Zahlungen per E-Mail bieten Unternehmen eine schnelle, flexible Möglichkeit, Zahlungen zu akzeptieren, ohne dass eine vollständige Webseite oder ein komplizierter Bezahlvorgang erforderlich ist. Mit mehr als 4,5 Milliarden Nutzerinnen und Nutzern weltweit ist E-Mail einer der am weitesten verbreiteten digitalen Kommunikationskanäle. Mit Zahlungen per E-Mail können Unternehmen digitale Zahlungen so akzeptieren, dass sie der gewohnten Kommunikation mit ihren Kundinnen und Kunden entsprechen: durch den direkten Versand sicherer Rechnungen oder Zahlungslinks.

Im Folgenden erfahren Sie, was Zahlungen per E-Mail sind, wann sie sinnvoll sind und wie Sie sie effektiv in eine moderne Zahlungsstrategie integrieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Zahlungen per E-Mail?
  
• Wie funktionieren Zahlungen per E-Mail für Unternehmen?
  
• Wann sollte ein Unternehmen Zahlungen per E-Mail akzeptieren?
  
• Warum sollten Unternehmen Zahlungslinks anstelle von Rechnungen verwenden?
  
• Wie unterscheiden sich Zahlungen per E-Mail von Überweisungen per E-Mail?
  
• Wie können Unternehmen effektiv E-Mails zur Zahlungsaufforderung schreiben?
  
• Wie Stripe Payment Links helfen können
  

Was sind Zahlungen per E-Mail?

Mit Zahlungen per E-Mail können Unternehmen digitale Zahlungen anfordern und akzeptieren, indem sie einem Kunden/einer Kundin eine E-Mail mit einem sicheren Zahlungslink senden. Die Zahlung selbst findet nicht innerhalb der E-Mail statt. Stattdessen liefert die E-Mail einen Link oder eine Schaltfläche, über die der Kunde/die Kundin zu einer geschützten Online-Bezahlseite weitergeleitet wird, von der aus er/sie die Transaktion abschließt.

Sie benötigen keine Website, um Zahlungen per E-Mail zu akzeptieren. Ein gehosteter Zahlungslink fungiert als eigenständiger Bezahlvorgang, wodurch eine Bezahlseite auf einer Website überflüssig wird.

Wie funktionieren Zahlungen per E-Mail für Unternehmen?

Zahlungen per E-Mail sind so konzipiert, dass sie für Unternehmen einfach und vorhersehbar sind. Sie sollen den Prozess von der Zahlungsanforderung bis zum Zahlungseingang in so wenigen Schritten wie möglich abwickeln.

Sehen wir uns das näher an:

• Das Unternehmen erstellt eine Zahlungsaufforderung: Ein Unternehmen generiert einen Zahlungslink oder eine Online-Rechnung über seinen Zahlungsdienstleister, wodurch eine eindeutige, sichere Bezahlseite erstellt wird, die mit dieser bestimmten Transaktion verknüpft ist. In der Aufforderung ist der Betrag, die Währung und der Verwendungszweck der Zahlung festgelegt.

• Das Unternehmen sendet die Aufforderung per E-Mail: Der Zahlungslink wird dem Kunden/der Kundin in einer E-Mail zur Verfügung gestellt. In dieser E-Mail wird die Zahlung erläutert und eindeutig zur Zahlung aufgefordert.

• Der Kunde/die Kundin bezahlt: Wenn der Kunde/die Kundin auf den Zahlungslink klickt, wird er/sie zu einer gehosteten Bezahlseite weitergeleitet, auf der er/sie die Zahlung prüfen und seine/ihre Zahlungsdetails eingeben kann. Vertrauliche Informationen werden vollständig auf dieser Seite verarbeitet.

• Das System wickelt die Zahlung ab: Das Zahlungssystem verschlüsselt die Daten, prüft die Autorisierung und bestätigt die Transaktion mit der Bank oder dem Kartennetzwerk des Kunden/der Kundin. Wenn die Zahlung genehmigt wird, wird sie sofort oder gemäß den Einstellungen des Unternehmen erfasst.

• Das Unternehmen erhält die Gelder: Nach der Verarbeitung werden die Gelder gemäß eines standardmäßigen Auszahlungsplans auf das Konto des Unternehmen überwiesen, ähnlich wie bei anderen Online-Zahlungen. Die Bearbeitungszeit hängt von der Zahlungsmethode und den Bankeinstellungen des Unternehmen ab.

• Das System erfasst die Zahlung: Der Kunde/die Kundin erhält eine Bestätigung oder einen Zahlungsbeleg und das System des Unternehmens markiert die Zahlung als abgeschlossen. Dadurch entsteht lückenloser Prüfpfad für die Buchhaltung und den Kundenservice.

Unternehmen können nachverfolgen, ob E-Mails zur Zahlungsaufforderung versendet wurden, ob Links verwendet wurden und welche Rechnungen noch offen sind – dies erleichtert die Nachverfolgung bei Bedarf.

Wann sollte ein Unternehmen Zahlungen per E-Mail akzeptieren?

Zahlungen per E-Mail sind oft eine praktische Option. Sie sollten in Betracht gezogen werden, wenn Schnelligkeit, Klarheit und einfache Einrichtung wichtiger sind als ein vollständig ausgearbeitetes Bezahlverfahren.

Die folgenden Szenarien können sich für Zahlungen per E-Mail eignen:

• Direkte Kundenbeziehungen: Unternehmen, die direkt mit Kundinnen und Kunden kommunizieren, tun dies oft hauptsächlich per E-Mail. Das Versenden eines Zahlungslinks in demselben E-Mail-Verlauf ordnet die Transaktion in die bestehende Beziehung ein.

• Individuelle Preise oder verhandelte Leistungen: In manchen Fällen variieren die Preise je nach Kunde/Kundin, Umfang oder Art des Auftrags (z. B. für Dienstleistungen, Beratung oder Einzelprojekte). In diesen Fällen erleichtern Zahlungen per E-Mail die einfache Anforderung des genauen Betrags, ohne den Bezahlvorgang neu gestalten zu müssen.

• Kunden/Kundinnen an entfernten Standorten: Mit Zahlungen per E-Mail können Unternehmen Zahlungen von Kundinnen und Kunden in unterschiedlichen Städten oder Ländern erhalten. Sofern die Zahlungsmethode unterstützt wird, ist der Prozess der Zahlung überall identisch.

• Geringes oder unregelmäßiges Verkaufsvolumen: Wenn nur gelegentlich Verkäufe getätigt werden, kann der Prozess der Erstellung und Pflege eines umfassenden Bezahlsystems zu aufwendig sein. Zahlungen per E-Mail sind einfacher einzurichten und zu verwalten.

• Einfache Zahlungen vor Ort: Wenn ein Kartenlesegerät nicht verfügbar ist, verhindert ein per E-Mail gesendeter Link Zahlungsverzögerungen.

Warum sollten Unternehmen Zahlungslinks anstelle von Rechnungen verwenden?

Zahlungslinks haben Rechnungen gegenüber einige Vorteile. Unter den richtigen Bedingungen ermöglichen sie schnellere, einfachere und genauere Zahlungen.

Im Folgenden sind einige der Vorteile aufgeführt:

• Schnelle Zahlung: Mit Zahlungslinks können Kundinnen und Kunden sofort bezahlen, wenn sie die E-Mail öffnen. Sie müssen sich nicht bei ihrem Bankkonto anmelden oder eine manuelle Überweisung veranlassen, was die Zahlung beschleunigt.

• Klare, festgelegte Beträge: Zahlungslinks fixieren den fälligen Betrag. Dies reduziert Fehler durch falsch eingegebene Summen oder Teilzahlungen.

• Minimale Interaktion: Bei herkömmlichen Rechnungen entstehen häufig Fragen zur Art der Zahlung oder zum Zahlungsort. Zahlungslinks sind einfach und direkt – die E-Mail enthält Kontextinformationen, die die Fragen des Kunden/der Kundin beantworten können.

• Sauberer Abgleich: Jeder Zahlungslink ist mit einer bestimmten Anfrage verknüpft, wodurch Unternehmen Zahlungen leichter mit Rechnungen oder Projekten abgleichen können.

• Einfache mobile Nutzung: Zahlungslinks sind für Smartphones und Tablets optimiert. Rechnungen sind außerhalb eines Desktop-Computers oft schwieriger zu bearbeiten.

Wie unterscheiden sich Zahlungen per E-Mail von Überweisungen per E-Mail?

Zahlungen per E-Mail und Überweisungen per E-Mail mögen auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, lösen in Wirklichkeit allerdings verschiedene Probleme und basieren auf völlig unterschiedlichen Systemen.

Hier sind die wichtigsten Unterschiede:

• Einleitung der Transaktion: Zahlungen per E-Mail werden vom Unternehmen initiiert, das eine Zahlungsaufforderung verschickt, auf die ein Kunde/eine Kundin reagiert. Überweisungen per E-Mail werden in der Regel vom Absender/der Absenderin initiiert, der/die Gelder per E-Mail an eine andere Person sendet.

• Zugrundeliegende Infrastruktur: Bei Zahlungen per E-Mail sind Zahlungsabwickler und Online-Bezahlsystemen erforderlich, die Karten, Wallets oder lokale Zahlungsmethoden verarbeiten können. Bei Überweisungen per E-Mail werden in der Regel über ein bestimmtes Banknetzwerk Gelder direkt zwischen Bankkonten bewegt.

• Use Cases: Zahlungen per E-Mail sind für kommerzielle Transaktionen wie Rechnungen, Dienstleistungen und Verkäufe konzipiert. Überweisungen per E-Mail werden häufiger für Peer-to-Peer-Zahlungen verwendet, z. B. zum Teilen von Ausgaben oder zum Senden von Geld an Familienmitglieder.

• Geografische Reichweite: Je nach Anbieter können Zahlungen per E-Mail internationale Kundinnen und Kunden, mehrere Währungen und grenzüberschreitende Transaktionen unterstützen. Überweisungen per E-Mail sind oftmals auf bestimmte Länder oder inländische Bankensysteme beschränkt.

• Zahlungsmethoden: Zahlungen per E-Mail unterstützen Karten und Digital Wallets, die viele Kundinnen und Kunden bereits online nutzen. Überweisungen per E-Mail basieren in der Regel auf Bankguthaben und unterstützen keine Kartenzahlung.

Wie können Unternehmen effektiv E-Mails zur Zahlungsaufforderung schreiben?

Das Versenden einer E-Mail mit einer Zahlungsaufforderung ist eine Gelegenheit, für eine gute Kommunikation mit Ihren Kundinnen und Kunden. Die effektivsten E-Mails sind klar, respektvoll und für die Kundinnen und Kunden leicht umzusetzen.

Nachfolgend finden Sie einige Best Practices:

• Versand von einer erkennbaren Adresse: Verwenden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse und eine einheitliche Formatierung, damit die Kundinnen und Kunden wissen, dass die Nachricht authentisch ist.

• Verwenden einer eindeutigen Betreffzeile: Verweisen Sie direkt in der Betreffzeile auf die Rechnung oder Dienstleistung. So wissen Kundinnen und Kunden, worum es in der E-Mail geht, und öffnen die Nachricht möglicherweise schneller.

• Betrag und Zweck gleich zu Beginn angeben: Erläutern Sie im ersten oder zweiten Satz, wofür die Zahlung bestimmt ist und wie hoch der fällige Betrag ist. So können Rückfragen und Verzögerungen reduziert werden.

• Einfügen eines eindeutigen, gut zu erkennenden Zahlungslinks: Kennzeichnen Sie den Zahlungslink gut und platzieren Sie ihn an einer leicht zu findenden Stelle, z. B. in einer eigenen Zeile.

• Der richtige Ton: Verfassen Sie die E-Mail wie jede andere geschäftliche Kommunikation. Eine höfliche, neutrale Sprache zeigt Respekt und stärkt das Vertrauen.

• Möglichkeit zur Kontaktaufnahme: Teilen Sie Ihren Kundinnen und Kunden mit, wie sie Sie bei Fragen oder Anliegen kontaktieren können.

Wie Stripe Payment Links helfen kann

Stripe Payment Links ist eine No-Code-Lösung, mit der Sie schnell sichere Bezahlseiten online erstellen und teilen können.

Payment Links kann Sie folgendermaßen unterstützen:

• Schnellere Zahlungsakzeptanz: Teilen Sie nutzerdefinierte Zahlungslinks mit Kundinnen und Kunden und akzeptieren Sie einmalige oder wiederkehrende Zahlungen sofort – ohne Rechnungsstellung oder komplexe Integrationen.

• Bessere Konversionsrate: Steigern Sie die Konversionsraten bei Zahlungen mit einem für Mobilgeräte optimierten Design und einem optimierten Bezahlvorgang.

• Zeitersparnis: Sie können Bezahlseiten einfach über das Stripe-Dashboard erstellen, anpassen und freigeben – mit minimalem Programmieraufwand.

• Weltweite Expansion: Akzeptieren Sie Zahlungen von Kundschaft auf der ganzen Welt – mit Adaptive Pricing, das Preise für mehr als 135 Währungen lokalisiert und sofort einsatzbereite lokale Zahlungsmethoden anbietet.

• Zugang zu anderen Stripe-Produkten: Integrieren Sie Payment Links in andere Stripe-Produkten, darunter Stripe Billing, Stripe Radar und Stripe Tax, um weitere Zahlungsfunktionen hinzuzufügen.

• Ständige Kontrolle: Passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Bezahlseiten an Ihre Marke an und verfolgen Sie alle Ihre Zahlungsaktivitäten an einem Ort.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Payment Links ganz einfach Online-Zahlungen akzeptieren können, oder starten Sie noch heute.