Obtenir les licences commerciales appropriées permet de s'assurer que votre entreprise exerce légalement à New York et respecte les lois, réglementations et obligations fiscales locales et de l'État. À New York, la plupart des licences sont délivrées au niveau local, mais vous pouvez avoir besoin de licences de l'État, selon votre activité. Que vous prévoyiez d'ouvrir une garderie à domicile, de créer un café-terrasse ou de vendre des bijoux faits main en ligne, il est important de savoir de quelles licences vous avez besoin pour lancer votre entreprise.
Nous expliquons ci-dessous comment déterminer les licences et permis commerciaux dont vous avez besoin, les étapes de la demande et les frais à prévoir.
L’essentiel à retenir
Les entreprises exerçant à New York peuvent avoir besoin de combiner plusieurs licences professionnelles de l'État et locales, des permis de zonage, des certificats d'occupation, des certificats de taxe sur les ventes et des permis d'utilisation spéciale.
Le site web New York Business Express et les autorités locales de la juridiction où votre entreprise exerce peuvent vous aider à confirmer vos besoins spécifiques en matière de licences et de permis.
Les coûts des licences et les délais de renouvellement varient selon votre secteur d'activité, la structure de votre entreprise et votre emplacement.
Faut-il une licence commerciale à New York ?
La plupart des entreprises ont besoin d'une licence pour exercer à New York, mais l'État ne délivre pas de licence d'exploitation générale. Ce sont les juridictions locales qui gèrent la plupart des exigences en matière de licences, qui varient selon la structure juridique de votre entreprise, le secteur d'activité, l'emplacement et si vous vendez des produits et services taxables.
L'État de New York délivre des licences pour certaines professions, dont les courtiers immobiliers et les notaires. Si vous vendez des produits et services taxables, il est nécessaire de vous inscrire en tant que vendeur assujetti à la taxe sur les ventes auprès de l'État et d'obtenir un New York Sales Tax Certificate of Authority pour collecter la taxe et effectuer des déclarations de taxe sur les ventes.
Il est également nécessaire de satisfaire aux exigences locales de votre ville ou comté en matière de licences et de permis. Selon le lieu d'activité de votre entreprise, d'autres licences spécifiques au secteur, permis de zonage, certificats d'occupation ou permis d'utilisation spéciale peuvent être exigés.
Quels sont les licences et permis commerciaux exigés à New York ?
Les exigences en matière de licences varient selon le secteur d'activité et l'emplacement, mais voici les types courants de licences commerciales à New York :
Licences professionnelles : Le New York Department of State réglemente 36 professions, dont les inspecteurs en bâtiment, les cosmétologues et les détectives privés. Vous pouvez également avoir besoin de licences professionnelles locales, selon les exigences de votre ville ou comté.
Certificat de taxe sur les ventes : Les entreprises qui vendent des produits et services taxables doivent généralement s'inscrire en tant que vendeur assujetti à la taxe sur les ventes auprès de l'État et obtenir un New York Sales Tax Certificate of Authority pour collecter et reverser les taxes de l'État et locales au New York State Department of Taxation and Finance.
Permis de zonage : Si vous prévoyez de diriger votre entreprise à partir d'un emplacement physique, consultez les lois de zonage locales pour savoir où vous pouvez exercer légalement. Vous pouvez avoir besoin de permis de construire, d'un certificat d'occupation, de permis du service d'incendie, etc.
Permis d'utilisation spéciale : Certaines villes de New York exigent que les entreprises à domicile détiennent une licence. Consultez les réglementations locales pour en savoir plus sur les types d'entreprises que vous pouvez exploiter depuis votre domicile et les règles de fonctionnement.
Licences de sécurité alimentaire : Le New York State Department of Health et certains départements de la santé de comté réglementent la plupart des entreprises de restauration, comme les restaurants et les cafés, dans l'État. Le Department of Agriculture and Markets réglemente d'autres types d'entreprises du secteur alimentaire, comme les fabricants de produits alimentaires, les usines de transformation et les boulangeries en gros.
Licences pour le cannabis et le chanvre : L'Office of Cannabis Management réglemente et délivre des licences pour toutes les entreprises liées à l'usage par des adultes, à des fins médicales et au chanvre cannabinoïde à New York.
Licences commerciales fédérales : Les entreprises exerçant à New York qui sont réglementées par une agence fédérale, comme les entreprises agricoles et les marchands d'armes à feu, auront besoin d'une licence fédérale.
Quelles sont les exigences pour obtenir une licence commerciale à New York ?
Suivez ces étapes générales pour obtenir une licence commerciale à New York :
Sélectionnez une structure d'entreprise : Déterminez si vous créez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle, société à responsabilité limitée (LLC), société de personnes ou société par actions, et remplissez les documents appropriés. Vous trouverez des informations sur les formalités selon votre structure d'entreprise sur le site web du New York Department of State. Certaines villes et certains comtés ont également des exigences locales pour l'immatriculation des entreprises.
Déclarez le nom de l'entreprise : Si vous créez une société en nom collectif ou exercez en tant qu'entreprise individuelle sous un nom autre que le vôtre, il est nécessaire de déposer un certificat de nom d'emprunt, également appelé « nom commercial » (DBA), auprès du greffier du comté ou des comtés où votre entreprise exerce.
Obtenez votre numéro d'identification de l'employeur (EIN) : Certaines entreprises peuvent avoir besoin d'un EIN pour exercer, déclarer leurs impôts et ouvrir un compte bancaire professionnel. Vous pouvez faire une demande d'EIN sur le site web de l'IRS (Internal Revenue Service) des États-Unis.
Vérifiez les exigences locales : De nombreuses entreprises de New York ont besoin de licences, d'immatriculations et de permis locaux. Consultez le site web de vos autorités locales pour connaître les exigences et trouver des informations sur les demandes, les frais et les renouvellements de licences.
Demandez les licences de l'État et spécifiques à votre secteur : Selon votre profession, vous pouvez avoir besoin d'une licence professionnelle de l'État de New York. Vous pouvez consulter la liste des types de licences du Department of State pour voir si l'un d'eux s'applique à votre entreprise. Les entreprises qui prévoient de vendre des biens ou des services taxables doivent également demander un Sales Tax Certificate of Authority.
Demandez des permis de zonage et de construire : Si votre entreprise occupe un emplacement physique, vous devrez savoir si vous pouvez exercer sur le site prévu. Consultez les lois de zonage locales pour savoir si vous avez besoin de permis de construire, d'un certificat d'occupation, d'un permis du service d'incendie ou d'autres exigences.
Payez les frais exigés : Vous devez généralement régler les frais exigés avec votre demande. Les prix varient selon la licence, l'emplacement, le secteur et le type d'entreprise.
Recevez votre licence commerciale. Après avoir soumis vos documents et vos frais, votre demande sera traitée. Si elle est approuvée, vous recevrez votre licence et pourrez commencer à exercer.
Le site web New York Business Express peut vous aider à déterminer les licences, permis et immatriculations nécessaires au niveau de l'État. Pour les exigences locales, contactez le comté et la ville où votre entreprise exerce pour plus d'informations.
Quel est le coût d'une licence commerciale à New York ?
Voici quelques frais courants à prévoir pour les licences commerciales de New York.
Frais de dépôt du certificat de nom d'emprunt
Les frais de dépôt d'un certificat de nom d'emprunt varient selon la structure et l'emplacement de votre entreprise. Les LLC et les sociétés en commandite paient 25,00 $, tandis que les sociétés par actions paient 25,00 $ plus des frais pour chaque comté où l'entreprise exerce. Les sociétés par actions situées dans le Bronx, Kings, New York, le Queens et Richmond paient 100,00 $ supplémentaires. Tous les autres comtés paient 25,00 $ supplémentaires.
Frais de licence professionnelle de l'État
Les frais de licence professionnelle à l'échelle de l'État varient selon la profession. Les barbiers, par exemple, paient 40,00 $ de frais de demande plus 15,00 $ de frais d'examen. Le coût d'une demande de licence pour un inspecteur en bâtiment est de 250,00 $ plus 50,00 $ de frais d'examen. Les licences sont valides pendant deux ans et les frais de renouvellement sont de 100,00 $.
Frais de licence professionnelle locale
Certaines villes et certains comtés de New York exigent que certains types d'entreprises détiennent une licence professionnelle. La ville de New York, par exemple, délivre des licences aux entreprises dans plus de 45 secteurs, et les prix varient selon la profession. Les conducteurs de dépanneuse qui demandent une licence au début d'une période de licence paient 20,00 $ de frais pour une licence de deux ans, tandis qu'une licence d'entreprise de pose de sabots de Denver valide deux ans coûte 340,00 $.
Dans la ville de Buffalo, les frais de licence pour un café-terrasse ouvert toute l'année s'élèvent à 80,73 $ par mètre carré. Les frais pour un café saisonnier de plus de 53,6 m² s'élèvent à 1 000 $, et le coût d'un café saisonnier de moins de 53,6 m² est de 16,15 $ par mètre carré.
New York Sales Tax Certificate of Authority
New York ne facture pas de frais aux entreprises qui doivent s'inscrire en tant que vendeur assujetti à la taxe sur les ventes et obtenir un New York Sales Tax Certificate of Authority.
Licences et permis de sécurité alimentaire
Le coût d'une licence ou d'un permis de sécurité alimentaire peut varier selon l'emplacement, le type et la taille de l'entreprise. À New York, par exemple, la plupart des permis d'établissement de restauration coûtent 280,00 $, plus 25,00 $ si vous servez des desserts glacés, avec des frais de renouvellement annuel de 280,00 $.
Cependant, dans le comté d'Onondaga, le coût est de 217 $ pour un restaurant d'une capacité de 0 à 25 couverts et de 360 $ pour un restaurant d'une capacité de plus de 150 couverts. Les autres types d'entreprises paient des frais différents. Les vendeurs de nourriture ambulants, par exemple, paient 192 $ par unité, et les traiteurs paient 310 $ par établissement.
Si vous avez besoin d'une licence d'établissement de transformation des aliments, qui est exigée pour les entreprises qui fabriquent ou emballent des aliments, le coût s'élève à 400,00 $ pour les entreprises de plus de 10 employés à temps plein et/ou franchisées/affiliées. Pour les entreprises de moins de 10 employés à temps plein qui ne sont pas franchisées/affiliées, les frais s'élèvent à 175,00 $. Ces frais sont annulés pour les primo-demandeurs exerçant dans une cuisine incubatrice reconnue par le Department of Agriculture and Markets.
Permis de zonage
Si vous prévoyez d'apporter des modifications à une structure physique, vous aurez probablement besoin de permis de zonage. Les coûts varient considérablement selon votre emplacement ainsi que la taille et l'envergure du projet, allant de frais minimes pour des travaux mineurs à plusieurs milliers de dollars pour des projets plus complexes.
Permis d'utilisation spéciale
Certaines villes et certains comtés exigent que les entreprises à domicile détiennent un permis d'utilisation spéciale, et les frais varient selon l'emplacement. Dans la ville de Bedford, par exemple, vous devrez soumettre une demande d'examen administratif et d'approbation pour obtenir un permis d'utilisation spéciale. Le coût s'élève à 750,00 $ avec des frais de renouvellement de 300,00 $ tous les cinq ans.
Comment renouveler une licence commerciale à New York ?
Renseignez-vous auprès de l'administration publique ou de l'organisme de réglementation qui a délivré votre licence commerciale d'origine pour savoir comment la renouveler. Les processus de renouvellement, les délais et les frais varient selon la licence et l'emplacement. De nombreuses licences sont valides d'un à quatre ans, et les frais de renouvellement sont plus ou moins équivalents aux frais de demande initiaux.
Vous pouvez généralement renouveler votre licence en ligne ou par courrier, mais les options varient selon le type de licence et la juridiction. Les renouvellements peuvent s'effectuer à la date anniversaire de la délivrance de votre licence initiale ou à des dates précises, comme le 31 décembre des années impaires ou le 31 octobre des années paires. Ajouter une note dans votre calendrier et vous inscrire aux rappels, le cas échéant, peut vous aider à ne pas manquer les dates limites de renouvellement.
Quelles sont les considérations spécifiques à New York qu'il faut connaître ?
Voici quelques considérations spécifiques à New York pour l'obtention d'une licence commerciale.
Les lois relatives à la taxe sur les ventes et l'utilisation peuvent compliquer les exigences d'encaissement et de déclaration
Presque tous les comtés de New York facturent une taxe sur les ventes locale en plus de la taxe sur les ventes de 4,0 % de l'État. Comme New York possède un système de taxe sur les ventes basé sur la destination, les entreprises devront calculer les taux de taxe locaux en fonction du lieu où la vente est effectuée. Pour les achats en magasin, le taux de taxe est déterminé par l'emplacement de votre entreprise. Cependant, le taux de taxe pour les commandes expédiées aux clients est défini par l'adresse de livraison.
Certaines entreprises du secteur alimentaire à domicile peuvent bénéficier d'une exemption
Certaines entreprises du secteur alimentaire à domicile sont admissibles à une exemption pour les transformateurs à domicile, ce qui permet à l'entreprise de préparer des aliments dans une cuisine domestique sans obtenir de licence d'établissement de transformation des aliments au titre de l'article 20-C. Les entreprises admissibles sont généralement limitées à la fabrication de certains types de pâtisseries, de gelées et de mélanges d'en-cas qui doivent être vendus dans l'État de New York.
Comment Stripe Atlas peut vous aider
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Lancez-vous en quelques minutes avec Atlas
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Atlas dépose votre choix 83(b) pour vous (pour les fondateurs basés aux États-Unis et à l'étranger) par courrier recommandé avec suivi auprès de l'US Postal Service afin de réduire l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Vous obtiendrez un choix 83(b) signé et une preuve de déclaration directement dans votre Dashboard Stripe, avec une confirmation par courrier recommandé.
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FAQ sur l'obtention d'une licence commerciale à New York
Le contenu de cet article est fourni à des fins informatives et pédagogiques uniquement. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un avocat compétent ou d'un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.