Een medeondertekening is een tweede handtekening op een document die de handtekening van de eerste partij authenticeert of bevestigt. In een investeringsovereenkomst, zoals een Simple Agreement for Future Equity (SAFE), tekent de investeerder als eerste en de start-up die het geld ontvangt tekent deze mede. Bij financiële transacties met een hoge waarde is mogelijk een interne medeondertekening vereist van de leidinggevende van de eerste ondertekenaar om het vrijgeven van geld te autoriseren.
Medeondertekeningen zijn nodig in veel contexten rondom start-ups, bijvoorbeeld wanneer je leverancierscontracten of aanbiedingsbrieven voor werknemers opstelt. Hieronder bekijken we waarom medeondertekening belangrijk is en hoe je medeondertekeningen toevoegt aan documenten met digitale tools.
Kernpunten
Een medeondertekening is een tweede handtekening van een interne autoriteit of een externe partij die een overeenkomst afrondt.
Medeondertekeningen komen vaak voor in documenten voor fondsenwerving, waaronder SAFE's en converteerbare obligaties, en in juridische documenten zoals overeenkomsten voor oprichters en aandeelhouders.
Met platforms voor elektronische handtekeningen (e-handtekeningen) kun je medeondertekeningen verzamelen en een digitaal audittraject bijhouden.
Betekenis van medeondertekenen
Een medeondertekening is een tweede handtekening op een document die een overeenkomst bevestigt, een eerste handtekening autoriseert of een validatie toevoegt. Een medeondertekening toevoegen betekent dat twee afzonderlijke partijen of twee leden van dezelfde organisatie hun naam aan het document hebben toegevoegd.
Medeondertekeningen kunnen afkomstig zijn van een tegenpartij, een endossant of een interne fiatteur, afhankelijk van het type document en de regio.
Hier zijn voorbeelden voor elk scenario:
Afronding door tegenpartij: Een bestuursbesluit heeft mogelijk de handtekening van de bestuursvoorzitter en de medeondertekening van de CEO nodig om definitief te worden.
Endossement: Een ondertekenaar kan ook de identiteit van de hoofdpartij verifiëren, vaak buiten een zakelijke context.
Interne goedkeuring: Een inkooporder boven een bepaald bedrag vereist mogelijk een initiële handtekening van de medewerker die verantwoordelijk is voor inkoop, en een medeondertekening van de leidinggevende.
Belang van medeondertekeningen bij zakelijke overeenkomsten
Medeondertekeningen zijn belangrijk omdat ze de laatste stap zijn in een soms complex proces. Ze kunnen helpen om zakelijke overeenkomsten te valideren en maken deze in sommige gevallen juridisch geldig of definitief. Sommige zakelijke overeenkomsten kunnen pas van kracht worden als de medeondertekening is geplaatst.
Ondernemingen kunnen medeondertekeningen vereisen als onderdeel van interne goedkeuringsworkflows voordat een contract bindend wordt. Een medeondertekening kan ook de bevoegdheid van een ondertekenaar verifiëren of een overeenkomst afronden wanneer de andere partij het contract ondertekent. Vertraging bij het verkrijgen ervan kan de ontvangst van kapitaal voor kleine ondernemingen vertragen of de voorraad van de onderneming beperken, afhankelijk van het type contract dat je afrondt.
Verschil tussen medeondertekende en meegetekende overeenkomsten
Medeondertekende overeenkomsten bevatten meerdere handtekeningen om contracten te bevestigen, autoriseren of voltooien. Je kunt je autoriteit aan een document toevoegen door dit mede te ondertekenen. Bij meegetekende overeenkomsten gaan de partijen echter een gedeelde financiële of juridische verplichting aan, zoals het terugbetalen van een schuld of het voldoen aan de voorwaarden van een zakelijke overeenkomst. Daarom brengt meetekenen persoonlijke financiële of juridische verantwoordelijkheid met zich mee.
Als oprichter kun je een leverancierscontract medeondertekenen dat al door een vertegenwoordiger van de leverancier is ondertekend. Dat bevestigt de deal en start de zakelijke relatie met de leverancier. Maar als je een zakelijke lening meetekent, sta je garant voor de schuld en ben je verplicht deze terug te betalen als de primaire kredietnemer dit niet doet. Als je niet betaalt, kan de kredietverstrekker juridische stappen ondernemen tegen jou en de hoofdkredietnemer om de schuld te innen.
Tijdens het werven van fondsen en het laten groeien van je start-up kom je medeondertekeningen tegen op een breed scala aan juridische documenten. Een medeondertekening is vaak een formaliteit die nodig is om een taak te voltooien die belangrijk is voor je onderneming. Als je echter wordt gevraagd een overeenkomst mee te tekenen, kijk dan goed naar de voorwaarden en zorg dat je akkoord gaat met de verplichtingen. Als meetekenaar geef je een juridische of financiële garantie dat de hoofdondertekenaar aan de voorwaarden van de overeenkomst zal voldoen.
Medeondertekeningen in workflows voor start-ups en fondsenwerving
Medeondertekeningen komen over het algemeen voor in de volgende scenario's voor start-ups:
Oprichting van een bedrijf: Een overeenkomst voor oprichters, die de verdeling van eigen vermogen en verantwoordelijkheden onder medeoprichters uitlegt, vereist mogelijk een eerste handtekening van de oprichter en een medeondertekening van een tweede persoon die het bedrijf vertegenwoordigt.
Kapitaal ophalen: Voor fondsenwerving met SAFE's in de pre-seedfase, converteerbare obligaties in seed-rondes en priced rounds in latere fasen kan het nodig zijn dat jouw start-up en de investeerder financieringsovereenkomsten ondertekenen. Wanneer je aandelen uitgeeft tijdens een priced round, zijn er ook medeondertekeningen nodig op overeenkomsten voor de aankoop van aandelen en beleggersrechten.
Werknemers aannemen: Aanbiedingsbrieven, arbeidsovereenkomsten en concurrentiebedingen vereisen mogelijk handtekeningen van zowel een vertegenwoordiger van het bedrijf als de werknemer om geldig te zijn.
Inkoop: Handtekeningen van het bedrijf en de leverancier kunnen vereist zijn op serviceovereenkomsten met leveranciers, onboarding-documenten en complianceformulieren. Een interne medeondertekening van een lid van het managementteam kan ook nuttig zijn voor het goedkeuren van grote inkooporders.
Corporate governance: Zodra het bestuur van het bedrijf is opgericht, moeten documenten zoals bepaalde bestuursbesluiten de handtekeningen bevatten van een vertegenwoordiger van het bedrijf en een vertegenwoordiger van het bestuur. De secretaris van de vennootschap neemt vaak de verantwoordelijkheid voor de medeondertekening op bestuursdocumenten.
Een goede administratie is belangrijk omdat investeerders verwachten dat ondertekende documenten zijn gearchiveerd. Je hebt een duidelijk systeem voor de routing van handtekeningen en een goede verdeling van verantwoordelijkheden nodig met betrekking tot wie in het bedrijf welke documenten ondertekent. Als je support nodig hebt, overweeg dan een boekhoudservice of boekhoudsoftware om financiële documenten te beheren. Een advocaat die is gespecialiseerd in start-ups kan documenten opstellen en de juridische verplichtingen in elke fase van fondsenwerving en bedrijfsoprichting verduidelijken.
Werking van medeondertekening met e-handtekeningtools
Hier zijn de stappen om een medeondertekening te plaatsen of verzamelen met een tool voor e-handtekeningen:
Het document voorbereiden: Maak een definitieve versie van het document en bepaal wie het in het handtekeningenblok moet ondertekenen – zowel intern als extern. Vergrendel het document om ervoor te zorgen dat de inhoud niet verandert en dat alle partijen dezelfde versie zien.
De volgorde van handtekeningen plannen: Beslis welke partij als eerste ondertekent om toewijding te tonen en welke partij als tweede ondertekent om de overeenkomst goed te keuren, te endosseren of af te ronden. In een platform voor e-handtekeningen kun je de volgorde vergrendelen, zodat het niet mogelijk is om een handtekening buiten de juiste volgorde te verzamelen. Om vertragingen bij het ondertekenen te voorkomen, kun je een groep potentiële ondertekenaars (bijv. het juridische team) binnen de organisatie definiëren. Als één persoon niet beschikbaar is om te ondertekenen, kan een ander bevoegd lid dit doen.
Ondertekening door eerste partij: Stuur de overeenkomst naar de eerste ontvanger en vraag om identiteitsauthenticatie als het document zo gevoelig is dat dit nodig is. Je kunt ervoor kiezen een melding te ontvangen wanneer de ondertekenaar het document opent en wanneer deze het ondertekent.
Automatische ontvangst van het document door tweede partij: Op basis van de opgeslagen voorkeuren ontvangt de tweede partij het document automatisch ter ondertekening zodra de eerste partij heeft getekend. De tool verzamelt de medeondertekening en legt een tijdstempel vast.
Het document afronden en opslaan: Afhankelijk van hoe de overeenkomst is geformuleerd, kan deze van kracht worden zodra de medeondertekening is verzameld. Wanneer alle handtekeningen definitief zijn, sla je de ondertekende versie veilig op een digitale locatie op waar je deze gemakkelijk kunt vinden als een investeerder hierom vraagt. Zorg voor tijdstempels voor alle handtekeningen, zodat je een digitaal audittraject hebt in geval van een geschil.
Veelvoorkomende fouten bij medeondertekeningen voorkomen
Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten bij medeondertekeningen die je moet voorkomen:
Het niet plaatsen van een medeondertekening kan een contract ongeldig maken. Bij documenten met grote belangen, zoals arbitrageovereenkomsten, kan dit in de toekomst voor grote juridische problemen zorgen.
Het wijzigen van de conceptversie vóór medeondertekening kan een contract onafdwingbaar maken, omdat hierdoor onzekerheid ontstaat of alle partijen akkoord zijn gegaan met dezelfde voorwaarden.
Als de ondertekenaars van de organisatie geen duidelijke bevoegdheid hebben om over de overeenkomst te onderhandelen of deze uit te voeren, kan de andere partij die ambiguïteit gebruiken om de geldigheid van het contract aan te vechten.
Handtekeningen die in de verkeerde volgorde zijn verzameld, kunnen onzekerheid creëren over de ingangsdatum van het contract.
Deze problemen doen zich het vaakst voor tijdens onderhandelingen met tijdsdruk, waarbij de snelste oplossing niet altijd de beste is voor de administratie van de onderneming.
Om uitvoeringsproblemen te voorkomen, is het verstandig om vroegtijdig te beslissen welk teamlid de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het toezicht op contracten, het bijhouden van een duidelijke administratie en het zorgen voor tijdige ondertekening. Tools voor e-handtekeningen hebben vaak systemen voor het volgen van documenten die helpen voorkomen dat handtekeningen ontbreken. Bevestig vooraf de bevoegdheid van de ondertekenaars en kies een vaste ingangsdatum die in de overeenkomst wordt opgenomen. Ga er bij deze stappen vanuit dat je de documenten in de toekomst in de rechtbank moet overleggen, zodat je archief georganiseerd en compleet is.
Hoe Stripe Atlas je kan helpen
Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch te lanceren – oprichting, Employer Identification Number (EIN), vermogensstructuur en belastingaangiften – zodat je fondsen kunt werven, een bankrekening kunt openen en binnen slechts twee werkdagen overal ter wereld betalingen kunt accepteren.
Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die zijn opgericht met Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator (YC), a16z en General Catalyst.
Aan de slag in enkele minuten
Het invullen van het aanmeldformulier duurt minder dan 10 minuten. Je kiest de bedrijfsstructuur, bevestigt dat de naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, stelt de verdeling van eigen vermogen in en plaatst een e-handtekening. Vervolgens neemt Atlas het over, inclusief het informeren van de medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.
Fondsen werven met SAFE's
Zodra het is opgericht, kun je direct vanuit het Stripe-dashboard een SAFE-ronde openen. Stel goedkeuringsdocumenten voor het bestuur op, geef SAFE's volgens de YC-standaard uit en volg de toezeggingen van investeerders – zonder van tool te wisselen. Als je Stripe Treasury hebt, belandt het kapitaal van investeerders direct op je financiële account van Stripe.
Bankieren en betalingen voordat het EIN arriveert
Atlas dient de EIN-aanvraag automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten. Atlas maakt betalingen en bankieren voorafgaand aan het EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Oprichters uit de VS met een Social Security Number (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de Internal Revenue Service (IRS).
Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)
Atlas dient je 83(b) election in – voor zowel oprichters uit de VS als daarbuiten – via aangetekende post en tracking van de US Postal Service (USPS) om persoonlijke inkomstenbelasting te verlagen. Je ontvangt een ondertekende 83(b) election en bewijs van aangifte rechtstreeks in het Stripe-dashboard, met een bevestiging van de aangetekende post.
Juridische documenten van wereldklasse
Atlas levert alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen. De documenten voor een Atlas C Corporation zijn opgesteld in samenwerking met Cooley, een van de meest toonaangevende advocatenkantoren voor durfkapitaal ter wereld. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct kapitaal op te halen en ervoor te zorgen dat je bedrijf juridisch beschermd is, waarbij aspecten zoals eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance worden gedekt.
$ 2500,– aan Stripe-tegoed, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen
Atlas-start-ups ontvangen in hun eerste jaar $ 2500,– aan Stripe-producttegoed, plus $ 50.000+ aan kortingen op essentiële tools – Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity en meer. De service van een geregistreerde agent in Delaware is in je eerste jaar ook gratis inbegrepen.
Ontdek hoe Stripe Atlas je bedrijf opricht, financiert en draaiend krijgt – allemaal op één plek.
Veelgestelde vragen over medeondertekeningen
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.