Obtenir les bons permis d’exploitation permet de s’assurer que votre entreprise exerce ses activités légalement à New York et qu’elle se conforme aux lois, aux réglementations et aux exigences fiscales de l’État et des municipalités. À New York, la plupart des permis sont délivrés à l’échelle locale, mais vous pourriez avoir besoin de permis délivrés par l’État, selon votre entreprise. Que vous prévoyiez exploiter une garderie en milieu familial, ouvrir un café-terrasse ou vendre des bijoux faits à la main en ligne, connaître les permis dont vous avez besoin est une étape importante dans le démarrage de votre entreprise.
Nous expliquons ci-dessous comment vous pouvez déterminer les permis et licences d’exploitation dont vous avez besoin, les étapes pour faire une demande et les frais que vous pouvez vous attendre à payer.
Points à retenir
Les entreprises exerçant leurs activités à New York peuvent avoir besoin d’une combinaison de licences professionnelles, de permis de zonage, de certificats d’occupation, de certificats relatifs à la taxe de vente et de permis d’utilisation spéciale délivrés par l’État et les municipalités.
Le site Web de New York Business Express et l’administration locale du territoire où votre entreprise exerce ses activités peuvent vous aider à confirmer vos besoins précis en matière de licences et de permis.
Les coûts et les délais de renouvellement des licences varient en fonction de votre secteur d’activité, de la structure de votre entreprise et de votre emplacement.
Nécessité d’obtenir un permis d’exploitation à New York
La plupart des entreprises ont besoin d’un permis pour exercer leurs activités à New York, mais l’État ne délivre pas de permis d’exploitation général à l’échelle de l’État. Ce sont plutôt les territoires locaux qui gèrent la plupart des exigences en matière de licences, lesquelles varient en fonction de la structure juridique de votre entreprise, de votre secteur d’activité, de votre emplacement et du fait que vous vendez ou non des produits et services taxables.
L’État de New York délivre des licences pour certaines professions, notamment les courtiers immobiliers et les notaires. Si vous vendez des produits et services taxables, vous devrez vous inscrire en tant que vendeur aux fins de la taxe de vente auprès de l’État et obtenir un certificat d’autorisation relatif à la taxe de vente de New York (Sales Tax Certificate of Authority) pour percevoir la taxe et produire des déclarations de taxe de vente.
Vous devrez également satisfaire aux exigences locales en matière de licences et de permis de votre ville ou de votre comté. Selon l’endroit où votre entreprise exerce ses activités, des licences propres au secteur, des permis de zonage, des certificats d’occupation ou des permis d’utilisation spéciale supplémentaires peuvent être exigés.
Permis et licences d’exploitation exigés à New York
Les exigences en matière de licences varient selon le secteur d’activité et l’emplacement, mais les types courants de permis d’exploitation de New York comprennent ce qui suit :
Licences professionnelles : Le département d’État de New York réglemente 36 professions, y compris les inspecteurs en bâtiment, les cosmétologues et les détectives privés. Vous pourriez également avoir besoin de licences professionnelles locales, selon les exigences de votre ville ou de votre comté.
Certificat relatif à la taxe de vente : Les entreprises qui vendent des produits et services taxables doivent généralement s’inscrire en tant que vendeur aux fins de la taxe de vente auprès de l’État et obtenir un certificat d’autorisation relatif à la taxe de vente de New York pour percevoir et verser les taxes de l’État et des municipalités au département de la Fiscalité et des Finances de l’État de New York.
Permis de zonage : Si vous prévoyez exploiter votre entreprise à partir d’un emplacement physique, consultez vos lois de zonage locales pour savoir où vous pouvez exercer vos activités légalement. Vous pourriez avoir besoin de permis de construction, d’un certificat d’occupation, de permis du service des incendies, et plus encore.
Permis d’utilisation spéciale : Certaines villes et municipalités de New York exigent que les entreprises à domicile détiennent un permis. Consultez les réglementations locales pour en savoir plus sur les types d’entreprises que vous pouvez exploiter à partir de votre domicile et sur les règles d’exploitation.
Licences de salubrité des aliments : Le département de la Santé de l’État de New York et certains départements de la santé des comtés réglementent la plupart des entreprises de services alimentaires, comme les restaurants et les cafés, dans l’État. Le département de l’Agriculture et des Marchés réglemente d’autres types d’entreprises du secteur de l’alimentation, comme les fabricants de produits alimentaires, les usines de transformation et les boulangeries de gros.
Licences pour le cannabis et le chanvre : L’Office of Cannabis Management (Bureau de gestion du cannabis) réglemente et délivre des licences à toutes les entreprises de chanvre cannabinoïde, médical et à usage adulte à New York.
Licences d’exploitation fédérales : Les entreprises qui exercent leurs activités à New York et qui sont réglementées par un organisme fédéral, comme les entreprises agricoles et les marchands d’armes à feu, auront besoin d’une licence fédérale.
Exigences pour l’obtention d’un permis d’exploitation à New York
Suivez ces étapes générales pour obtenir un permis d’exploitation à New York :
Sélectionnez une structure d’entreprise : Décidez si vous allez constituer votre entreprise en tant qu’entreprise individuelle, que société à responsabilité limitée (SRL ou LLC), que société de personnes ou que société par actions, et remplissez les documents appropriés. Vous pouvez vous renseigner sur les exigences en matière de déclaration pour la structure de votre entreprise sur le site Web du département d’État de New York. Certaines villes et certains comtés ont également des exigences locales en matière d’inscription des entreprises.
Inscrivez le nom de l’entreprise : Si vous formez une société en nom collectif ou si vous exercez vos activités en tant que propriétaire unique sous un nom autre que le vôtre, vous devrez déclarer un certificat de nom d’emprunt – également connu sous le nom commercial (« doing business as » ou DBA) – auprès du greffier du comté ou des comtés où votre entreprise exerce ses activités.
Obtenez votre numéro d’identification de l’employeur (EIN) : Certaines entreprises pourraient avoir besoin d’un EIN pour exercer leurs activités, produire des déclarations de revenus et ouvrir un compte bancaire d’entreprise. Vous pouvez faire une demande d’EIN sur le site Web de l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis.
Vérifiez vos exigences locales : De nombreuses entreprises de New York ont besoin de licences, d’inscriptions et de permis locaux. Visitez le site Web de votre administration locale pour voir ce qui est exigé et trouver des informations sur les demandes, les frais et les renouvellements de licences.
Faites une demande de licences de l’État et propres au secteur d’activité : Selon votre profession, vous pourriez avoir besoin d’une licence professionnelle de l’État de New York. Vous pouvez vérifier la liste des types de licences du département d’État pour voir si certains s’appliquent à votre entreprise. Les entreprises qui prévoient vendre des biens ou des services taxables doivent également demander un certificat d’autorisation relatif à la taxe de vente.
Soumettez les permis de zonage et de construction : Si votre entreprise occupe un emplacement physique, vous devrez savoir si vous pouvez exercer vos activités à partir de votre site prévu. Consultez les lois de zonage locales pour savoir si vous avez besoin de permis de construction, d’un certificat d’occupation, d’un permis du service des incendies ou d’autres exigences.
Payez les frais exigés : Vous devez généralement soumettre les frais exigés avec votre demande. Les prix varient selon la licence, l’emplacement, le secteur d’activité et le type d’entreprise.
Recevez votre permis d’exploitation. Une fois que vous aurez soumis vos documents et vos frais, votre demande sera traitée. Si elle est approuvée, vous recevrez votre permis et pourrez commencer à exercer vos activités.
Le site Web de New York Business Express peut vous aider à déterminer quelles licences, quels permis et quelles inscriptions à l’échelle de l’État pourraient être nécessaires. Pour connaître les exigences locales, communiquez avec le comté et la ville où votre entreprise exerce ses activités pour obtenir de plus amples renseignements.
Coût d’un permis d’exploitation à New York
Voici certains frais courants que vous pouvez vous attendre à payer pour les permis d’exploitation de New York.
Frais de déclaration d’un certificat de nom d’emprunt
Les frais pour la déclaration d’un certificat de nom d’emprunt varient en fonction de la structure de votre entreprise et de son emplacement. Les sociétés à responsabilité limitée (LLC) et les sociétés en commandite paient 25,00 $, tandis que les sociétés par actions paient 25,00 $ plus des frais pour chaque comté où l’entreprise exerce ses activités. Les sociétés par actions dans le Bronx, Kings, New York, Queens et Richmond paient 100,00 $ supplémentaires. Tous les autres comtés paient 25,00 $ de plus.
Frais de licence professionnelle de l’État
Les frais de licence professionnelle à l’échelle de l’État varient selon la profession. Les barbiers, par exemple, paient des frais de demande de 40,00 $ plus des frais d’examen de 15,00 $. Le coût pour un inspecteur en bâtiment pour demander une licence est de 250,00 $ plus des frais d’examen de 50,00 $. Les licences sont valides pour deux ans et les frais de renouvellement sont de 100,00 $.
Frais de licence professionnelle locale
Certaines villes et certains comtés de New York exigent que certains types d’entreprises détiennent une licence professionnelle. La ville de New York, par exemple, délivre des licences aux entreprises de plus de 45 secteurs d’activité, et les prix varient selon la profession. Les chauffeurs de dépanneuse qui demandent une licence au début d’une période de licence paient des frais de 20,00 $ pour une licence de deux ans, tandis qu’une licence d’entreprise d’installation de sabots de Denver valide pour deux ans coûte 340,00 $.
Dans la ville de Buffalo, les frais de licence pour un café-terrasse ouvert toute l’année sont de 7,50 $ par pied carré. Les frais pour un café saisonnier de plus de 577 pieds carrés sont de 1 000 $, et le coût d’un café saisonnier de moins de 577 pieds carrés est de 1,50 $ par pied carré.
Certificat d’autorisation relatif à la taxe de vente de New York
New York n’exige aucuns frais aux entreprises qui doivent s’inscrire en tant que vendeur aux fins de la taxe de vente et obtenir un certificat d’autorisation relatif à la taxe de vente de New York.
Permis et licences de salubrité des aliments
Le coût d’une licence ou d’un permis de salubrité des aliments peut varier selon l’emplacement, le type d’entreprise et la taille de l’entreprise. Dans la ville de New York, par exemple, la plupart des permis d’établissement de services alimentaires coûtent 280,00 $, plus 25,00 $ si vous servez des desserts glacés, et comportent des frais de renouvellement annuel de 280,00 $.
Toutefois, dans le comté d’Onondaga, le coût est de 217 $ pour un restaurant ayant une capacité de 0 à 25 personnes et de 360 $ pour un restaurant ayant une capacité de plus de 150 personnes. D’autres types d’entreprises paient des frais différents. Les vendeurs d’aliments mobiles, par exemple, paient 192 $ par unité, et les traiteurs paient 310 $ par établissement.
Si vous avez besoin d’une licence d’établissement de transformation des aliments, laquelle est exigée pour les entreprises qui fabriquent ou emballent des aliments, le coût est de 400,00 $ pour les entreprises qui comptent plus de 10 personnes employées à temps plein et/ou qui sont une franchise ou affiliées. Pour les entreprises de moins de 10 personnes employées à temps plein qui ne sont pas une franchise ou affiliées, les frais sont de 175,00 $. De plus, les frais sont exonérés pour les nouveaux demandeurs qui exercent leurs activités à partir d’une cuisine incubateur reconnue par le département de l’Agriculture et des Marchés.
Permis de zonage
Si vous prévoyez d’apporter des modifications à une structure physique, vous aurez probablement besoin de permis de zonage. Les coûts varient considérablement en fonction de votre emplacement ainsi que de la taille et de la portée du projet, allant de frais symboliques pour des travaux mineurs à plusieurs milliers de dollars pour des projets plus complexes.
Permis d’utilisation spéciale
Certaines villes et certains comtés exigent que les entreprises à domicile détiennent un permis d’utilisation spéciale, et les frais varient selon l’emplacement. Dans la ville de Bedford, par exemple, vous devrez soumettre une demande pour vérification et approbation administratives afin d’obtenir un permis d’utilisation spéciale. Le coût est de 750,00 $, avec des frais de renouvellement de 300,00 $ tous les cinq ans.
Renouvellement d’un permis d’exploitation à New York
Renseignez-vous auprès de l'organisme gouvernemental ou de l'organisme de réglementation qui a délivré votre permis d'exploitation initial afin de savoir comment le renouveler. Les processus, les délais et les frais de renouvellement varient selon le permis et le lieu. De nombreux permis sont valides de un à quatre ans, et les frais de renouvellement sont à peu près équivalents ou inférieurs aux frais de demande initiaux.
Vous pouvez généralement renouveler votre permis en ligne ou par la poste, mais les options varient selon le type de permis et le territoire. Les renouvellements peuvent avoir lieu à la date anniversaire de la délivrance de votre permis initial ou à des dates précises, par exemple le 31 décembre des années impaires ou le 31 octobre des années paires. L'ajout d'une note à votre calendrier et l'inscription à des rappels, le cas échéant, peuvent vous aider à ne pas rater les dates limites de renouvellement.
Quelles sont les particularités de l’État de New York à connaître ?
Voici quelques considérations propres à New York pour l'obtention d'un permis d'exploitation.
Les lois sur la taxe de vente et d'utilisation peuvent compliquer les exigences en matière de perception et de déclaration des taxes
Presque tous les comtés de New York imposent une taxe de vente locale en plus de la taxe de vente de 4,0 % de l'État. Puisque New York possède un système de taxe de vente axé sur la destination, les entreprises devront calculer les taux de taxe locaux en fonction du lieu de la vente. Pour les achats en magasin, le taux de taxe est déterminé par l'emplacement de votre entreprise. Toutefois, le taux de taxe pour les commandes expédiées à la clientèle est défini par l'adresse de livraison.
Certaines entreprises du secteur alimentaire à domicile sont admissibles à une exemption
Certaines entreprises du secteur alimentaire à domicile sont admissibles à une exemption pour transformation à domicile, ce qui permet à l'entreprise de préparer des aliments dans une cuisine résidentielle sans obtenir un permis d'établissement de transformation des aliments au titre de l'article 20-C. Les entreprises admissibles sont généralement limitées à la fabrication de certains types de produits de boulangerie, de gelées et de mélanges de collations qui doivent être vendus dans l'État de New York.
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FAQ concernant l'obtention d'un permis d'exploitation à New York
Le contenu de cet article est fourni uniquement à des fins informatives et pédagogiques. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de consulter un avocat compétent ou un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.