Por lo general, los servicios no están sujetos a impuestos en California. Los consultores, abogados y entrenadores personales facturan a los clientes sin cobrar el impuesto sobre las ventas. Sin embargo, California sí grava los bienes personales tangibles, y esto a veces puede cruzarse con la venta de servicios. Los servicios que crean, modifican o entregan algo físico pueden estar sujetos a impuestos.

A continuación, explicaremos cuándo están sujetos a impuestos los servicios en California, ejemplos comunes de servicios sujetos a impuestos y cómo cobrar correctamente los impuestos sobre ellos.

De un vistazo:

• California grava los bienes personales tangibles. La mayoría de los servicios independientes quedan totalmente fuera de la base del impuesto sobre las ventas.

• La mano de obra de fabricación, las transacciones mixtas y la entrega física de software son las condiciones principales que hacen que un servicio esté sujeto a impuestos, aunque los requisitos para el software cambiarán en 2027.

• La fiscalidad de las transacciones mixtas se reduce a por qué está pagando el cliente exactamente.

¿Cuándo están sujetos a impuestos los servicios en California?

Los servicios pasan a estar sujetos a impuestos en California cuando la mano de obra implicada se considera fabricación en lugar de reparación o instalación. La distinción radica en si el trabajo crea o modifica un producto, o simplemente lo restaura o lo coloca en su sitio.

Estos son algunos ejemplos de servicios que cuentan como fabricación y están sujetos a impuestos, según el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California (CDTFA, por sus siglas en inglés):

• Cortar, ensamblar o modificar materiales para convertirlos en un producto final: Un taller mecánico que corta chapa metálica según las especificaciones de un cliente y la suelda en un soporte está realizando un trabajo de fabricación. Ese cargo está sujeto a impuestos incluso si se factura por separado de los materiales.

• Grabar, imprimir o aplicar acabados a un producto: Una tienda que graba un trofeo o serigrafía una camiseta está fabricando un producto. La parte de la mano de obra de ese cargo está sujeta a impuestos.

• Ensamblar componentes en un producto nuevo: Construir un mueble a medida a partir de madera en bruto, en lugar de reparar uno que ya existe, se considera fabricación.

Si estás arreglando un electrodoméstico roto, sustituyendo la pieza de un coche o instalando un calentador de agua, el cargo por esa mano de obra no está sujeto a impuestos (aunque las propias piezas sí lo sigan estando).

¿Cuáles son algunos ejemplos comunes de servicios sujetos a impuestos en California?

Algunos sectores se enfrentan constantemente a la distinción entre fabricación y reparación.

Talleres de carrocería

Reparar daños por colisión y pintar de nuevo el vehículo de un cliente se clasifica como trabajo de reparación y repintado, y no está sujeto a impuestos (siempre que se indique por separado en la factura). Solo las piezas físicas (p. ej., paneles de repuesto, materiales de pintura) están sujetas al impuesto sobre las ventas. Lo mismo ocurre con las reparaciones mecánicas sencillas, como cambiar unas pastillas de freno desgastadas: las piezas están sujetas a impuestos, mientras que la mano de obra de reparación e instalación permanece exenta.

Impresión

La impresión personalizada, como la producción de tarjetas de visita o de pancartas, suele estar sujeta a impuestos en su totalidad porque la tinta y el papel se transfieren al cliente como propiedad tangible, y la impresión en sí es inseparable de esa transferencia. Siguiendo la misma lógica, cuando una copistería duplica un documento de un cliente, esa transacción también está sujeta a impuestos.

Fotografía

La fotografía es menos clara, ya que el método de entrega decide el resultado. Si un fotógrafo entrega copias físicas impresas, normalmente todo el cargo (incluida la tarifa por la sesión) está sujeto a impuestos. Si solo entrega archivos digitales sin impresiones de por medio, históricamente el CDTFA ha tratado esto como un servicio exento de impuestos.

Garantía y mantenimiento

La fiscalidad de los contratos de garantía y mantenimiento depende de cómo estén estructurados. Una garantía obligatoria incluida en el precio de venta de un producto se grava como parte de ese producto. Por lo general, una garantía opcional que se vende por separado está exenta de impuestos. La empresa que presta el mantenimiento se considera consumidora de todas las piezas utilizadas y debe pagar el impuesto sobre las ventas o el uso sobre el coste de compra de esas piezas de recambio cuando cumple el contrato. En ese caso, el CDTFA trata una parte del precio del contrato como gravable, puesto que, en la práctica, la empresa está prevendiendo piezas junto con la cobertura.

¿Están el software y los servicios digitales sujetos a impuestos en California?

Actualmente, el software preescrito, o «enlatado», entregado en un medio físico —como una unidad de bus serie universal (USB)— se considera propiedad personal tangible en California y está sujeto a impuestos. Ese mismo software, entregado de forma electrónica mediante una descarga o una clave de licencia sin medios físicos de por medio, no está sujeto a impuestos.

Esa exención también se aplica a la mayoría de los productos de software como servicio (SaaS). Por lo general, una suscripción a SaaS no implica transferencia alguna de propiedad personal tangible, sino solo el acceso a un software alojado. Por lo tanto, en general, California no lo grava. El software personalizado creado para un cliente específico sigue su propia regla y se mantiene exento de impuestos, independientemente del método de entrega, ya que la CDTFA trata el desarrollo personalizado como trabajo intelectual en lugar de como una venta de bienes.

Del mismo modo, las descargas digitales como los libros electrónicos, la música digital, las suscripciones de streaming y las aplicaciones descargadas, por lo general, están exentas de impuestos en California cuando no hay ningún componente físico de por medio. Algunos estados, como Washington, gravan los bienes digitales como su propia categoría; California no tiene ningún estatuto equivalente. Sin un mecanismo de entrega físico, estos productos suelen quedar fuera de la base del impuesto sobre las ventas.

Sin embargo, una nueva ley cambiará pronto las reglas de tributación de software de California. A partir del 1 de enero de 2027, el software preescrito se considerará propiedad personal tangible sujeta a impuestos, independientemente de si se entrega en medios físicos, se descarga o se accede a él a través de la nube. Se mantendrán las exclusiones para el software personalizado y ciertas categorías de contenido digital (p. ej., libros digitales, música, vídeos, juegos), y las transacciones que impliquen principalmente esfuerzo humano tras la petición del cliente seguirán estando exentas.

¿Cómo tributan en California las transacciones mixtas de bienes y servicios?

Como empresa, para evaluar una transacción mixta debes determinar por cuál de los siguientes conceptos paga principalmente tu cliente:

• Un servicio: Cualquier bien tangible es meramente accesorio al servicio.
  
• Un producto: Cualquier mano de obra implicada es accesoria al producto.
  

Todo se reduce a cómo estructures la factura. Si ofreces a los clientes un precio combinado de bienes y servicios sin desglosar los componentes, el CDTFA puede gravar el importe total siempre que la transacción incluya algún elemento sujeto a impuestos. Si desglosas la mano de obra y los materiales, por lo general puedes pagar impuestos solo por los bienes tangibles y la mano de obra de fabricación, mientras que la mano de obra genuina de instalación o reparación queda exenta. Los precios indicados por separado deben reflejar una asignación de valor justificable. El CDTFA puede rechazar una asignación que parezca hecha puramente para evadir el impuesto (p. ej., fijar el precio de los materiales en un importe en dólares simbólico).

¿Cómo cobrar correctamente los impuestos sobre los servicios sujetos a impuestos en California?

Para determinar si un servicio está sujeto a impuestos, necesitas saber si algún bien personal tangible está cambiando de manos y si cualquier mano de obra implicada constituye una fabricación o una reparación. Si el servicio en cuestión es software o contenido digital, también tienes que saber si se entrega físicamente (al menos hasta que entre en vigor la nueva ley de tributación en 2027, lo que hará que el método de entrega sea irrelevante).

Si una venta tiene componentes sujetos a impuestos, deberás hacer lo siguiente correctamente:

• Desglosar las facturas: Cuando haya trabajos de reparación o instalación exentos de impuestos, deberás incluir la mano de obra y los materiales por separado en la factura. Si no lo haces, tendrás que pagar impuestos por toda la transacción.

• Aplicar el tipo impositivo de distrito correcto: El tipo impositivo base del impuesto sobre las ventas de California es del 7,25 %, pero los impuestos de distrito en ciudades y condados pueden hacer que el total supere el 10,00 % en algunas zonas. El tipo aplicable por lo general depende del lugar donde se produzca la venta o donde se entregue la propiedad.

• Guardar documentación sobre determinaciones del objeto real: Si el CDTFA audita posteriormente una transacción mixta, necesitarás registros que demuestren por qué la clasificaste como un servicio frente a una venta de bienes, especialmente para los contratos vinculados o las suscripciones con partes digitales y físicas.

• Registrarse para obtener un permiso de vendedor: Necesitas un permiso de vendedor si vendes algo sujeto a impuestos en California, aunque sea de forma ocasional. Esto es independiente de cualquier licencia comercial general y es obligatorio aunque los servicios constituyan la mayor parte de tus ingresos.

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Preguntas frecuentes sobre cuándo los servicios están sujetos a impuestos en California