บริการเรียกเก็บเงินจะสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ติดตามการชําระเงิน และจัดการบัญชีที่เลยกําหนดชําระให้แก่ธุรกิจ การใช้บริการเหล่านี้อาจส่งผลกระทบอย่างมาก กล่าวคือ เช่น ธุรกิจที่ใช้ Stripe Billing มีรายงานว่างานที่ต้องทำด้วยตัวเองลดลงถึง 40% ไม่ว่าคุณจะกําลังดําเนินธุรกิจสตาร์ทอัพหรือเป็นองค์กรขนาดใหญ่ บริการเรียกเก็บเงินจะช่วยลดภาระด้านธุรการ ปรับปรุงกระแสเงินสด และรับชําระเงินได้ทันเวลา

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำงานของบริการเรียกเก็บเงิน ข้อดีและข้อเสียที่ต้องพิจารณา และค่าใช้จ่ายสำหรับบริการเรียกเก็บเงิน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• บริการเรียกเก็บเงินคืออะไรและทํางานอย่างไร
  
• ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ได้รับประโยชน์จากบริการเรียกเก็บเงิน
  
• ข้อดีข้อเสียของบริการเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง
  
• บริการการเรียกเก็บเงินมีค่าใช้จ่ายเท่าใด
  
• บริการเรียกเก็บเงินจะจัดการกับการชําระเงินที่เลยกําหนดอย่างไร
  
• คุณควรพิจารณาปัจจัยใดบ้างเมื่อเลือกบริการเรียกเก็บเงิน
  

บริการเรียกเก็บเงินคืออะไรและทํางานอย่างไร

บริการเรียกเก็บเงินจะจัดการและประมวลผลธุรกรรมทางการเงินระหว่างบริษัทกับลูกค้าของบริษัท ซึ่งช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เรียกเก็บเงินและจัดการบันทึกที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมเหล่านั้นได้

ปกติแล้วกระบวนการเรียกเก็บเงินจะเริ่มต้นเมื่อลูกค้าทําการซื้อ ธุรกิจจะสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีจํานวนเงินที่ต้องชําระ สินค้าหรือบริการที่ส่งมอบให้ และภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง บริการเรียกเก็บเงินจะส่งใบแจ้งหนี้นี้ให้ลูกค้าทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางไปรษณีย์

เมื่อลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว ลูกค้าจะต้องชําระเงินภายในวันที่กําหนด บริการเรียกเก็บเงินจะติดตามการชําระเงินเหล่านี้เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทจะได้รับการชําระเงิน นอกจากนี้ บริการอาจจัดการเรื่องการติดตามผลหรือส่งการแจ้งเตือนเพื่อกระตุ้นให้มีการชําระเงิน

ในหลายๆ กรณี บริการการเรียกเก็บเงินจะเป็นแบบอัตโนมัติ โดยมีระบบซอฟต์แวร์ที่สร้างใบแจ้งหนี้ ประมวลผลการชําระเงิน และผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชี ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และเร่งกระบวนการเรียกเก็บเงินให้เร็วขึ้น บริการเรียกเก็บเงินบางแบบยังจัดการการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น การชําระเงินตามรอบบิล ด้วยการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าโดยอัตโนมัติตามรอบเวลาที่กําหนดไว้ล่วงหน้า

ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ได้รับประโยชน์จากบริการเรียกเก็บเงิน

ธุรกิจจํานวนมากจะได้รับประโยชน์จากบริการเรียกเก็บเงิน โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องจัดการกระบวนการเรียกเก็บเงินทั่วไปหรือซับซ้อน ประเภทธุรกิจที่มักจะพึ่งพาบริการด้านการเรียกเก็บเงินมีดังนี้

• ธุรกิจแบบสมัครสมาชิก: บริษัทที่ให้บริการแบบสมัครสมาชิก เช่น แพลตฟอร์มสตรีมมิง นิตยสาร ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ (SaaS) ยิม และกล่องการสมัครใช้บริการ จะได้รับประโยชน์จากบริการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ ธุรกิจสมัครใช้บริการใช้บริการเหล่านี้เพื่อจัดการการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า การต่ออายุ และการจัดการบัญชีลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินและการประมวลผลการชำระเงิน

• อีคอมเมิร์ซและร้านค้าปลีก: ร้านค้าออนไลน์และผู้ค้าปลีกที่มีหน้าร้านจริงที่ขายสินค้าจำนวนมากได้รับประโยชน์จากการใช้บริการเรียกเก็บเงินเพื่อจัดการการชำระเงินครั้งเดียว การออกใบแจ้งหนี้ และการคืนสินค้าหรือการคืนเงิน บริการเหล่านี้มักต้องผสานการทํางานกับเกตเวย์การชําระเงินและซอฟต์แวร์การทําบัญชี

• ฟรีแลนซ์และผู้รับจ้าง: ผู้รับจ้างอิสระ เช่น ที่ปรึกษา นักออกแบบ นักเขียน และนักพัฒนา มักจะส่งใบแจ้งหนี้สำหรับบริการของพวกเขา บริการเรียกเก็บเงินสามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นได้โดยการทำให้การสร้างใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ติดตามการชำระเงิน และเสนอตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลายให้กับลูกค้า

• สถาบันการศึกษา: บริการเรียกเก็บเงินช่วยให้โรงเรียน วิทยาลัย และศูนย์ฝึกอบรมสามารถจัดการค่าเล่าเรียน ค่าธรรมเนียมการลงทะเบียน และการบริจาคได้ ระบบการเรียกเก็บเงินสามารถรองรับการชําระเงินแบบครั้งเดียวหรือแบบผ่อนชําระ ติดตามการชําระเงินที่เลยกําหนด และผสานการทํางานกับระบบการจัดการนักเรียนได้

• บริการเฉพาะทาง: ทนายความ นักบัญชี และผู้ให้บริการรายอื่นมักต้องใช้บริการเรียกเก็บเงินเพื่อติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับบริการที่ได้รับ และจัดการการชำระเงิน ระบบการเรียกเก็บเงินช่วยให้แน่ใจว่างานที่เรียกเก็บเงินได้ทั้งหมดได้รับการคิดบัญชีและประมวลผลอย่างถูกต้อง

• ผู้ผลิตและผู้จัดจําหน่าย: บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์ให้แก่ผู้ค้าส่ง ผู้ค้าปลีก หรือโดยตรงแก่ลูกค้า มักใช้บริการเรียกเก็บเงินเพื่อจัดการปริมาณธุรกรรมขนาดใหญ่และติดตามการชำระเงินสำหรับสินค้าที่ส่งมอบโดยใช้เครดิตหรือตามเงื่อนไขของสัญญา

ข้อดีข้อเสียของบริการเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง

บริการเรียกเก็บเงิน สามารถให้ข้อดีที่สําคัญสําหรับธุรกิจ แต่ก็อาจมีข้อเสียตามมาด้วยเช่นกัน รายละเอียดของข้อดีและข้อเสียมีดังนี้

ข้อดีของบริการเรียกเก็บเงิน

• ประสิทธิภาพและการทํางานอัตโนมัติ: บริการเรียกเก็บเงินจะช่วยทำให้กระบวนการที่ใช้เวลานาน เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้ การประมวลผลการชำระเงิน และการส่งคำเตือนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ เป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยเร่งกระบวนการเรียกเก็บเงินและสามารถลดงานด้านการดูแลระบบได้ ช่วยให้ธุรกิจมีเวลาไปมุ่งเน้นในการดําเนินงานหลักได้

• ความถูกต้องและความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดลดลง: ระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับบริษัทที่จัดการธุรกรรมมูลค่าสูงหรือมีโครงสร้างการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อน การคํานวณอัตโนมัติ เช่น ภาษีและส่วนลด ช่วยให้ใบแจ้งหนี้ถูกต้องและสอดคล้องกัน

• กระแสเงินสดที่ดีขึ้น: การเรียกเก็บเงินที่ตรงเวลาและแม่นยำและการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับการชำระเงินที่ค้างชำระสามารถช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินได้เร็วขึ้น การติดตามอัตโนมัติช่วยลดโอกาสที่จะพลาดการชำระเงิน ปรับปรุงกระแสเงินสด และลดความจำเป็นในการดำเนินการด้วยตนเอง

• ความสามารถในการปรับขนาด: เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การเรียกเก็บเงินอาจมีความซับซ้อนมากขึ้น บริการเรียกเก็บเงินสามารถปรับขนาดตามบริษัท และสามารถจัดการธุรกรรมและลูกค้าได้มากขึ้น โดยไม่ต้องมีพนักงานหรือทรัพยากรเพิ่มเติม

• การปรับแต่ง: บริการเรียกเก็บเงินจํานวนมากช่วยให้ธุรกิจปรับแต่งใบแจ้งหนี้ ข้อกําหนดการชําระเงิน และรายงานได้ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจสามารถเลือกความถี่ในใบแจ้งหนี้ได้ (เช่น รายเดือน รายไตรมาส) และระบุตัวเลือกการชําระเงินได้

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดและการรักษาความปลอดภัย: บริการเหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมายและกฎระเบียบข้อบังคับ รวมทั้งกฎด้านภาษีและกฎหมายคุ้มครองข้อมูล โดยมักประกอบด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การเข้ารหัสและการประมวลผลที่ปลอดภัย เพื่อรักษาความปลอดภัยให้ข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน

• การผสานการทํางานกับระบบอื่นๆ: บริการเรียกเก็บเงินมักออกแบบมาเพื่อการผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชี ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) และเกตเวย์การชําระเงินที่ง่ายดาย ทําให้บริษัทต่างๆ สามารถเห็นข้อมูลการเงินและการโต้ตอบกับลูกค้าได้ในที่เดียว

• การประหยัดค่าใช้จ่าย: บริการเรียกเก็บเงินสามารถช่วยธุรกิจประหยัดเงินได้ด้วยการลดความจำเป็นในการดำเนินการด้วยตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การเรียกเก็บเงินไม่ครบและการผิดนัดชำระเงิน

ข้อเสียของบริการเรียกเก็บเงิน

• ค่าเตรียมการเบื้องต้น: แม้ว่าค่าใช้จ่ายการเรียกเก็บเงินแบบต่อเนื่องมักจะต่ำ แต่การเตรียมการเบื้องต้นอาจมีราคาแพง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการผสานการทำงานหรือโซลูชันแบบกำหนดเอง ธุรกิจบางแห่งอาจพบว่านี่เป็นอุปสรรคต่อการนำไปใช้ที่ไม่อาจเอาหลีกเลี่ยงได้

• ความซับซ้อนสําหรับธุรกิจขนาดเล็ก: สําหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ทํางานอิสระที่มีกระบวนการเรียกเก็บเงินที่ค่อนข้างง่าย ฟีเจอร์ที่บริการเรียกเก็บเงินนำเสนออาจดูซับซ้อนเกินไปหรือเกินความต้องการ การเรียนรู้ระบบใหม่นั้นต้องใช้เวลาและความพยายาม ซึ่งอาจนำเวลาเหล่านั้นไปทุ่มเทกับสิ่งอื่นจะดีกว่า

• การพึ่งพาเทคโนโลยี: บริษัทต่างๆ ต้องพึ่งพาระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเพื่อให้ทํางานได้อย่างถูกต้อง ความขัดข้องของระบบ ข้อบกพร่องเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ หรือความล้มเหลวทางเทคนิคอาจทําให้เกิดปัญหาขัดข้องในการเรียกเก็บเงิน ทําให้ใบแจ้งหนี้ขาดชําระหรือการชําระเงินล่าช้า

• ข้อกังวลด้านความปลอดภัย: แม้ว่าบริการเรียกเก็บเงินจะได้รับการออกแบบมาให้มีความปลอดภัย แต่การจัดเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าบนแพลตฟอร์มของบริษัทอื่นมักจะมีความเสี่ยงเสมอ การละเมิดข้อมูล การแฮ็ก หรือการจัดการข้อมูลละเอียดอ่อนอย่างไม่ถูกต้องอาจสร้งความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัทและก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมายได้

• ข้อจํากัดในการปรับแต่ง: แม้ว่าบริการเรียกเก็บเงินจะสามารถปรับแต่งได้ แต่ก็ยังมีข้อจํากัดว่าจะปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจได้มากน้อยเพียงใด ตัวอย่างเช่น อุตสาหกรรมบางประเภทอาจต้องการรูปแบบการเรียกเก็บเงินที่เฉพาะเจาะจงมาก ซึ่งระบบการเรียกเก็บเงินสำหรับการใช้งานทั่วไปไม่สามารถรองรับได้

• การต่อต้านจากลูกค้า: ลูกค้าบางรายอาจต้องได้รับข้อมูลและความรู้เกี่ยวกับกระบวนการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกี่ยวข้องกับการชำระเงินดิจิทัลหรือเกตเวย์การชำระเงินที่ไม่คุ้นเคย ซึ่งนี่อาจทำให้เกิดปัญหาสำหรับลูกค้าที่มีอายุมากหรือลูกค้าที่ไม่ค่อยมีความรู้ด้านเทคโนโลยี และต้องใช้เวลาในการให้ความรู้แก่พวกเขา

• การบํารุงรักษาและการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง: บริการเรียกเก็บเงินจำเป็นต้องมีการอัปเดตเป็นระยะ และธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือระยะเวลาหยุดทำงานที่อาจเกิดขึ้น

บริการเรียกเก็บเงินมีค่าใช้จ่ายเท่าใด

ค่าใช้จ่ายของบริการเรียกเก็บเงินอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ รวมถึงประเภทของบริการและขนาดธุรกิจ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดของรูปแบบราคาและช่วงราคาทั่วไปของบริการเรียกเก็บเงิน

ค่าบริการแบบเรียกเก็บตามรอบบิล (ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน SaaS)

ธุรกิจหลายแห่งเลือกบริการเรียกเก็บเงินตามรอบบิลที่ดําเนินงานโดยใช้โมเดล SaaS โดยปกติแล้ว บริการเหล่านี้จะคิดค่าบริการตามระดับ ซึ่งต้นทุนจะเพิ่มขึ้นเมื่อจํานวนฟีเจอร์ ผู้ใช้ หรือธุรกรรมเพิ่มขึ้น

• แพ็กเกจพื้นฐาน: แพ็กเกจระดับเริ่มต้นสําหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจสตาร์ทอัพอาจมีราคาตั้งแต่ 10–50 ดอลลาร์ต่อเดือน แพ็กเกจเหล่านี้มักประกอบด้วยฟังก์ชันหลัก เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า และฟังก์ชันการรายงานพื้นฐาน

• แพ็กเกจระดับกลาง: แพ็กเกจเหล่านี้ใช้สําหรับธุรกิจที่กําลังเติบโตซึ่งต้องการฟีเจอร์ขั้นสูงมากขึ้น เช่น การผสานการทํางานที่ซับซ้อนมากขึ้นและการสนับสนุนลูกค้า ค่าใช้จ่ายสําหรับบริการการเรียกเก็บเงินเหล่านี้มักจะอยู่ที่ 50–200 ดอลลาร์ต่อเดือน

• แพ็กเกจองค์กร: สําหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีโครงสร้างการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อน (เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบเอง การจัดการภาษีขั้นสูง และการติดตามผลอัตโนมัติ) ราคามักจะมีราคาตั้งแต่ 200-1,000 ดอลลาร์ต่อเดือน โดยมีค่าบริการที่ปรับแต่งได้ ซึ่งมักอิงตามความต้องการของธุรกิจ

ค่าบริการตามธุรกรรม

บริการเรียกเก็บเงินบางประเภทจะเรียกเก็บเงินตามจำนวนธุรกรรมหรือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการประมวลผล โมเดลค่าบริการนี้เป็นที่นิยมสําหรับบริการที่ทํางานกับเกตเวย์การชําระเงินและจัดการกับการออกใบแจ้งหนี้เฉพาะทาง

• ค่าธรรมเนียมธุรกรรม: จะขึ้นอยู่กับวิธีการชําระเงิน แต่โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ในช่วง 1%-3% ต่อธุรกรรม บางบริการบางยังเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคงที่ต่อธุรกรรมด้วย (เช่น 0.30 ดอลลาร์สหรัฐต่อธุรกรรม) นอกเหนือไปจากค่าธรรมเนียมที่คิดเป็นเปอร์เซ็นต์

• ต่อใบแจ้งหนี้: แพลตฟอร์มบางแห่งเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคงที่หรือตามเปอร์เซ็นต์ของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการที่สร้างขึ้น ซึ่งมักจะอยู่ที่ 0.4%–0.6% ต่อใบแจ้งหนี้

โซลูชันแบบกำหนดเอง

หากธุรกิจจำเป็นต้องใช้โซลูชันการเรียกเก็บเงินแบบกำหนดเอง (เช่น ฟีเจอร์ขั้นสูง การจัดการภาษีที่มีไม่เหมือนใคร การผสานการทำงานกับระบบองค์กรอื่นๆ) ต้นทุนอาจสูงขึ้นอย่างมาก โซลูชันแบบกำหนดเองมักมีค่าธรรมเนียมเตรียมการ การเรียกเก็บเงินสําหรับการบํารุงรักษารายเดือน และค่าใช้จ่ายด้านการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

• ค่าธรรมเนียมการตั้งค่าเบื้องต้น: บริการเหล่านี้มีราคาตั้งแต่ 1,000 ถึงมากกว่า 10,000 ดอลลาร์

• ค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง: การบำรุงรักษา การสนับสนุน และการอัปเดตสำหรับระบบที่กำหนดเองอาจมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 500 ถึงมากกว่า 5,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและระดับการสนับสนุนที่ต้องการ

แพ็กเกจฟรี

บริการเรียกเก็บเงินบางแบบเสนอแพ็กเกจฟรี ซึ่งปกติแล้วจะมีฟีเจอร์ที่จํากัดหรือจํากัดจํานวนใบแจ้งหนี้ ธุรกรรม หรือผู้ใช้ แพ็กเกจเหล่านี้อาจเหมาะสําหรับผู้ทํางานอิสระหรือองค์กรขนาดเล็กมาก

ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ควรพิจารณา

• ค่าใช้จ่ายในการผสานการทํางาน: หากระบบการเรียกเก็บเงินจําเป็นต้องผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์อื่นๆ (เช่น ซอฟต์แวร์การทําบัญชี ระบบ CRM และแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ) อาจมีค่าธรรมเนียมการผสานการทํางานเพิ่มเติมซึ่งจะแตกต่างกันไปตามความซับซ้อนของการผสานการทํางาน

• ส่วนเสริมหรือการอัปเกรด: บริการเรียกเก็บเงินบางรายการจะเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมสำหรับฟีเจอร์พรีเมียม เช่น การรายงานขั้นสูง การปฏิบัติตามภาษี การสร้างแบรนด์แบบกำหนดเอง และการสนับสนุนลูกค้าที่มีความสำคัญ

บริการการเรียกเก็บเงินจะจัดการกับการชําระเงินที่เลยกําหนดอย่างไร

บริการเรียกเก็บเงินจะจัดการกับการชำระเงินที่ค้างชำระ โดยการส่งคำเตือนอัตโนมัติ ประเมินค่าธรรมเนียมที่จ่ายล่าช้า และบางครั้งผ่านหน่วยงานจัดเก็บ แนวทางที่แน่นอนนั้นแตกต่างกันไป แต่ต่อไปนี้เป็นวิธีการทั่วไปที่บริการเหล่านี้ใช้ในการจัดการกับการชำระเงินที่ค้างชำระ

การแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติ

บริการเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่จะใช้การแจ้งเตือนทางอีเมลหรือข้อความอัตโนมัติ (SMS) ในการแจ้งลูกค้าเมื่อการชําระเงินเลยกําหนดชําระ การแจ้งเตือนเหล่านี้มักจะถูกส่งเป็นระยะๆ โดยมีความเร่งด่วนเพิ่มมากขึ้นซึ่งขึ้นอยู่กับความล่าช้าของการชำระเงิน แต่สามารถปรับแต่งเพื่อให้เหมาะกับบริษัทได้ ต่อไปนี้คือกําหนดเวลาทั่วไป

• การแจ้งเตือนแรก: บริการจะส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรล่วงหน้า 2-3 วันก่อนหรือในวันครบกําหนดเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าครบกําหนดชําระเงิน

• การแจ้งเตือนที่ 2: หากวันครบกําหนดชําระผ่านโดยไม่มีการชําระเงิน โดยทั่วไปแล้วบริการจะส่งการแจ้งเตือนครั้งที่ 2 ภายใน 2-3 วันหรือ 1 สัปดาห์หลังวันครบกําหนดชําระ การแจ้งเตือนนี้อาจรวมหมายเหตุเกี่ยวกับการชําระเงินที่เลยกําหนดและกระตุ้นให้ลูกค้าชําระเงินโดยเร็วที่สุด

• การแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย: หากยังคงไม่มีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้หลังจากผ่านไปเป็นเวลานาน (เช่น หลังจากผ่านไป 30 วัน) บริการอาจส่งการแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย การแจ้งเตือนนี้มักจะเป็นการส่งโดยตรงมากกว่า และอาจบ่งชี้ว่าธุรกิจจะดําเนินการเพิ่มเติม เช่น ช่น ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังหน่วยงานจัดเก็บ หากไม่ได้รับการชำระเงิน

ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าและดอกเบี้ย

เพื่อเป็นแรงจูงใจในการชำระเงินตรงเวลา บริษัทหลายแห่งจึงเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือดอกเบี้ย บริการการเรียกเก็บเงินสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเหล่านี้ได้โดยอัตโนมัติเมื่อใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ โดยเป็นไปตามเงื่อนไขที่กําหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจประกอบด้วยรายการต่อไปนี้

• ค่าธรรมเนียมคงที่สําหรับการชําระเงินล่าช้า: เมื่อการชําระเงินเกินกําหนดจํานวนวันที่กําหนด ระบบจะเพิ่มจํานวนเงินคงที่ เช่น 25 หรือ 50 ดอลลาร์สหรัฐไปยังยอดค้างชําระ

• ดอกเบี้ย: บริการบางประเภทจะอนุญาตให้ธุรกิจกําหนดการเรียกเก็บดอกเบี้ยตามแบบแผนล่วงหน้า (เช่น 1.5% ต่อเดือน) จากใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ การเรียกเก็บเงินเหล่านี้มักจะเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดค้างชําระและสะสมจนกว่าจะชําระหนี้

การระงับบัญชีหรือการหยุดชะงักของบริการ

การชำระเงินที่เกินกำหนดอาจทำให้ธุรกิจระงับบัญชีลูกค้าหรือหยุดให้บริการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจให้บริการแบบสมัครสมาชิกหรือแบบต่อเนื่อง (เช่น ผู้ให้บริการ SaaS บริการสาธารณูปโภค ยิม) บริการเรียกเก็บเงินสามารถระงับบัญชีหรือหยุดบริการโดยอัตโนมัติจนกว่าจะมีการชำระเงิน

ตัวอย่างเช่น บริการแบบสมัครสมาชิกอาจระงับบัญชีผู้ใช้โดยอัตโนมัติหลังจากพยายามชำระเงินไม่สำเร็จหลายครั้ง ทำให้ลูกค้าไม่สามารถใช้งานผลิตภัณฑ์ได้จนกว่าจะชำระยอดคงเหลือหมด

การเรียกเก็บเงิน

หากการแจ้งเตือนอัตโนมัติและค่าธรรมเนียมล่าช้าไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ บริการเรียกเก็บเงินบางรายการจะช่วยเริ่มกระบวนการเรียกเก็บเงิน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการดําเนินการต่อไปนี้

• บริการทวงหนี้ ในกรณีที่ร้ายแรง บริการเรียกเก็บเงินอาจเสนอการการผสานการทำงานกับหน่วยงานทวงหนี้ ช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งต่อบัญชีที่ค้างชำระไปยังหน่วยงานการจัดเก็บเงินบุคคลที่สามได้อย่างง่ายดาย โดยปกติแล้ว จะสงวนไว้สำหรับหนี้ที่ค้างชำระอย่างมาก (เช่น มากกว่า 90 วัน)

• แผนการดําเนินการทางกฎหมายหรือแผนการชําระเงิน: แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินบางแห่งมีเครื่องมือสําหรับติดตั้งแพ็กเกจการชําระเงินเพื่อช่วยให้ลูกค้าชําระเงินแบบผ่อนชําระหนี้ได้ หรือธุรกิจอาจใช้กระบวนการอัตโนมัติเพื่อส่งประกาศทางกฎหมายหรือเริ่มต้นขั้นตอนการกู้คืนหนี้ที่เป็นทางการมากขึ้นในกรณีที่การชําระเงินที่เลยกําหนดชําระจํานวนมาก

ตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่น

บริการเรียกเก็บเงินจำนวนมากมีฟีเจอร์ที่สามารถช่วยลูกค้าชำระเงินที่ค้างชำระได้ ซึ่งอาจประกอบด้วยรายการต่อไปนี้

• การชําระเงินบางส่วน: ลูกค้าเหล่านี้จะชําระยอดค้างชําระบางส่วนได้ โดยตกลงว่าจะชําระที่เหลือภายหลัง ลูกค้าสามารถชําระเงินได้ด้วยตนเองหรืออัตโนมัติขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์ม

• แพ็กเกจการชําระเงิน: ธุรกิจสามารถสร้างแพ็กเกจการชําระเงินที่ยืดหยุ่น ซึ่งจะแบ่งยอดที่เลยกําหนดออกเป็นการชําระเงินที่ชําระในจํานวนที่น้อยลงและจัดการได้มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป บริการเรียกเก็บเงินสามารถติดตามการชําระเงินเหล่านี้และส่งการแจ้งเตือน

• วิธีการชําระเงินที่หลากหลาย: การรองรับวิธีการชำระเงินหลากหลายแบบ เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านระบบหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) และกระเป๋าเงินดิจิทัล ทำให้ลูกค้าสามารถชำระบิลที่ค้างชำระได้ง่ายขึ้น

การรายงานแบบละเอียดและแดชบอร์ด

บริการด้านการเรียกเก็บเงินมักจะจัดให้มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์และฟีเจอร์การรายงานที่ติดตามการชำระเงินที่ค้างชำระและบัญชีลูกค้า ซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ ดําเนินการต่อไปนี้ได้

• ตรวจสอบสถานะการชําระเงิน: ดูใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ จํานวนวันที่เลยกําหนดชําระ และยอดค้างชําระทั้งหมดของลูกค้าทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว

• การแบ่งกลุ่มลูกค้า: ระบุลูกค้าที่มักจะชําระเงินล่าช้าและประเมินผลกระทบของการชําระเงินที่เลยกําหนดชําระที่มีต่อกระแสเงินสด

• ติดตามการโต้แย้งการชําระเงินหรือปัญหาการชําระเงิน: ในบางกรณี ลูกค้าอาจโต้แย้งใบแจ้งหนี้หรือการชําระเงิน บริการเรียกเก็บเงินสามารถติดตามปัญหาเหล่านี้ได้ ซึ่งแยกจากการชำระเงินที่ค้างชำระแบบมาตรฐาน

การสื่อสารกับลูกค้าและการสนับสนุน

บริการด้านการเรียกเก็บเงินมักจะจัดให้มีเครื่องมือสื่อสารแบบผสานการทำงานที่ช่วยให้ธุรกิจโต้ตอบกับลูกค้าโดยตรงเกี่ยวกับการชำระเงินที่ค้างชำระ เครื่องมือเหล่านี้อาจมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• การสนับสนุนลูกค้าสําหรับการโต้แย้งการชําระเงิน: หากลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้หรืออ้างถึงปัญหาที่เกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดส่ง ฝ่ายบริการเรียกเก็บเงินอาจจัดเตรียมกลไกเพื่อแก้ไขข้อพิพาทเหล่านั้นโดยไม่ต้องใช้วิธีการติดตามหนี้

• เครื่องมือเจรจา: ในบางกรณี ธุรกิจสามารถทำงานร่วมกับลูกค้าโดยตรงผ่านการสื่อสารอัตโนมัติ โดยการเจรจาเงื่อนไขการชำระเงิน หรือแม้กระทั่งการเสนอส่วนลดเพื่อกระตุ้นการชำระเงิน

คุณควรพิจารณาปัจจัยใดบ้างเมื่อเลือกบริการเรียกเก็บเงิน

เมื่อคุณเลือกบริการเรียกเก็บเงินสําหรับธุรกิจ อันดับแรก โปรดพิจารณาความซับซ้อนของข้อกําหนดการเรียกเก็บเงินก่อน ระบบการเรียกเก็บเงินพื้นฐานอาจเพียงพอหากบริษัทของคุณจัดการธุรกรรมแบบครั้งเดียวที่ไม่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม หากคุณจัดการกับการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ระดับค่าบริการหลายระดับ หรือใบแจ้งหนี้ที่ซับซ้อน คุณจะต้องใช้โซลูชันที่ครอบคลุมมากขึ้น

นอกจากนี้ คุณยังควรประเมินว่าบริการเรียกเก็บเงินจะผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชี ระบบ CRM หรือแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซที่คุณมีอยู่ได้อย่างไร เลือกบริการด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณจัดการการชําระเงิน สร้างใบแจ้งหนี้ และติดตามยอดคงเหลือได้โดยไม่ต้องฝึกอบรมมากนัก

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนดเป็นปัจจัยสําคัญเช่นกัน เพื่อเป็นการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า บริการเรียกเก็บเงินควรมีโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัสและการประมวลผลการชําระเงินที่ปลอดภัย นอกจากนี้แล้ว บริการของ Stripe ปฏิบัติตามมาตรฐานและระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) และมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสําหรับอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI DSS)

สุดท้ายนี้ พิจารณาว่าบริการเรียกเก็บเงินของคุณจะขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้อย่างไร เมื่อความต้องการด้านการเรียกเก็บเงินมีความซับซ้อนมากขึ้น คุณจึงอาจต้องการฟีเจอร์เพิ่มเติมและฟังก์ชันการประมวลผลที่เพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Billing