Una controfirma è una seconda firma su un documento che autentica o conferma la firma della prima parte. In un accordo di investimento, come un Simple Agreement for Future Equity (SAFE), l'investitore firma per primo e la start-up che riceve i fondi lo controfirma. Nelle transazioni finanziarie di alto valore, potrebbe essere richiesta una controfirma interna da parte del supervisore del primo firmatario per autorizzare lo svincolo dei fondi.

Le controfirme sono necessarie in molti contesti di start-up, incluso quando crei contratti con i fornitori o lettere di assunzione per i dipendenti. Di seguito esploreremo perché la controfirma è importante e come includere le controfirme nei documenti utilizzando strumenti digitali.

In sintesi:

• Una controfirma è una seconda firma fornita da un'autorità interna o da una parte esterna che finalizza un accordo.

• Le controfirme si trovano comunemente nei documenti di raccolta fondi, inclusi i SAFE e le obbligazioni convertibili, e nei documenti legali come gli accordi tra fondatori e azionisti.

• Le piattaforme per la firma elettronica possono aiutarti a raccogliere le controfirme e a mantenere un audit trail digitale.

Cosa significa controfirmare?

Una controfirma è una seconda firma su un documento che conferma un accordo, autorizza una prima firma o aggiunge una convalida. L'inclusione di una controfirma significa che due parti separate o due membri della stessa organizzazione hanno aggiunto i propri nomi al documento.

Le controfirme possono provenire da una controparte, da un avallante o da un approvatore interno, a seconda del tipo di documento e della giurisdizione.

Ecco alcuni esempi per ogni scenario:

• Finalizzazione della controparte: una delibera del consiglio di amministrazione potrebbe richiedere la firma del presidente del consiglio e la controfirma del CEO per diventare definitiva.

• Avallo: un firmatario può anche verificare l'identità della parte principale, spesso al di fuori del contesto lavorativo.

• Approvazione interna: un ordine di acquisto superiore a un certo importo potrebbe richiedere una firma iniziale da parte del dipendente che gestisce gli acquisti e una controfirma da parte del suo supervisore.

Perché le controfirme sono importanti negli accordi commerciali?

Le controfirme sono importanti perché rappresentano il passaggio finale di un processo a volte complesso. Possono aiutare a convalidare gli accordi commerciali e, in alcuni casi, a renderli legali o definitivi. Alcuni accordi commerciali potrebbero non entrare in vigore finché non viene fornita la controfirma.

Le aziende potrebbero richiedere le controfirme come parte dei flussi di lavoro di approvazione interna prima che un contratto diventi vincolante. Una controfirma può anche verificare l'autorità di un firmatario o finalizzare un accordo quando l'altra parte firma il contratto. Qualsiasi ritardo nell'ottenerla potrebbe bloccare la ricezione di capitali per le piccole imprese o limitare l'inventario della tua azienda, a seconda del tipo di contratto che stai finalizzando.

Qual è la differenza tra accordi controfirmati e accordi cofirmati?

Gli accordi controfirmati includono più firme per confermare, autorizzare o completare i contratti. Puoi aggiungere la tua autorità a un documento controfirmandolo. Al contrario, le parti degli accordi cofirmati si assumono un obbligo finanziario o legale condiviso, come il rimborso di un debito o il rispetto dei termini di un accordo commerciale. Pertanto, la cofirma comporta responsabilità finanziarie o legali personali.

In qualità di fondatore, potresti controfirmare un contratto con un fornitore che un rappresentante del fornitore stesso ha già firmato. Questo conferma l'accordo e avvia il tuo rapporto commerciale con il fornitore. Tuttavia, se cofirmi un prestito per piccole imprese, garantirai il debito e ti verrà richiesto di ripagarlo nel caso non lo faccia il mutuatario principale. Se non paghi, il prestatore potrebbe intraprendere un'azione legale contro di te e contro il mutuatario principale per riscuotere il debito.

Quando raccogli fondi e fai crescere la tua start-up, vedrai controfirme su un'ampia gamma di documenti legali. Spesso una controfirma è una formalità necessaria per completare un'attività importante per la tua azienda. Se ti viene chiesto di cofirmare un accordo, tuttavia, esaminane attentamente i termini e assicurati di poter far fronte ai tuoi obblighi. In qualità di cofirmatario, fornirai una garanzia legale o finanziaria che il firmatario principale rispetterà i termini dell'accordo.

Dove compaiono le controfirme nei flussi di lavoro di start-up e raccolta fondi?

In genere, le controfirme compaiono nei seguenti scenari relativi alle start-up:

• Costituzione della società: un accordo tra i fondatori, che spiega le ripartizioni del capitale e la divisione delle responsabilità tra i cofondatori, potrebbe richiedere una prima firma da parte del fondatore e una controfirma da parte di una seconda persona che rappresenta l'azienda.

• Raccolta di capitali: la raccolta fondi con i SAFE in fase di pre-seed, con le obbligazioni convertibili nei round di seed e con i priced round nelle fasi successive potrebbe richiedere alla tua start-up e all'investitore di firmare accordi di finanziamento. Quando emetti capitale durante un priced round, le controfirme saranno necessarie anche sugli accordi di acquisto di azioni e sugli accordi sui diritti degli investitori.

• Assunzione di dipendenti: le lettere di assunzione, i contratti di impiego e gli accordi di non concorrenza potrebbero richiedere le firme sia di un rappresentante dell'azienda sia del dipendente per essere validi.

• Approvvigionamento: le firme dell'azienda e del fornitore potrebbero essere richieste su accordi di servizio con i fornitori, documenti di attivazione e moduli di conformità. Una controfirma interna da parte di un membro del team dirigenziale può essere utile anche per approvare ordini di acquisto di grandi dimensioni.

• Governance aziendale: una volta istituito il consiglio di amministrazione dell'azienda, documenti come determinate delibere del consiglio devono includere le firme di un rappresentante dell'azienda e di un rappresentante del consiglio. Spesso, il segretario societario dell'azienda si assume la responsabilità di fornire la controfirma sui documenti del consiglio.

Una buona conservazione dei registri è importante in quanto gli investitori si aspetteranno di vedere i documenti firmati in archivio. Avrai bisogno di un chiaro sistema di inoltro delle firme e di una divisione delle responsabilità in merito a chi, nella tua azienda, firma determinati documenti. Se hai bisogno di assistenza, valuta la possibilità di scegliere un servizio di contabilità o un software per la tenuta dei registri contabili per gestire i documenti finanziari. Un avvocato specializzato in start-up può redigere documenti e chiarire i tuoi obblighi legali in ogni fase della raccolta fondi e della costituzione della società.

Come funziona in genere la controfirma con gli strumenti di firma elettronica?

Ecco i passaggi per fornire o raccogliere una controfirma utilizzando uno strumento di firma elettronica:

• Prepara il documento: crea una versione finale del documento e determina chi deve firmarlo nel blocco della firma, sia internamente sia esternamente. Blocca il documento per assicurarti che il suo contenuto non cambi e che tutte le parti visualizzino la stessa versione.

• Pianifica l'ordine delle firme: decidi quale parte firmerà per prima per segnalare il proprio impegno e quale firmerà per seconda per approvare, avallare o finalizzare l'accordo. In una piattaforma per la firma elettronica, blocca l'ordine in modo che non sia possibile raccogliere una firma fuori sequenza. Per evitare ritardi nelle firme, puoi definire un gruppo di potenziali firmatari (ad es. il team legale) all'interno della tua organizzazione. In questo modo, se una persona non è disponibile a firmare, può farlo un altro membro autorizzato.

• La prima parte firma: inoltra l'accordo al primo destinatario e richiedi l'autenticazione dell'identità se il documento è sufficientemente sensibile da renderla necessaria. Puoi scegliere di ricevere una notifica quando il firmatario apre il documento e quando lo firma.

• La seconda parte riceve automaticamente il documento: in base alle tue preferenze salvate, una volta che la prima parte ha firmato, la seconda parte lo riceverà automaticamente per la firma. Lo strumento raccoglierà la controfirma e registrerà una marca temporale.

• Finalizza e archivia il documento: in base a come è redatto l'accordo, potrebbe entrare in vigore non appena viene raccolta la controfirma. Una volta finalizzate tutte le firme, archivia in modo sicuro la versione firmata in una posizione digitale dove puoi trovarla facilmente se un investitore richiede di visualizzarla. Assicurati di disporre delle marche temporali per tutte le firme, in modo da creare un audit trail digitale in caso di contestazione.

Quali sono alcuni errori comuni da evitare con le controfirme?

Ecco alcuni errori comuni da evitare con le controfirme:

• La mancata fornitura di una controfirma può rendere nullo un contratto. Per i documenti ad alto rischio come gli accordi di arbitrato, questo può creare gravi problemi legali in futuro.

• La modifica della bozza prima della controfirma può rendere inapplicabile un contratto in quanto crea incertezza sul fatto che tutte le parti abbiano accettato gli stessi termini.

• Se i firmatari della tua organizzazione non hanno una chiara autorità per negoziare o eseguire l'accordo, l'altra parte potrebbe utilizzare tale ambiguità per contestare la validità del contratto.

• Le firme raccolte fuori sequenza potrebbero creare incertezza sulla data di entrata in vigore del contratto.

Questi problemi si presentano più spesso durante le negoziazioni con limiti di tempo, quando la soluzione più rapida non è sempre la migliore per la tenuta dei registri della tua azienda.

Per evitare problemi di esecuzione, vale la pena decidere in anticipo quale membro del team si assumerà la responsabilità di supervisionare i contratti, conservare registri chiari e garantire firme tempestive. Spesso, gli strumenti di firma elettronica sono dotati di sistemi di monitoraggio dei documenti che possono aiutarti a evitare la mancanza di firme. Dovrai confermare l'autorità dei firmatari in anticipo e stabilire una data di entrata in vigore fissa che sia scritta nell'accordo. Procedi come se dovessi presentare questi documenti in tribunale in futuro, in modo che il tuo archivio sia organizzato e completo.

In che modo Stripe Atlas può essere d'aiuto

Stripe Atlas gestisce tutto ciò di cui hai bisogno per lanciare legalmente la tua azienda: costituzione, codice EIN (Employer Identification Number), configurazione del capitale e dichiarazioni delle imposte. In questo modo puoi raccogliere fondi, aprire un conto bancario e iniziare ad accettare pagamenti in soli due giorni lavorativi, da qualsiasi parte del mondo.

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Inizia in pochi minuti

La richiesta di registrazione richiede meno di 10 minuti. Sceglierai la struttura della tua azienda, confermerai che il nome è disponibile, aggiungerai fino a quattro cofondatori, imposterai la ripartizione del capitale e apporrai la firma elettronica. Successivamente, Atlas se ne occuperà al posto tuo, inclusa la notifica ai cofondatori affinché firmino elettronicamente i propri documenti.

Raccogliere fondi con i SAFE

Una volta costituita l'azienda, puoi aprire un round SAFE direttamente dalla Dashboard di Stripe. Crea documenti di approvazione del consiglio, emetti SAFE standard YC e monitora gli impegni degli investitori, senza dover cambiare strumento. Se disponi di Stripe Treasury, il capitale degli investitori arriva direttamente nel tuo conto finanziario Stripe.

Operazioni bancarie e pagamenti prima dell'arrivo del tuo EIN

Atlas presenta automaticamente la tua richiesta di registrazione dell'EIN dopo la costituzione. Non devi aspettare. Atlas abilita i pagamenti e le operazioni bancarie prima dell'EIN in modo da poter iniziare subito ad accettare pagamenti e a effettuare transazioni. I fondatori negli Stati Uniti in possesso di un codice di previdenza sociale (SSN) sono in genere idonei per un'elaborazione accelerata da parte dell'Internal Revenue Service (IRS).

Presentare automaticamente la richiesta per l'opzione 83(b)

Atlas presenta per te l'opzione 83(b), sia per fondatori statunitensi sia non statunitensi, con posta certificata e tracciamento dello United States Postal Service (USPS) per ridurre le imposte sul reddito personale. Riceverai un'opzione 83(b) firmata e la prova di presentazione direttamente nella Dashboard di Stripe, con la conferma tramite posta certificata.

Documenti legali aziendali con idoneità globale

Atlas fornisce tutti i documenti legali necessari per avviare la tua azienda. I documenti per le C-Corporation di Atlas sono creati in collaborazione con Cooley, uno dei principali studi legali al mondo specializzati in venture capital. Questi documenti sono concepiti per aiutarti a raccogliere fondi immediatamente e garantire che la tua azienda sia protetta dal punto di vista legale, coprendo aspetti quali la struttura proprietaria, la distribuzione delle quote e la conformità fiscale.

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Domande frequenti sulle controfirme