Os serviços de cobrança criam faturas, acompanham pagamentos e gerenciam contas vencidas para empresas de forma automática. O uso desses serviços pode ter um grande impacto: empresas que usam o Stripe Billing, por exemplo, relataram uma redução de até 40% no trabalho manual. Se você administra uma startup ou faz parte de uma organização maior, um serviço de cobrança pode ajudar a reduzir sobrecargas administrativas, melhorar o fluxo de caixa e garantir pagamentos dentro do prazo.

A seguir, explicaremos como funcionam os serviços de cobrança, as vantagens e desvantagens a serem consideradas e qual é o custo desses serviços.

Neste artigo:

• O que são os serviços de cobrança e como funcionam?
  
• Quais tipos de empresas se beneficiam dos serviços de cobrança?
  
• Quais são as vantagens e desvantagens dos serviços de cobrança?
  
• Quanto custam os serviços de cobrança?
  
• Como os serviços de cobrança lidam com pagamentos em atraso?
  
• Quais fatores você deve considerar na escolha de um serviço de cobrança?
  

O que são os serviços de cobrança e como funcionam?

Os serviços de cobrança gerenciam e processam transações financeiras entre uma empresa e seus clientes. Eles ajudam as empresas a cobrar pagamentos e gerenciar registros relacionados a essas transações.

Normalmente, o processo de cobrança começa quando um cliente faz uma compra. A empresa cria uma fatura com o valor devido, os itens ou serviços fornecidos e todos os impostos ou tarifas aplicáveis. O serviço de cobrança envia essa fatura ao cliente eletronicamente ou por correio.

Assim que o cliente recebe a fatura, deve pagar até uma data específica. O serviço de cobrança rastreia esses pagamentos para garantir seu recebimento pela empresa. O serviço também pode gerenciar acompanhamentos ou enviar lembretes para incentivar o pagamento.

Em muitos casos, os serviços de cobrança são automatizados, com sistemas de software que criam faturas, processam pagamentos e se integram a sistemas contábeis. Essa integração pode reduzir a possibilidade de erros humanos e acelerar o ciclo de cobrança. Alguns serviços de cobrança também processam pagamentos recorrentes, como assinaturas, cobrando automaticamente o cliente em intervalos regulares e predefinidos.

Quais tipos de empresas se beneficiam dos serviços de cobrança?

Muitas empresas podem se beneficiar dos serviços de cobrança, especialmente aquelas que precisam gerenciar processos de cobrança regulares ou complexos. Os tipos de empresas que geralmente dependem de serviços de cobrança incluem:

• Empresas baseadas em assinaturas: empresas que oferecem serviços de assinatura (como plataformas de streaming, revistas, provedores de software como serviço (SaaS), academias e caixas de assinatura, se beneficiam dos serviços de cobrança automáticos. Empresas de assinaturas usam esses serviços para gerenciar cobranças recorrentes, renovações e gerenciamento de contas de clientes com eficiência, reduzindo o risco de erros de cobrança e processamento de pagamentos.

• E-commerce e varejo: lojas online e varejistas físicos que vendem produtos em grandes volumes se beneficiam do uso de serviços de cobrança para lidar com pagamentos avulsos, faturamento e devoluções ou reembolsos. Normalmente, esses serviços exigem integração com gateways de pagamentos e softwares de contabilidade.

• Freelancers e prestadores de serviços: terceirizados, como consultores, designers, escritores e desenvolvedores, frequentemente enviam faturas para cobrar seus serviços. Os serviços de cobrança podem simplificar esse processo automatizando a criação de faturas, o acompanhamento de pagamentos e oferecendo aos clientes várias opções de pagamento.

• Instituições de ensino: os serviços de cobrança oferecem a escolas, faculdades e centros de treinamento a capacidade de gerenciar mensalidades, tarifas de cadastro e doações. Os sistemas de cobrança podem acomodar pagamentos avulsos ou parcelados, acompanhar pagamentos em atraso e integrar-se a sistemas de gerenciamento de alunos.

• Serviços profissionais: advogados, contadores e outros prestadores de serviços precisam frequentemente de serviços de cobrança para acompanhar as horas faturáveis, criar faturas de serviços prestados e gerenciar pagamentos. Os sistemas de cobrança garantem que todo o trabalho faturável seja contabilizado e processado com precisão.

• Fabricantes e distribuidores: empresas que vendem produtos para atacadistas, varejistas ou diretamente a clientes normalmente usam serviços de cobrança para gerenciar grandes volumes de transações e rastrear pagamentos de produtos entregues a crédito ou segundo os termos de um contrato.

Quais são as vantagens e desvantagens dos serviços de cobrança?

Os serviços de cobrança podem oferecer vantagens significativas para as empresas, mas também apresentam possíveis desvantagens. Veja a seguir um detalhamento das vantagens e desvantagens.

Vantagens dos serviços de cobrança

• Eficiência e automação: os serviços de cobrança automatizam tarefas demoradas, como gerar faturas, processar pagamentos e enviar lembretes de contas vencidas. Isso acelera o ciclo de cobrança e pode reduzir o trabalho administrativo, permitindo que as empresas se concentrem nas operações essenciais.

• Precisão e redução do risco de erros: os sistemas de cobrança automatizados minimizam o potencial de erros humanos. Isso é especialmente benéfico para empresas que lidam com grandes volumes de transações ou têm estruturas de cobrança complexas. Cálculos automatizados de impostos e descontos, por exemplo, ajudam a manter as faturas precisas e consistentes.

• Melhoria no fluxo de caixa: cobranças precisas e oportunas, bem como lembretes automáticos para pagamentos em atraso, podem ajudar as empresas a receber mais rápido. Os acompanhamentos automatizados reduzem as chances de pagamentos não realizados, melhorando o fluxo de caixa e reduzindo a necessidade de intervenção manual.

• Escalabilidade: conforme uma empresa cresce, a cobrança pode se tornar cada vez mais complexa. Os serviços de cobrança podem crescer com a empresa, processando mais transações e clientes sem pessoal ou recursos adicionais.

• Personalização: muitos serviços de cobrança permitem que as empresas personalizem faturas, termos de pagamento e relatórios. Por exemplo, as empresas podem escolher a frequência das faturas (por exemplo, mensal ou trimestral) e especificar as opções de pagamento.

• Conformidade e segurança: esses serviços são criados para cumprir padrões legais e regulatórios, incluindo regras fiscais e leis de proteção de dados. Geralmente, esses padrões incluem recursos como criptografia e processamento seguro para manter a segurança de dados financeiros confidenciais.

• Integração com outros sistemas: muitas vezes, os serviços de cobrança são projetados para facilitar a integração com softwares de contabilidade, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e gateways de pagamentos, fornecendo às empresas uma visão unificada das finanças e interações com os clientes.

• Redução de custos: os serviços de cobrança podem gerar economia para as empresas, reduzindo a necessidade de intervenção manual e melhorando a eficiência. Eles também podem reduzir a probabilidade de erros dispendiosos, como cobrança a menor e pagamentos não realizados.

Desvantagens dos serviços de cobrança

• Custos iniciais de configuração: embora os custos contínuos dos serviços de cobrança sejam geralmente baixos, a configuração inicial pode ser cara, especialmente se incluir integrações ou soluções personalizadas. Para algumas empresas, isso pode ser uma barreira intransponível para a adoção.

• Complexidade para pequenas empresas: para pequenas empresas ou freelancers com processos de cobrança relativamente simples, os recursos oferecidos pelos serviços de cobrança podem parecer excessivamente complexos ou exceder suas necessidades. A curva de aprendizado de um novo sistema também requer tempo e esforço que poderiam ser melhor aplicados em outro lugar.

• Dependência da tecnologia: as empresas contam com sistemas automatizados de cobrança para funcionar corretamente. Interrupções no sistema, erros de software ou falhas técnicas podem afetar a cobrança, resultando em faturas não pagas ou pagamentos atrasados.

• Preocupações de segurança: embora os serviços de cobrança sejam projetados para serem seguros, o armazenamento de dados confidenciais de clientes em plataformas de terceiros sempre traz algum risco. Violações de dados, invasões ou gerenciamento incorreto de dados confidenciais podem prejudicar a reputação de uma empresa e criar problemas legais.

• Limitações de personalização: embora os serviços de cobrança possam ser personalizáveis, ainda há limitações sobre o nível de personalização de acordo com as necessidades da empresa. Por exemplo, determinados setores podem exigir formatos de faturamento muito específicos que um sistema de cobrança de uso mais geral não consegue acomodar.

• Resistência dos clientes: alguns clientes podem precisar de orientações sobre o processo de cobrança automatizado, especialmente se envolver pagamentos digitais ou gateways de pagamento desconhecidos. Isso pode causar problemas com clientes mais velhos ou menos experientes em tecnologia e exigir tempo para instruí-los.

• Manutenção e atualizações contínuas: os serviços de cobrança exigem atualizações periódicas, e as empresas precisam monitorar essas alterações para evitar possíveis falhas ou tempo de inatividade.

Quanto custam os serviços de cobrança?

O custo dos serviços de cobrança pode variar muito, dependendo de vários fatores, incluindo o tipo de serviço e o tamanho da empresa. Veja a seguir um detalhamento dos modelos e faixas de preços habituais dos serviços de cobrança.

Preços baseados em assinatura (software de cobrança SaaS)

Muitas empresas optam por serviços de cobrança por assinatura que operam em um modelo de SaaS. Esses serviços normalmente oferecem preços escalonados, nos quais o custo aumenta com o crescimento do número de recursos, usuários ou transações.

• Planos básicos: os planos básicos para pequenas empresas ou startups podem variar de US$ 10 a US$ 50 por mês. Normalmente, esses planos incluem funções essenciais, como faturamento, cobrança recorrente e recursos básicos de relatórios.

• Planos intermediários: esses planos são para empresas em crescimento que precisam de recursos mais avançados, como integrações mais complexas e atendimento ao cliente. Geralmente, o custo desses serviços de cobrança é de US$ 50 a US$ 200 por mês.

• Planos corporativos: para empresas grandes ou com estruturas de cobrança complexas (por exemplo, faturas personalizadas, tratamento avançado de impostos e acompanhamentos automáticos), os preços costumam variar de US$ 200 a US$ 1.000 por mês, frequentemente com preços personalizados disponíveis com base nas necessidades da empresa.

Preços baseados em transações

Alguns serviços de cobrança cobram com base no número de transações ou faturas processadas. Esse modelo de preços é comum para serviços que trabalham com gateways de pagamentos e lidam com faturamento especializado.

• Tarifas de transação: elas dependem da forma de pagamento, mas costumam variar de 1% a 3% por transação. Alguns serviços também cobram uma tarifa fixa por transação (por exemplo, US$ 0,30 por transação) além da tarifa percentual.

• Por fatura: algumas plataformas cobram uma tarifa fixa ou uma porcentagem de cada fatura gerada, que normalmente é de 0,4% a 0,6% por fatura.

Soluções personalizadas

Se uma empresa precisar de uma solução de cobrança personalizada (por exemplo, recursos avançados, tratamento exclusivo de impostos, integração com outros sistemas corporativos), os custos podem ser significativamente maiores. Geralmente, soluções personalizadas têm tarifas de configuração, cobranças mensais de manutenção e custos de suporte contínuo.

• Tarifas de configuração inicial: dependendo do serviço, elas podem variar de US$ 1.000 a mais de US$ 10 mil.

• Custos contínuos: manutenção, suporte e atualizações para sistemas personalizados podem custar entre US$ 500 e mais de US$ 5.000 por mês, dependendo do provedor e do nível de suporte necessário.

Planos gratuitos

Alguns serviços de cobrança oferecem planos gratuitos, que normalmente têm recursos limitados ou limitam o número de faturas, transações ou usuários. Esses planos podem ser adequados para freelancers ou empresas muito pequenas.

Custos adicionais a considerar

• Custos de integração: se o sistema de cobrança precisar se integrar com outro software (como software de contabilidade, sistemas de CRM e plataformas de e-commerce), pode haver tarifas de integração adicionais que variam dependendo da complexidade da integração.

• Complementos ou upgrades: alguns serviços de cobrança cobram mais por recursos premium, como relatórios avançados, conformidade fiscal, marca personalizada e atendimento prioritário ao cliente.

Como os serviços de cobrança lidam com pagamentos em atraso?

Os serviços de cobrança abordam os pagamentos em atraso enviando lembretes automáticos, avaliando tarifas por atraso e, às vezes, fazendo cobranças. A abordagem exata varia, mas veja a seguir alguns métodos comuns que esses serviços usam para gerenciar pagamentos em atraso.

Lembretes automáticos de pagamento

A maioria dos serviços de cobrança usa lembretes automáticos por e-mail ou mensagem de texto (SMS) para notificar os clientes quando há pagamentos em atraso. Esses lembretes costumam ser enviados em etapas, com urgência crescente em função do atraso do pagamento, mas podem ser personalizados de acordo com a empresa. Esta é uma sequência típica:

• Primeiro lembrete: o serviço envia um lembrete amigável alguns dias antes ou na data de vencimento para informar ao cliente que o pagamento está prestes a vencer.

• Segundo lembrete: quando o pagamento não é realizado dentro do prazo, o serviço normalmente envia um segundo lembrete dentro de alguns dias ou uma semana após a data de vencimento. Esse lembrete pode incluir uma observação sobre o pagamento em atraso e recomendar que o cliente pague o mais rápido possível.

• Lembrete final: se a fatura não for paga após um período maior (por exemplo, após 30 dias), o serviço poderá enviar um aviso final. Esse lembrete costuma ser mais direto e pode indicar que a empresa realizará outras medidas, como enviar a conta para serviços de cobrança, se não receber o pagamento.

Tarifas e juros de mora

Para incentivar os pagamentos dentro do prazo, muitas empresas cobram tarifas ou juros de mora. Os serviços de cobrança podem aplicar essas tarifas automaticamente segundo prazos predefinidos quando uma fatura está vencida. As tarifas podem incluir:

• Tarifa fixa por atraso: quando o pagamento venceu há um número de dias específico, um valor fixo, como US$ 25 ou US$ 50, é adicionado ao saldo pendente.

• Taxas de juros: alguns serviços permitem que as empresas definam cobranças de juros recorrentes (por exemplo, 1,5% ao mês) sobre faturas vencidas. Muitas vezes, esses encargos são uma porcentagem do valor pendente e são acumulados até que a dívida seja liquidada.

Suspensão de conta ou interrupção de serviço

Pagamentos em atraso podem levar a empresa a suspender a conta de ou interromper os serviços de um cliente, principalmente quando fornece serviços baseados em assinatura ou contínuos (por exemplo, provedores de SaaS, serviços públicos, academias). Os serviços de cobrança podem suspender contas ou interromper serviços automaticamente até que o pagamento seja feito.

Por exemplo, um serviço de assinatura pode suspender automaticamente a conta de um usuário após várias tentativas de pagamento malsucedidas, impedindo que o cliente use o produto até que o saldo pendente seja liquidado.

Cobrança

Se os lembretes automáticos e as tarifas atrasadas não recuperarem o pagamento, alguns serviços de cobrança ajudam a iniciar o processo de cobrança. Esse processo pode envolver:

• Recorrer a agências de cobrança: em casos mais graves, os serviços de cobrança podem oferecer integração com agências de cobrança, permitindo que as empresas encaminhem facilmente contas vencidas para um cobrador externo. Geralmente, essa medida é reservada para dívidas com atrasos significativos (por exemplo, mais de 90 dias).

• Ações legais ou planos de pagamento: algumas plataformas de cobrança oferecem ferramentas para implementar planos de pagamento para que os clientes paguem as dívidas de forma parcelada. Como alternativa, as empresas podem usar processos automatizados para enviar notificações legais ou iniciar etapas mais formais de recuperação de dívidas no caso de pagamentos atrasados de alto valor.

Opções de pagamento flexíveis

Muitos serviços de cobrança oferecem recursos que podem ajudar os clientes a liquidar pagamentos em atraso. Esses recursos podem incluir:

• Pagamentos parciais: permitem que os clientes paguem uma parte do saldo pendente e concordem em pagar o restante mais tarde. Dependendo da plataforma, é possível pagar de forma manual ou automática.

• Planos de pagamento: as empresas podem estabelecer planos de pagamento flexíveis que dividem o saldo vencido em pagamentos menores e mais gerenciáveis a serem pagos ao longo do tempo. O serviço de cobrança pode acompanhar esses pagamentos e enviar lembretes.

• Várias formas de pagamento: aceitar diversas formas de pagamento, como cartões de crédito, transferências ACH (Automated Clearing House) e carteiras digitais, facilita o pagamento de contas vencidas pelos clientes.

Relatórios e dashboards detalhados

Os serviços de cobrança costumam fornecer dashboards em tempo real e recursos de relatórios que rastreiam pagamentos e contas de clientes em atraso. As empresas podem usá-los para:

• Monitorar o status dos pagamentos: veja rapidamente quais faturas estão vencidas, há quantos dias estão vencidas e o saldo total pendente de todos os clientes.

• Segmentar clientes: identifique clientes que costumam pagar com atraso e avalie o impacto dos pagamentos em atraso no fluxo de caixa.

• Acompanhar contestações ou problemas de pagamento: em alguns casos, os clientes podem contestar uma fatura ou pagamento. Os serviços de cobrança podem acompanhar esses problemas independentemente dos pagamentos vencidos normais.

Comunicação e suporte ao cliente

Muitas vezes, os serviços de cobrança fornecem ferramentas de comunicação integradas que permitem que as empresas interajam diretamente com os clientes sobre pagamentos em atraso. Essas ferramentas podem incluir:

• Suporte ao cliente para contestações: se um cliente contesta uma fatura ou cita um problema com o produto ou serviço entregue, o serviço de cobrança pode fornecer mecanismos para resolver essas contestações sem recorrer a cobranças.

• Ferramentas de negociação: em alguns casos, as empresas podem trabalhar diretamente com os clientes por meio de comunicações automatizadas, negociando termos de pagamento ou até mesmo oferecendo descontos para incentivar o pagamento.

Quais fatores você deve considerar na escolha de um serviço de cobrança?

Quando você escolhe um serviço de cobrança para sua empresa, considere antes a complexidade dos seus requisitos de cobrança. Um sistema básico de cobrança pode ser suficiente se sua empresa lida com transações simples e avulsas. No entanto, se você lida com pagamentos recorrentes, vários níveis de preços ou faturas complexas, precisará de uma solução mais abrangente.

Você também deve avaliar a facilidade com que um serviço de cobrança pode se integrar ao seu software de contabilidade, sistema de CRM ou plataforma de e-commerce existente. Escolha um serviço com uma interface amigável que permita à sua equipe gerenciar pagamentos, gerar faturas e acompanhar saldos sem um longo treinamento.

Segurança e conformidade também são fatores fundamentais. Para proteger dados sigilosos do cliente, o serviço de cobrança deve ter protocolos de segurança fortes, como criptografia e processamento seguro de pagamentos. Além disso, verifique se o serviço cumpre normas e regulamentos relevantes de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS).

Por fim, considere a facilidade com que seu serviço de cobrança pode acompanhar a expansão da sua empresa. Quando suas necessidades de cobrança se tornarem mais complexas, você provavelmente precisará ter acesso a recursos adicionais e maior capacidade de processamento sem precisar trocar de fornecedor.

Saiba mais sobre o Stripe Billing.