicare gezahlt wird. Im Allgemeinen unterliegen US-Staatsangehörige und in den USA steuerlich Ansässige der Besteuerung, wenn sie ein Nettoeinkommen von 400 USD oder mehr aus einem Einzelunternehmen erzielen. Basierend auf dem in Schedule C berechneten Nettoeinkommen berechnen Sie den Steuerbetrag in Schedule SE und melden ihn im Formular 1040.

Der Steuersatz für die Selbstständigensteuer beträgt 15,3 %, was sich aus einer Social Security Tax von 12,4 % und einer Medicare Tax von 2,9 % zusammensetzt.

Andererseits unterliegen für steuerliche Zwecke Personen, die nicht in den USA ansässig sind, im Allgemeinen nicht der Selbstständigensteuer. Daher sind in Japan ansässige Personen in der Regel ebenfalls davon befreit.

Geschätzte Steuer (Estimated Tax)

Die geschätzte Steuer ist ein System, das der Steuervorauszahlung in Japan ähnelt. Dabei schätzen die Steuerzahlenden ihre jährliche Steuerschuld und zahlen diese im Voraus für Einkommen, von dem keine Steuern einbehalten werden, wie zum Beispiel Löhne.

Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer verwenden typischerweise das Formular Estimated Tax for Individuals (Form 1040-ES), um unter anderem ihre Einkommensteuer und Selbstständigensteuer zu berechnen. Sie zahlen diese Beträge in vier Raten über das Jahr verteilt. Wenn andererseits eine nicht in den USA ansässige Person zu geschätzten Steuerzahlungen in den USA verpflichtet ist, muss sie das Formular Estimated Tax for Nonresident Alien Individuals (Form 1040-ES [NR]) verwenden.

Im Allgemeinen ist dies für in Japan ansässige Personen keine Anforderung.

Einkommensteuer auf Bundesstaatenebene

In den USA erheben einige Bundesstaaten zusätzlich zu der oben beschriebenen Bundeseinkommensteuer staatliche Einkommensteuern.

Zum Beispiel erheben einige Bundesstaaten – wie Florida und Texas – keine Einkommensteuer für Einzelpersonen. Andere Bundesstaaten – wie Kalifornien und New York – haben einen Höchststeuersatz von über 10 %. Daher sind bei der Etablierung einer Geschäftspräsenz in den USA die staatliche Einkommensteuer und die geltenden Steuersätze Faktoren, die bei der Standortwahl berücksichtigt werden müssen.

In vielen Fällen unterliegen in Japan ansässige Freelancer, die Dienstleistungen innerhalb Japans erbringen, keinen bundesstaatlichen Steuern, genau wie sie keinen Bundessteuern unterliegen. Es ist jedoch wichtig, vorsichtig zu sein, da die Regeln bezüglich der Einkommensquelle und der Meldepflichten von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren.

Einige Bundesstaaten (z. B. Kalifornien) haben ihre eigenen Regeln festgelegt, um zu bestimmen, ob Steuern von Selbstständigen einbehalten werden müssen, die außerhalb des Bundesstaates ansässig sind. Diejenigen, die planen, regelmäßig Geschäfte mit US-Kundinnen und -Kunden zu tätigen, müssen eine/n US-Steuerberater/-in – wie beispielsweise eine/n US-Wirtschaftsprüfer/in (Certified Public Accountant) – konsultieren, der oder die auf internationale und staatliche Steuerfragen spezialisiert ist.

Unterschiede zwischen Einzelunternehmen, LLCs und C-Corporations

Wenn Sie ein Unternehmen in den USA gründen, können Sie nicht nur als Einzelunternehmer/in tätig sein, sondern auch eine Kapitalgesellschaft gründen, wie etwa eine LLC oder C-Corporation. Indem Sie die einzelnen Optionen vergleichen und Ihre geschäftlichen Aktivitäten sowie Zukunftspläne berücksichtigen, können Sie bestimmen, welche Struktur am besten für Sie geeignet ist.

Wann ein Einzelunternehmen die richtige Wahl ist

Ein Einzelunternehmen ist eine gute Option, wenn Sie Ihr Unternehmen in kleinem Rahmen gründen oder die Einrichtungs- und Verwaltungsverfahren so einfach wie möglich halten möchten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ihr Unternehmen relativ schnell gründen können, da Einzelunternehmen keine komplexen Verfahren erfordern, wie sie bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft anfallen.

Andererseits fallen geschäftliche Schulden und gesetzliche Haftungen in der Regel auf die Einzelperson zurück und können daher nicht vom Privatvermögen getrennt werden. Darüber hinaus sind Einzelunternehmen nicht gut für eine groß angelegte Kapitalbeschaffung aus externen Quellen geeignet. Daher ist es wichtig, dass Sie die Größe Ihres Unternehmens und Ihre zukünftigen Wachstumspläne berücksichtigen, wenn Sie sich für ein Einzelunternehmen entscheiden.

Wann eine LLC die richtige Wahl ist

Eine LLC ist eine gute Wahl, wenn Sie Ihre geschäftlichen Verbindlichkeiten von Ihrem Privatvermögen trennen möchten – stärker als bei einem Einzelunternehmen – oder wenn Sie eine moderate Geschäftsexpansion erwarten. In der Regel haften Einzelpersonen nicht persönlich und direkt für geschäftliche Schulden oder rechtliche Verpflichtungen. Daher ist das Risikomanagement bei einer LLC im Allgemeinen einfacher als bei einem Einzelunternehmen.

Andererseits fallen die Kosten und der Verwaltungsaufwand höher aus als bei Einzelunternehmen, da sie den staatlichen Registrierungsprozess und die laufende administrative Verwaltung durchlaufen muss.

Wann eine C-Corporation die richtige Wahl ist

Eine C-Corporation ist eine gute Wahl, wenn Sie planen, in Zukunft Mittel von VCs oder ähnlichen Quellen zu beschaffen. Sie kann auch dann sinnvoll sein, wenn Sie ein beträchtliches Geschäftswachstum erwarten. Die Ausgabe von Aktien erleichtert die Kapitalbeschaffung von externen Investorinnen und Investoren und eignet sich zudem gut für die Anwerbung von Talenten durch Aktienoptionen und andere Anreize.

Allerdings sind die Verwaltung nach der Gründung sowie Steuerangelegenheiten bei einer C-Corporation komplexer als bei einem Einzelunternehmen oder einer LLC. Zudem müssen Sie eine Steuererklärung als Kapitalgesellschaft einreichen.

Rechtliche Überlegungen für den Betrieb als Einzelunternehmen in den USA

Einzelunternehmer/innen haften persönlich für ihre geschäftlichen Verpflichtungen. Es ist wichtig, geschäftliche Risiken im Vorfeld zu managen, beispielsweise in Bezug auf Verträge mit Geschäftspartner/innen und geistiges Eigentum.

Die Risiken der unbeschränkten Haftung verstehen

In der Regel haften US-Einzelunternehmer/innen persönlich für Schulden oder Streitfälle, die aus ihrem Geschäft entstehen. Da bei Einzelunternehmen das Geschäfts- und Privatvermögen rechtlich nicht getrennt sind, kann das Privatvermögen bei Schadensersatzansprüchen oder unbezahlten Schulden betroffen sein.

Führt beispielsweise ein geschäftlicher Streitfall zu einer hohen finanziellen Verpflichtung, kann das Privatvermögen – wie Bankeinlagen – nach bestimmten rechtlichen Verfahren dem Inkasso unterliegen. Obwohl bestimmte Aspekte von Immobilien nach bundesstaatlichem Recht geschützt oder freigestellt sind, können Immobilien je nach den Umständen dennoch gepfändet werden.

Wenn ein Unternehmen wächst und die Transaktionsbeträge steigen, erhöht sich auch das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und anderen Problemen. In diesen Fällen ist es wichtig, den Übergang zu einer LLC in Betracht zu ziehen, um das Privatvermögen von den geschäftlichen Verbindlichkeiten zu trennen.

Ordnungsgemäße Verwaltung von Verträgen und geistigem Eigentum

Wenn Sie mit Kundinnen und Kunden in den USA Geschäfte machen, sollten Sie Arbeitsdetails, Vergütung, Zahlungsbedingungen, Vertragsdauer und Kündigungsbedingungen klar im Vertrag festlegen. Weiterhin sollten Sie vor Vertragsabschluss den Haftungsumfang für Schäden, das geltende Recht und die Methoden zur Beilegung von Streitfällen klären.

Bestätigen Sie bei der Ablieferung von Arbeiten – wie Designs, schriftlichen Materialien und Software –, wer die Urheberrechte und sonstigen Rechte an geistigem Eigentum besitzt. Einzelunternehmer/innen können die Rechte an Kundinnen und Kunden übertragen oder ihnen Nutzungsrechte einräumen, was entscheidet, ob die Einzelunternehmer/innen die Arbeitsergebnisse wiederverwenden können. Bevor Sie diese in ein Portfolio aufnehmen, müssen Sie unbedingt klären, ob dies gestattet ist.

Wie Sie Zahlungen von US-Kundinnen und -Kunden erhalten

In diesem Abschnitt untersuchen wir die Herausforderungen, auf die in Japan lebende Freiberufler/innen bei Geschäften mit US-Kundinnen und -Kunden und beim Zahlungseingang stoßen können.

Beim Empfang von Zahlungen aus dem Ausland ist es wichtig, die Gebühren für Banküberweisungen, Wechselkurse und Zahlungsmethoden zu überprüfen. Wenn die Transaktionen zunehmen, kann es vorteilhaft sein, eine US-Kapitalgesellschaft zu gründen, um eine Zahlungsinfrastruktur aufzubauen.

Empfang von internationalen Geldtransfers

Wenn eine US-Kundin oder ein -Kunde eine Zahlung per Banküberweisung an eine japanische Bank sendet, fallen Gebühren für internationale Banküberweisungen sowie für die Währungsumrechnung an. Da zudem der Wechselkurs zwischen dem US-Dollar und dem japanischen Yen schwankt, besteht ein Wechselkursrisiko. Auch der in japanischen Yen empfangene Betrag variiert.

Bei einem internationalen Geldtransfer direkt über eine Bank muss die Kundin oder der Kunde außerdem die Informationen der Empfängerin bzw. des Empfängers – wie die SWIFT-Kennung (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) und das Konto – registrieren und die Einstellungen für internationale Geldtransfers konfigurieren.

Wenn Einzelunternehmer/innen Zahlungen von US-Kundinnen und -Kunden für von Japan aus erbrachte Dienstleistungen erhalten, müssen sie möglicherweise das Formular W-8 BEN einreichen, um nachzuweisen, dass es sich um ausländische Einzelpersonen handelt. Es ist wichtig, zu verstehen, dass das Formular W-8 BEN keine Steuererklärung ist; es ist ein Dokument, das der überweisenden Partei vorgelegt wird.

Gründung eines Unternehmens in den USA zur Erweiterung der Zahlungsoptionen

Wenn ein Geschäft mit US-Kundinnen und -Kunden wächst, kann der Betrieb als Einzelunternehmen in Bezug auf Finanzmanagement und gesetzliche Haftung zu belastend werden. In diesem Fall kann es vorteilhaft sein, eine LLC oder eine C-Corporation zu gründen und von einem Einzelunternehmen umzuwandeln.

Nach der Unternehmensgründung in den USA können Einzelunternehmer/innen lokale Bankkonten und Online-Zahlungen nutzen. Da sie Ausgaben direkt in USD bezahlen können, können Einzelunternehmer/innen unnötige Währungsumrechnungen und Fremdwährungsgebühren reduzieren.

Darüber hinaus können Einzelunternehmer/innen dadurch Zahlungsmethoden anbieten, die für US-Kundinnen und -Kunden bequem sind, wie etwa inländische Banküberweisungen und Online-Zahlungen.

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FAQs zu US-Einzelunternehmer/innen in Japan