Mit „ViDA“ hat die EU-Kommission 2024 eine umfassende Reform des Mehrwertsteuersystems beschlossen, die vor allem die Digitalisierung und Transparenz von Steuerprozessen vorantreiben soll. Das Maßnahmenpaket betrifft zahlreiche Unternehmen und erfordert Umstellungen in den administrativen Abläufen, bringt jedoch auch Vorteile mit sich. In diesem Artikel erfahren Sie, was ViDA ist, welche Maßnahmen die Initiative beinhaltet und welche Ziele die EU-Kommission damit verfolgt. Darüber hinaus erläutern wir, wer davon betroffen ist, welche Auswirkungen auf Unternehmen zu erwarten sind und welche Vorteile ViDA mit sich bringt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ViDA?
  
• Welche Maßnahmen beinhaltet ViDA?
  
• Wann tritt VIDA in Kraft?
  
• Welche Ziele verfolgt die EU-Kommission mit ViDA?
  
• Wer ist von ViDA betroffen?
  
• Welche Auswirkungen hat ViDA auf Unternehmen?
  
• Welche Vorteile haben Unternehmen von ViDA?
  

Was ist ViDA?

Die Abkürzung ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und kann übersetzt werden mit „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. ViDA bezeichnet eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des bestehenden europäischen Mehrwertsteuersystems. Es handelt sich um ein Maßnahmenpaket zur Änderung der bestehenden Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG).

ViDA wurde am 8. Dezember 2022 von der Europäischen Kommission vorgeschlagen. Nach fast zweijährigen Verhandlungen und einigen inhaltlichen Anpassungen wurde das Maßnahmenpaket am 5. November 2024 vom EU-Rat beschlossen. Es beinhaltet eine Richtlinie, eine Verordnung und eine Durchführungsverordnung, deren Umsetzung für den Zeitraum von 2025 bis 2035 vorgesehen ist.

Welche Maßnahmen beinhaltet ViDA?

Laut EU-Kommission sollen mit „VAT in the Digital Age“ insbesondere drei Bereiche geregelt werden:

• Digitale Meldepflichten
  
• Plattformwirtschaft
  
• Ausweitung des One-Stop-Shop-Systems
  

Digitale Meldepflichten

Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, müssen künftig Transaktionen standardisiert und in Echtzeit an die Steuerbehörden melden. Dies erleichtert den Behörden die Prüfung und erhöht für die Unternehmen die Transparenz. Basis der digitalen Echtzeit-Meldungen ist die elektronische Rechnungsstellung. Unternehmen melden damit Einzeltransaktionen; statt wie bisher Sammelmeldungen an die Behörden zu übermitteln. Sämtliche Umsätze sollen in einer standardisierten elektronischen Form gemeldet werden. Die Echtzeitübertragung verkürzt dabei auch die Ausstellungspflicht von Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und innergemeinschaftliche sonstige Leistungen auf wenige Tage nach Empfang beziehungsweise Versand.

Plattformwirtschaft

Plattformwirtschaften sind digitale Marktplätze, auf denen Betreiber/innen die Infrastruktur stellen, um Anbieter/innen von Produkten und Dienstleistungen mit potenziellen Kundinnen und Kunden zusammenzubringen. Mit ViDA ändern sich die Umsatzsteuerregeln für Plattformen, die Dienstleistungen im Bereich der Personenbeförderung sowie der kurzfristigen Beherbergung vermitteln.

Vor ViDA traten auf diesen Plattformen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Konkurrenz zu Personen, die umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen. ViDA soll Doppelbesteuerung und Nichtbesteuerung vermeiden. Um faire Wettbewerbsbedingungen zu schaffen, sollen Plattformen bei nicht umsatzsteuerpflichtigen Privatpersonen künftig selbst die Umsatzsteuer erheben und abführen. Zudem werden die Plattformbetreiber/innen verpflichtet, nicht nur Informationen zu B2B-Leistungen, sondern ebenfalls zu B2C-Leistungen leicht zugänglich aufzubewahren.

Ausweitung des One-Stop-Shop-Systems

Die EU betreibt drei sogenannte One-Stop-Shop-Systeme (OSS) zur zentralen Meldung von Verkäufen an Privatpersonen innerhalb der EU. Mit ViDA wurde eine Erweiterung des OSS beschlossen, die es noch mehr Unternehmen ermöglicht, ihre Umsatzsteuern über ein einziges Online-Portal und in einer Sprache abzuwickeln. So wurde beispielsweise die Meldung von Verkäufen bestimmter Artikel für das OSS-Verfahren freigegeben – darunter Gas und Strom. Zudem ist es mit ViDA möglich, Lagerbewegungen in andere EU-Mitgliedstaaten per OSS zu melden. Betroffene Unternehmen müssen sich damit nur einmal umsatzsteuerlich registrieren.

Darüber hinaus wurde durch den EU-Rat beschlossen, dass die Haftung bei B2B-Geschäften von den Lieferantinnen und Lieferanten auf die Käufer/innen übergeht, wenn diese in einem anderen Mitgliedstaat ansässig sind. Dies war vor ViDA bereits in einigen Fällen möglich und wird nun zum Grundsatz.

Wann tritt ViDA in Kraft?

Die beschlossenen Einzelmaßnahmen sollen im Zeitraum von 2025 bis 2035 umgesetzt werden. ViDA tritt am zwanzigsten Tag nach der Veröffentlichung der Initiative im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft; die Veröffentlichung ist für 2025 geplant.

Ab 2025

• können Mitgliedstaaten Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung für inländische Transaktionen vorschreiben, ohne dass eine vorherige Genehmigung der Europäischen Kommission erforderlich ist.
  
• müssen Unternehmen elektronische Rechnungen akzeptieren, wenn ein nationales elektronisches Rechnungsstellungssystem eingeführt wird.
  

Ab Januar 2027

• können grenzüberschreitende Lieferungen von Erdgas, Heiz- und Kühlenergie ebenfalls über das OSS gemeldet werden.
  
• gilt die einheitliche Lieferschwelle von 10.000 € nur für Waren, die aus dem Land der Verkäufer/innen versandt werden. Bis zu dieser Umsatzgrenze können Unternehmen Waren an Privatkundinnen und -kunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat liefern, ohne im Zielland der Ware umsatzsteuerpflichtig zu werden.
  

Ab Juli 2028

• müssen Plattformen zur Vermittlung von Dienstleistungen zur Personenbeförderung und zur kurzfristigen Beherbergung bei nicht umsatzsteuerpflichtigen Anbieterinnen und Anbietern selbst die Umsatzsteuer erheben und abführen. Ab dem 1. Juli 2028 wird die Regelung optional eingeführt, ab dem 1. Juli 2030 verbindlich.
  
• wird das OSS erweitert um Bewegungen des eigenen Lagerbestands über EU-Grenzen.
  

Ab Juli 2030

• wird die elektronische Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Geschäfte zum Standard. Bei Inlandslieferungen sind jedoch weiterhin Papierrechnungen gestattet – sofern dies die Kundinnen und Kunden akzeptieren.
  
• müssen elektronische Rechnungen spätestens am zehnten Tag nach dem Versand beziehungsweise Empfang der Ware ausgestellt werden.
  
• sind Sammelrechnungen für Verkäufe im selben Kalendermonat zulässig, wenn sie spätestens zehn Tage nach Monatsende ausgestellt werden. Die EU-Mitgliedstaaten können jedoch nach eigenem Ermessen bestimmte betrugsanfällige Sektoren von der Regelung ausschließen.
  

Ab Januar 2035

• müssen nationale digitale Meldesysteme, die bereits in Kraft sind oder von der EU vor dem 1. Januar 2024 genehmigt wurden, mit den ViDA-Regeln harmonisiert werden.
  

Welche Ziele verfolgt die EU-Kommission mit ViDA?

Das primäre Ziel von ViDA ist die Digitalisierung und Modernisierung des bestehenden Mehrwertsteuersystems. Mit der Pflicht zur E-Rechnung und Echtzeit-Berichterstattung können Unternehmen beispielsweise ihre Steuerdaten digital und standardisiert übermitteln. Dies hat nicht nur Vorteile für Unternehmen, sondern erleichtert auch den Steuerbehörden die Überprüfung.

ViDA dient der Verbesserung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Transaktionen – unter anderem durch die Einführung digitaler Meldepflichten. Dies soll insbesondere den Karussellbetrug bekämpfen, bei dem unlautere Unternehmen durch grenzüberschreitende Scheingeschäfte Mehrwertsteuerbetrug begehen. Laut des VAT Gap Reports 2023 entgingen den EU-Ländern im Jahr 2021 Mehrwertsteuereinnahmen in Höhe von 61 Milliarden €. Laut Schätzungen der EU-Kommission ist rund ein Viertel der entgangenen Einnahmen auf Mehrwertsteuerbetrug im Zusammenhang mit dem innergemeinschaftlichen Handel zurückzuführen. Die mit ViDA geplanten Maßnahmen sollen den EU-Ländern helfen, jährlich bis zu 18 Milliarden € an zusätzlichen Mehrwertsteuereinnahmen zu generieren.

Die möglichen Mehreinnahmen resultieren jedoch nicht ausschließlich auf der effektiveren Bekämpfung des Steuerbetrugs. ViDA soll als weiteres Ziel das Wachstum von Unternehmen fördern und damit deren Umsätze und Steuereinnahmen erhöhen. Die geplanten Neuregelungen sollen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bürokratisch entlasten. Beispielsweise die einheitliche Registrierung reduziert den Verwaltungsaufwand und spart damit Kosten.

Wer ist von ViDA betroffen?

ViDA betrifft alle Akteure im europäischen Binnenmarkt, von grenzüberschreitend tätigen Unternehmen über KMU bis hin zu Plattformen und Steuerbehörden.

• Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aktivitäten: Viele Unternehmen, die innerhalb der EU Waren und Dienstleistungen anbieten, müssen sich auf digitale Meldepflichten einstellen. Sie sind verpflichtet, Transaktionen in Echtzeit an die Steuerbehörden zu melden​ und elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format auszustellen. Ausgenommen sind lediglich Unternehmen, die innereuropäische Verkäufe an Privatpersonen tätigen.
  
• Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Auch kleinere Unternehmen, die bisher vielleicht nur in nationalen Märkten aktiv waren, sind von den neuen Regelungen betroffen. Sie müssen ihre internen Prozesse an die neuen Vorschriften für elektronische Rechnungen und Meldepflichten anpassen​.
  
• Plattformbetreiber/innen: Online-Marktplätze und Vermittlungsplattformen im Bereich der Kurzzeitvermietung und Personenbeförderung tragen künftig eine größere Verantwortung für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer. Sie müssen sicherstellen, dass die von ihnen vermittelten Umsätze korrekt versteuert werden​.
  
• Steuerbehörden der EU-Mitgliedstaaten: Auch die Steuerbehörden sind von ViDA direkt betroffen. Sie profitieren von den neuen digitalen Meldepflichten, da sie durch Echtzeit-Daten einen besseren Überblick über Transaktionen erhalten und Steuerbetrug effizienter bekämpfen können​.
  
• Kundinnen und Kunden: Kundinnen und Kunden werden ebenfalls Auswirkungen von ViDA wahrnehmen. Zum einen erhalten sie zukünftig vermehrt standardisierte digitale Rechnungen, die den neuen Meldepflichten entsprechen​. Zum anderen ist es möglich, dass sie bei Plattformen zur Kurzzeitvermietung wie Airbnb oder zur Personenbeförderung wie Uber höhere Preise zahlen.
  

Welche Auswirkungen hat ViDA auf Unternehmen?

ViDA hat für Unternehmen vor allem Auswirkungen in den Bereichen Rechnungsstellung, Berichterstattung, Umsatzsteuerregistrierung und Rechnungsprüfung.

Rechnungsstellung

Die EU-Kommission hat es sich zum Ziel gesetzt, dass bis 2030 die Mehrzahl der europäischen Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellt. Auch deutsche Unternehmen müssen daher ihre administrativen Prozesse umstellen beziehungsweise ihre IT-Infrastruktur modernisieren. In Deutschland müssen B2B-Unternehmen im Zuge des Wachstumschancengesetzes bereits ab 2025 Rechnungen in elektronischer Form bearbeiten und empfangen können. Ab 2028 dürfen nur noch E-Rechnungen ausgestellt werden. Es empfiehlt sich, die Administration frühestmöglich auf elektronische Rechnungen umzustellen. Die elektronischen Rechnungen für grenzüberschreitende Transaktionen müssen spätestens 10 Tage nach dem steuerpflichtigen Ereignis ausgestellt werden. Stripe Invoicing unterstützt Sie dabei über App-Partner wie Billit.

Berichterstattung

Die im Zuge von ViDA geplanten Meldepflichten sehen vor, dass grenzüberschreitend tätige europäische Unternehmen Rechnungsdaten ab Juli 2030 melden müssen. Die Meldung der Rechnungsdaten durch den Lieferanten bzw. die Lieferantin muss dabei in Echtzeit, d. h. zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bzw. Rechnungsstellung, erfolgen. In Situationen der Selbstabrechnung oder Berichterstattung durch den/die Käufer/in muss der/die Käufer/in die Informationen jedoch spätestens 5 Tage nach Ausstellung der Rechnung übermitteln. Diese neue transaktionale Meldepflicht ersetzt die bisherige Zusammenfassende Meldung.

Rechnungsprüfung

Durch die Einführung von Echtzeit-Berichterstattungen über elektronische Rechnungen haben Steuerbehörden einen direkten und zeitnahen Zugriff auf Transaktionsdaten. Dies führt dazu, dass die Formate von Rechnungen unmittelbar auf ihre Richtigkeit geprüft werden können. Es wird erwartet, dass Steuerbehörden auf Grundlage der in Echtzeit gelieferten Daten schneller reagieren und gezieltere Prüfungen durchführen. Unternehmen müssen daher ihre internen Compliance- und Audit-Prozesse digitalisieren und ihre Mitarbeitenden auf den Umgang mit elektronischen Prüfungen vorbereiten. Manuelle Rechnungsprüfungen und papierbasierte Prozesse entfallen zukünftig.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen korrekt und vollständig sind. Dies erfordert eine stärkere Integration der IT-Systeme zur Erfassung, Überprüfung und Speicherung von Rechnungsdaten. Die Systeme müssen den neuen Anforderungen an Datenintegrität und Sicherheitsstandards gerecht werden, um Prüfungen der Behörden standzuhalten.

Welche Vorteile haben Unternehmen von ViDA?

„VAT in the Digital Age“ bietet vor allem Vorteile im Hinblick auf die Vereinfachung von Steuerprozessen und die Modernisierung der Geschäftsabläufe.

Geringerer Verwaltungsaufwand

Die geplante zentrale Umsatzsteuerregistrierung kann den Verwaltungsaufwand für Unternehmen erheblich reduzieren. Statt Umsätze in mehreren Ländern melden zu müssen und den Austausch mit verschiedenen Behörden zu suchen, genügt die Meldung über ein Portal. Von Vorteil ist zudem, dass Meldungen über ein einheitliches Muster erfolgen sollen.

Kostenersparnis

Da sich Unternehmen mit Sitz in der EU dank ViDA voraussichtlich nur noch einmal für Mehrwertsteuerzwecke EU-weit registrieren müssen, werden Doppelregistrierungskosten vermieden. Durch die Einführung von elektronischen Rechnungen in einem einheitlichen, standardisierten Format werden zudem die Kosten für die Rechnungsbearbeitung deutlich gesenkt. Elektronische Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen. Darüber hinaus vermindert sich durch die Echtzeitdatenübermittlung das Risiko von Strafen und Bußgeldern, da Fehler schneller korrigiert werden können. Dies führt zu einer weiteren Einsparung von Kosten, die durch verspätete oder fehlerhafte Steuererklärungen entstehen können. Grundsätzlich sparen Unternehmen durch die vereinheitlichten Abläufe Arbeitszeit, die in der Folge ebenfalls eine Kostenersparnis bedeuten.

Fehlerreduktion

Die Meldung von Transaktionen über ein einziges Portal kann Fehler bei der Eingabe reduzieren. Zudem ermöglicht die Echtzeitübermittlung von Rechnungsdaten eine frühzeitige Erkennung von Inkonsistenzen, bevor diese größere Auswirkungen haben. Unternehmen profitieren von der sofortigen Rückmeldung, wodurch Korrekturen schneller vorgenommen werden können. Darüber hinaus sinkt durch die Digitalisierung der Rechnungen und die Automatisierung der Übermittlungsprozesse die Abhängigkeit von manuellen Prüfungen.

Erhöhte Effizienz

Unternehmen können ihre Umsatzsteuermeldungen effizienter abwickeln, da sie nicht mehr mit unterschiedlichen Anforderungen aus verschiedenen Mitgliedstaaten konfrontiert sind. Rechnungen können zudem elektronisch schneller gestellt werden. Durch die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen können Unternehmen grundsätzlich ihre internen Abläufe optimieren. Bestenfalls reduziert dies den manuellen Aufwand und führt zu einer effizienteren Administration.

Die Echtzeit-Datenübermittlung ermöglicht zudem eine umfassende Datenanalyse. Unternehmen können wichtige Geschäftskennzahlen schneller erfassen und auswerten, was zu fundierteren Entscheidungen und einer besseren strategischen Planung führt. Mit neuen digitalen Systemen können Unternehmen darüber hinaus schneller auf Änderungen in den steuerlichen Anforderungen reagieren. Die digitale Infrastruktur ermöglicht eine flexible Anpassung an neue Vorschriften, wodurch Unternehmen agiler werden und sich besser an die dynamischen Marktbedingungen anpassen können​.

Mit Stripe Revenue Recognition können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse in Übereinstimmung mit ViDA automatisieren. Transaktionen und Rechnungsstellungsbedingungen werden automatisch periodisch gebucht. Zudem können Umsatzberichte einfach konfiguriert werden. Auf diese Weise können anhand genauer Daten auditfähige Finanzberichte erstellt werden, die Unternehmen jederzeit einen umfassenden Überblick über ihre Finanzen geben.

Fairer Wettbewerb

Die Initiative „VAT in the Digital Age“ soll zu einer Vereinheitlichung in der Plattformwirtschaft beitragen, indem Doppelbesteuerung und Nichtbesteuerung vermieden werden sollen.

Zudem können die strikte digitale Meldepflicht sowie die Echtzeit-Datenübermittlung dazu beitragen, den Steuerbetrug einzudämmen. Dadurch wird verhindert, dass Unternehmen, die Steuern hinterziehen, einen unfairen Wettbewerbsvorteil gegenüber denjenigen erlangen, die ihre Steuern ordnungsgemäß entrichten. Da durch ViDA alle Unternehmen gleichermaßen überprüfbar sind, wird die Transparenz grundsätzlich erhöht.

Um Betrugsversuche zu erkennen und zu verhindern, können Unternehmen auf Stripe Radar zurückgreifen. Radar basiert auf Maschinellem Lernen, das durch die Daten von Millionen von Unternehmen weltweit immer weiter verfeinert wird. Radar ist in Stripe integriert und kann ohne Programmierung genutzt werden.