Dienstleistungen sind in Kalifornien im Allgemeinen nicht steuerpflichtig. Beraterinnen und Berater, Anwältinnen und Anwälte sowie Personal Trainer stellen ihren Kundinnen und Kunden Rechnungen ohne Erhebung einer Sales Tax aus. In Kalifornien ist jedoch materielles persönliches Eigentum steuerpflichtig, und das kann sich teilweise mit dem Verkauf von Dienstleistungen überschneiden. Dienstleistungen, die etwas Physisches erschaffen, verändern oder liefern, können der Steuer unterliegen.

Im Folgenden erläutern wir, wann Dienstleistungen in Kalifornien steuerpflichtig sind, geben gängige Beispiele für steuerpflichtige Dienstleistungen und zeigen, wie Sie darauf korrekt Steuern erheben.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Kalifornien besteuert materielles persönliches Eigentum. Die meisten eigenständigen Dienstleistungen fallen vollständig aus der Steuerbemessungsgrundlage der Sales Tax heraus.

• Herstellungsarbeiten, gemischte Transaktionen und die physische Auslieferung von Software sind die Hauptbedingungen, die eine Dienstleistung steuerpflichtig machen, obwohl sich die Anforderungen für Software 2027 ändern werden.

• Die Steuerpflicht gemischter Transaktionen hängt davon ab, wofür genau die Kundin oder der Kunde bezahlt.

Wann sind Dienstleistungen in Kalifornien steuerpflichtig?

Dienstleistungen werden in Kalifornien steuerpflichtig, wenn der Arbeitsaufwand als Herstellung und nicht als Reparatur oder Installation gilt. Die Unterscheidung hängt davon ab, ob die Arbeit ein Produkt erschafft oder verändert, oder ob es lediglich wiederhergestellt oder installiert wird.

Hier sind einige Beispiele für Dienstleistungen, die nach Angaben des California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) als Herstellung gelten und steuerpflichtig sind:

• Schneiden, Montieren oder Modifizieren von Materialien zu einem fertigen Produkt: Eine Maschinenwerkstatt, die Blech nach den Vorgaben einer Kundin oder eines Kunden zuschneidet und zu einer Halterung schweißt, führt Herstellungsarbeiten aus. Diese Gebühr ist steuerpflichtig, selbst wenn sie separat von den Materialien abgerechnet wird.

• Gravieren, Bedrucken oder Beschichten eines Produkts: Ein Geschäft, das eine Trophäe graviert oder ein Hemd im Siebdruckverfahren bedruckt, stellt ein Produkt her. Der Arbeitsanteil dieser Gebühr unterliegt der Steuer.

• Montage von Komponenten zu einem neuen Produkt: Der Bau eines maßgeschneiderten Möbelstücks aus Rohholz, anstatt ein vorhandenes Stück zu reparieren, gilt als Herstellung.

Wenn Sie ein kaputtes Gerät reparieren, ein Autoteil austauschen oder einen Warmwasserbereiter installieren, ist diese Arbeitsgebühr nicht steuerpflichtig – obwohl die Teile selbst dies weiterhin sind.

Was sind gängige Beispiele für steuerpflichtige Dienstleistungen in Kalifornien?

Einige Branchen setzen sich ständig mit der Unterscheidung zwischen Herstellung und Reparatur auseinander.

Autowerkstätten

Die Reparatur von Unfallschäden und das Neulackieren des Fahrzeugs einer Kundin oder eines Kunden werden als Reparatur- und Aufarbeitungsarbeiten eingestuft und sind nicht steuerpflichtig – sofern sie auf der Rechnung separat ausgewiesen werden. Nur die physischen Teile (z. B. Ersatzkarosserieteile, Lackmaterialien) unterliegen der Sales Tax. Gleiches gilt für unkomplizierte mechanische Reparaturen wie das Austauschen abgenutzter Bremsbeläge: Die Teile sind steuerpflichtig, während die Reparatur- und Installationsarbeiten befreit bleiben.

Druckdienstleistungen

Individuelle Druckaufträge wie die Erstellung von Visitenkarten oder Bannern sind in der Regel vollständig steuerpflichtig, da Tinte und Papier als materielles Eigentum an die Kundin oder den Kunden übergehen und der Druckvorgang selbst nicht von dieser Übertragung zu trennen ist. Nach derselben Logik ist auch die Vervielfältigung eines Kundendokuments durch einen Copyshop eine steuerpflichtige Transaktion.

Fotografie

Fotografie ist weniger eindeutig, da die Liefermethode über das Ergebnis entscheidet. Wenn Fotografinnen oder Fotografen physische Abzüge übergeben, ist in der Regel die gesamte Gebühr – einschließlich der Aufnahmegebühr – steuerpflichtig. Wenn sie nur digitale Dateien ohne Abzüge bereitstellen, hat das CDTFA dies in der Vergangenheit als nicht steuerpflichtige Dienstleistung behandelt.

Garantie und Wartung

Die Steuerpflicht von Garantie- und Wartungsverträgen hängt von deren Struktur ab. Eine obligatorische Garantie, die im Verkaufspreis eines Produkts gebündelt ist, wird als Teil dieses Produkts besteuert. Eine optional separat verkaufte Garantie ist im Allgemeinen nicht steuerpflichtig. Das Unternehmen, das die Wartung bereitstellt, gilt als Verbraucher der verwendeten Teile und muss bei Erfüllung des Vertrags Sales oder Use Tax auf die Anschaffungskosten dieser Ersatzteile zahlen. In diesem Fall behandelt das CDTFA einen Teil des Vertragspreises als steuerpflichtig, da das Unternehmen faktisch Teile zusammen mit der Abdeckung im Voraus verkauft.

Sind Software und digitale Dienstleistungen in Kalifornien steuerpflichtig?

Derzeit gilt vorprogrammierte oder „vorgefertigte“ Software, die auf einem physischen Datenträger – wie einem Universal Serial Bus-Laufwerk (USB) – geliefert wird, in Kalifornien als materielles persönliches Eigentum und ist steuerpflichtig. Dieselbe Software, die elektronisch per Download oder Lizenzschlüssel ohne physische Datenträger bereitgestellt wird, ist nicht steuerpflichtig.

Diese Ausnahme gilt auch für die meisten Software-as-a-Service-Produkte (SaaS). Ein SaaS-Abonnement beinhaltet in der Regel überhaupt keine Übertragung von materiellem persönlichem Eigentum, sondern lediglich den Zugang zu gehosteter Software. Daher wird dies in Kalifornien im Allgemeinen nicht besteuert. Für kundenspezifische Software, die für eine bestimmte Kundin oder einen bestimmten Kunden entwickelt wurde, gelten eigene Regeln. Sie bleibt unabhängig von der Liefermethode nicht steuerpflichtig, da das CDTFA kundenspezifische Entwicklungen als geistige Arbeit und nicht als Warenverkauf betrachtet.

Ebenso sind digitale Downloads wie E-Books, digitale Musik, Streaming-Abonnements und heruntergeladene Apps in Kalifornien im Allgemeinen nicht steuerpflichtig, wenn keine physische Komponente im Spiel ist. Einige Bundesstaaten wie Washington besteuern digitale Güter als eigene Kategorie; Kalifornien hat kein vergleichbares Gesetz. Ohne einen physischen Bereitstellungsmechanismus fallen diese Produkte normalerweise aus der Steuerbemessungsgrundlage der Sales Tax heraus.

Ein neues Gesetz wird jedoch bald die kalifornischen Vorschriften zur Softwarebesteuerung ändern. Ab dem 1. Januar 2027 wird vorprogrammierte Software als steuerpflichtiges materielles persönliches Eigentum behandelt, unabhängig davon, ob sie auf physischen Datenträgern geliefert, heruntergeladen oder über die Cloud bereitgestellt wird. Ausnahmen gelten weiterhin für kundenspezifische Software und bestimmte Kategorien digitaler Inhalte (z. B. digitale Bücher, Musik, Videos, Spiele). Transaktionen, die nach der Kundenanfrage in erster Linie menschliche Arbeit erfordern, bleiben ebenfalls ausgenommen.

Wie werden gemischte Transaktionen von Waren und Dienstleistungen in Kalifornien versteuert?

Als Unternehmen bewerten Sie eine gemischte Transaktion, indem Sie ermitteln, wofür Ihre Kundinnen und Kunden hauptsächlich bezahlen:

• Eine Dienstleistung: Jegliche materiellen Güter sind für die Dienstleistung lediglich nebensächlich.
  
• Ein Produkt: Jegliche anfallende Arbeit ist für das Produkt nebensächlich.
  

Dies hängt davon ab, wie Sie die Rechnung strukturieren. Wenn Sie Ihren Kundinnen und Kunden einen Gesamtpreis für Waren und Dienstleistungen ohne Trennung der Komponenten präsentieren, kann das CDTFA den gesamten Betrag versteuern, sobald die Transaktion ein steuerpflichtiges Element enthält. Wenn Sie Arbeitsaufwand und Materialien einzeln aufführen, können Sie in der Regel Steuern nur für die materiellen Güter und die Herstellungsarbeit zahlen, während reine Installations- oder Reparaturarbeiten von der Steuer befreit bleiben. Separat ausgewiesene Preise müssen eine vertretbare Wertzuweisung widerspiegeln. Das CDTFA kann eine Zuweisung ablehnen, die offenbar nur der Steuervermeidung dient (z. B. durch Bepreisung von Materialien zu einem symbolischen Dollarbetrag).

Wie erheben Sie auf steuerpflichtige Dienstleistungen in Kalifornien korrekt Steuern?

Um festzustellen, ob eine Dienstleistung steuerpflichtig ist, müssen Sie wissen, ob materielles persönliches Eigentum den Besitzer wechselt und ob es sich bei der anfallenden Arbeit um eine Herstellung oder Reparatur handelt. Handelt es sich bei der Dienstleistung um Software oder digitale Inhalte, müssen Sie auch wissen, ob sie physisch geliefert wird – zumindest bis 2027 das neue Steuergesetz in Kraft tritt, das die Liefermethode irrelevant macht.

Wenn ein Verkauf steuerpflichtige Komponenten enthält, müssen Sie Folgendes korrekt ausführen:

• Rechnungen aufschlüsseln: Wenn nicht steuerpflichtige Reparatur- oder Installationsarbeiten anfallen, müssen Sie Arbeit und Materialien auf der Rechnung getrennt aufführen. Tun Sie dies nicht, müssen Sie die gesamte Transaktion versteuern.

• Den korrekten regionalen Steuersatz anwenden: Der Basissteuersatz der kalifornischen Sales Tax liegt bei 7,25 %, aber regionale Steuern in Städten und Bezirken können den Gesamtsatz in einigen Gebieten auf über 10,00 % anheben. Der anwendbare Satz hängt im Allgemeinen davon ab, wo der Verkauf stattfindet oder wohin das Eigentum geliefert wird.

• Dokumentation über Bestimmungen des eigentlichen Vertragsgegenstands aufbewahren: Wenn das CDTFA später eine gemischte Transaktion prüft, benötigen Sie Aufzeichnungen, die belegen, warum Sie diese als Dienstleistung und nicht als Warenverkauf eingestuft haben – insbesondere bei gebündelten Verträgen oder Abonnements mit sowohl digitalen als auch physischen Komponenten.

• Für eine Verkäufererlaubnis registrieren: Sie benötigen eine Verkäufererlaubnis, wenn Sie in Kalifornien steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkaufen, selbst wenn dies nur gelegentlich geschieht. Dies ist unabhängig von einer allgemeinen Gewerbeerlaubnis und erforderlich, auch wenn Dienstleistungen den Großteil Ihres Umsatzes ausmachen.

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FAQs dazu, wann Dienstleistungen in Kalifornien steuerpflichtig sind