Faktureringstjänster skapar fakturor automatiskt, spårar betalningar och hanterar förfallna konton åt företag. Att använda dessa tjänster kan ha stor inverkan: företag som använder Stripe Billing rapporterade till exempel att det manuella arbetet minskade med upp till 40 %. Oavsett om du driver ett startup-företag eller är en del av en större organisation kan en faktureringstjänst hjälpa dig att minska den administrativa bördan, förbättra kassaflödet och säkerställa tidsenliga betalningar.

Nedan förklarar vi hur faktureringstjänster fungerar, vilke för- och nackdelar som måste övervägas och hur mycket faktureringstjänster kostar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är faktureringstjänster och hur fungerar de?
  
• Vilka typer av företag drar nytta av faktureringstjänster?
  
• Vilka är för- och nackdelarna med faktureringstjänster?
  
• Hur mycket kostar faktureringstjänster?
  
• Hur hanterar faktureringstjänster försenade betalningar?
  
• Vilka faktorer bör du tänka på när du väljer en faktureringstjänst?
  

Vad är faktureringstjänster och hur fungerar de?

Faktureringstjänster hanterar och behandlar finansiella transaktioner mellan ett företag och dess kunder. De hjälper företag att ta emot betalningar och hantera register relaterade till dessa transaktioner.

Faktureringsprocessen börjar vanligtvis när en kund gör ett köp. Företaget skapar en faktura med det belopp som ska betalas, de varor eller tjänster som tillhandahållits och eventuella tillämpliga skatter eller avgifter. Faktureringstjänsten skickar fakturan till kunden elektroniskt eller per post.

När kunden har fått fakturan förväntas de betala senast ett visst datum. Faktureringstjänsten spårar dessa betalningar för att säkerställa att företaget tar emot dem. Tjänsten kan också göra uppföljningar eller skicka påminnelser för att uppmuntra till betalning.

I många fall är faktureringstjänster automatiserade, med mjukvarusystem som skapar fakturor, bearbetar betalningar och integrerar med bokföringsprogram. Dessa kan minska risken för mänskliga fel och påskynda faktureringscykeln. Vissa faktureringstjänster hanterar även återkommande betalningar, till exempel abonnemang, genom att automatiskt debitera kunden inom regelbundna, förinställda intervall.

Vilka typer av företag drar nytta av faktureringstjänster?

Många företag kan dra nytta av faktureringstjänster, särskilt de som behöver hantera regelbundna eller komplexa faktureringsprocesser. De typer av företag som vanligtvis förlitar sig på faktureringstjänster är bland annat följande:

• Abonnemangsbaserade företag: Företag som erbjuder abonnemangstjänster, som streamingplattformar, tidskrifter, SaaS-leverantörer (molnbaserad mjukvarutjänst (SaaS), gym och abonnemangsboxar, drar nytta av automatiserade faktureringstjänster. Abonnemangsföretag använder de här tjänsterna för att hantera återkommande debiteringar, förnyelser och kundkontohantering på ett effektivt sätt genom att minska risken för fakturerings- och betalningshanteringfel.

• E-handel och detaljhandel: Onlinebutiker och fysiska återförsäljare som säljer produkter i stora volymer drar nytta av att använda faktureringstjänster för att hantera engångsbetalningar, fakturering och returer eller återbetalningar. Dessa tjänster kräver ofta integration med betalningsgateways och bokföringsprogram.

• Frilansare och uppdragstagare: Oberoende uppdragastagare såsom konsulter, designers, skribenter och utvecklare, skickar ofta fakturor för sina tjänster. Faktureringstjänster kan förenkla denna process genom att automatisera fakturaskapande, spåra betalningar och erbjuda kunderna olika betalningsalternativ.

• Utbildningsinstitutioner: Faktureringstjänster ger skolor, högskolor och utbildningscenter möjlighet att hantera studie- och registreringsavgifter samt donationer. Faktureringssystem kan hantera engångsbetalningar eller delbetalningar, spåra försenade betalningar och integreras med studenthanteringssystem.

• Professionella tjänster: Advokater, revisorer och andra tjänsteleverantörer kräver ofta faktureringstjänster för att spåra fakturerbara timmar, skapa fakturor för utförda tjänster och hantera betalningar. Faktureringssystem säkerställer att allt fakturerbart arbete redovisas och bearbetas korrekt.

• Tillverkare och distributörer: Företag som säljer produkter till grossister, återförsäljare eller direkt till kunder använder ofta faktureringstjänster för att hantera stora transaktionsvolymer och spåra betalningar för varor som levereras på kredit eller enligt avtalsvillkor.

Vilka är för- och nackdelarna med faktureringstjänster?

Faktureringstjänster kan ge betydande fördelar för företag, men det finns också potentiella nackdelar. Här är en sammanfattning av för- och nackdelarna.

Fördelar med faktureringstjänster

• Effektivitet och automatisering: Faktureringstjänster automatiserar tidskrävande uppgifter som att generera fakturor, behandla betalningar och skicka påminnelser för förfallna fakturor. Detta påskyndar faktureringscykeln och kan minska det administrativa arbetet, vilket gör att företag kan fokusera på kärnverksamheten.

• Noggrannhet och minskad risk för fel: Automatiserade faktureringssystem minimerar risken för mänskliga fel. Detta är särskilt fördelaktigt för företag som hanterar stora transaktionsvolymer eller har komplexa faktureringsstrukturer. Automatiska beräkningar, t.ex. för skatter och rabatter, hjälper till att se till att fakturorna är korrekta och konsekventa.

• Förbättrat kassaflöde: Snabb och korrekt fakturering och automatiska påminnelser vid förfallna betalningar kan hjälpa företag att få betalt snabbare. Automatiserade uppföljningar minskar risken för missade betalningar, förbättrar kassaflödet och minskar behovet av manuella åtgärder.

• Skalbarhet: I takt med att ett företag växer kan faktureringen bli alltmer komplex. Faktureringstjänster kan skalas upp med företaget och hantera fler transaktioner och kunder utan ytterligare personal eller resurser.

• Anpassning: Många faktureringstjänster tillåter företag att anpassa fakturor, betalningsvillkor och rapporter. Företag kan till exempel välja hur ofta fakturor ska skickas (t.ex. månadsvis, kvartalsvis) och ange betalningsalternativ.

• Efterlevnad och säkerhet: Dessa tjänster är byggda för att följa juridiska och regulatoriska standarder, inklusive skatteregler och dataskyddslagar. De innehåller ofta funktioner som kryptering och säker behandling för att hålla känslig finansiell information säker.

• Integration med andra system: Faktureringstjänster är ofta utformade för enkel integration med bokföringsprogram, CRM-system (Customer Relationship Management) och betalningsgateways, vilket ger företag en enhetlig bild av sin ekonomi och kundinteraktioner.

• Kostnadsbesparingar: Faktureringstjänster kan spara pengar åt företag genom att minska behovet av manuella åtgärder och förbättra effektiviteten. De kan också minska sannolikheten för kostsamma misstag som underfakturering och missade betalningar.

Nackdelar med faktureringstjänster

• Initiala installationskostnader: Även om de löpande kostnaderna för faktureringstjänster ofta är låga kan den inledande installationen vara dyr, särskilt om den inkluderar anpassade integrationer eller lösningar. Vissa företag kan tycka att detta är ett hinder så stort att det omöjliggör implementering.

• Komplexitet för småföretag: För småföretag eller frilansare med relativt enkla faktureringsprocesser kan de funktioner som faktureringstjänsterna erbjuder kännas alltför komplexa eller överstiga deras behov. Inlärningskurvan för ett nytt system kräver också tid och ansträngning som kan spenderas bättre någon annanstans.

• Beroende av teknik: Företag förlitar sig på automatiserade faktureringssystem för att fungera korrekt. Systemavbrott, programvarubuggar eller tekniska fel kan störa faktureringen, vilket leder till missade fakturor eller försenade betalningar.

• Säkerhetsproblem: Även om faktureringstjänster är utformade för att vara säkra, medför lagring av känsliga kunduppgifter på tredjepartsplattformar alltid en viss risk. Dataintrång, hackning eller felaktig hantering av känslig information kan skada ett företags anseende och skapa juridiska problem.

• Begränsningar vad gäller anpassning: Faktureringstjänster kan vara anpassningsbara, men det finns fortfarande begränsningar för hur mycket de kan anpassas efter ett företags behov. Vissa branscher kan till exempel kräva mycket specifika faktureringsformat som ett faktureringssystem för mer allmän användning inte kan hantera.

• Motstånd från kunder: Vissa kunder kan behöva utbildas om den automatiserade faktureringsprocessen, särskilt om det handlar om digitala betalningar eller okända betalningsgateways. Detta kan orsaka problem med äldre eller mindre tekniskt kunniga kunder och kräva tid för att utbilda dem.

• Löpande underhåll och uppdateringar: Faktureringstjänster kräver regelbundna uppdateringar och företag måste övervaka dessa ändringar för att undvika potentiella fel eller driftstopp.

Hur mycket kostar faktureringstjänster?

Kostnaden för faktureringstjänster kan variera kraftigt beroende på flera faktorer, inklusive typen av tjänst och företagets storlek. Här följer en uppdelning av de vanligaste prismodellerna och prisintervallen för faktureringstjänster.

Abonnemangsbaserad prissättning (SaaS-faktureringsprogramvara)

Många företag väljer abonnemangsbaserade faktureringstjänster som fungerar enligt en SaaS-modell. Dessa tjänster erbjuder vanligtvis nivåbaserad prissättning, där kostnaden ökar när antalet funktioner, användare eller transaktioner ökar.

• Basplaner: Ingångsplaner för småföretag eller startups kan variera från 10 USD–50 USD per månad. Dessa planer innehåller ofta kärnfunktioner som fakturering, återkommande fakturering och grundläggande rapporteringsfunktioner.

• Planer på mellannivå: Dessa planer är för växande företag som behöver mer avancerade funktioner, såsom mer komplexa integrationer och kundsupport. Kostnaden för dessa faktureringstjänster är vanligtvis 50 USD–200 USD per månad.

• Planer för stora företag: För stora företag eller företag med komplexa faktureringsstrukturer (t.ex. anpassade fakturor, avancerad skattehantering och automatisk uppföljning) varierar priserna vanligtvis mellan 200 USD och 1 000 USD per månad, med anpassade priser som ofta är tillgängliga baserat på företagets behov.

Transaktionsbaserad prissättning

Vissa faktureringstjänster tar betalt baserat på antalet transaktioner eller fakturor som behandlas. Den här prismodellen är vanlig för tjänster som fungerar med betalningsgateways och hanterar specialiserad fakturering.

• Transaktionsavgifter: Dessa beror på betalningsmetoden men varierar i allmänhet mellan 1 % och 3 % per transaktion. Vissa tjänster tar även ut en fast avgift per transaktion (t.ex. 0,30 USD per transaktion) utöver den procentuella avgiften.

• Per faktura: Vissa plattformar tar ut en fast avgift eller en procentandel av varje genererad faktura, som ofta är 0,4–0,6 % per faktura.

Anpassade lösningar

Om ett företag behöver en anpassad faktureringslösning (t.ex. avancerade funktioner, unik skattehantering, integration med andra företagssystem) kan kostnaderna bli betydligt högre. Med anpassade lösningar följer ofta installationsavgifter, månatliga underhållsavgifter och löpande supportkostnader.

• Initiala installationsavgifter: Beroende på tjänsten kan dessa variera från 1 000 USD till över 10 000 USD.

• Löpande kostnader: Underhåll, support och uppdateringar för anpassade system kan kosta mellan 500 USD och över 5 000 USD per månad, beroende på leverantör och supportnivå som krävs.

Gratisplaner

Vissa faktureringstjänster erbjuder kostnadsfria planer som vanligtvis har begränsade funktioner eller begränsar antalet fakturor, transaktioner eller användare. Dessa planer kan vara lämpliga för frilansare eller mycket små företag.

Ytterligare kostnader att överväga

• Kostnader för integration: Om faktureringssystemet behöver integreras med annan programvara (t.ex. bokföringsprogram, CRM-system och e-handelsplattformar) kan det tillkomma ytterligare integrationsavgifter som varierar beroende på integrationens komplexitet.

• Tillägg eller uppgraderingar: Vissa faktureringstjänster tar extra betalt för premiumfunktioner, som avancerad rapportering, efterlevnad av skatteregler, varumärkesanpassning och prioriterad kundsupport.

Hur hanterar faktureringstjänster försenade betalningar?

Faktureringstjänster hanterar försenade betalningar genom att skicka automatiska påminnelser, bedöma förseningsavgifter och ibland genom inkasso. Det exakta tillvägagångssättet varierar, men här är några vanliga metoder som dessa tjänster använder för att hantera försenade betalningar.

Automatiska betalningspåminnelser

De flesta faktureringstjänster använder automatiska påminnelser via e-post eller sms för att meddela kunderna när betalningar är försenade. Dessa påminnelser skickas ofta i etapper, med ökande brådska baserat på hur sen betaltningen är, men kan anpassas för att passa företaget. Här är ett typiskt tidsintervall:

• Första påminnelsen: Tjänsten skickar en vänlig påminnelse några dagar före eller på förfallodagen för att informera kunden om att en betalning förfaller.

• Andra påminnelsen: Om förfallodagen har passerat utan betalning skickar tjänsten vanligtvis en andra påminnelse inom några dagar eller en vecka efter förfallodagen. Den här påminnelsen kan innehålla information om den förfallna betalningen och uppmana kunden att betala så snart som möjligt.

• Sista påminnelsen: Om fakturan förblir obetald efter en längre period (t.ex. efter 30 dagar) kan tjänsten skicka en sista påminnelse. Den här påminnelsen är ofta mer direkt och kan ange att företaget kommer att vidta ytterligare åtgärder, som att skicka fakturan till inkasso, om det inte får betalningen.

Förseningsavgifter och dröjsmålsränta

För att motivera att betalningar görs i tid tar många företag ut förseningsavgifter eller dröjsmålsränta. Enligt fördefinierade villkor kan faktureringstjänster automatiskt tillämpa dessa avgifter när en faktura förfaller. Dessa kan inkludera följande:

• Fast förseningsavgift: När betalningen är försenad med ett visst antal dagar läggs ett fast belopp, till exempel 25 USD eller 50 USD, till det utestående saldot.

• Räntekostnader: Vissa tjänster gör det möjligt för företag att fastställa dröjsmålsränta (t.ex. 1,5 % per månad) på förfallna fakturor. Dessa kostnader är ofta en procentandel av det utestående beloppet och ackumuleras tills skulden är reglerad.

Kontoavstängning eller tjänsteavbrott

Försenade betalningar kan leda till att företaget stänger av en kunds konto eller avbryter tjänster, särskilt om det tillhandahåller abonnemangsbaserade eller löpande tjänster (t.ex. SaaS-leverantörer, allmännyttiga företag, gym). Faktureringstjänster kan stänga av konton automatiskt eller stoppa tjänsten tills betalning har gjorts.

En abonnemangsbaserad tjänst kan till exempel automatiskt stänga av en användares konto efter flera misslyckade betalningsförsök, vilket hindrar kunden från att använda produkten tills det utestående saldot har betalats.

Inkassering

Om automatiska påminnelser och förseningsavgifter inte leder till betalning hjälper vissa faktureringstjänster till att initiera indrivningsprocessen. Det kan handla om följande:

• Vända sig till inkassoföretag: I allvarligare fall kan faktureringstjänster erbjuda integration med inkassoföretag, vilket gör det möjligt för företag att enkelt eskalera förfallna konton till en tredjeparts inkassoföretag. Detta är vanligtvis reserverat för skulder som varit förfallna under lång tid (t.ex. över 90 dagar).

• Rättsliga åtgärder eller betalningsplaner: Vissa faktureringsplattformar tillhandahåller verktyg för att implementera betalningsplaner så att kunderna kan betala av skulder i delbetalningar. Alternativt kan företag använda automatiserade processer för att skicka juridiska meddelanden eller initiera mer formella inkassosteg vid stora förfallna betalningar.

Flexibla betalningsalternativ

Många faktureringstjänster erbjuder funktioner som kan hjälpa kunder att reglera förfallna betalningar. Dessa kan inkludera följande:

• Delbetalningar: Dessa gör det möjligt för kunder att betala en del av det utestående saldot samtidigt som de går med på att betala resten senare. Beroende på plattform kan de betala manuellt eller automatiskt.

• Betalningsplaner: Företag kan upprätta flexibla betalningsplaner som delar upp det förfallna saldot i mindre, mer hanterbara betalningar som ska betalas över tid. Faktureringstjänsten kan spåra dessa betalningar och skicka påminnelser.

• Flera betalningsmetoder: Genom att erbjuda olika betalningsmetoder, som kreditkort, Automated Clearing House-överföringar (ACH) och e-plånböcker, blir det lättare för kunderna att betala förfallna fakturor.

Detaljerad rapportering och dashboards

Faktureringstjänster tillhandahåller ofta dashboards i realtid och rapporteringsfunktioner som spårar försenade betalningar och kundkonton. Dessa gör det möjligt för företag att göra följande:

• Övervaka betalningsstatus: Se vilka fakturor som har förfallit, hur många dagar de har varit förfallna och det totala utestående saldot för alla kunder – allt på ett ögonblick.

• Segmentering av kunder: Identifiera kunder som ofta betalar sent och bedöm hur försenade betalningar påverkar kassaflödet.

• Spåra tvister eller betalningsproblem: I vissa fall kan kunder bestrida en faktura eller betalning. Faktureringstjänster kan spåra dessa problem oberoende från vanliga föresenade betalningar.

Kundkommunikation och support

Faktureringstjänster tillhandahåller ofta integrerade kommunikationsverktyg som gör det möjligt för företag att interagera direkt med kunder om försenade betalningar. Dessa verktyg kan omfatta följande:

• Kundsupport för tvister: Om en kund bestrider en faktura eller hänvisar till ett problem med den levererade produkten eller tjänsten kan faktureringstjänsten tillhandahålla mekanismer för att lösa dessa tvister utan att tillgripa inkasso.

• Förhandlingsverktyg: I vissa fall kan företag arbeta direkt med kunder genom automatiserad kommunikation, genom att förhandla om betalningsvillkor eller till och med genom att erbjuda rabatter för att uppmuntra till betalning.

Vilka faktorer bör du tänka på när du väljer faktureringstjänst?

När du väljer en faktureringstjänst för ditt företag bör du först överväga komplexiteten i dina faktureringskrav. Ett grundläggande faktureringssystem kan vara tillräckligt om ditt företag hanterar enkla engångstransaktioner. Men om du hanterar återkommande betalningar, flera prisnivåer eller komplexa fakturor behöver du en mer omfattande lösning.

Du bör också bedöma hur lätt en faktureringstjänst kan integreras med ditt befintliga bokföringsprogram, CRM-system eller e-handelsplattform. Välj en tjänst med ett användarvänligt gränssnitt som gör att ditt team kan hantera betalningar, generera fakturor och spåra saldon utan omfattande utbildning.

Säkerhet och efterlevnad är också viktiga faktorer. För att skydda känsliga kunduppgifter bör faktureringstjänsten ha starka säkerhetsprotokoll som kryptering och säker betalningshantering. Se dessutom till att tjänsten följer relevanta standarder och föreskrifter för dataskydd, t.ex. den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och betalkortbranschens standarder för datasäkerhet (PCI DSS).

Slutligen bör du fundera över hur enkelt din faktureringstjänst kan skalas upp i takt med ditt företag. I takt med att dina faktureringsbehov blir mer komplexa kommer du förmodligen att behöva tillgång till ytterligare funktioner och ökad behandlingskapacitet utan att behöva byta leverantör.

Läs mer om Stripe Billing.