Tener las licencias comerciales adecuadas ayuda a garantizar que tu empresa opere legalmente en Nueva York y cumpla las leyes, normativas y requisitos de impuestos estatales y locales. En Nueva York, la mayor parte de la concesión de licencias se lleva a cabo a nivel local, pero podrías necesitar licencias emitidas por el estado, dependiendo de tu empresa. Ya sea que planees administrar una guardería en casa, abrir un café en la acera o vender joyas hechas a mano por internet, saber qué licencias necesitas es un paso importante para iniciar tu empresa.
A continuación, explicaremos cómo puedes determinar qué licencias y permisos comerciales necesitas, los pasos para la solicitud y las tarifas que puedes esperar pagar.
Conclusiones principales
Las empresas que operan en Nueva York pueden necesitar una combinación de licencias profesionales, permisos de zonificación, certificados de ocupación, certificados de impuestos sobre las ventas y permisos de uso especial a nivel estatal y local.
El sitio web New York Business Express y el gobierno local en la jurisdicción donde opera tu empresa pueden ayudarte a confirmar tus necesidades específicas de licencias y permisos.
Los costos de las licencias y los plazos de renovación varían según tu sector, la estructura de la empresa y la ubicación.
¿Necesitas una licencia comercial en Nueva York?
La mayoría de las empresas necesitan una licencia para operar en Nueva York, pero el estado no emite una licencia general de operación a nivel estatal. En su lugar, las jurisdicciones locales manejan la mayoría de los requisitos de licencias, que varían según la estructura legal, el sector, la ubicación de tu empresa y de si vendes productos y servicios sujetos a impuestos.
El estado de Nueva York emite licencias para ciertas profesiones, incluidos los agentes inmobiliarios y los notarios públicos. Si vendes productos y servicios sujetos a impuestos, deberás registrarte como vendedor para el impuesto sobre las ventas con el estado y obtener un Certificado de Autoridad de Impuestos sobre las Ventas de Nueva York para cobrar y presentar las declaraciones de impuestos sobre las ventas.
También deberás cumplir los requisitos locales de licencias y permisos de tu ciudad o condado. Dependiendo de dónde opere tu empresa, es posible que se requieran licencias específicas del sector, permisos de zonificación, certificados de ocupación o permisos de uso especial adicionales.
¿Qué licencias y permisos comerciales se requieren en Nueva York?
Los requisitos para obtener licencias varían según el sector y la ubicación, pero los tipos comunes de licencias comerciales en Nueva York incluyen:
Licencias profesionales: El Departamento de Estado de Nueva York regula 36 profesiones, incluidos los inspectores de viviendas, los cosmetólogos y los investigadores privados. También podrías necesitar licencias profesionales locales, según los requisitos de tu ciudad o condado.
Certificado del impuesto sobre las ventas: Las empresas que venden productos y servicios sujetos a impuestos generalmente deben registrarse como vendedores para el impuesto sobre las ventas en el estado y obtener un Certificado de Autoridad de Impuestos sobre las Ventas de Nueva York para cobrar y remitir los impuestos estatales y locales al Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York.
Permisos de zonificación: Si planeas administrar tu empresa desde una ubicación física, consulta las leyes de zonificación locales para obtener información sobre dónde puedes operar de manera legal. Podrías necesitar permisos de construcción, un certificado de ocupación, permisos del departamento de bomberos y más.
Permisos de uso especial: Algunas ciudades y pueblos de Nueva York requieren que las empresas con sede en el hogar mantengan una licencia. Consulta las normativas locales para obtener más información sobre los tipos de empresas que puedes administrar desde tu hogar y las reglas de operación.
Licencias de seguridad alimentaria: El Departamento de Salud del Estado de Nueva York y algunos departamentos de salud del condado regulan la mayoría de las empresas de servicios de alimentos en el estado, como restaurantes y cafés. El Departamento de Agricultura y Mercados regula otros tipos de empresas de alimentos, como los fabricantes de alimentos, las plantas de procesamiento y las panaderías mayoristas.
Licencias de cannabis y cáñamo: La Oficina de Gestión de Cannabis regula y otorga licencias a todas las empresas de cáñamo cannabinoide, de uso médico y para adultos en Nueva York.
Licencias comerciales federales: Las empresas que operan en Nueva York y que están reguladas por un organismo federal, como las empresas agrícolas y los distribuidores de armas de fuego, necesitarán una licencia federal.
¿Cuáles son los requisitos para obtener una licencia comercial en Nueva York?
Sigue estos pasos generales para obtener una licencia comercial en Nueva York:
Selecciona una estructura para la empresa: Decide si configurarás tu empresa como propietario único, sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés), sociedad o corporación, y presenta la documentación correspondiente. Puedes obtener información sobre los requisitos de presentación para tu estructura de empresa en el sitio web del Departamento de Estado de Nueva York. Algunas ciudades y condados también tienen requisitos locales de registro de empresas.
Registra el nombre de la empresa: Si estás formando una sociedad colectiva o vas a operar como propietario único con un nombre distinto al tuyo, deberás presentar un certificado de nombre ficticio —también conocido como nombre comercial (DBA)— ante el secretario del condado o los condados donde opera tu empresa.
Obtén tu número de identificación del empleador (EIN): Algunas empresas podrían necesitar un EIN para operar, declarar impuestos y abrir una cuenta bancaria comercial. Puedes solicitar un EIN en el sitio web del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos).
Consulta tus requisitos locales: Muchas empresas de Nueva York necesitan licencias, registros y permisos locales. Visita el sitio web de tu gobierno local para ver qué se requiere, y encuentra información sobre solicitudes, tarifas y renovaciones de licencias.
Solicita licencias estatales y específicas del sector: Dependiendo de tu ocupación, podrías necesitar una licencia profesional del estado de Nueva York. Puedes revisar la lista de tipos de licencias del Departamento de Estado para ver si alguna se aplica a tu empresa. Las empresas que planean vender bienes o servicios sujetos a impuestos también deben solicitar un Certificado de Autoridad de Impuestos sobre las Ventas.
Presenta los permisos de construcción y zonificación: Si tu empresa va a ocupar una ubicación física, deberás saber si puedes operar desde el sitio que planeas. Consulta las leyes de zonificación locales para averiguar si necesitas permisos de construcción, un certificado de ocupación, un permiso del departamento de bomberos u otros requisitos.
Paga las tarifas requeridas: Por lo general, debes enviar el pago de las tarifas requeridas con tu solicitud. Los precios varían según la licencia, la ubicación, el sector y el tipo de empresa.
Recibe tu licencia comercial. Una vez que hayas enviado tus documentos y pagado las tarifas, se procesará tu solicitud. Si se aprueba, recibirás tu licencia y podrás comenzar a operar.
El sitio web New York Business Express puede ayudarte a determinar qué licencias, permisos y registros a nivel estatal podrían ser necesarios. Para conocer los requisitos locales, comunícate con el condado y la ciudad donde opera tu empresa para obtener más información.
¿Cuánto cuesta una licencia comercial en Nueva York?
Aquí presentamos algunas tarifas comunes que puedes esperar pagar por las licencias comerciales de Nueva York.
Tarifas de presentación del certificado de nombre ficticio
El cargo por presentar un certificado de nombre ficticio varía según la estructura de la empresa y su ubicación. Las LLC y las sociedades limitadas pagan USD 25.00, mientras que las corporaciones pagan USD 25.00 más una tarifa por cada condado donde opera la empresa. Las corporaciones en el Bronx, Kings, Nueva York, Queens y Richmond pagan USD 100.00 adicionales. Todos los demás condados pagan USD 25.00 adicionales.
Tarifas de licencias profesionales estatales
Las tarifas de licencias profesionales a nivel estatal varían según la ocupación. Los peluqueros, por ejemplo, pagan una tarifa de solicitud de USD 40.00 más una tarifa de examen de USD 15.00. El costo para que un inspector de viviendas solicite una licencia es de USD 250.00 más una tarifa de examen de USD 50.00. Las licencias son válidas por dos años y la tarifa de renovación es de USD 100.00.
Tarifas de licencias profesionales locales
Algunas ciudades y condados de Nueva York exigen que ciertos tipos de empresas mantengan una licencia profesional. La ciudad de Nueva York, por ejemplo, otorga licencias a empresas en más de 45 sectores, y los precios varían según la ocupación. Los conductores de grúas que solicitan una licencia al principio de un período de concesión de licencias pagan una tarifa de USD 20.00 por una licencia de dos años, mientras que una licencia de empresa de inmovilización de vehículos válida por dos años cuesta USD 340.00.
En la ciudad de Buffalo, la tarifa de licencia para un café en la acera que está abierto todo el año es de USD 7.50 por pie cuadrado. La tarifa para un café de temporada de más de 577 pies cuadrados es de USD 1000, y el costo de un café de temporada de menos de 577 pies cuadrados es de USD 1.50 por pie cuadrado.
Certificado de Autoridad de Impuestos sobre las Ventas de Nueva York
Nueva York no cobra ninguna tarifa a las empresas que necesitan registrarse como vendedor para el impuesto sobre las ventas y obtener un Certificado de Autoridad de Impuestos sobre las Ventas de Nueva York.
Permisos y licencias de seguridad alimentaria
El costo de un permiso o una licencia de seguridad alimentaria puede variar según la ubicación, el tipo de empresa y el tamaño de esta. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo, la mayoría de los permisos de establecimientos de servicios de alimentos cuestan USD 280.00 más USD 25.00 si sirves postres helados y tienen una tarifa de renovación anual de USD 280.00.
Sin embargo, en el condado de Onondaga, el costo es de USD 217 para un restaurante con capacidad para 0 a 25 personas y de USD 360 para un restaurante con capacidad para más de 150 personas. Otros tipos de empresas pagan tarifas diferentes. Los vendedores ambulantes de comida, por ejemplo, pagan USD 192 por unidad, y las empresas de catering pagan USD 310 por establecimiento.
Si necesitas una licencia de establecimiento de procesamiento de alimentos, que se requiere para las empresas que elaboran o envasan alimentos, el costo es de USD 400.00 para las empresas que tienen más de 10 empleados de tiempo completo o son una franquicia o afiliación. Para las empresas con menos de 10 empleados a tiempo completo que no son una franquicia o afiliación, la tarifa es de USD 175.00. Y se exime de la tarifa a los solicitantes primerizos que operan desde una cocina incubadora (Incubator Kitchen) reconocida por el Departamento de Agricultura y Mercados.
Permisos de zonificación
Si planeas hacer cambios a una estructura física, probablemente necesitarás permisos de zonificación. Los costos varían enormemente según tu ubicación, el tamaño y el alcance del proyecto, y van desde tarifas nominales por trabajos menores hasta varios miles de dólares por proyectos más complejos.
Permiso de uso especial
Algunas ciudades y condados exigen que las empresas con sede en el hogar tengan un permiso de uso especial, y las tarifas varían según la ubicación. En la ciudad de Bedford, por ejemplo, deberás presentar una solicitud para su revisión y aprobación administrativa a fin de obtener un permiso de uso especial. El costo es de USD 750.00 con una tarifa de renovación de USD 300.00 cada cinco años.
¿Cómo renuevo una licencia comercial de Nueva York?
Consulta con el organismo público o la entidad reguladora que emitió tu licencia comercial original para averiguar cómo renovarla. Los procesos de renovación, los plazos y las tarifas varían según la licencia y la ubicación. Muchas licencias son válidas de uno a cuatro años, y las tarifas de renovación cuestan aproximadamente lo mismo o menos que las tarifas de solicitud originales.
Por lo general, puedes renovar tu licencia en línea o por correo, pero las opciones varían según el tipo de licencia y la jurisdicción. Las renovaciones pueden ocurrir en el aniversario del día en que se emitió tu licencia original o en fechas específicas, como el 31 de diciembre de los años impares o el 31 de octubre de los años pares. Anotar un recordatorio en tu calendario y registrarte para recibir notificaciones cuando estén disponibles puede ayudarte a evitar que se pasen los plazos de renovación.
¿Qué consideraciones específicas de Nueva York debo conocer?
Aquí tienes algunas consideraciones específicas de Nueva York para obtener una licencia comercial.
Las leyes del impuesto sobre las ventas y el uso pueden complicar los requisitos de cobro y declaración fiscal
Casi todos los condados de Nueva York cobran un impuesto local sobre las ventas además del impuesto sobre las ventas del 4.0 % del estado. Como Nueva York tiene un sistema de impuesto sobre las ventas basado en el destino, las empresas deberán calcular las tasas impositivas locales en función de dónde se realice la venta. Para las compras en tiendas, la tasa impositiva está determinada por la ubicación de tu empresa. Sin embargo, la tasa impositiva para los pedidos que se envían a los clientes está establecida por la dirección de envío.
Algunas empresas de alimentos en el hogar cumplen los requisitos para una exención
Ciertas empresas de alimentos en el hogar cumplen los requisitos para una exención como procesador en el hogar, la cual le permite a la empresa preparar alimentos en una cocina doméstica sin tener que obtener una licencia de establecimiento de procesamiento de alimentos del Artículo 20-C. Las empresas que cumplen los requisitos generalmente se limitan a hacer ciertos tipos de productos horneados, jaleas y mezclas de aperitivos que se deben vender dentro del estado de Nueva York.
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La solicitud toma menos de 10 minutos. Elegirás la estructura de tu empresa, confirmarás que el nombre esté disponible, agregarás hasta cuatro cofundadores, establecerás la división del capital y firmarás electrónicamente. A partir de ese momento, Atlas se encarga del resto, incluso de notificarles a los cofundadores para que firmen sus documentos electrónicamente.
Servicios bancarios y pagos antes de recibir tu EIN
Atlas presenta tu solicitud de EIN de manera automática después de la constitución. No tienes que esperar — Atlas habilita pagos y servicios bancarios previos a la obtención del EIN para que puedas comenzar a aceptar pagos y realizar transacciones de inmediato. Los fundadores de EE. UU. con un número de seguro social generalmente cumplen los requisitos para el procesamiento acelerado por parte del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos).
Presentación automática de la elección de impuestos 83(b)
Atlas presenta tu elección 83(b) por ti — tanto para fundadores de EE. UU. como para los de otros países — a través del correo certificado del Servicio Postal de los Estados Unidos y con seguimiento para reducir los impuestos sobre los ingresos personales. Obtendrás una elección 83(b) firmada y un comprobante de presentación directamente en tu Dashboard de Stripe, con confirmación de correo certificado.
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Preguntas frecuentes sobre cómo obtener una licencia comercial en Nueva York
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.