In Deutschland gehört die Umsatzsteuer (USt.) typischerweise zu den Pflichtangaben, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten sein müssen. Das Steuerrecht sieht jedoch auch bestimmte Ausnahmen vor, in denen die Umsatzsteuer nicht angegeben werden darf oder optional ist. Es ist wichtig, dass Unternehmen in Deutschland diese Sonderfälle kennen, um Rechnungen korrekt auszustellen und Steuerstrafen zu vermeiden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wann Unternehmen in Deutschland Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen können und welche Regeln gelten, wenn sie innerhalb Deutschlands, innerhalb der EU oder in ein Drittland (d. h. ein Land außerhalb der EU) Rechnungen stellen. Sie erfahren auch mehr über Fälle, in denen die Steuerschuldnerschaft für die Umsatzsteuer auf den Empfänger der Waren oder Dienstleistungen übergeht. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die Pflichtangaben auf Rechnungen für verschiedene steuerliche Sonderfälle sowie die häufigsten Ursachen für Steuernachzahlungen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• In Ausnahmefällen können Unternehmen in Deutschland Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen.
  
• Rechnungen ohne Umsatzsteuer sind für Kleinunternehmer, bei bestimmten Steuerbefreiungen sowie bei grenzüberschreitenden Lieferungen von Waren und Dienstleistungen zulässig.
  
• Für Steuerbefreiungen innerhalb Deutschlands, innerhalb der EU und für Transaktionen mit Drittländern gelten unterschiedliche Vorschriften.
  
• Das Reverse-Charge-Verfahren überträgt die Umsatzsteuerschuld auf den Empfänger.
  
• Fehler bei der Anwendung der Steuervorschriften können zu Steuernachforderungen durch die Finanzbehörden führen.
  

In welchen Fällen können Unternehmen in Deutschland Rechnungen ohne USt. ausstellen?

Ob eine Rechnung mit oder ohne USt. ausgestellt wird, hängt von verschiedenen Steuervorschriften ab. Das Fehlen von USt. auf einer Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung falsch oder unvollständig ist. Das Umsatzsteuerrecht definiert ausdrücklich bestimmte Umstände, unter denen keine USt. berechnet werden darf oder diese optional ist.

Zu den wichtigsten Fällen gehören:

• Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß Paragraf 19 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG)
  
• Bestimmte steuerfreie Transaktionen
  
• Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten
  
• Lieferungen, die dem Reverse Charge-Verfahren unterliegen
  
• Exportlieferungen in Länder außerhalb der EU
  

Rechtliche Grundlage für die Ausnahme von der USt.

Die Paragrafen 19, 4 und 6a des UStG bilden den maßgeblichen rechtlichen Rahmen für mögliche Ausnahmen von der USt. in Deutschland.

Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß Paragraf 19 des UStG

Gemäß Paragraf 19 des UStG kommen Unternehmen für die Kleinunternehmerregelung in Frage, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr weniger als 25.000 € betrug und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreiten wird. Kleinunternehmer sind von der Erhebung von USt. befreit. Dies bedeutet, dass sie Rechnungen ohne USt. ausstellen können. Da Steuersätze und Steuerbeträge nicht enthalten sind, wird der Rechnungsbetrag als Endsumme aufgeführt. Diese Rechnungen müssen jedoch einen entsprechenden Hinweis enthalten, aus dem klar hervorgeht, dass der Aussteller von der Erhebung von USt. befreit ist.

Im Rahmen dieser Vereinfachungsregelung sind Kleinunternehmer in der Regel nicht verpflichtet, beim Finanzamt Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Umsatzsteuer-Jahreserklärungen einzureichen. Ausnahmen gelten nur für den innergemeinschaftlichen Erwerb und Transaktionen, die dem Reverse Charge-Verfahren unterliegen. Kleinunternehmer können keinen Steuerabzug geltend machen, sodass gezahlte USt. endgültige Kosten für das Unternehmen darstellen.

Steuerfreie Transaktionen gemäß Paragraf 4 des UStG

Paragraf 4 des UStG enthält eine detaillierte Liste von Transaktionen. Dazu gehören unter anderem medizinische Behandlungen, bestimmte Bildungsdienstleistungen, Versicherungs- und Finanztransaktionen und andere gesetzlich definierte Aktivitäten. Obwohl diese Dienstleistungen in der Regel steuerpflichtig sind, sieht das Umsatzsteuergesetz eine Ausnahme für sie vor.

In der Praxis bedeutet dies, dass auf den entsprechenden Rechnungen keine USt. ausgewiesen wird. Gleichzeitig müssen die rechnungsausstellenden Unternehmen einen Hinweis auf die spezifische Ausnahme gemäß Paragraf 4 des UStG aufnehmen.

Innergemeinschaftliche Lieferungen gemäß Paragraf 6a des UStG

Gemäß Paragraf 6a des UStG können Warenlieferungen aus Deutschland in andere EU-Mitgliedstaaten als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen in Frage kommen, sofern es sich bei dem/der Empfänger/in um ein Unternehmen mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer handelt, die von einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellt wurde. Darüber hinaus muss ein Beweis dafür erbracht werden, dass die Waren in den anderen Mitgliedstaat transportiert wurden.

Welche Regeln gelten für die Rechnungsstellung innerhalb Deutschlands, innerhalb der EU und in Drittländer?

Wie die Umsatzsteuer auf Rechnungen behandelt wird, hängt in erster Linie von dem Land ab, in dem Waren oder Dienstleistungen erbracht werden. Ausschlaggebend ist, ob die Transaktion rein im Inland (innerhalb Deutschlands) erfolgt, innerhalb der EU stattfindet oder ein Unternehmen in einem Drittland einbezieht. In jedem Fall gelten unterschiedliche rechtliche Mechanismen für die Besteuerung oder steuerliche Ausnahme.

Der Schwerpunkt liegt auf den verschiedenen Steuerbemessungsgrundlagen für die Umsatzsteuer: dem deutschen Markt als standardmäßiger steuerlicher Zuständigkeitsbereich, dem EU-Binnenmarkt mit seinen spezifischen Dokumentations- und Identifikationsanforderungen sowie dem internationalen Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Drittländern. Der Leistungsort bestimmt, ob die Umsatzsteuer ausgewiesen wird, ob sie entfällt oder ob sie auf eine andere steuerpflichtige Partei übertragen wird.

Rechnungsstellung innerhalb Deutschlands

Innerhalb Deutschlands unterliegen Lieferungen und sonstige Leistungen grundsätzlich der Umsatzsteuer nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG). In diesen Fällen wird die Umsatzsteuer in der Regel auf einer Rechnung ausgewiesen und vom leistenden Unternehmen abgeführt, es sei denn, es gelten nationale Ausnahmen, wie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG oder steuerliche Ausnahmen gemäß § 4 UStG. In diesen Fällen wird die Umsatzsteuer nicht auf der Rechnung ausgewiesen, obwohl der Leistungsort in Deutschland liegt.

Gemäß § 14 UStG muss eine in Deutschland ausgestellte, ordnungsgemäße Rechnung die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungszeitraum)
  
• Vom Finanzamt an das leistende Unternehmen erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Preis (Netto) und Gesamtbetrag; im Falle von steuerlichen Ausnahmen entspricht der Rechnungsbetrag dem Endbetrag ohne Umsatzsteuer
  
• Geltender Steuersatz und entsprechender Steuerbetrag oder – im Falle von steuerlichen Ausnahmen oder der Anwendung der Kleinunternehmerregelung – ein entsprechender Hinweis darauf, dass die Lieferung von der Umsatzsteuer befreit ist oder keine Umsatzsteuer anfällt
  

Rechnungsstellung innerhalb der EU

Rechnungen für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen in andere EU-Länder müssen sowohl die Pflichtangaben nach § 14 UStG als auch zusätzlich die USt-IdNr. von Empfängerin oder Empfänger sowie einen Hinweis darauf enthalten, dass es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt. Ein Beweis, dass die Waren in das Bestimmungsland transportiert wurden, muss nicht auf der Rechnung selbst erbracht werden. Deutsche Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen, wenn die Voraussetzungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt sind. Die Besteuerung findet in der Regel im Bestimmungsland von Empfängerin oder Empfänger statt.

Wenn ein deutsches Unternehmen Dienstleistungen für ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringt, gilt dies im Allgemeinen als Erbringung von innergemeinschaftlichen Dienstleistungen. In diesen Fällen verlagert sich der Leistungsort gemäß § 3a UStG in das Land von Empfängerin oder Empfänger. Die Umsatzsteuer wird dort im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens erhoben. Das bedeutet, dass deutsche Unternehmen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen können. Die Rechnung muss jedoch einen entsprechenden Hinweis enthalten, dass die Umsatzsteuer in der Verantwortung von Empfängerin oder Empfänger liegt.

Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen innerhalb der EU unterliegen hingegen den Regeln für Inlandsverkäufe. Unternehmen in Deutschland müssen die deutsche Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, es sei denn, es gelten besondere Ausnahmen. Unternehmen, die grenzüberschreitende Fernverkäufe von Waren durchführen, sollten besonders auf den EU-weiten Schwellenwert von 10.000 € achten. Im Allgemeinen wird die Umsatzsteuer im Bestimmungsland fällig, wenn die Verkäufe diesen Schwellenwert überschreiten. Diese Steuer wird in der Regel über den One-Stop-Shop (OSS) abgeführt.

Rechnungsstellung in Drittländer

Für Geschäfte mit Unternehmen, die in Drittländern und nicht im EU-Binnenmarkt ansässig sind, gelten andere Umsatzsteuerregeln. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften, die deutsche Unternehmen beachten müssen. Abhängig vom jeweiligen Drittland könnten das Reverse-Charge-Verfahren oder andere lokale Anforderungen gelten. In einigen Ländern sind deutsche Unternehmen verpflichtet, sich für steuerliche Zwecke zu registrieren oder eine Steuervertretung zu ernennen, um die lokalen Anforderungen für sie zu erfüllen. Eine gründliche Prüfung der länderspezifischen Vorschriften ist daher erforderlich.

Unter bestimmten Bedingungen können Warenlieferungen von Deutschland in Drittländer als steuerfreie Exporte gemäß § 4a UStG in Verbindung mit § 6 UStG behandelt werden. Voraussetzung ist, dass die Waren das deutsche oder EU-Zollgebiet tatsächlich verlassen und dies durch entsprechende Exportdokumente belegt wird. Wenn der Export nachgewiesen werden kann, darf die Rechnung keine deutsche Umsatzsteuer ausweisen. Zusätzlich müssen deutsche Unternehmen einen Hinweis auf der Rechnung einfügen, der auf den steuerfreien Status hinweist.

Die Umsatzsteuer wird für grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen je nach Leistungsort fällig. Wenn der Leistungsort in einem Drittland liegt – entweder am eingetragenen Sitz oder an der Betriebsstätte von Empfängerin oder Empfänger –, unterliegt die Lieferung nicht der deutschen Umsatzsteuer. In diesem Fall wird die deutsche Umsatzsteuer nicht auf der Rechnung ausgewiesen; es ist jedoch ratsam, einen Hinweis wie „Nicht steuerbar nach § 3a Abs. 2 UStG“ hinzuzufügen. Wenn das Drittland das Reverse-Charge-Verfahren anwendet, sollte dies auf der Rechnung vermerkt werden.

In welchen Fällen geht die Steuerschuld für USt. auf den Empfänger über?

Grundsätzlich ist der/die Anbieter/in von Waren oder Dienstleistungen für die USt. haftbar und führt diese an das Finanzamt ab. In bestimmten Fällen sieht das Umsatzsteuerrecht jedoch vor, dass die Steuerschuld für USt. auf den/die Empfänger/in übergeht. Dies ist als Reverse Charge-Verfahren bekannt. Im Rahmen dieses Verfahrens stellt der/die Anbieter/in eine Rechnung ohne USt. aus, während der/die Empfänger/in die USt. berechnet und an die zuständige Steuerbehörde abführt.

Das Reverse Charge-Verfahren soll grenzüberschreitende Transaktionen vereinfachen und Steuerbetrug verhindern. Die Anwendung des Verfahrens setzt voraus, dass die gesetzlichen Anforderungen an eine Umkehrung der Steuerschuld erfüllt sind. In solchen Fällen muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten.

Zu den wichtigsten Anwendungen des Reverse Charge-Verfahrens gehören:

• Innergemeinschaftliche Erbringung von Dienstleistungen für Unternehmen innerhalb der EU, sofern sich der Erfüllungsort im EU-Mitgliedstaat des/der Empfänger/in befindet
  
• Bestimmte B2B-Dienstleistungen mit Erfüllungsort in einem Drittland, sofern das betreffende Land das Reverse Charge-Verfahren anwendet und der Erfüllungsort in diesem Land liegt
  
• Bauleistungen, die zwischen Unternehmen der Bauindustrie gemäß Paragraf 13b des UStG abgerechnet werden
  
• Lieferungen bestimmter Metalle, Altmetalle und Abfallmaterialien, für die das UStG festlegt, dass die Steuerschuld auf den/die Empfänger/in übergeht
  
• Lieferungen von Mobiltelefonen, integrierten Schaltkreisen und bestimmten elektronischen Produkten, die gesetzlich festgelegte Wertgrenzen überschreiten
  
• Gebäudereinigungsleistungen, die zwischen Unternehmen abgerechnet werden, die entsprechende Aktivitäten ausführen
  
• Bestimmte Lieferungen von Grundstücken und Immobilien, sofern die Anforderungen von Paragraf 13b des UStG erfüllt sind
  
• Lieferung von Gas, Strom, Wärme oder Kälte unter bestimmten, gesetzlich geregelten Umständen
  

Vor der Rechnungsstellung sollten Unternehmen in Deutschland prüfen, ob sie die Anforderungen für die Anwendung des Reverse Charge-Verfahrens tatsächlich erfüllen. Fehler im Zusammenhang mit USt. können steuerliche Konsequenzen sowohl für den/die Aussteller/in der Rechnung als auch für den/die Empfänger/in der Dienstleistung haben.

Obligatorischer Hinweis für Rechnungen ohne USt.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Formulierungen, die Sie je nach spezifischem Fall als Hinweis in Ihre Rechnungen aufnehmen sollten:

• Kleinunternehmerregelung: „Keine USt. fällig gemäß Paragraf 19 des UStG“
  
• Steuerfreie Transaktionen gemäß Paragraf 4 des UStG: Fügen Sie einen Verweis auf die anwendbare Ausnahme gemäß Paragraf 4 des UStG ein.
  
• Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Paragraf 4 Nr. 1b in Verbindung mit Paragraf 6a des UStG“
  
• Steuerfreie Exportlieferung in ein Drittland: „Steuerfreie Exportlieferung gemäß Paragraf 4 Nr. 1a in Verbindung mit Paragraf 6 des UStG“
  
• B2B-Dienstleistung mit Erfüllungsort in einem Drittland: „Nicht steuerpflichtig, gemäß Paragraf 3a Abs. 2 des UStG“
  
• Reverse Charge-Verfahren: „Der/Die Leistungsempfänger/in schuldet die Steuer“
  

Häufige Ursachen für Steuernachzahlungen

Forderungen nach Steuernachzahlungen entstehen oft, weil formale oder inhaltliche Anforderungen an die Umsatzsteuer nicht korrekt umgesetzt wurden. Rechnungen, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind besonders fehleranfällig.

Zusätzliche Steuerbescheide resultieren oft aus unvollständigen oder fehlenden Rechnungsinformationen, einschließlich obligatorischer Angaben wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und der Steuernummer oder USt-IdNr. der Kundinnen und Kunden. Rechnungen werden auch regelmäßig beanstandet, weil sie keinen entsprechenden Hinweis auf Steuerbefreiungen oder das Reverse-Charge-Verfahren enthalten. Darüber hinaus ist es immer wichtig, den Leistungsort korrekt zu bestimmen.

Weitere häufige Ursachen für Steuernachzahlungen betreffen die fehlerhafte Anwendung von Umsatzsteuerbefreiungen. Beispiele hierfür sind:

• Fehlerhafte Anwendung der Kleinunternehmerregelung
  
• Falsche Einstufung einer innergemeinschaftlichen Lieferung
  
• Nichtbeachtung der Lieferschwellen für Privatkunden in der EU
  
• Fehlende oder unzureichende Dokumentation von Ausfuhrlieferungen in Drittländer
  

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FAQs zu Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Nachfolgend finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zu Rechnungen ohne Umsatzsteuer in Deutschland.