Une contresignature est une seconde signature sur un document qui authentifie ou confirme la signature de la première partie. Dans un accord d'investissement, tel qu'un accord simple pour des capitaux propres futurs (SAFE), l'investisseur signe en premier et la startup qui reçoit les fonds le contresigne. Dans les transactions financières de grande valeur, une contresignature interne peut être exigée par le supérieur hiérarchique du premier signataire pour autoriser le déblocage des fonds.

Les contresignatures sont nécessaires dans de nombreux contextes de startup, notamment lorsque vous créez des contrats fournisseurs ou des lettres d'embauche. Nous allons explorer ci-dessous pourquoi la contresignature est importante et comment inclure des contresignatures dans des documents à l'aide d'outils numériques.

L’essentiel à retenir

• une contresignature est une seconde signature fournie par une autorité interne ou une partie externe qui finalise un accord ;

• les contresignatures se trouvent couramment dans les documents de levée de fonds, y compris les SAFE et les billets à ordre convertibles, ainsi que dans les documents juridiques tels que les accords de fondateurs et d'actionnaires ;

• les plateformes de signature électronique peuvent vous aider à collecter des contresignatures et à maintenir une piste d'audit numérique.

Que signifie contresigner ?

Une contresignature est une deuxième signature sur un document qui confirme un accord, autorise une première signature ou ajoute une validation. L'inclusion d'une contresignature signifie que deux parties distinctes ou deux membres de la même organisation ont ajouté leur nom au document.

Les contresignatures peuvent provenir d'une contrepartie, d'un endosseur ou d'un approbateur interne, selon le type de document et la juridiction.

Voici des exemples pour chaque scénario :

• finalisation par la contrepartie : une résolution du conseil d'administration peut nécessiter la signature de la présidence du conseil et la contresignature de la direction générale pour devenir définitive ;

• endossement : un signataire peut également vérifier l'identité de la partie principale, souvent en dehors d'un contexte commercial ;

• approbation interne : un bon de commande supérieur à un certain montant peut nécessiter une signature initiale du personnel qui gère les achats et une contresignature de la hiérarchie.

Pourquoi les contresignatures sont-elles importantes dans les accords commerciaux ?

Les contresignatures sont importantes, car elles constituent l'étape finale d'un processus parfois complexe. Elles peuvent aider à valider les accords commerciaux et, dans certains cas, les rendre légaux ou définitifs. Certains accords commerciaux ne peuvent pas entrer en vigueur avant que la contresignature ne soit fournie.

Les entreprises peuvent exiger des contresignatures dans le cadre de flux de travail d'approbation internes avant qu'un contrat ne devienne contraignant. Une contresignature peut également vérifier l'autorité d'un signataire ou finaliser un accord lorsque l'autre partie signe le contrat. Tout retard dans son obtention pourrait bloquer la réception de capitaux pour les petites entreprises ou limiter les stocks de votre entreprise, selon le type de contrat que vous finalisez.

Quelle est la différence entre les accords contresignés et les accords cosignés ?

Les accords contresignés incluent plusieurs signatures pour confirmer, autoriser ou finaliser des contrats. Vous pouvez ajouter votre autorité à un document en le contresignant. Dans le même temps, les parties aux accords cosignés assument une obligation financière ou juridique partagée, comme le remboursement d'une dette ou le respect des conditions d'un accord commercial. Par conséquent, la cosignature entraîne une responsabilité financière ou juridique personnelle.

En tant que fondateur, vous pouvez contresigner un contrat de fournisseur qu'une personne représentant votre fournisseur a déjà signé. Cela confirme l'accord et initie votre relation commerciale avec le fournisseur. Toutefois, si vous cosignez un prêt aux petites entreprises, vous garantissez la dette et devrez la rembourser si l'emprunteur principal ne le fait pas. Si vous ne payez pas, le prêteur pourrait intenter une action en justice contre vous et l'emprunteur principal pour recouvrer la dette.

Lorsque vous levez des fonds et développez votre startup, vous verrez des contresignatures sur un large éventail de documents juridiques. Une contresignature est souvent une formalité requise pour accomplir une tâche importante pour votre entreprise. Cependant, si on vous demande de cosigner un accord, examinez attentivement ses conditions et assurez-vous d'être à l'aise avec vos obligations. En tant que cosignataire, vous fournirez une garantie juridique ou financière que le signataire principal respectera les conditions de l'accord.

Où apparaissent les contresignatures dans les processus des startups et des levées de fonds ?

Les contresignatures apparaissent généralement dans les scénarios de startup suivants :

• création de l'entreprise : un accord de fondateurs, qui explique la répartition des capitaux propres et la division des responsabilités entre les cofondateurs, peut nécessiter une première signature du fondateur et une contresignature d'une deuxième personne qui représente l'entreprise ;

• levée de capitaux : la levée de fonds avec des SAFE lors de la phase de pré-amorçage, des billets à ordre convertibles lors des tours d'amorçage et des tours de financement évalués lors des phases ultérieures peut obliger votre startup et l'investisseur à signer des accords de financement. Lorsque vous émettez des actions lors d'un tour de financement évalué, des contresignatures seront également nécessaires sur les accords d'achat d'actions et les accords sur les droits des investisseurs ;

• embauche d'employés : les lettres d'offre, les contrats de travail et les accords de non-concurrence peuvent nécessiter la signature du personnel représentant l'entreprise et de l'employé pour être valides ;

• achats : les signatures de l'entreprise et du fournisseur pourraient être exigées sur les contrats de service du fournisseur, les documents d'onboarding et les formulaires de conformité. Une contresignature interne du personnel de direction peut également s'avérer utile pour approuver les bons de commande importants ;

• Gouvernance d'entreprise : Une fois le conseil d'administration de votre entreprise établi, des documents tels que certaines résolutions du conseil doivent inclure les signatures d'une personne représentant l'entreprise et d'une personne représentant le conseil. La personne occupant le poste de secrétaire général de l'entreprise se charge souvent de contresigner les documents du conseil d'administration.

Une bonne tenue des registres est importante, car les investisseurs s'attendent à voir les documents signés dans vos dossiers. Vous aurez besoin d'un système d'acheminement des signatures clair et d'une répartition des responsabilités quant à savoir qui signe quels documents dans votre entreprise. Si vous avez besoin de service de support, envisagez de choisir un service comptable ou un logiciel de comptabilité pour gérer les documents financiers. Un cabinet d'avocats spécialisé dans les startups peut rédiger des documents et clarifier vos obligations légales à chaque étape de la levée de fonds et de la création d'entreprise.

Comment fonctionne généralement la contresignature avec les outils de signature électronique ?

Voici les étapes pour fournir ou collecter une contresignature à l'aide d'un outil de signature électronique :

• préparation du document : créez une version finale du document et déterminez qui doit le signer dans le bloc de signature (en interne et en externe). Verrouillez le document pour vous assurer que son contenu ne change pas et que toutes les parties voient la même version ;

• planification de l'ordre des signatures : décidez quelle partie signera en premier pour signaler son engagement et laquelle signera en second pour approuver, endosser ou finaliser l'accord. Dans une plateforme de signature électronique, verrouillez l'ordre afin qu'il ne soit pas possible de collecter une signature dans le désordre. Pour éviter les retards de signature, vous pouvez définir un groupe de signataires potentiels (par ex. l'équipe juridique) au sein de votre organisation. Ainsi, si une personne n'est pas disponible pour signer, un autre membre autorisé peut le faire ;

• signature de la première partie : acheminez l'accord au premier destinataire et demandez une authentification d'identité si le document est suffisamment sensible pour le nécessiter. Vous pouvez choisir de recevoir une notification lorsque le signataire ouvre le document et lorsqu'il le signe ;

• réception automatique du document par la deuxième partie : selon vos préférences enregistrées, une fois que la première partie a signé, la deuxième partie le recevra automatiquement pour signature. L'outil collectera la contresignature et enregistrera un horodatage ;

• finalisation et stockage du document : selon la formulation de l'accord, il peut entrer en vigueur dès que la contresignature a été recueillie. Lorsque toutes les signatures sont finalisées, stockez la version signée en toute sécurité dans un emplacement numérique où vous pourrez facilement la retrouver si un investisseur demande à la consulter. Assurez-vous de disposer d'horodatages pour toutes les signatures afin de créer une piste d'audit numérique en cas de litige.

Quelles sont les erreurs courantes de contresignature à éviter ?

Voici quelques erreurs courantes de contresignature à éviter :

• l'omission de fournir une contresignature peut rendre un contrat nul. Pour les documents à enjeux élevés tels que les accords d'arbitrage, cela peut créer d'importants problèmes juridiques à l'avenir ;

• la modification de l'ébauche avant la contresignature peut rendre un contrat inapplicable, car cela crée une incertitude quant à savoir si toutes les parties ont accepté les mêmes conditions ;

• si les signataires de votre organisation manquent d'autorité claire pour négocier ou exécuter l'accord, l'autre partie peut utiliser cette ambiguïté pour remettre en question la validité du contrat ;

• les signatures collectées dans le désordre pourraient créer une incertitude quant à la date d'entrée en vigueur du contrat.

Ces problèmes apparaissent le plus souvent lors de négociations soumises à des contraintes de temps, lorsque la solution la plus rapide n'est pas toujours la meilleure pour la tenue des registres de votre entreprise.

Pour éviter les problèmes d'exécution, il est utile de décider très tôt quel membre de l'équipe sera chargé de superviser les contrats, de tenir des registres clairs et de garantir une signature en temps opportun. Les outils de signature électronique sont souvent fournis avec des systèmes de suivi des documents qui peuvent vous aider à éviter les signatures manquantes. Vous devrez confirmer l'autorité des signataires au préalable et décider d'une date d'entrée en vigueur fixe inscrite dans l'accord. Agissez comme si vous deviez présenter ces documents au tribunal à l'avenir afin que vos archives soient organisées et complètes.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas prend en charge tout ce dont vous avez besoin pour lancer légalement votre entreprise (immatriculation, numéro d’identification d'employeur (EIN), configuration du capital social et déclarations fiscales), afin que vous puissiez lever des fonds, ouvrir un compte bancaire et commencer à accepter des paiements en deux jours ouvrés seulement, où que vous soyez dans le monde.

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Lancez-vous en quelques minutes

Le formulaire d'inscription prend moins de 10 minutes. Vous choisirez la structure de votre entreprise, confirmerez que votre nom est disponible, ajouterez jusqu'à quatre cofondateurs, définirez la répartition de vos capitaux propres et signerez électroniquement. Ensuite, Atlas prend le relais, y compris pour informer les cofondateurs de signer leurs documents électroniquement.

Lever des fonds avec des SAFE

Une fois la société constituée, vous pouvez ouvrir un cycle SAFE directement depuis le Dashboard Stripe. Créez des documents d'approbation du conseil d'administration, émettez des SAFE aux normes YC et suivez les engagements des investisseurs, sans changer d'outils. Si vous avez Stripe Treasury, le capital des investisseurs atterrit directement sur votre compte financier Stripe.

Opérations bancaires et paiements avant l’arrivée de votre EIN

Atlas dépose automatiquement votre demande d'EIN après la constitution en société. Vous n'avez pas à attendre. Atlas permet les paiements et les opérations bancaires avant l'EIN afin que vous puissiez commencer à accepter des paiements et effectuer des transactions immédiatement. Le personnel fondateur aux États-Unis possédant un numéro de sécurité sociale (SSN) est généralement admissible à un traitement accéléré par l'IRS (Internal Revenue Service).

Prise en charge automatique de l’option fiscale 83(b)

Atlas dépose votre choix 83(b) pour vous (pour le personnel fondateur aux États-Unis et d'autres pays) avec le courrier certifié et le suivi du service postal des États-Unis (USPS) afin de réduire les impôts sur le revenu. Vous obtiendrez un choix 83(b) signé et une preuve de déclaration directement dans le Dashboard Stripe, avec une confirmation par courrier certifié.

Des documents juridiques de standing international

Atlas fournit tous les documents juridiques dont vous avez besoin pour commencer à diriger votre entreprise. Les documents pour entreprise de type C d'Atlas sont conçus en collaboration avec Cooley, l'un des principaux cabinets d'avocats en capital-risque au monde. Ces documents sont conçus pour vous aider à lever des fonds immédiatement et à garantir que votre entreprise est légalement protégée, en couvrant des aspects tels que la structure de propriété, la distribution des capitaux propres et la conformité fiscale.

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