Eine Rechnungssoftware generiert, versendet und verfolgt zumindest Rechnungen. Einige Tools können die Abrechnung jedoch auch direkt mit dem Einzug von Zahlungen verbinden, überfällige Rechnungen nachverfolgen, Transaktionen in mehreren Währungen verwalten und Ihre Konten abgleichen – größtenteils ohne manuelle Eingriffe. Da die Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) mit der Einführung obligatorischer Anforderungen für das E-Invoicing beginnt, sollten Unternehmen in Singapur eine Rechnungssoftware in Betracht ziehen, die sowohl die Anforderungen erfüllt als auch den Cashflow und die Effizienz verbessert.

Im Folgenden untersuchen wir, wie Rechnungssoftware die Days Sales Outstanding (DSO) reduzieren kann, wie ein einziger Workflow für die Abrechnung sowohl PayNow als auch internationale Kartenzahlungen verwalten kann und was die InvoiceNow-Anforderung für Ihr Unternehmen bedeutet.

Highlights

• Invoicing-Software kann die DSO verringern, indem sie Zahlungserinnerungen automatisiert, mehrere Zahlungsmethoden anbietet und den Kundinnen und Kunden die Zahlung erleichtert.

• Viele Unternehmen in Singapur benötigen eine Software, die sowohl inländische Transfers als auch internationale Zahlungen in mehreren Währungen in einem einzigen Workflow abwickelt.

• Neue freiwillige Registrierte für die Goods and Services Tax (GST) müssen eine InvoiceNow-konforme Software verwenden. Dieses Mandat wird bis 2031 auf alle GST-registrierten Unternehmen ausgeweitet.

Was ist eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware generiert, versendet und verfolgt Rechnungen. Für Unternehmen in Singapur kann sie rechtskonforme Rechnungen für die GST generieren (jeweils mit der korrekten Registrierungsnummer, dem Steuersatz und der detaillierten Liste der Posten), diese dann sofort zustellen und es Unternehmen so ermöglichen, Zahlungen zu erhalten, ohne jede Übertragung manuell mit jedem Posten in der Tabelle abgleichen zu müssen.

Wie reduziert Rechnungssoftware die DSO für Unternehmen in Singapur?

DSO (Days Sales Outstanding) ist die durchschnittliche Anzahl der Tage zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Unternehmen eine Rechnung ausstellt, und dem Zahlungseingang. Ein Unternehmen, das Netto-Zahlungsziele von 30 Tagen anbietet, aber konsequent erst nach 45 Tagen bezahlt wird, hat ein DSO-Problem.

So kann Rechnungssoftware helfen:

• Schnellere Zustellung: Manuell per E-Mail verschickte PDFs können im Posteingang oder im Spam-Ordner Ihrer Kundschaft untergehen. Eine digitale Rechnung lässt sich von einem Kunden/einer Kundin, der/die bereits am Computer arbeitet, schneller öffnen, und eingebettete Zahlungslinks sind für Ihren Kunden/Ihre Kundin schneller als manuelle Banküberweisungen.

• Automatisierte Erinnerungen: Rechnungssoftware kann automatisch Erinnerungen gemäß einer konfigurierbaren Abfolge senden (z. B. eine Erinnerung drei Tage vor Fälligkeit der Zahlung, eine weitere am Fälligkeitstag, eine Nachverfolgung in der darauffolgenden Woche). Untersuchungen haben gezeigt, dass Unternehmen, die ihre Prozesse zur Zahlungsannahme automatisieren, schneller bezahlt werden.

• Mehrere Zahlungsoptionen: Machen Sie das Bezahlen für Ihre Kundschaft einfacher, indem Sie schnelle Zahlungen anbieten. Wenn Sie PayNow zusammen mit Kartenzahlungen anbieten, kann der Kunde/die Kundin in Singapur schnell über seine/ihre Banking-App bezahlen, während Kundinnen und Kunden in Australien per Karte bezahlen können.

• Echtzeit-Transparenz: Die Software kann genau anzeigen, welche Rechnungen offen sind und wie lange. Wenn Sie keine automatischen Erinnerungen senden, kann dies Ihre manuelle Nachverfolgung beschleunigen und verhindern, dass Sie allen dieselbe E-Mail zum Einzug senden.

Auf welche Funktionen sollten Unternehmen in Singapur bei Rechnungssoftware achten?

Die verschiedenen Tools zur Rechnungsstellung bieten unterschiedliche Funktionen. Die richtige Software für Unternehmen in Singapur ist eine, die GST-Compliance, lokale Zahlungsmethoden, grenzüberschreitende Abrechnungen und die Integration von Buchhaltungssoftware unterstützt.

Darauf sollten Sie achten:

• GST-Compliance und InvoiceNow-Bereitschaft: Ihre Software muss Rechnungen generieren, die den Formatanforderungen der IRAS entsprechen. Sie müssen die korrekte GST-Registrierungsnummer, die relevanten Steuersätze und detaillierte Steuerbeträge enthalten. Ab 2026 benötigen neue freiwillige GST-Registrierte auch Software, die Rechnungen über das Peppol-Netzwerk übertragen kann.

• PayNow-Integration: PayNow ist eine beliebte Überweisungsmethode für B2B- und B2C-Transaktionen in Singapur. Suchen Sie nach einer Software, die einen PayNow-QR-Code (Quick-Response) oder einen Link direkt auf Ihrer Rechnung generieren kann.

• Abrechnung in mehreren Währungen: Wenn Sie Kundschaft in Australien, den USA oder anderswo in der Region Rechnungen stellen, benötigen Sie Rechnungen, die Preise in den Währungen der Kundinnen und Kunden anzeigen und Zahlungen in diesen akzeptieren. Sie müssen bei Ihnen außerdem korrekt in Singapur-Dollar (SGD) abgeglichen werden.

• Integration in Buchhaltungssoftware: Rechnungssoftware, die mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert wird, aktualisiert Ihre Konten automatisch.

Wie wirkt sich die IRAS-GST-InvoiceNow-Anforderung auf Unternehmen in Singapur aus?

InvoiceNow ist das nationale Framework für E-Invoicing in Singapur. Es basiert auf dem internationalen Peppol-Standard, der es Unternehmen ermöglicht, strukturierte digitale Rechnungsdaten direkt zwischen Buchhaltungssystemen zu übertragen. Die IRAS macht InvoiceNow schrittweise obligatorisch. Wenn Sie für die GST registriert sind, muss Ihre Invoicing-Software bald Rechnungen im Peppol-Format generieren und diese über das Netzwerk übertragen.

Ab dem 1. April 2026 ist InvoiceNow für alle neuen freiwilligen GST-Registrierte obligatorisch. Von 2028 bis 2031 wird eine schrittweise Einführung für neue obligatorische GST-Registrierte und bestehende GST-registrierte Unternehmen fortgesetzt. Diejenigen mit jährlichen Lieferungen von bis zu 200.000 SGD sind zuerst an der Reihe, während größere Unternehmen mehr Zeit haben.

Wie können Unternehmen in Singapur eine rechtskonforme Rechnungssoftware implementieren?

Die Frist im April 2026 gilt nur für Unternehmen, die sich freiwillig für die GST (Goods and Services Tax) registrieren. Für alle kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Singapur ist dies jedoch ein guter Anlass, ihre aktuellen Systeme zu überprüfen.

• Überprüfen Sie Ihren GST-Status und Ihren Zeitplan: Wenn Sie bereits für die GST registriert sind, ermitteln Sie, in welche Umsatzstufe Sie bei der Einführung in den Jahren 2028 bis 2031 fallen. Wenn Sie sich derzeit dem Schwellenwert von 200.000 SGD nähern, sollten Sie die InvoiceNow-Compliance in Ihre zukünftigen Pläne einbeziehen.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Software Peppol-konform ist: Die IRAS-Website führt eine aktualisierte Liste konformer Anbieter. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden oder ein neues auswählen, sollten Sie sicherstellen, dass es auf der Liste steht.

• Nutzen Sie die Übergangsfinanzierung: GST-registrierte KMU können einen Zuschuss von bis zu 1.000 SGD erhalten, um die Onboarding-Kosten für InvoiceNow-konforme Software auszugleichen.

Sie müssen nicht alles über Nacht ändern. Beginnen Sie mit dem Routing neuer Kundinnen und Kunden über das neue System und verwalten Sie bestehende wiederkehrende Rechnungen weiterhin über Ihr aktuelles System. Bei vielen Plattformen können Sie Kunden- und Produktdaten importieren, was das Onboarding schneller und einfacher macht.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Den Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die DSO und werden Sie schneller bezahlt – mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Tools für das Mahnwesen, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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