Contar con las licencias comerciales adecuadas ayuda a garantizar que tu empresa opere de forma legal en Nueva York y cumpla con las leyes, normativas y obligaciones tributarias estatales y locales. En Nueva York, la mayor parte de las concesiones de licencias se realizan a nivel local, pero podrías necesitar licencias estatales, dependiendo de tu empresa. Tanto si tienes pensado abrir una guardería en casa, una cafetería con terraza o vender joyas hechas a mano por internet, saber qué licencias necesitas es un paso importante a la hora de poner en marcha tu empresa.
A continuación, explicaremos cómo puedes determinar qué licencias y permisos comerciales necesitas, los pasos para presentar la solicitud y las tasas que deberás pagar.
De un vistazo:
Las empresas que operan en Nueva York pueden necesitar una combinación de licencias profesionales, permisos de zonificación, certificados de ocupación, certificados de impuestos sobre las ventas y permisos de uso especial, tanto a nivel estatal como local.
El sitio web de New York Business Express y el gobierno local de la jurisdicción donde opera tu empresa pueden ayudarte a confirmar qué licencias y permisos necesitas de forma específica.
Los costes de las licencias y los plazos de renovación varían en función del sector, la estructura de la empresa y la ubicación.
¿Necesitas una licencia comercial en Nueva York?
La mayoría de las empresas necesitan una licencia para operar en Nueva York, pero el estado no expide una licencia general de ámbito estatal. En su lugar, las jurisdicciones locales se encargan de la mayoría de los requisitos de licencias, que varían en función de la estructura legal de tu empresa, el sector, la ubicación y de si vendes productos y servicios sujetos a impuestos.
El estado de Nueva York expide licencias para determinadas profesiones, como agentes inmobiliarios y notarios públicos. Si vendes productos y servicios sujetos a impuestos, tendrás que registrarte como proveedor de impuestos sobre las ventas en el estado y obtener un Certificado de Autoridad del Impuesto sobre las Ventas de Nueva York para cobrar y presentar las declaraciones de los impuestos sobre las ventas.
También deberás cumplir los requisitos de licencias y permisos locales de tu ciudad o condado. Dependiendo de dónde opere tu empresa, es posible que se requieran licencias adicionales específicas del sector, permisos de zonificación, certificados de ocupación o permisos de uso especial.
¿Qué licencias y permisos comerciales se requieren en Nueva York?
Los requisitos de obtención de licencias varían según el sector y la ubicación, pero estos son algunos de los tipos más comunes de licencias comerciales de Nueva York:
Licencias profesionales: El Departamento de Estado de Nueva York regula 36 profesiones, como los inspectores de viviendas, esteticistas e investigadores privados. También es posible que necesites licencias profesionales locales, en función de los requisitos de tu ciudad o condado.
Certificado de impuestos sobre las ventas: Las empresas que venden productos y servicios sujetos a impuestos por lo general deben registrarse como proveedores de impuestos sobre las ventas en el estado y obtener un Certificado de Autoridad del Impuesto sobre las Ventas de Nueva York para cobrar y remitir los impuestos estatales y locales al Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York.
Permisos de zonificación: Si tienes pensado dirigir tu empresa desde una ubicación física, consulta las leyes de zonificación locales para obtener información sobre dónde puedes operar de forma legal. Es posible que necesites permisos de construcción, un certificado de ocupación, permisos del departamento de bomberos, etc.
Permisos de uso especial: Algunas ciudades y municipios de Nueva York exigen que las empresas desde casa dispongan de una licencia. Consulta la normativa local para obtener más información sobre los tipos de empresas que puedes gestionar desde casa y las reglas para operar.
Licencias de seguridad alimentaria: El Departamento de Salud del Estado de Nueva York y algunos departamentos de salud del condado regulan la mayoría de las empresas de servicios de alimentación, como restaurantes y cafeterías, en el estado. El Departamento de Agricultura y Mercados regula otros tipos de empresas de alimentación, como fabricantes de alimentos, plantas de procesamiento y panaderías al por mayor.
Licencias de cannabis y cáñamo: La Oficina de Gestión del Cannabis regula y otorga licencias a todas las empresas de cáñamo cannabinoide, de uso médico y para adultos en Nueva York.
Licencias comerciales federales: Las empresas que operan en Nueva York y que están reguladas por una entidad reguladora del gobierno o agencia federal, como las empresas agrícolas y los distribuidores de armas de fuego, necesitarán una licencia federal.
¿Cuáles son los requisitos para obtener una licencia comercial en Nueva York?
Sigue estos pasos generales para obtener una licencia comercial en Nueva York:
Selecciona una estructura de empresa: Decide si crearás tu empresa como empresario individual, sociedad de responsabilidad limitada (LLC), sociedad colectiva o sociedad anónima, y presenta la documentación correspondiente. Puedes informarte sobre los requisitos de presentación para tu estructura de empresa en el sitio web del Departamento de Estado de Nueva York. Algunas ciudades y condados también tienen requisitos de registro de empresas a nivel local.
Registra el nombre de tu empresa: Si vas a constituir una sociedad colectiva o a operar como empresario individual con un nombre distinto al tuyo, tendrás que presentar un certificado de nombre ficticio, también conocido como nombre comercial (DBA), ante el secretario del condado o condados donde opere tu empresa.
Obtén el número de identificación del empleador (EIN): Es posible que algunas empresas necesiten un EIN para operar, declarar impuestos y abrir una cuenta bancaria de empresa. Puedes solicitar un EIN en el sitio web de la agencia tributaria estadounidense (el IRS).
Comprueba los requisitos locales: Muchas empresas de Nueva York necesitan licencias, registros y permisos locales. Visita el sitio web de tu gobierno local para ver qué se exige, y encuentra información sobre solicitudes, tasas y renovaciones de licencias.
Solicita licencias estatales y específicas del sector: Dependiendo de tu ocupación, podrías necesitar una licencia profesional del estado de Nueva York. Puedes revisar la lista de tipos de licencias del Departamento de Estado para ver si alguna se aplica a tu empresa. Las empresas que tengan previsto vender bienes o servicios sujetos a impuestos también deben solicitar un Certificado de Autoridad del Impuesto sobre las Ventas.
Presenta los permisos de zonificación y construcción: Si tu empresa va a ocupar una ubicación física, tendrás que saber si puedes operar en el lugar que tienes previsto. Consulta las leyes de zonificación locales para averiguar si necesitas permisos de construcción, un certificado de ocupación, un permiso del departamento de bomberos u otros requisitos.
Paga las tasas obligatorias: Por lo general, debes abonar las tasas obligatorias junto con tu solicitud. El precio varía según la licencia, la ubicación, el sector y el tipo de empresa.
Recibe tu licencia comercial: Una vez que hayas presentado los documentos y las tasas, se tramitará tu solicitud. Si se aprueba, recibirás la licencia y podrás empezar a operar.
El sitio web de New York Business Express puede ayudarte a determinar qué licencias, permisos y registros a nivel estatal podrías necesitar. Para conocer los requisitos locales, ponte en contacto con el condado y la ciudad donde opera tu empresa a fin de obtener más información.
¿Cuánto cuesta una licencia comercial en Nueva York?
Estas son algunas de las tasas más habituales que puedes esperar pagar por las licencias comerciales de Nueva York.
Tasas de presentación del certificado de nombre ficticio
El cargo por presentar un certificado de nombre ficticio varía en función de la estructura de la empresa y la ubicación. Las LLC y las sociedades comanditarias pagan 25,00 $, mientras que las sociedades anónimas pagan 25,00 $ más una tasa por cada condado en el que opere la empresa. Las sociedades anónimas en el Bronx, Kings, Nueva York, Queens y Richmond pagan 100,00 $ adicionales. Todos los demás condados pagan 25,00 $ más.
Tasas de las licencias profesionales estatales
Las tasas de las licencias profesionales a nivel estatal varían en función de la ocupación. Los barberos, por ejemplo, pagan una tasa de solicitud de 40,00 $ más una tasa de examen de 15,00 $. El coste para que un inspector de viviendas solicite una licencia es de 250,00 $, más una tasa de examen de 50,00 $. Las licencias tienen una validez de dos años y la tasa de renovación es de 100,00 $.
Tasas de las licencias profesionales locales
Algunas ciudades y condados de Nueva York exigen que determinados tipos de empresas dispongan de una licencia profesional. La ciudad de Nueva York, por ejemplo, concede licencias a empresas de más de 45 sectores, y los precios varían según la ocupación. Los conductores de grúas que solicitan una licencia al principio de un período de concesión de licencias pagan una tasa de 20,00 $ por una licencia de dos años, mientras que una licencia de empresa de inmovilización de vehículos con una validez de dos años cuesta 340,00 $.
En la ciudad de Búfalo, la tasa de la licencia de una cafetería con terraza que esté abierta todo el año es de 7,50 $ por pie cuadrado. La tasa de una cafetería de temporada de más de 577 pies cuadrados es de 1000 $, y el coste de una cafetería de temporada de menos de 577 pies cuadrados es de 1,50 $ por pie cuadrado.
Certificado de Autoridad del Impuesto sobre las Ventas de Nueva York
Nueva York no cobra ninguna tasa a las empresas que necesitan registrarse como proveedores del impuesto sobre las ventas y obtener un Certificado de Autoridad del Impuesto sobre las Ventas de Nueva York.
Licencias y permisos de seguridad alimentaria
El coste de un permiso o licencia de seguridad alimentaria puede variar según la ubicación, el tipo de empresa y el tamaño de la misma. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo, la mayoría de los permisos de establecimientos de servicios de alimentación cuestan 280,00 $ (más 25,00 $ si se sirven postres helados) y tienen una tasa de renovación anual de 280,00 $.
Sin embargo, en el condado de Onondaga, el coste es de 217 $ para un restaurante con un aforo de 0 a 25 personas y de 360 $ para un restaurante con un aforo superior a 150 personas. Otros tipos de empresas pagan tasas diferentes. Los vendedores ambulantes de comida, por ejemplo, pagan 192 $ por unidad y los servicios de cáterin pagan 310 $ por establecimiento.
Si necesitas una licencia de establecimiento de procesamiento de alimentos, que es obligatoria para las empresas que elaboran o envasan alimentos, el coste es de 400,00 $ para las empresas que tienen más de 10 empleados a tiempo completo o son una franquicia o filial. Para las empresas con menos de 10 empleados a tiempo completo que no son una franquicia o filial, la tasa es de 175,00 $. Además, se exime de la tasa a los solicitantes que operan por primera vez desde una cocina incubadora reconocida por el Departamento de Agricultura y Mercados.
Permisos de zonificación
Si tienes pensado hacer cambios en una estructura física, probablemente necesitarás permisos de zonificación. Los costes varían mucho en función de la ubicación, el tamaño y el alcance del proyecto, y van desde tasas simbólicas para obras menores hasta varios miles de dólares para proyectos más complejos.
Permiso de uso especial
Algunas ciudades y condados exigen que las empresas desde casa tengan un permiso de uso especial, y las tasas varían según la ubicación. En la ciudad de Bedford, por ejemplo, deberás presentar una solicitud para su revisión y aprobación administrativa con el fin de obtener un permiso de uso especial. El coste es de 750,00 $, con una tasa de renovación de 300,00 $ cada cinco años.
¿Cómo renuevo una licencia comercial de Nueva York?
Consulta a la entidad reguladora del gobierno u organismo regulador que expidió tu licencia comercial original para saber cómo renovarla. Los procesos de renovación, los plazos y las tasas varían según la licencia y la ubicación. Muchas licencias tienen una validez de uno a cuatro años, y las tasas de renovación cuestan aproximadamente lo mismo o menos que las tasas de la solicitud original.
Por lo general, puedes renovar tu licencia en línea o por correo postal, pero las opciones varían según el tipo de licencia y la jurisdicción. Las renovaciones pueden tener lugar en el aniversario del día en que se emitió tu licencia original o en fechas específicas, como el 31 de diciembre de los años impares o el 31 de octubre de los años pares. Añadir una nota en tu calendario y registrarte para recibir recordatorios cuando estén disponibles puede ayudarte a evitar que se te pasen los plazos de renovación.
¿Qué consideraciones específicas de Nueva York debo conocer?
Estas son algunas consideraciones específicas de Nueva York para obtener una licencia comercial.
Las leyes del impuesto sobre las ventas y el uso pueden complicar el cobro de impuestos y los requisitos de presentación
Casi todos los condados de Nueva York cobran un impuesto sobre las ventas local además del impuesto sobre las ventas estatal del 4,0 %. Como Nueva York tiene un sistema de impuesto sobre las ventas basado en el destino, las empresas tendrán que calcular los tipos impositivos locales en función del lugar donde se realice la venta. Para las compras en la tienda, el tipo impositivo está determinado por la ubicación de tu empresa. Sin embargo, el tipo impositivo para los pedidos que se envían a los clientes se establece mediante la dirección de envío.
Algunos negocios de alimentación desde casa cumplen los requisitos para una exención
Ciertos negocios de alimentación desde casa cumplen los requisitos para una exención de procesador doméstico, que permite a la empresa preparar comida en una cocina doméstica sin obtener una licencia de establecimiento de procesamiento de alimentos del Artículo 20-C. Los negocios que cumplen los requisitos suelen limitarse a elaborar ciertos tipos de productos horneados, jaleas y mezclas de aperitivos que deben venderse dentro del estado de Nueva York.
Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
Stripe Atlas se encarga de todo lo que necesitas para constituir tu empresa legalmente —constitución, número de identificación del empleador (EIN), configuración del capital y presentaciones de impuestos— para que puedas recaudar fondos, abrir una cuenta bancaria y empezar a aceptar pagos en tan solo dos días hábiles y desde cualquier lugar del mundo.
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Empieza en cuestión de minutos con Atlas
La solicitud de acceso tarda menos de 10 minutos. Elegirás la estructura de tu empresa, confirmarás que el nombre esté disponible, añadirás hasta cuatro cofundadores, establecerás el reparto de tu capital y firmarás de forma electrónica. A partir de ahí, Atlas se encarga del resto, lo que incluye avisar a los cofundadores para que firmen sus documentos de forma electrónica.
Servicios bancarios y pagos antes de que llegue tu EIN
Atlas presenta tu solicitud del EIN de forma automática tras la constitución de la empresa. No tienes que esperar; Atlas habilita los pagos y los servicios bancarios antes de tener el EIN para que puedas empezar a aceptar pagos y realizar transacciones de inmediato. Los fundadores de EE. UU. con un número de la Seguridad Social suelen cumplir los requisitos para que el IRS lo procese de forma acelerada.
Presentación automática de la elección fiscal 83(b)
Atlas presenta tu elección 83(b) por ti (tanto para fundadores de EE. UU. como del extranjero) a través del correo certificado del Servicio Postal de EE. UU. con seguimiento para reducir los impuestos sobre la renta de las personas físicas. Recibirás una elección 83(b) firmada y un comprobante de la presentación directamente en tu Dashboard de Stripe, con la confirmación por correo certificado.
Documentos legales para empresas de primer nivel
Atlas proporciona todos los documentos legales que necesitas para empezar a gestionar tu empresa, redactados por Cooley, uno de los principales bufetes de abogados de capital de riesgo del mundo, y los almacena directamente en tu Dashboard de Stripe. Estos documentos están diseñados para ayudarte a recaudar fondos de inmediato y garantizar que tu empresa esté protegida legalmente, y cubren aspectos como la estructura de propiedad, la distribución del capital y el cumplimiento de la normativa fiscal.
2500 $ en créditos de Stripe, además de más de 50.000 $ en descuentos de partners
Las startups de Atlas obtienen 2500 $ en créditos para productos de Stripe durante su primer año, además de más de 50.000 $ en descuentos en herramientas esenciales: Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity y muchas más. El servicio de agente registrado de Delaware también se incluye de forma gratuita durante el primer año.
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Preguntas frecuentes sobre cómo obtener una licencia comercial en Nueva York
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.