Eine Gegenzeichnung ist eine zweite Unterschrift auf einem Dokument, die die Unterschrift der ersten Partei authentifiziert oder bestätigt. Bei einer Investitionsvereinbarung, wie etwa einem Simple Agreement for Future Equity (SAFE), unterschreibt der Investor zuerst und das Start-up, das die Mittel erhält, zeichnet gegen. Bei hochkarätigen Finanztransaktionen kann eine interne Gegenzeichnung durch den Vorgesetzten des Erstunterzeichners erforderlich sein, um die Freigabe von Geldern zu autorisieren.

Gegenzeichnungen sind in vielen Start-up-Kontexten erforderlich, unter anderem bei der Erstellung von Verträgen für Lieferanten oder bei Arbeitsvertragsangeboten. Im Folgenden untersuchen wir, warum Gegenzeichnungen wichtig sind und wie Sie Gegenzeichnungen mithilfe digitaler Tools in Dokumente einbinden können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Gegenzeichnung ist eine zweite Unterschrift einer internen Instanz oder einer externen Partei, mit der eine Vereinbarung abgeschlossen wird.

• Gegenzeichnungen finden sich häufig in Fundraising-Dokumenten, einschließlich SAFEs und Wandelanleihen (Convertible Notes), sowie in rechtlichen Dokumenten wie Gründer- und Aktionärsvereinbarungen.

• Plattformen für elektronische Unterschriften (E-Signaturen) können Ihnen dabei helfen, Gegenzeichnungen einzuholen und einen digitalen Prüfpfad zu pflegen.

Was bedeutet Gegenzeichnung?

Eine Gegenzeichnung ist eine zweite Unterschrift auf einem Dokument, die eine Zustimmung bestätigt, eine erste Unterschrift autorisiert oder eine zusätzliche Validierung darstellt. Die Aufnahme einer Gegenzeichnung bedeutet, dass zwei separate Parteien oder zwei Mitglieder derselben Organisation ihren Namen in das Dokument eingetragen haben.

Gegenzeichnungen können je nach Dokumenttyp und Zuständigkeitsbereich von einer Gegenpartei, einem Befürworter oder einer internen Genehmigungsinstanz stammen.

Hier sind Beispiele für jedes Szenario:

• Abschluss durch die Gegenpartei: Ein Vorstandsbeschluss erfordert möglicherweise die Unterschrift des Vorstandsvorsitzenden und die Gegenzeichnung des CEO, um rechtskräftig zu werden.

• Befürwortung: Ein Unterzeichner kann auch die Identität der Hauptpartei verifizieren, oft auch außerhalb eines geschäftlichen Kontexts.

• Interne Genehmigung: Eine Bestellung über einem bestimmten Betrag erfordert möglicherweise eine erste Unterschrift der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters aus der Beschaffung und eine Gegenzeichnung durch die zuständige Führungskraft.

Warum sind Gegenzeichnungen in Geschäftsvereinbarungen so wichtig?

Gegenzeichnungen sind wichtig, weil sie der letzte Schritt in einem teils komplexen Prozess sind. Sie können dazu beitragen, geschäftliche Vereinbarungen zu validieren und sie in einigen Fällen rechtlich bindend oder rechtskräftig zu machen. Einige Geschäftsvereinbarungen können möglicherweise erst nach erfolgter Gegenzeichnung in Kraft treten.

Unternehmen verlangen möglicherweise Gegenzeichnungen als Teil interner Genehmigungs-Workflows, bevor ein Vertrag bindend wird. Eine Gegenzeichnung kann auch die Befugnis eines Unterzeichners verifizieren oder eine Vereinbarung abschließen, wenn die andere Partei den Vertrag unterzeichnet. Jede Verzögerung bei der Einholung kann je nach Art des Vertrags, den Sie abschließen, den Erhalt von Kapital für Kleinunternehmen verzögern oder den Bestand Ihres Unternehmens einschränken.

Worin besteht der Unterschied zwischen gegengezeichneten Vereinbarungen und mitunterzeichneten Vereinbarungen?

Gegengezeichnete Vereinbarungen enthalten mehrere Unterschriften, um Verträge zu bestätigen, zu autorisieren oder abzuschließen. Sie können einem Dokument Ihre Befugnis verleihen, indem Sie es gegenzeichnen. Bei mitunterzeichneten Vereinbarungen übernehmen die Parteien hingegen eine gemeinsame finanzielle oder rechtliche Verpflichtung, wie z. B. die Rückzahlung von Schulden oder die Erfüllung der Konditionen einer Geschäftsvereinbarung. Die Mitunterzeichnung bringt daher eine persönliche finanzielle oder rechtliche Verantwortung mit sich.

Als Founder zeichnen Sie möglicherweise einen Lieferantenvertrag gegen, den eine Vertretung Ihres Lieferanten bereits unterzeichnet hat. Dies bestätigt das Geschäft und initiiert Ihre Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten. Wenn Sie jedoch einen Kredit für Kleinunternehmen mitunterzeichnen, verbürgen Sie sich für die Schulden und müssen sie zurückzahlen, wenn der Hauptkreditnehmer dies nicht tut. Wenn Sie nicht zahlen, könnte der Kreditgeber rechtliche Schritte gegen Sie und den Hauptkreditnehmer einleiten, um die Schulden einzutreiben.

Wenn Sie Fundraising betreiben und Ihr Start-up wächst, werden Sie auf einer Vielzahl rechtlicher Dokumente Gegenzeichnungen sehen. Eine Gegenzeichnung ist oft eine Formalität, die zum Abschluss einer für Ihr Unternehmen wichtigen Aufgabe erforderlich ist. Wenn Sie jedoch gebeten werden, eine Vereinbarung mitzuunterzeichnen, prüfen Sie deren Konditionen sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Verpflichtungen einverstanden sind. Als Mitunterzeichner geben Sie eine rechtliche oder finanzielle Garantie dafür, dass der Hauptunterzeichner die Konditionen der Vereinbarung erfüllen wird.

Wo tauchen Gegenzeichnungen in Start-up- und Fundraising-Workflows auf?

Gegenzeichnungen treten in der Regel in folgenden Start-up-Szenarien auf:

• Unternehmensgründung: Eine Gründervereinbarung, in der die Aufteilung der Anteile und die Aufgabenverteilung unter den Mitgründern geregelt sind, erfordert möglicherweise eine Erstunterschrift des Founders und eine Gegenzeichnung durch eine zweite Person, die das Unternehmen vertritt.

• Kapitalbeschaffung: Beim Fundraising mit SAFEs in der Pre-Seed-Phase, Wandelanleihen (Convertible Notes) in Seed-Runden und Priced Rounds in späteren Phasen kann es erforderlich sein, dass Ihr Start-up und der Investor Finanzierungsvereinbarungen unterzeichnen. Wenn Sie während einer Priced Round Eigenkapital ausgeben, sind auch bei Aktienkaufverträgen und Verträgen über Investorenrechte Gegenzeichnungen erforderlich.

• Einstellung von Personal: Arbeitsvertragsangebote, Arbeitsverträge und Wettbewerbsverbote erfordern möglicherweise die Unterschrift einer Unternehmensvertretung und der künftigen Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, um gültig zu sein.

• Beschaffung: Auf Dienstleisterverträgen, Onboarding-Dokumenten und Compliance-Formularen können Unterschriften des Unternehmens und der Lieferanten erforderlich sein. Eine interne Gegenzeichnung durch ein Mitglied des Führungsteams kann auch bei der Genehmigung großer Bestellungen nützlich sein.

• Corporate Governance: Sobald der Vorstand Ihres Unternehmens gebildet wurde, müssen Dokumente wie bestimmte Vorstandsbeschlüsse die Unterschriften einer Unternehmensvertretung und einer Vorstandsvertretung enthalten. Der Corporate Secretary des Unternehmens übernimmt häufig die Verantwortung für die Gegenzeichnung von Vorstandsdokumenten.

Eine gute Aktenführung ist wichtig, da Investoren erwarten, dass ihnen unterzeichnete Dokumente vorliegen. Sie benötigen ein klares System zur Weiterleitung von Unterschriften und eine klare Aufgabenteilung darüber, wer in Ihrem Unternehmen welche Dokumente unterzeichnet. Wenn Sie Support benötigen, sollten Sie die Nutzung eines Buchhaltungsdienstes oder einer Buchhaltungssoftware zur Verwaltung von Finanzdokumenten in Betracht ziehen. Eine Anwaltskanzlei, die sich auf Start-ups spezialisiert hat, kann Dokumente entwerfen und Ihre rechtlichen Verpflichtungen in jeder Phase des Fundraisings und der Unternehmensgründung klären.

Wie funktioniert das Gegenzeichnen normalerweise mit E-Signatur-Tools?

Hier sind die Schritte zur Bereitstellung oder Einholung einer Gegenzeichnung mithilfe eines E-Signatur-Tools:

• Bereiten Sie das Dokument vor: Erstellen Sie eine finale Version des Dokuments und legen Sie im Unterschriftenblock fest, wer es intern und extern unterzeichnen muss. Sperren Sie das Dokument, um sicherzustellen, dass sich dessen Inhalt nicht ändert und alle Parteien dieselbe Version sehen.

• Planen Sie die Reihenfolge der Unterschriften: Legen Sie fest, welche Partei zuerst unterzeichnet, um ihre Verbindlichkeit zu signalisieren, und welche als Zweites unterzeichnet, um die Vereinbarung zu genehmigen, zu befürworten oder abzuschließen. Sperren Sie die Reihenfolge in einer E-Signatur-Plattform, damit es nicht möglich ist, eine Unterschrift außerhalb der Reihenfolge einzuholen. Um Verzögerungen bei der Unterzeichnung zu vermeiden, können Sie innerhalb Ihrer Organisation eine Gruppe potenzieller Unterzeichner (z. B. das Rechtsteam) definieren. Wenn also eine Person nicht zur Unterzeichnung verfügbar ist, kann ein anderes autorisiertes Mitglied unterschreiben.

• Die erste Partei unterzeichnet: Leiten Sie die Vereinbarung an den ersten Empfänger oder die erste Empfängerin weiter und fordern Sie eine Identitätsauthentifizierung an, wenn das Dokument sensibel genug ist, um dies zu rechtfertigen. Sie können sich wahlweise benachrichtigen lassen, wenn die unterzeichnende Person das Dokument öffnet und wenn sie es unterzeichnet.

• Die zweite Partei erhält das Dokument automatisch: Gemäß Ihren gespeicherten Einstellungen erhält die zweite Partei das Dokument nach der Unterzeichnung durch die erste Partei automatisch zur Unterschrift. Das Tool holt die Gegenzeichnung ein und erfasst einen Zeitstempel.

• Schließen Sie das Dokument ab und speichern Sie es: Je nach Formulierung der Vereinbarung kann sie in Kraft treten, sobald die Gegenzeichnung vorliegt. Wenn alle Unterschriften finalisiert sind, speichern Sie die signierte Version sicher an einem digitalen Ort, an dem Sie sie leicht finden können, falls ein Investor Einsicht verlangt. Stellen Sie sicher, dass Sie für alle Unterschriften Zeitstempel haben, um im Falle eines Streitfalls einen digitalen Prüfpfad zu erstellen.

Welche häufigen Fehler sollten bei Gegenzeichnungen vermieden werden?

Hier sind einige häufige Fehler bei der Gegenzeichnung, die Sie vermeiden sollten:

• Wird eine Gegenzeichnung nicht geleistet, kann ein Vertrag ungültig werden. Bei Dokumenten, bei denen viel auf dem Spiel steht, wie beispielsweise Vereinbarungen über Schiedsverfahren, kann dies in Zukunft zu erheblichen rechtlichen Problemen führen.

• Änderungen am Entwurf vor der Gegenzeichnung können einen Vertrag nicht durchsetzbar machen, da Unsicherheit darüber entsteht, ob alle Parteien denselben Konditionen zugestimmt haben.

• Wenn den Unterzeichnern Ihrer Organisation die eindeutige Befugnis zur Aushandlung oder Ausführung der Vereinbarung fehlt, kann die andere Partei diese Unklarheit nutzen, um die Gültigkeit des Vertrags anzufechten.

• Unterschriften, die außerhalb der Reihenfolge eingeholt werden, könnten zu Unsicherheit über das Datum des Inkrafttretens des Vertrags führen.

Diese Probleme treten am häufigsten bei zeitkritischen Verhandlungen auf, bei denen die schnellste Lösung nicht immer die beste für die Aktenführung Ihres Unternehmens ist.

Um Ausführungsprobleme zu vermeiden, lohnt es sich, frühzeitig zu entscheiden, welches Teammitglied die Verantwortung für die Überwachung von Verträgen, die Führung klarer Aufzeichnungen und die Sicherstellung einer fristgerechten Unterzeichnung übernimmt. E-Signatur-Tools verfügen oft über Systeme zur Nachverfolgung von Dokumenten, mit denen Sie fehlende Unterschriften vermeiden können. Sie sollten die Befugnis der Unterzeichner vorab bestätigen und ein festes Datum für das Inkrafttreten festlegen, das in der Vereinbarung verankert ist. Gehen Sie davon aus, dass Sie diese Dokumente in Zukunft vor Gericht vorlegen müssen, damit Ihr Archiv organisiert und vollständig ist.

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Atlas reicht Ihr 83(b)-Formular für Sie ein – sowohl für US- als auch für Nicht-US-Founder – per Einschreiben und mit Sendungsverfolgung durch den US Postal Service (USPS), um die persönlichen Einkommensteuern zu senken. Sie erhalten ein unterzeichnetes 83(b)-Formular und einen Nachweis über die Einreichung mit Einschreibebestätigung direkt im Stripe-Dashboard.

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